鄭洪軍

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡化的發(fā)展，計算機被廣泛地應用到各個領域，在各種社會實踐活動中也產(chǎn)生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分。加強對電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項緊迫任務。

一、電子檔案的特點

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點：

1.依賴性和不可識別性

電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡系統(tǒng)，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出；而使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼，只有借助計算機解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識讀記錄。

2.信息存儲的高密度性

無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

（3）載體的多樣性

傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。

4.信息共享性

傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息，在實現(xiàn)了局域網(wǎng)和上了因特網(wǎng)后，人們在辦公室、家中就可以利用檔案信息了。

5.信息與載體之間的可分離性

電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。

從電子檔案的特性可以看出，電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，實現(xiàn)異地遠程調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題，如：（1）數(shù)據(jù)的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改動性；（4）信息的易出錯性；由于這些特性，給原有的檔案工作的基本理論和原則提出了新的挑戰(zhàn)，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。

二、做好電子檔案管理的措施

1.要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標準

首先，應實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進行鑒定。

2.要嚴格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用埽瑥亩龅綄﹄娮游募M行特定的保護。由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

3.做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權(quán)限的審核。應根據(jù)各種人員設置利用級別，進行利用權(quán)限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進行確認后，再進行拷貝制作，并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應根據(jù)密級層次進行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

4.對一些重要的電子文件，要有相應的紙質(zhì)文件

由于電子文件檔案的虛擬性和依賴性，假如發(fā)生意外或特殊情況（如戰(zhàn)爭、長時間停電、病毒感染等），致使電子文件賴以存在的計算機系統(tǒng)無法正常工作，那時我們對存在光盤等載體上的電子檔案將是束手無策。因此在文件檔案管理中有適當?shù)募堎|(zhì)文件備份也是非常必要的。

5.優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓。當今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。