陳雪琴

各大高校倘若想要增強自己的核心競爭力，提升高校的行政管理能力是必然選擇。如今，高校行政管理中存在著些許的問題，為了改善當今高校行政管理中的不足，建議加強系統(tǒng)建設和模式創(chuàng)新等方面。一方面，認識到工作流管理技術的重要性并在高校行政管理自動化體系中加以應用，以實現(xiàn)資源優(yōu)化、高校行政管理業(yè)務規(guī)范化、工作流管理技術的監(jiān)督控制集中化等；另一方面，在對高校行政管理模式進行創(chuàng)新時，要結合知識管理、質(zhì)量管理、服務從政等方面，從而提高高校的辦學效益。

工作流高校行政管理自動化隨著社會的進步和時代的發(fā)展，知識經(jīng)濟社會的勢頭愈演愈烈，高校教育既面臨著千載難逢的發(fā)展機遇，同時也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。高校行政管理水平是反映高校辦學綜合質(zhì)量的一個重要性因素，如何提高高校行政管理水平以及工作效率是當務之急，也是全面提高學校綜合能力和核心競爭力的必然選擇。

一、工作流管理技術概述

工作流管理技術，簡而言之，就是一門以過程建模和過程管理為基礎的專業(yè)性技術，它不但能夠完美結合人工的行為和機器的行為，還能夠通過應用程序以及建模工具實現(xiàn)交互行為，最后對業(yè)務的整個流程進行自動化處理。工作流管理技術可以應用在其他各個系統(tǒng)中，通過二者的有機結合，為系統(tǒng)提供業(yè)務流程建模、管理和控制的技術支持，以便能夠滿足組織日益增長的各種業(yè)務管理目標的需求，比如，資源規(guī)劃系統(tǒng)、電子政務、辦公自動化系統(tǒng)、客戶關系管理系統(tǒng)、項目管理、供應鏈管理等，實現(xiàn)政務公開、行政辦公流程優(yōu)化重組。

如圖1所示，這是目前工作流管理系統(tǒng)的體系機構和參考模型。該體系結構通過依靠過程建模工具來建立過程模型，并且在對過程模型進行解釋說明時引用了組織機構的模型數(shù)據(jù)，工作流引擎能夠憑借發(fā)送請求消息的手段來獲取相關工作流控制數(shù)據(jù)，同時通過對其控制來辨別每個過程的狀態(tài)。

如圖2所示，接口1是包含工作流引擎的工作流執(zhí)行服務和過程定義工具之間的接口，主要的功能是解釋、讀寫以及訪問工作流模型；接口2是包含工作流引擎的工作流執(zhí)行服務和客戶應用之間的接口，主要的作用是約定客戶應用和工作流執(zhí)行服務之間的訪問防水；接口3是包含工作流引擎的執(zhí)行服務和直接調(diào)用程序之間的接口；接口4是包含工作流引擎的各個工作流執(zhí)行服務之間的相互操作接口；接口5則是工作流執(zhí)行服務和管理工具之間的接口。

二、工作流管理技術在高校行政管理中的應用

如圖3所示，客戶端的界面設計在客戶應用層進行，同時借助可視化建模工具，設置用戶的權限管理，分別為管理員界面和普通用戶界面，顯示在Web瀏覽器下，在限制信息顯示范圍的同時設計動態(tài)頁面表現(xiàn)。工作流、業(yè)務管理邏輯層作為中間層，是能夠被客戶應用層隨時調(diào)用的，并且能夠通過服務器端腳本來創(chuàng)建Web頁面，使用組件對象模型組件與工作流引擎交互。主要由涵蓋組件對象模型的工作流引擎和業(yè)務組件組成，保證權限工作流是依據(jù)權限來執(zhí)行服務組件對象模型的接口的，并加以協(xié)調(diào)運用，對工作流建模工具自定義的業(yè)務過程進行解釋說明，集成工作流組件，自動化處理業(yè)務信息。數(shù)據(jù)服務層的內(nèi)容主要有工作流數(shù)據(jù)以及應用數(shù)據(jù)，它的主要功能是幫助工作流、業(yè)務管理邏輯層獲取相關的數(shù)據(jù)來源?？蛻魬脤?，工作流、業(yè)務管理邏輯層，以及數(shù)據(jù)服務層這三層結構模型在中間層將業(yè)務組件和工作流引擎進行整合和集中處理，在用戶界面和數(shù)據(jù)服務中將工作流執(zhí)行服務分離出來，極大地減少了系統(tǒng)維護和管理的成本以及費用。 以工作流管理系統(tǒng)體系結構、工作流管理參考模型、計算機系統(tǒng)結構等為基礎能夠設計一套高校行政管理系統(tǒng)，如圖4所示。圖4中，高校行政管理系統(tǒng)共有應用層、基礎平臺以及網(wǎng)絡層三層。比如，應用層包含了業(yè)務系統(tǒng)、對外服務系統(tǒng)以及統(tǒng)計分析決策支持系統(tǒng)，同時具備了面向政務工作的基本應用框架；對于基礎平臺而言，跨平臺的信息通信、時間管理以及流程控制、協(xié)同工作、智能短信、智能郵件等以及對數(shù)據(jù)資源的訪問、提取、轉換、過濾和綜合等需求的滿足是當前主要任務；而至于網(wǎng)絡層，則主要是相關的軟硬件基礎設施，其中涵蓋了核心安全網(wǎng)、信息服務發(fā)布網(wǎng)以及內(nèi)部安全網(wǎng)。每個平臺除了具備各自的基本功能之外，還要有強大且可靠的安全體系來保駕護航。

