王哲

摘要：檔案館作為文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，在信息資源管理環(huán)境下構(gòu)建與完善檔案利用服務(wù)工作體系，為社會(huì)各界和人民群眾服務(wù)，最大限度地滿足社會(huì)不斷增長(zhǎng)的檔案利用需求是必然的發(fā)展趨勢(shì)。但目前來(lái)看，大眾對(duì)綜合檔案館檔案工作了解不深，檔案館社會(huì)地位普遍不高。本文通過(guò)對(duì)信息資源管理的概念以及對(duì)綜合檔案館檔案利用工作的認(rèn)識(shí)，論述了綜合檔案館檔案利用工作存在一些問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館；信息資源管理；檔案利用工作；問(wèn)題

一、信息資源管理環(huán)境下綜合檔案館定位

隨著信息技術(shù)發(fā)展的突飛猛進(jìn)，在數(shù)量上信息的收集與傳播快速上漲，與日俱增，傳統(tǒng)的信息管理模式受到了極大的沖擊，因而隨之信息管理便應(yīng)運(yùn)而生，新的信息資源管理理念對(duì)于傳統(tǒng)的管理觀念及管理理論產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。

筆者從在校的理論課程學(xué)習(xí)中認(rèn)識(shí)到，信息資源管理理念包括了宏觀、中觀和微觀的信息資源管理的三個(gè)層次；其中宏觀層面是指在立法和政策上轉(zhuǎn)變以保存和管理為主導(dǎo)的指導(dǎo)原則，要為檔案資源的充分開(kāi)放和共享提供法律和政策的依據(jù)；中觀層面就是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)和檔案資源的共建共享；微觀層面指綜合檔案館在檔案利用服務(wù)工作方面進(jìn)行的各項(xiàng)建設(shè)。

（一）信息資源管理理念對(duì)綜合檔案館公共文化功能定位的影響

從為各級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)向?yàn)槿嗣翊蟊姺?wù)轉(zhuǎn)變，綜合檔案館將以社會(huì)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的嶄新面目出現(xiàn)。并在信息資源管理理念影響下，我國(guó)綜合檔案館的地位不僅限于科學(xué)研究和各方面利用檔案資料的中心。

在信息資源管理理念影響下，綜合檔案館應(yīng)發(fā)揮好社會(huì)公共文化教育的功能。近年來(lái)，有不少綜合檔案館以紀(jì)念建國(guó)周年、建黨周年、香港澳門(mén)回歸等為主題，舉辦了大型展覽活動(dòng)。例如：中科院檔案館舉辦了大型歷史檔案展覽，此方面起到了良好的公共文化傳播與教育的作用。在對(duì)北京市檔案館的調(diào)研中了解到，在舉辦展覽，傳播文化知識(shí)方面也有突出的貢獻(xiàn)，例如：北京市檔案館舉辦了“北京地區(qū)抗戰(zhàn)史料展”、“北京體育百年網(wǎng)上展覽”等一系列活動(dòng)。利用者可以在線查詢和觀看有關(guān)檔案展覽信息。

在這一定位下，綜合檔案館以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，開(kāi)展檔案公共文化利用服務(wù)。例如：配備專(zhuān)職的咨詢服務(wù)人員，建立開(kāi)放閱覽室，增設(shè)開(kāi)放目錄柜，努力把綜合檔案館建設(shè)成為為社會(huì)公眾開(kāi)放的并具有時(shí)代特色和文化氛圍的檔案館。

（二）信息資源管理理念對(duì)綜合檔案館社會(huì)信息保障服務(wù)功能定位的影響

綜合檔案館應(yīng)該為社會(huì)公眾提供信息保障服務(wù)功能。作為政府建設(shè)的一種特殊公共事業(yè)，其運(yùn)作所需的資源也是來(lái)自于國(guó)家的投資。

檔案館的社會(huì)信息保障服務(wù)功能指的是，檔案館還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件的收集和傳播，加強(qiáng)檔案館之間檔案信息資源的共享，發(fā)揮其在信息傳遞方面不可替代的巨大作用。綜合檔案館開(kāi)展的業(yè)務(wù)服務(wù)，主要包括：檔案整理、建檔咨詢等內(nèi)容；在技術(shù)服務(wù)方面，主要包括：檔案修裱、保護(hù)等內(nèi)容；還開(kāi)展了以拍攝檔案專(zhuān)題片和歷史文獻(xiàn)等為主要內(nèi)容的社會(huì)信息提供服務(wù)。筆者認(rèn)為在信息資源管理環(huán)境下，綜合檔案館的服務(wù)重點(diǎn)應(yīng)該向社會(huì)大眾轉(zhuǎn)移，綜合檔案館的發(fā)展方向應(yīng)該是追求公益共享的價(jià)值取向。

總之，綜合檔案館從政府等組織走向社會(huì)人民大眾，從隱密走向公開(kāi)，這不僅擴(kuò)大了檔案的利用范圍，而且使綜合檔案館的社會(huì)地位和社會(huì)影響發(fā)生了根本性的變化。

二、綜合檔案館檔案利用服務(wù)工作中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題

在信息資源管理環(huán)境下，綜合檔案館檔案利用服務(wù)工作存在的主要問(wèn)題包括檔案館重藏輕用、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)薄弱、館藏缺乏特色以及檔案管理的技術(shù)手段落后等。

（一）信息資源管理環(huán)境下檔案館以館藏為中心，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

在綜合檔案館的定位下，檔案利用服務(wù)存在的主要問(wèn)題包括：部分檔案館的內(nèi)部組織管理，基本上是過(guò)去的封閉半封閉式的管理形式；保管利用部門(mén)只負(fù)責(zé)查閱檔案、庫(kù)房管理等各項(xiàng)工作。

