王紅霞

摘 要：目前，我國(guó)的檔案管理仍處于較為落后的階段，其中存在的漏洞嚴(yán)重阻礙了檔案管理的發(fā)展腳步，對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展有著嚴(yán)重的影響。本文首先分析了當(dāng)前檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問(wèn)題，然后詳細(xì)闡述了如何提高檔案管理水平，完善檔案管理對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；制度；理念；信息化；

一、當(dāng)前檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）檔案管理制度不盡完善。就我國(guó)目前檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀而言，其中仍舊存在很多的不足，由于檔案管理體系的不完善，使檔案管理工作面臨著巨大的困難，造成檔案管理工作出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的快速發(fā)展。其次，檔案管理工作還無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，使很多的檔案資源失去了使用的價(jià)值。

現(xiàn)階段的檔案管理工作還沒(méi)有一個(gè)較為健全的規(guī)章制度，導(dǎo)致很多細(xì)節(jié)問(wèn)題無(wú)法得到解決，尤其是一些基層單位在檔案管理工作中存在的問(wèn)題最多，檔案管理工作缺乏統(tǒng)一管理，無(wú)法保證檔案管理工作的效率與質(zhì)量，再加之檔案數(shù)據(jù)量的龐大，該單位又沒(méi)有較為健全的檔案管理工作體系，從而導(dǎo)致檔案資源發(fā)生混亂，甚至還會(huì)丟失檔案，造成其經(jīng)濟(jì)效益的損失。因此，這些問(wèn)題發(fā)生的主要原因都是由于缺乏完善的檔案管理工作體系和明確的規(guī)章制度，從而造成了電子歸檔中頻繁出現(xiàn)錯(cuò)誤，很容易受到人為的破壞和更改，無(wú)法確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（二）檔案管理的理念相對(duì)落后。一直以來(lái)，大多人對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知存在很多的偏見(jiàn)，其并不理解檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)效益相掛鉤，他們普遍認(rèn)為，只要將檔案進(jìn)行收集、歸類(lèi)和整理等程序工作就可以了，缺乏對(duì)檔案管理工作的意識(shí)和重視，而這種對(duì)檔案管理工作錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，常常會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量較低，甚至敷衍了事的帶過(guò)。這也是檔案管理工作一直停滯不前的主要原因，從而導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求。

此外，盡管建好管好檔案是檔案管理工作中最基本的條件，但是，檔案管理最重要的作用是可以被有效利用，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案自身存在的價(jià)值。然而，現(xiàn)在大部分的檔案管理理念仍舊存在一定的問(wèn)題，相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)并沒(méi)有了解用戶(hù)真正的需求，缺乏與用戶(hù)之間的溝通交流，這不僅影響了檔案管理工作的效率與質(zhì)量，還對(duì)檔案事業(yè)的生存和發(fā)展有著嚴(yán)重的影響。

（三）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高。由于檔案管理工作的重要性以及檔案信息更新的迅速性，就要求檔案管理人員既具有較高的專(zhuān)業(yè)技能，還要具備良好的綜合素質(zhì)。檔案的管理人員在很大程度上決定著檔案管理水平的高低以及檔案服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)劣，也是檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。雖然目前我國(guó)的檔案管理隊(duì)伍得到了穩(wěn)定的發(fā)展，但是與管理科學(xué)化的發(fā)展要求相比，還是存在很大差距的。

二、提高檔案管理水平，完善檔案管理對(duì)策

（一）規(guī)章制度建設(shè)。檔案規(guī)章制度要具有可操作性，以可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行篩選、歸納等步驟，利用檢索工具，提高查找利用檔案的效率，對(duì)已破損和字跡褪色的檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，深化檔案制度改革，收集有價(jià)值的材料，完善檔案內(nèi)容。定期了解檔案工作情況，研究解決遇到的問(wèn)題，加強(qiáng)檢查與指導(dǎo)。建立檢查核對(duì)制度和送交檔案材料歸檔工作制度等制度，制度建設(shè)要具有科學(xué)性，實(shí)施過(guò)程中要有權(quán)威性。檔案保管是做好檔案利用過(guò)程的重要措施，能保證檔案的完整與安全，在利用的時(shí)候需要在登記簿上備注說(shuō)明，以便根據(jù)實(shí)際情況確定不同的利用范圍，在實(shí)踐中加以總結(jié)不斷充實(shí)和完善。

