霍穎瑜

摘 要：指紋考勤數(shù)據(jù)往往由于企業(yè)制定的打卡規(guī)則不同而難以統(tǒng)計(jì)。鑒于EXCEL 的通用性和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，提出一種基于EXCEL 的考勤數(shù)據(jù)處理方法。相較于人工計(jì)算方式而言，該方法具有普適性、易操作的特點(diǎn)，能夠提高工作效率，減少計(jì)算錯(cuò)誤。

關(guān)鍵詞：指紋考勤；EXCEL；數(shù)據(jù)收集；數(shù)據(jù)處理

DOI：10.11907/rjdk.171226

中圖分類(lèi)號(hào)：TP3-0 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-7800（2017）009-0032-02

Abstract：Fingerprint attendance data are often due to the different enterprises to formulate rules of punch to statistics， in view of the versatility and strong data processing ability of EXCEL， proposes an attendance data processing method based on EXCEL. Compared with the manual calculation method， this method has the characteristics of universality and easy operation， which can improve the work efficiency and reduce the calculation error.

Key Words：fingerprint attendance； EXCEL； data collection； data processing

0 引言

目前很多企業(yè)都在大力推進(jìn)信息化管理進(jìn)程，考勤管理作為企業(yè)信息化管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，為企業(yè)員工考核提供了重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)源。指紋打卡系統(tǒng)是企業(yè)為規(guī)范考勤管理而通過(guò)指紋錄入記錄考勤時(shí)間的管理系統(tǒng)。由于各企業(yè)制定的考勤規(guī)則不同，指紋打卡系統(tǒng)提供的考勤數(shù)據(jù)不一定能滿足該具體規(guī)則，且隨著員工數(shù)量的增多以及用戶行為的增加，數(shù)據(jù)往往呈現(xiàn)“爆炸式”增長(zhǎng)，有效數(shù)據(jù)與無(wú)效數(shù)據(jù)混雜。傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計(jì)方式會(huì)帶來(lái)以下問(wèn)題：①耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力，工作效率極低；②龐雜的數(shù)據(jù)令人眼花繚亂，容易出現(xiàn)差錯(cuò)。如何快速地對(duì)考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化處理，已成為一項(xiàng)亟待解決的難題[1]。

盡管有很多專(zhuān)業(yè)的統(tǒng)計(jì)軟件可進(jìn)行考勤處理，但是這些軟件購(gòu)買(mǎi)價(jià)格較高、操作過(guò)程復(fù)雜，很難進(jìn)行廣泛推廣。EXCEL是微軟公司的辦公組件之一，主要用于各種數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策，功能十分強(qiáng)大，且辦公人員易于掌握。因此，本文介紹一種基于EXCEL的指紋考勤數(shù)據(jù)處理方法，辦公人員可快速學(xué)習(xí)掌握該方法，對(duì)于實(shí)際數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)類(lèi)問(wèn)題也能起到借鑒作用，從而節(jié)約時(shí)間、提高工作效率[2]。

1 考勤規(guī)則分析

某企業(yè)分為一部和二部?jī)蓚€(gè)辦公地點(diǎn)，分別設(shè)置了考勤打卡機(jī)，并于每月集中進(jìn)行一次數(shù)據(jù)采集，以統(tǒng)計(jì)和備份員工當(dāng)月有效的考勤數(shù)據(jù)，用于考評(píng)。為方便員工工作，允許員工在當(dāng)前辦公地點(diǎn)打卡，如一部員工因?yàn)槠髽I(yè)事務(wù)需到二部，則可以在二部直接打卡。企業(yè)規(guī)定上午上班時(shí)間為8：30～12：00，下午上班時(shí)間為14：00～17：30，兩個(gè)工作時(shí)間段必須分別簽到、簽離，即一天內(nèi)會(huì)有4條打卡記錄，且13：00前必須對(duì)上午工作進(jìn)行簽離。

數(shù)據(jù)采集后的考勤表實(shí)際上是一個(gè)txt記事本文件，如圖1所示。該文件內(nèi)容可直接復(fù)制粘貼到EXCEL文件中，每行/列數(shù)據(jù)分別對(duì)應(yīng)一行/列，如圖2所示。

分析上述考勤清單可發(fā)現(xiàn)如下問(wèn)題：①標(biāo)題欄的“Name”、“DateTime”分別對(duì)應(yīng)“姓名”和“刷卡時(shí)間”，且均為文本格式。為便于企業(yè)統(tǒng)計(jì)遲到早退現(xiàn)象，需將刷卡時(shí)間轉(zhuǎn)換為日期時(shí)間型；②“姓名”中的數(shù)據(jù)含有空格，會(huì)對(duì)后續(xù)統(tǒng)計(jì)匹配的準(zhǔn)確性造成障礙；③每人每次打卡數(shù)據(jù)均對(duì)應(yīng)一行記錄，未建立對(duì)應(yīng)關(guān)系；④對(duì)兩部卡機(jī)的數(shù)據(jù)清單合并（若字段、記錄格式相同，只需簡(jiǎn)單的全選、復(fù)制粘貼即可合并）后進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)個(gè)人用戶存在一天內(nèi)分別在不同卡機(jī)上打卡，且由于卡機(jī)原因，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)重復(fù)記錄的情況。

2 考勤數(shù)據(jù)收集

2.1 數(shù)據(jù)清洗

數(shù)據(jù)清洗是在數(shù)據(jù)庫(kù)中去除冗余、清除噪音、消除錯(cuò)誤和不一致數(shù)據(jù)的過(guò)程，包括對(duì)數(shù)據(jù)的刪除、添加、分解、重組等。其將多余重復(fù)的數(shù)據(jù)篩選清除，將缺失的數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整，并糾正或刪除錯(cuò)誤數(shù)據(jù)[3]。具體操作步驟如下：

