劉國萍

一、檔案知識服務體系的構建面臨的問題

許多企業(yè)檔案信息化建設都已達到一定的規(guī)模，數(shù)字化程度越來越高，但是依靠檔案信息化建設來推動檔案知識服務系統(tǒng)的構建，面臨諸多問題，這是在建立現(xiàn)代企業(yè)制度過程中企業(yè)檔案管理工作共同面臨的挑戰(zhàn)：當前對企業(yè)檔案工作具有重要影響的外部環(huán)境因素有：我國經濟體制改革即從計劃經濟向市場經濟體制轉變，其核心是建立現(xiàn)代企業(yè)制度；加人WTO對我國企業(yè)檔案工作的影響。內部因素有電子文件的大量形成和信息化對企業(yè)檔案主作的影響；知識經濟時代知識管理對企業(yè)檔案管理的新要求。在企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的目標和發(fā)展規(guī)劃的同時，檔案知識服務體系構建面臨的問題是如何適應企業(yè)管理體制的變化，建立適應時代發(fā)展要求的國際化的、科學合理的企業(yè)檔案管理服務模式。具體表現(xiàn)在：

（一）對企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)建設的概念、目標認識模糊。知識服務作為一種思維的創(chuàng)新，一種理念的創(chuàng)新，目前檔案界有許多不同的認識，把知識服務概念與企業(yè)檔案信息化建設相結合的理論，很少有人提出，所以很多人對企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)的建設的概念和目標缺乏清晰的認識。

（二）企業(yè)員工對檔案的重要性認識不夠。企業(yè)中的大部分員工，乃至中、高層管理人員對檔案的認識仍停留在傳統(tǒng)的“重保存輕服務”、“重紙質輕電子”的層面上， 對檔案知識管理和知識服務缺乏系統(tǒng)的認識。

（三）檔案管理體制不適應知識服務系統(tǒng)的管理。當今的檔案管理是根據(jù)直線式的企業(yè)組織下實體檔案管理的需求設計完善的，不能適應現(xiàn)代企業(yè)數(shù)字化檔案信息管理的需要。

（四）企業(yè)檔案管理與世界先進企業(yè)檔案管理存在一定的差距。企業(yè)檔案管理如何與國際接軌，如何適應加入WTO 以后參與國際競爭的需要，也是當前亟待解決的問題。

二、企業(yè)檔案知識服務體系的構建

企業(yè)的檔案工作應以知識資源管理為方向，以檔案信息資源管理為重心。檔案部門從企業(yè)知識資源服務體系平臺，變?yōu)槠髽I(yè)檔案管理職能部門，建立適應企業(yè)變化的新型管理模式。

（一）企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)人文關懷的構建

檔案實體管理要體現(xiàn)人文化，檔案用戶是實現(xiàn)檔案價值利用的關鍵，在對企業(yè)檔案實體管理過程中要以“用戶為中心”，加強人文檔案的收集。加強人力資源管理，充分發(fā)揮每個人的潛力，積極性和創(chuàng)造性，不斷提高管理人員的素質。拓展檔案館功能。檔案館是法定的文化事業(yè)機構，具有豐富的檔案信息資源，具備實現(xiàn)文化功能的條件。檔案館可以開展跟蹤服務、咨詢服務，網(wǎng)上查詢服務、檔案信息檢索服務、數(shù)字信息資源服務、特殊信息定制服務等方法。

（二）企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)法律法規(guī)的構建

企業(yè)檔案知識服務在系統(tǒng)建設過程中，需要一系列相關的政策法規(guī)。要加強對法律法規(guī)的研究和文件的制定，比如電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，為企業(yè)開展檔案信息化提供政策法規(guī)層面的支持。

三、企業(yè)檔案知識服務方式

（一）開展參考咨詢服務

檔案咨詢服務，在于用已掌握的信息資料，幫助利用者解決管理和經營中的實際問題。企業(yè)檔案館服務人員可以根據(jù)單位的重大課題、工程項目或產品，在充分了解用戶需求的基礎上，有目的的深入有關單位、市場進行文獻調查`市場調查、用戶調查，將分散的信息加以分析、鑒別、并進行整理歸檔，最終以研究報告的形式，提供給企業(yè)的科研、工程技術部門、決策部門和生產廠家。

（二）開展專業(yè)化垂直服務

這種服務是把利用者的需求調研和企業(yè)檔案管理部門提供的知識服務和宣傳相結合起來，通過對檔案信息的分析和信息重組來形成符合需要的知識產品。如某企業(yè)專門設置了不同專業(yè)背景的人員提供檔案利用服務，并分配具體人員負責跟蹤企業(yè)的特定部門，全面深人了解有關部門在企業(yè)經營、企業(yè)管理、科研申報中所需的檔案知識；在企業(yè)內部網(wǎng)上設立了檔案信息檢索界面，公司員工可以直接查找所借閱的檔案，通過領導批準后，實現(xiàn)在線閱讀。

四、檔案知識服務體系構建對人才的需求

（一）企業(yè)檔案知識服務所需人才基本素質

企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)建設，包括檔案專業(yè)方面的人才、計算機專業(yè)方面的人才及信息管理方面的人才。在新的組織結構中，檔案工作人員必須是知識的采購員、分類員、重組員、導航員，要熟練掌握計算機技術、網(wǎng)絡建設等相關技能以及為檔案工作忘我工作的崇高品質。企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)建設員必須具備以下基本素質：

