【摘 要】人類社會(huì)已步入信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)作為現(xiàn)代信息科技發(fā)展的主流，正迅速滲入到各個(gè)領(lǐng)域之中，并對(duì)人們的生活產(chǎn)生著深切的影響和改變，同時(shí)也產(chǎn)生了大量的電子檔案，由此引發(fā)的電子檔案管理問題已成為當(dāng)今檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)，文章著重分析了電子檔案的含義、特點(diǎn)、管理原則及管理途徑。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；途徑

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，國(guó)家和社會(huì)對(duì)信息化的依賴程度越來越大，各單位出現(xiàn)了愈來愈多的電子檔案。如何做好電子檔案管理，已成為擺在我們面前的嚴(yán)峻問題。

一、電子檔案含義

電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理、生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)等活動(dòng)中形成了越來越多的電子文件，這種文件存儲(chǔ)在特定介質(zhì)上并加以命，需要時(shí)，只要指出其文件名，即可將文件調(diào)出來供閱讀或打印用，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。在電子檔案中，全部信息是以數(shù)字式代碼加以存儲(chǔ)的，信息的編碼和解碼過程都由計(jì)算機(jī)完成，利用時(shí)須借助計(jì)算機(jī)等機(jī)器設(shè)備轉(zhuǎn)換成原有的文字或圖像形態(tài)，因此人們亦將電子檔案為“機(jī)讀檔案”或“數(shù)字式檔案”。

目前電子文件所采用的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有磁盤（硬磁盤、軟磁盤）、磁帶和光盤。電子文件歸檔主要使用磁帶與光盤。

二、電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案與以往各種載體的檔案—樣，都是人類社會(huì)活動(dòng)的記錄，但它在記錄方式上有許多不同于其他載體檔案的特點(diǎn)。

（一）信息的非人工識(shí)讀性

從遠(yuǎn)古的泥板、羊皮紙、甲骨、竹簡(jiǎn)，到近代的紙質(zhì)記錄，從來都是采用人工可識(shí)讀的記錄符號(hào)，人可以直接讀出；而使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是人工不可識(shí)讀的數(shù)字式代碼，只有借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識(shí)讀的記錄

（二）信息存儲(chǔ)的高密度性

無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲(chǔ)密度都大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲(chǔ)”之稱。隨著技術(shù)的發(fā)展，這些介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放，另一方面，由于每一個(gè)“保管單位”內(nèi)的文件數(shù)量比原來要大為增多，也給管理和調(diào)閱提出新的要求。

（三）信息與載體之間的可分離性

以往的檔案，信息被固定在某—載體上，成為不可分離的一個(gè)“實(shí)體”，文件最初形成時(shí)的標(biāo)記也被固定在這—實(shí)體上，使之具有明顯的原始性特征。而電子檔案中信息不一定具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體形態(tài)進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息的易于更改，而且更改后可不留痕痕跡；易于復(fù)制，而且分不出原件和復(fù)制件；易于傳輸，在網(wǎng)絡(luò)條件下可以通過通訊線路在異地調(diào)閱或形成文件。

（四）多種信息媒體的集成性

以往的檔案一般只能記錄—種或兩種信息媒體，從而分別形成了文字檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等。使用多媒體計(jì)算機(jī)，可將圖文信息、音頻信號(hào)、視頻圖像等不同媒體形式的信息記錄在同一份文件上，使其達(dá)到聲像并茂，真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況。

（五）系統(tǒng)依賴性

以往的檔案基本上靠人工管理，而電子檔案從其前身---電子文件的制作與處理，到檔案階段的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)硬件和軟件的性能對(duì)文件處理、檔案管理的質(zhì)量和效率具有直接的影響。系統(tǒng)依賴性的另—個(gè)含義是，不兼容的計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的文件在交換使用時(shí)會(huì)遇到很大困難。

三、電子檔案的管理原則

我國(guó)檔案工作的基本原則對(duì)于電子檔案的管理同樣具有宏觀的指導(dǎo)作用，紙質(zhì)檔案管理的一些業(yè)務(wù)原則在電子檔案管理中也具有生命力。根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，在其管理活動(dòng)中還應(yīng)遵循以下原則。

（一）完整性原則

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，機(jī)關(guān)電子文件的制作可由各部門甚至個(gè)人獨(dú)立完成，從而使電子文件的分布呈分散化趨勢(shì)。此外，在電子檔案文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件實(shí)體”的概念將不再存在。這種分散化和非實(shí)體化特征，使得對(duì)電子文件完整性的把握不像紙質(zhì)文件那樣直觀，因此，在電子檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)要采取相應(yīng)措施確保其完整齊全。不僅存儲(chǔ)在電子文件介質(zhì)上信息要完整，與其相關(guān)的程序、軟件以及紙質(zhì)文件也應(yīng)完整無缺地歸檔和接收進(jìn)館。

