山東省郵電工程有限公司 陳 健

智能會(huì)議系統(tǒng)在會(huì)議管理中的應(yīng)用

山東省郵電工程有限公司 陳 健

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)的發(fā)展也越來(lái)越快，因此更多數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及智能化等特性被逐漸運(yùn)用到傳統(tǒng)會(huì)議室中。在此背景下，本文首先簡(jiǎn)要概述了智能會(huì)議系統(tǒng)的涵義和智能會(huì)議系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)組成，并結(jié)合已有的技術(shù)，致力于建立一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的智能會(huì)議管理系統(tǒng)，其具體過(guò)程如下。

智能會(huì)議系統(tǒng)；會(huì)議管理；信息技術(shù)

引言

對(duì)于一個(gè)智能化的多媒體會(huì)議室而言，它必須具備以下的條件才能算是一個(gè)合格的智能化辦公系統(tǒng)。首先，必須具備傳統(tǒng)會(huì)議室所具有的功能，能夠基本滿足會(huì)議所需。其次，在傳統(tǒng)會(huì)議室的基礎(chǔ)之上，還必須引入新的功能，主要包括音頻、視頻、多媒體、集中控制、通信、電腦網(wǎng)絡(luò)和照明等，在原有的基礎(chǔ)之上添加新的功能可以更好地服務(wù)于辦公人員，在一定程度上提高辦公效率。最后，還必須具有信息綜合、資源共享的能力，智能化的多媒體會(huì)議室可以將整個(gè)系統(tǒng)中的各個(gè)部分通過(guò)一定的方式，將其在物理上、邏輯上和功能上連接在一起進(jìn)行集中控制，從而達(dá)到信息綜合、資源共享的目的[1]。

1.智能會(huì)議系統(tǒng)的內(nèi)涵

智能會(huì)議系統(tǒng)是一個(gè)多種技術(shù)相結(jié)合而成的系統(tǒng)，所運(yùn)用到的技術(shù)主要包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、聲光學(xué)技術(shù)等四種[2]。同時(shí)，智能會(huì)議系統(tǒng)是在傳統(tǒng)會(huì)議室的基礎(chǔ)之上所得到的，通過(guò)在傳統(tǒng)會(huì)議室中結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。相較于傳統(tǒng)的會(huì)議室而言，智能化會(huì)議系統(tǒng)更加經(jīng)濟(jì)、實(shí)惠和方便，能很大程度上滿足辦公人員的辦公需求。就一般情況而言，智能會(huì)議系統(tǒng)主要由以下六部分組成，分別是視頻系統(tǒng)、音頻系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、信號(hào)傳輸系統(tǒng)、控制系統(tǒng)和其他外設(shè)等，如圖1所示，接下來(lái)選擇部分系統(tǒng)的作用進(jìn)行敘述。

圖1 智能會(huì)議系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

對(duì)于視頻系統(tǒng)而言，它主要由兩部分組成，分別是顯示系統(tǒng)和視頻采集系統(tǒng)。顯示系統(tǒng)是指在智能會(huì)議系統(tǒng)中，辦公人員通過(guò)顯示終端將會(huì)議所需資料顯示出來(lái)。對(duì)于普通會(huì)議室而言，在進(jìn)行會(huì)議時(shí)相關(guān)人員會(huì)提前將會(huì)議所需資料打印好，相對(duì)比較麻煩，而智能會(huì)議系統(tǒng)則可以將這一步省略，可以在一定程度上節(jié)約人力、物力和財(cái)力。組成顯示系統(tǒng)的設(shè)備很多，對(duì)于不同的顯示方式所選擇的設(shè)備會(huì)有所不同，常用的顯示方式主要包括正投影方式，單塊液晶、等離子屏方式，液晶、等離子拼接方式三種[4]。視頻采集系統(tǒng)是指在整個(gè)會(huì)議的進(jìn)行過(guò)程中，將會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，這是一個(gè)非常重要的過(guò)程。就傳統(tǒng) 會(huì)議記錄方法而言是通過(guò)相關(guān)人員使用攝像機(jī)進(jìn)行多個(gè)點(diǎn)位的攝像才得以實(shí)現(xiàn)的，智能會(huì)議系統(tǒng)在進(jìn)行會(huì)議記錄時(shí)并不需要相關(guān)人員進(jìn)行手動(dòng)操作，可以直接進(jìn)行記錄，非常的方便。

對(duì)于音頻系統(tǒng)和燈光系統(tǒng)而言，是整個(gè)智能會(huì)議系統(tǒng)中重要的組成成分之一，它們的主要作用都是為了營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。音頻系統(tǒng)的主要作用是根據(jù)實(shí)際情況，將會(huì)議“原聲”和“擴(kuò)聲”進(jìn)行很好的結(jié)合，盡可能的降低會(huì)議室背景噪音，提高擴(kuò)音效果。燈光系統(tǒng)的主要作用是通過(guò)合理安排燈光的位置、亮度和種類來(lái)調(diào)節(jié)整個(gè)會(huì)議室的燈光。

2.智能會(huì)議系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

2.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，需要結(jié)合具體的實(shí)際情況進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，需要遵循的以下原則：標(biāo)準(zhǔn)化原則；靈活性、可擴(kuò)展性原則；安全性原則；實(shí)用、先進(jìn)性原則；易用性原則；經(jīng)濟(jì)性原則；可管理性原則。智能會(huì)議系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要包括四個(gè)方面，分別是中控服務(wù)器、PAD客戶端、無(wú)線AP、無(wú)線投影。