1.甘于奉獻的道德情操。檔案工作需要默默無聞的奉獻，要甘于奉獻。它可以帶動人們朝向一個目標而努力，忘我的工作。

2.結構合理的知識體系。企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)建設涉及檔案專業(yè)知識、計算機知識、管理知識、英語知識、系統(tǒng)論和信息論基本知識、信息系統(tǒng)開發(fā)、法律知識等多個學科領域， 僅僅具有檔案專業(yè)知識是不夠的。而且檔案管理系統(tǒng)更加趨于完善、更加合理，這一切都依賴于檔案工作人員獲取新知識的能力。

3.忠于職守的敬業(yè)精神。檔案日常工作是比較繁瑣，特別是檔案的整理、組卷、裝訂的工作，會使有些檔案管理人員比較容易失去工作的激情和興趣，所以檔案工作者一定具備敬業(yè)精神，認認真真、兢兢業(yè)業(yè)地完成崗位工作。

4.嚴謹求實的工作作風。在企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)建設的各個環(huán)節(jié)和各個階段，檔案工作人員都要具備嚴謹求實的作風。

5.團隊合作意識。企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)建設是一項系統(tǒng)的工程，團隊成員間要相互聯(lián)系、相互制約，要及時溝通，交流信息。在團隊中樹立起協(xié)作精神，對于成功建設企業(yè)檔案信息化體系非常重要。

（二）引進和培養(yǎng)高素質的綜合性人才

企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)建設的大量工作就是企業(yè)數(shù)字檔案信息化的建設。檔案部門要做好人才引進的計劃。首先，引進具有信息技術及懂法律， 精通知識產權和計算機網(wǎng)絡技術的復合型人才。并立足于數(shù)字化信息技術人才的培養(yǎng)。為確保專業(yè)隊伍的穩(wěn)定，需要給予一定的優(yōu)惠政策和提高福利待遇等。只有這樣，才能提高數(shù)字化文獻信息收集、開發(fā)、傳遞工作的速度和質量，適應檔案信息化建設事業(yè)的人才需要。endprint

（三）加強固定人員的培訓

企業(yè)檔案部門的管理人員有相當大一部分計算機知識非常薄弱，這將會嚴重影響企業(yè)檔案信息化的順利建設，所以要對檔案部門的業(yè)務人員進行計算機業(yè)務知識的培訓；并且要有目的、有計劃和有步驟地對在職人員進行培訓。對引進計算機、英語及相關專業(yè)的人才進行檔案專業(yè)知識培訓，加強他們對檔案專業(yè)知識全面掌握。

（四）設立CKO職位

CKO（Chief Knowledge Offcers）即首席知識官，他的職責是將公司擁有的知識做最大、最有效地利用，以協(xié)助達成公司目標，為公司創(chuàng)造價值。他們認為自己是知識交換活動、知識分享空間（地點、環(huán)境布置等）及知識保護政策的設計者。目前在財富500大企業(yè)中，約35%的企業(yè)設有CK0或類似職位的主管，世界前100強的顧問公司100%都設立CKO。檔案信息資源作為企業(yè)的知識庫，在實際工作中，有很多人需要查找借閱，在企業(yè)設置CKO一職，可以將檔案信息資源進行系統(tǒng)的整理、優(yōu)化、分類、重組提供全方位的檔案知識服務。

許多學者對知識服務進行了多方論述，但對于企業(yè)信息化建設的檔案知識服務論述的還是比較少的。本文只是提出了檔案知識服務的一些粗淺的探索。

[參考文獻]

[1]馬瑜 淺談企業(yè)檔案知識管理服務體系的構建[J]辦公室業(yè)務[J] 2012-07-05.

[2]王彩虹，聶偉 基于企業(yè)檔案信息化平臺的知識服務[C] 檔案事業(yè)科學發(fā)展：新環(huán)境 新理念 新技術——2008年檔案工作者年會論文集（上冊）.

[3]劉亞民，沙國華知識經濟與檔案咨詢工作創(chuàng)新[J]平原大學學報 2002-05-15.

[4]張濤，知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式[D]廣西民族大學碩士論文 2008年.

[5]范韶敏，將知識管理引入企業(yè)檔案管理模式的研究——以潞安礦業(yè)集團為例[J] 中國檔案 2010-12.

[6]文毓初，淺論韶鋼企業(yè)檔案工作的探索與實踐[J] 科技信息2011-16.

[7]張榮亮，王君正 基于企業(yè)檔案信息化的知識管理[J] 浙江檔案2013-05.

[8]張斌，高大嶺，計紅勝，韓建華，徐擁軍，張曉，李紅梅，魏扣，丁子涵 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體制與模式研究[C] 創(chuàng)新：檔案與文化強國建設——2014年檔案事業(yè)發(fā)展研究報告集.

[9] 劉亞文，曾軍，羅廷定 論怎樣建設數(shù)字檔案館[C] 2002年檔案學術論文集.

[10]劉爽，數(shù)字圖書館個性化信息服務探析[J] 黑龍江檔案2010-06.

[11]梁平，中國數(shù)字圖書館建設問題研究[J] 圖書與情報 2003-05.

（作者單位：濰坊學院，山東 濰坊 261061）endprint