三、高校行政管理創(chuàng)新對策

（一）更新高校行政管理理念，創(chuàng)建服務型行政管理模式

早在1938年，德國的著名行政法學家厄斯特.福斯多夫就已經(jīng)提出了“服務行政”的先進理念，從那以后，相關學者、行政管理人的研究重點便逐漸轉移到建立服務行政中來。重點建立服務行政的具體表現(xiàn)分別是：對行政管理體制不斷創(chuàng)新完善，提高行政體制的適應性、可調(diào)節(jié)性，保證行政管理體制不斷滿足組織對行政服務功能的不斷變化的要求和目標；組織依法行使自己的權利，最大限度的履行為群體利益服務的義務；將原本作為權利的載體的行政逐漸轉變?yōu)闉槿后w組織提供服務的實體，實現(xiàn)“管理型行政”向“服務型行政”的過渡。明確高校行政部門的工作職能，加強行政部門的服務能力，可以依靠下放高校行政管理自主權、改革高校后勤社會化制度、改革人事制度以及分配制度、建設現(xiàn)代大學制度等方向來實現(xiàn)。

（二）構建基于知識管理的高校行政管理模式

20世紀80年代，彼得.德魯克率先提出了知識管理理論。知識管理理論具有豐富的內(nèi)涵，涵蓋了如何管理知識、如何管理與知識相關聯(lián)的各種無形資產(chǎn)以及有形資源、涉及包含知識開發(fā)、分類、加工與共享等內(nèi)容的資產(chǎn)、產(chǎn)權、人員、知識組織與服務的全過程、全方位、多層次的管理。知識管理理論作為一種全新的管理理念，以人本思想為基本立足點，全方位的改造創(chuàng)新知識的經(jīng)濟形態(tài)，對知識的發(fā)掘和共享給予高度的重視和關注，對人才的儲備和知識運用，深入發(fā)展組織文化，旨在建設具有高度凝聚力的團隊，將工作重點放在領導方式的改革和發(fā)展，創(chuàng)新領導方式和工作模式。高校行政管理的工作模式應當充分發(fā)揮相關技術手段的優(yōu)勢，致力于促進知識的交流與共享，推動文化的發(fā)展，同時將學習型組織理論很好的與高校行政管理體系相結合。

（三）加強質(zhì)量管理意識，提升辦學效率

朱蘭和費根堡姆率先對全面質(zhì)量管理理念做出了解釋。他們提出，在當前的大市場環(huán)境下，為了提高適應性，不能單純的強調(diào)個別部門的活動，要注意全部職能部門覆蓋的質(zhì)量活動同時加以策劃。簡而言之，質(zhì)量管理的主要任務就是在工作過程中確定質(zhì)量標準、目標和職權，對質(zhì)量體系中的策劃、控制、保障以及改進工作進行管理，從而保證全面管理活動的順利開展和進行。我國在1978年開始實施全面質(zhì)量管理工作，如今我國的全面質(zhì)量管理工作無論是在理論還是實踐都取得了長足的進步，具有良好的發(fā)展空間，但是對全面質(zhì)量管理的深層次的研究和探索仍然是不可缺少的，要不斷總結經(jīng)驗，從而提升全面質(zhì)量管理。

高校應當充分發(fā)揮現(xiàn)代質(zhì)量管理理念的優(yōu)勢，增強對現(xiàn)代質(zhì)量管理理念的認識和理解，強化意識，并且不斷學習、借鑒和吸收西方的經(jīng)驗和先進技術，有意識的培養(yǎng)高校行政管理人員的質(zhì)量管理觀念，大力推進“質(zhì)量工程”，同時在實踐中形成具有高校自身特色的核心價值觀，高校要從自身的實際情況出發(fā)，實事求是，建立高質(zhì)量、高層次的質(zhì)量文化，同時在高校的行政管理業(yè)務中運用部分能夠提供借鑒可行性的質(zhì)量管理體系，建立科學合理的評定標準和行之有效的控制措施，從而提高高校行政管理的工作效率。只有這樣，高校行政管理才能夠最大限度的提高自身的核心競爭力，在當今世界激烈的競爭環(huán)境中保持自己應有的地位和競爭力。

四、結語

高校行政管理，顧名思義，就是整合集中高校的人力、物力、財力、時間以及信息等各方面的資源，并且對整合后的信息進行處理，實現(xiàn)科學合理、優(yōu)中擇優(yōu)的高質(zhì)量配置，明確學校的建設初衷，把握學校的發(fā)展方向，維護系統(tǒng)的正常運轉。本文簡單地介紹了工作流管理技術的基本情況以及其在高校行政管理中的具體應用，同時針對性的提出了高校行政管理的創(chuàng)新性對策，旨在為基于工作流管理的高校行政管理自動化的研究與探索工作貢獻一份力量。

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