檔案利用工作的管理體制和服務(wù)模式，存在傳統(tǒng)、封閉狹隘的自我發(fā)展觀念，缺乏整體意識(shí)，這些問(wèn)題使得檔案工作效益不高、檔案信息的利用效果不理想。從我國(guó)目前的實(shí)際情況看，綜合檔案館還未發(fā)揮遍及提供公共文化以及社會(huì)信息的功能。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，館藏情況嚴(yán)重限制了檔案利用工作的范圍，造成多數(shù)檔案館的檔案利用工作往往圍繞館藏而展開(kāi)。

筆者發(fā)現(xiàn)，有些檔案館的工作人員仍將自己定位成被動(dòng)的保管員，缺乏主動(dòng)開(kāi)發(fā)利用服務(wù)的意識(shí)。究其原因，這與檔案員長(zhǎng)期以來(lái)形成的傳統(tǒng)思想是分不開(kāi)的，很多人只重視為政府等組織機(jī)構(gòu)服務(wù)。

筆者通過(guò)對(duì)中國(guó)科學(xué)院檔案館的參觀調(diào)研了解到，目前中國(guó)科學(xué)院檔案館還是傳統(tǒng)形式的，對(duì)館外人員的借閱檔案、查詢方面還是有一定的不便；它主要是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部人員的查閱，至今還不是對(duì)外開(kāi)放式的提供利用服務(wù)模式。朝陽(yáng)區(qū)檔案館利用服務(wù)的方式是一種純手工的形式，借閱相關(guān)資料也同樣需要出示證明。因此在信息化的社會(huì)環(huán)境下，如何使綜合檔案館擁有多元化的檔案信息資源，并能夠?qū)ι鐣?huì)公眾充分提供多樣化的檔案信息資源，這些問(wèn)題需要我們思考、重視并予以解決。

（二）信息資源管理環(huán)境下綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)單一，缺乏特色以及利用率低

筆者通過(guò)實(shí)地和網(wǎng)絡(luò)在對(duì)一些省級(jí)與市級(jí)檔案館的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，目前的檔案難以發(fā)揮作用，檔案工作難以滿足社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化的多樣化需求。

筆者在北京市檔案館調(diào)研了解到，北京市檔案館的館藏雖然豐富，但與美國(guó)國(guó)家檔案館的利用率相比，北京市檔案館的利用率明顯較低，從2008年到2012年的利用人次均在7000人次左右。雖然比之2004-2008年利用率穩(wěn)中有升，但是與館藏量相比，檔案利用的人次和數(shù)量還是比較低的。而且全國(guó)其他省市綜合檔案館利用率與北京市檔案館利用水平相仿。從總體來(lái)看，我國(guó)綜合檔案館的館藏檔案利用率低，數(shù)量龐大的檔案資源并未得到充分的利用。

筆者認(rèn)為綜合檔案館“綜合”二字還沒(méi)有發(fā)揮出其特有的作用。而且，綜合檔案館沒(méi)有有序整合共享性檔案信息資源，檔案館僅限于為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)，多為政務(wù)檔案，忽視了經(jīng)濟(jì)建設(shè)第一線的企事業(yè)單位，與百姓物質(zhì)、精神生活直接相關(guān)的檔案內(nèi)容也很少，難以反映社會(huì)整體發(fā)展的歷史全貌。

從檔案載體方面來(lái)看，大多檔案都是紙質(zhì)形式，而反映社會(huì)生活的磁盤(pán)等載體的檔案卻很少。這些問(wèn)題反映出目前綜合檔案館館藏內(nèi)容缺乏特色，館藏結(jié)構(gòu)單一等情況。以文書(shū)檔案為例，其難以表現(xiàn)出具有文化特征及地方特色的形式。

（三）檔案管理的技術(shù)手段落后，技術(shù)設(shè)施不新以及服務(wù)設(shè)施不健全

綜合檔案館在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，然而在利用各種先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行館藏資源建設(shè)、提供檔案信息資源服務(wù)等方面是很落后的。這樣限制了檔案利用率的提高，并且難以滿足在信息資源管理環(huán)境下檔案信息的有效利用。

綜合檔案館的庫(kù)房建設(shè)與目前檔案事業(yè)發(fā)展不相匹配，與在信息資源管理環(huán)境影響下，綜合檔案館的定位也不相符合，普遍存在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善、檢索體系落后、投入不足等問(wèn)題。

在社會(huì)信息化背景下，綜合檔案館的機(jī)構(gòu)設(shè)置、服務(wù)體系的構(gòu)建等多方面都需要改進(jìn)。例如：檔案部門(mén)孤立單一，檔案信息資源服務(wù)部門(mén)缺乏與其他組織的溝通與聯(lián)系。

此外，利用電子計(jì)算機(jī)檢索的服務(wù)系統(tǒng)存在不足，綜合檔案館檢索目錄不健全，數(shù)字化檔案目錄的檢索途徑單一。從傳統(tǒng)的檔案信息檢索來(lái)看，主要是將檔案信息按照全宗、目錄、案卷、文件四個(gè)層次組成檢索結(jié)構(gòu)，再進(jìn)行手工查找。這種檢索方式對(duì)檢索者自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求較高，所以傳統(tǒng)的查檔工作大多都是由檔案工作者根據(jù)用戶的需求代為進(jìn)行查找。

以上這種查檔方式，其檢索速度、檢索效率都難以得到保障、也無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)同一主題的廣泛檢索，效果并不理想。雖然檔案信息數(shù)字化已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步，但還存在一些問(wèn)題，就是網(wǎng)上檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不足，且網(wǎng)上檔案原文查閱局限較大。所以要最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化，在信息資源管理環(huán)境下建立起更加便捷高效的檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，完善處理檢索問(wèn)題。

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