（二）提高檔案的管理意識(shí)。要求檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法，提升檔案工作規(guī)范化和制度化水平。需要檔案管理工作者提高綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性，創(chuàng)新檔案工作的管理模式，為企業(yè)發(fā)展提供有利的資源保障。

（三）完善檔案管理工作。檔案管理工作的程序一定要按照標(biāo)準(zhǔn)化、模范化以及合理化的方式展開(kāi)作業(yè)。

1、全面普查案卷，去糟取精。這是使檔案管理準(zhǔn)則化、模范化的首要作業(yè)。由于大部分普通的檔案館很多年沒(méi)有徹底的進(jìn)行過(guò)清點(diǎn)并且送交單位區(qū)分保管，所以肯定具有很多重復(fù)的或者沒(méi)有價(jià)值的資料。因此，首先要清除這些沒(méi)有價(jià)值的資料才能夠防止以后開(kāi)展電腦管制時(shí)存在低功效以及重復(fù)的現(xiàn)象。

2、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。把那些內(nèi)容繁雜的卷宗重新整理。重整卷宗的準(zhǔn)則是盡量把一些相互之間具有聯(lián)系的資料放在一起。在重整卷宗的程序中還要對(duì)沒(méi)有頁(yè)碼標(biāo)志的、目錄沒(méi)有標(biāo)注的、沒(méi)有題目的或者題目含糊的卷宗要從新制作以便確保整體卷宗更加標(biāo)準(zhǔn)。重新整理卷宗不光能夠使館藏更好、保管合理，并且還能夠提升實(shí)施電腦管制檔案后的使用狀況。

3、結(jié)合本單位實(shí)際規(guī)范著錄工作。記錄是實(shí)施電腦管制的一項(xiàng)關(guān)鍵的基本作業(yè)同時(shí)也是對(duì)輸入電腦資料和信息精準(zhǔn)度的一項(xiàng)關(guān)鍵的準(zhǔn)備作業(yè)。在一九八六年我國(guó)下發(fā)的檔案登記標(biāo)準(zhǔn)就是登記作業(yè)最根本的登記原則。不過(guò)因?yàn)槊總€(gè)單位實(shí)際的狀況不同，并且電腦管制還有別的措施需求，所以每個(gè)單位都要按照頒發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)為根據(jù)，同時(shí)根據(jù)本身的真實(shí)狀況按照電腦管制的措施需求擬定出適宜自己?jiǎn)挝粌?nèi)登記作業(yè)的詳細(xì)準(zhǔn)則。

4、統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿(mǎn)足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們?cè)诜诸?lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類(lèi)，然后再根據(jù)每個(gè)文件的具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外，在分類(lèi)的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類(lèi)人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類(lèi)文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（四）建立網(wǎng)絡(luò)管理體系。檔案材料要形成從上而下的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，減少文件資料的流失，避免歸檔時(shí)遺漏，使檔案功能更加適應(yīng)單位對(duì)信息資源的利用，為單位管理工作提供準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。檔案管理要利用計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)行隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，減少文件資料的流失。根據(jù)檔案材料來(lái)源廣、范圍大的特點(diǎn)，把反映歷史面貌的重要材料都收集起來(lái)。要加強(qiáng)避免歸檔時(shí)遺漏，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留，使檔案的利用情況更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。發(fā)揮當(dāng)代科技新成果和管理新手段，讓檔案管理工作更好地服務(wù)于單位發(fā)展的需求。

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