（二）可讀性原則

目前各機(jī)關(guān)使用的計(jì)算機(jī)硬件和軟件不同，由此生成的電子文件的存儲(chǔ)格式也不相同。計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，造成了硬件、軟件的不斷更新?lián)Q代，新設(shè)備對(duì)舊設(shè)備有時(shí)也不具有兼容性。由于電子文件在存儲(chǔ)和識(shí)讀方面對(duì)系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會(huì)變成無法識(shí)讀的“死文件”。 因此在電子檔案管理中要特別注意確保其可讀性，如在收集范圍中，除了反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的記錄外，還必須包括這些記錄的支持軟件；在收集要求中，除了對(duì)信息內(nèi)容方面的要求外，還包括對(duì)信息格式方面的要求；鑒定工作除了對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行價(jià)值分析外，也要對(duì)其可讀性進(jìn)行技術(shù)分析等?？傊恳粋€(gè)管理環(huán)節(jié)都要對(duì)日后的檔案利用負(fù)責(zé)，要保證檔案長(zhǎng)期的可識(shí)讀性。

（三）可靠性原則

可靠性是檔案的生命。由于電子文件易于修改并可不留痕，文件的簽署以及進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)后信息的控制需要專門技術(shù)等原因，人們對(duì)電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存有很大的疑慮。這個(gè)問題的解決需要多方面的努力，除了采取各種技術(shù)措施、國(guó)家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要的。在電子檔案管理的全過程中要嚴(yán)格制度，堵塞漏洞，不僅要把住收集關(guān)，確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。

四、高校電子檔案管理途徑endprint

電子檔案管理應(yīng)該納入我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理體系，由各級(jí)管理部門分別集中管理。目前，在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的起步階段需要注意以下問題。

（一）集中統(tǒng)一管理電子檔案

近年來，隨著辦公自動(dòng)化（OA）和計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）、計(jì)算機(jī)輔助制造（CAM）技術(shù)的普及，使用計(jì)算機(jī)制作文件的機(jī)關(guān)越來越多，大部分機(jī)關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門。也就是說大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。從檔案工作的發(fā)展看，各機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)造條件將具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，對(duì)電子檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案館也需要對(duì)接收電子檔案的問題開展調(diào)查研究、前期論證和創(chuàng)造軟硬件技術(shù)環(huán)境。電子檔案的統(tǒng)一管理有利于對(duì)這部分?jǐn)?shù)字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機(jī)關(guān)、各地區(qū)對(duì)于電子檔案管理進(jìn)行全面的統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于加速檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

電子檔案的集中管理應(yīng)注重實(shí)質(zhì)而不強(qiáng)求形式的劃—，尤其是在現(xiàn)階段應(yīng)采用與本機(jī)關(guān)、本地區(qū)情況相適應(yīng)的管理形式。如暫不具備集中保管電子檔案條件的機(jī)關(guān)檔案室，可先對(duì)各部門電子文件的歸檔范圍、管理方法、有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做出規(guī)定，并定期進(jìn)行監(jiān)督檢查，待條件具備再實(shí)行集中；有的機(jī)關(guān)設(shè)有專門的計(jì)算機(jī)站、信息中心等機(jī)構(gòu)，有較好的電子文件保管條件和可行的管理辦法，機(jī)關(guān)檔案室可根據(jù)檔案工作的要求與該機(jī)構(gòu)共同研究制訂電子檔案的管理辦法，亦可暫委托其代管該機(jī)構(gòu)形成的電子檔案。

（二）紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔

目前大部分機(jī)關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因?yàn)樵陔娮游募淖C據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備，通訊設(shè)備等方面仍存在這樣那樣的問題，在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質(zhì)文件和電子文件“同時(shí)服役”的狀況有存在的合理性和必要性。一方面，在沒有充分的技術(shù)保障和科學(xué)的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件歸檔保存，另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義，這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一種現(xiàn)象，不應(yīng)看做不必要的重復(fù)。可以預(yù)見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)一個(gè)時(shí)期，隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會(huì)有越來越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為檔案，但多種介質(zhì)檔案并存的狀況將長(zhǎng)期存在雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個(gè)管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點(diǎn)，這給各級(jí)檔案管理部門提出了許多新的課題。原則上電子檔案的管理應(yīng)納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的實(shí)行并軌，比如，電子文件的歸檔單位最好與紙質(zhì)文件的立卷單位相—致，歸檔時(shí)間也可定位同時(shí)，價(jià)值鑒定、著錄標(biāo)引統(tǒng)一操作等；不能并軌的就分別操作，如分別保管、分別利用等。

（三）文書檔案管理一體化

由于電子文件與檔案的關(guān)系比起紙介質(zhì)的更加密切，電子文件的大量出現(xiàn)并轉(zhuǎn)化為檔案可能使多年來預(yù)測(cè)和和提倡的文書檔案的管理一體化進(jìn)入實(shí)質(zhì)性階段。計(jì)算機(jī)軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點(diǎn)的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制方法等都需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，大量的“檔案管理性工作”也需要在文件階段完成。如果檔案管理的一切業(yè)務(wù)都在歸檔后才開始考慮和實(shí)施，可能在系統(tǒng)運(yùn)行中造成很大重復(fù)和浪費(fèi)，造成整個(gè)系統(tǒng)的混亂和低效。

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作者簡(jiǎn)介：

白立娟（1984-），女，商丘工學(xué)院教務(wù)處學(xué)籍科主任科員，本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理。endprint