（1）對(duì)記錄按姓名（D列）和刷卡時(shí)間（G列）進(jìn)行排序。通過(guò)排序，為后續(xù)數(shù)據(jù)匹配作準(zhǔn)備。

（2）添加H列，設(shè)置字段名為“篩重”，用于判斷篩選出重復(fù)記錄。對(duì)于考勤記錄表中的重復(fù)記錄去重可以利用內(nèi)置的COUNTIFS函數(shù)進(jìn)行判斷，判斷條件為姓名和打卡時(shí)間。在H2單元格中添加公式=COUNTIFS（DMYM1：D2，D2，GMYM1：G2，G2），向下拖動(dòng)填充柄實(shí)現(xiàn)公式的復(fù)制，此時(shí)每條記錄將顯示該記錄重復(fù)出現(xiàn)的順序號(hào)。

（3）利用數(shù)據(jù)篩選功能，對(duì)記錄進(jìn)行“無(wú)重復(fù)”數(shù)據(jù)篩選。篩選出篩重值大于1的記錄，如圖3所示。對(duì)重復(fù)記錄進(jìn)行刪除，得到有效記錄表。

2.2 數(shù)據(jù)變換

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換是將數(shù)據(jù)從一種表示形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱硪环N形式的過(guò)程，以便于后續(xù)的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)[4]。具體操作如下：①將G列的打卡時(shí)間轉(zhuǎn)換為時(shí)間格式；②利用TEXT函數(shù)提取G列時(shí)間打卡日期和時(shí)間，分別填入I列和J列。提取日期的函數(shù)寫(xiě)法為：=--TEXT（G2，"yyyy/mm/dd"）；提取時(shí)間的函數(shù)寫(xiě)法為：=TEXT（G2，"h：mm"）；③利用TRIM函數(shù)將姓名列中的多余空格清除，并填入K列，函數(shù)具體寫(xiě)法為：=TRIM（D2）。endprint

3 考勤數(shù)據(jù)處理

3.1 數(shù)據(jù)匹配

將清洗轉(zhuǎn)換后的有用數(shù)據(jù)，包括姓名、日期和時(shí)間，復(fù)制粘貼到新表，如圖4所示。

對(duì)考勤記錄進(jìn)行簽到簽離時(shí)間匹配，具體操作如下：

（1）利用數(shù)組公式查找當(dāng)天最近的后續(xù)記錄時(shí)間。在E2單元格中填入=INDEX（C：C，MATCH（1，（A：A=A2）*（B：B=B2）*（C：C>C2），）），并按Ctrl+Shift+Enter進(jìn)行確認(rèn)，使其成為數(shù)組公式，如圖5所示。

（2）向下拖動(dòng)填充柄實(shí)現(xiàn)公式的復(fù)制，此時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)天最后一條記錄因不存在后續(xù)時(shí)間記錄，導(dǎo)致公式出錯(cuò)。

（3）利用IFERROR函數(shù)對(duì)公式出錯(cuò)的記錄和不符合考勤規(guī)則的記錄進(jìn)行處理。在D2單元格中填入=IFERROR（IF（AND（C2<=TIME（9，30，），E2TIME（9，30，），E2，0）），0），并向下拖動(dòng)填充柄實(shí)現(xiàn)公式的復(fù)制。

3.2 數(shù)據(jù)抽取

最終的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是基于有效數(shù)據(jù)，通過(guò)上述處理后的有效記錄并不是真正的“數(shù)據(jù)”，有價(jià)值的指紋數(shù)據(jù)是個(gè)人每天每次符合規(guī)則的數(shù)據(jù)，即上午上班與下午上班的各一次有效數(shù)據(jù)，因此需要把有價(jià)值的數(shù)據(jù)抽取出來(lái)，回收到一張新的數(shù)據(jù)表中。根據(jù)企業(yè)考勤規(guī)則，具體操作步驟如下：①篩選到達(dá)時(shí)間為9：30之前、離開(kāi)時(shí)間為0或者9：30之后的記錄，進(jìn)行有效數(shù)據(jù)的復(fù)制粘貼；②篩選到達(dá)時(shí)間為13：00～15：00的記錄，進(jìn)行有效數(shù)據(jù)的復(fù)制粘貼。

所有有效數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼至新表后，此時(shí)新表中則是真正需要處理的有效記錄，如圖6所示。

4 結(jié)語(yǔ)

本文僅利用EXCEL的基礎(chǔ)功能，介紹了一種基于EXCEL的指紋考勤數(shù)據(jù)處理方法。實(shí)踐證明，EXCEL辦公軟件的功能非常強(qiáng)大，可以快速、準(zhǔn)確地對(duì)相關(guān)工作數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，減少因手工操作等造成的人為誤差，從而使企業(yè)管理人員從繁瑣枯燥的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作中解脫出來(lái)，提高了工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張麗英，易燕. Excel在人事管理中的應(yīng)用[J].電腦知識(shí)與技術(shù)：學(xué)術(shù)交流，2009，5（21）：5844-5844.

[2] 朱揚(yáng)清，林秋明. Excel在商務(wù)中的應(yīng)用[M].北京：中國(guó)鐵道出版社，2016.

[3] 葉振西.淺談利用EXCEL制作工資表的方法與技巧[J].福建電腦，2012，28（3）：153-154.

[4] 陳大銀.使用Office制作成績(jī)表、單之技巧[J].軟件導(dǎo)刊，2012，11（8）：17-19.

（責(zé)任編輯：黃 健）endprint