中控服務(wù)器是整個(gè)智能會(huì)議系統(tǒng)后臺(tái)管理的核心模塊，它的主要功能包括設(shè)備管理、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)、會(huì)議室管理和會(huì)議管理。進(jìn)行中控服務(wù)器的設(shè)計(jì)是為了保障整個(gè)智能會(huì)議系統(tǒng)的安全，提供基礎(chǔ)信息并進(jìn)行維護(hù)。

PAD客戶端，它是由只能手寫電腦所構(gòu)成的，它所具有的功能包括用戶管理、會(huì)議管理、共享白板、會(huì)議資料修改批注等功能，PAD客戶終端采用WIFI與無(wú)線局域網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接，從而進(jìn)行無(wú)線投影[6]。

無(wú)線AP，對(duì)于每一個(gè)智能會(huì)議系統(tǒng)而言都必須配備一個(gè)無(wú)線AP，它是將每一個(gè)單獨(dú)的會(huì)議看作一個(gè)小型的局域網(wǎng)，而整個(gè)智能會(huì)議系統(tǒng)則是一個(gè)由多個(gè)無(wú)線局域網(wǎng)所構(gòu)成的系統(tǒng)，通過(guò)這種方式可以保證每一個(gè)會(huì)議相互獨(dú)立且安全。

無(wú)線投影，它是與中控服務(wù)系統(tǒng)是有關(guān)系的，兩者結(jié)合起來(lái)使用，可以對(duì)參加會(huì)議的每一位辦公人員的狀態(tài)進(jìn)行判斷，系統(tǒng)將智能分配投影權(quán)限進(jìn)行投影，中控服務(wù)器首先監(jiān)控客戶端的使用狀況，然后根據(jù)結(jié)果對(duì)辦公人員進(jìn)行相應(yīng)的判斷確定需要投影人員的設(shè)備并分配投影權(quán)限進(jìn)行投影。

2.2 功能實(shí)現(xiàn)

智能會(huì)議系統(tǒng)所具備的功能包括原筆跡簽到、會(huì)議資料分發(fā)、會(huì)議資料保密、桌面共享、共享白板、無(wú)線投影、會(huì)議紀(jì)要和私密溝通等功能，本文節(jié)選了幾項(xiàng)功能進(jìn)行概述。

會(huì)議資料分發(fā)，在進(jìn)行會(huì)議之前相關(guān)人員會(huì)將會(huì)議資料分為公開和保密兩種資料，在進(jìn)行會(huì)議時(shí)，PAD端會(huì)自動(dòng)下載公開的會(huì)議資料，而對(duì)于保密會(huì)議資料而言則是由會(huì)議的主持人在會(huì)議期間上傳資料，有參與會(huì)議人員進(jìn)行下載，一旦會(huì)議結(jié)束，保密級(jí)別的會(huì)議資料會(huì)自動(dòng)刪除，在一定程度上保障了會(huì)議資料的安全性，同時(shí)也避免了資料的打印，造成浪費(fèi)。

桌面共享，它是指通過(guò)智能交換的方式將終端顯示的內(nèi)容共享給其他辦公人員的終端，它的目的是為了方便參與會(huì)議的人員瀏覽會(huì)議資料和共享，同時(shí)參與會(huì)議的人員若對(duì)資料有任何的疑問(wèn)還可以馬上做出標(biāo)注和編輯，并及時(shí)發(fā)表自己的意見進(jìn)行討論。

2.3 具體應(yīng)用

為了檢測(cè)所設(shè)計(jì)的智能會(huì)議系統(tǒng)是否有效果，將其放入四電力設(shè)計(jì)咨詢有限責(zé)任公司進(jìn)行應(yīng)用，通過(guò)大半年的應(yīng)用，智能會(huì)議系統(tǒng)達(dá)到了預(yù)期的建設(shè)目標(biāo)和效果。在公司組織的各項(xiàng)會(huì)議中均進(jìn)行全面的使用。智能會(huì)議系統(tǒng)在一定程度上節(jié)約了資源，也減少了籌備會(huì)議所需要的時(shí)間，同時(shí)也增強(qiáng)了會(huì)議環(huán)境的舒適度，為每一位參與會(huì)議的人員帶來(lái)了良好的會(huì)議體驗(yàn)。

3.結(jié)論

總的來(lái)說(shuō)，智能會(huì)議系統(tǒng)的出現(xiàn)是為了更好的服務(wù)于人民，也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是各事業(yè)單位向智能化、精益化和標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)的必然選擇，因此智能會(huì)議系統(tǒng)已經(jīng)逐漸成為各事業(yè)單位開展會(huì)議必不可少的方式，它可以推動(dòng)公司的信息化建設(shè)，以此來(lái)提高公司的管理水平。

[1]施碧雄,鄭彤．智能會(huì)議系統(tǒng)及其在網(wǎng)管中的應(yīng)用[J]．江蘇通信,2004,20(4):44-48．

[2]李靜．移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)下的智能會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用研究[J]．?dāng)?shù)碼世界,2016,11(4):41-42．