俞木發(fā)

就地取材 用好Excel的內(nèi)置功能

對于空白行列的添加，用Excel已經(jīng)內(nèi)置的一些組件可以快速實(shí)現(xiàn)。比如在制作單詞列表數(shù)據(jù)時，為了便于查看和遮擋背誦，現(xiàn)在需要在原來的單詞列表中插入空白行進(jìn)行間隔，此時利用Excel內(nèi)置功能就可以輕松實(shí)現(xiàn)（圖1）。

首先在E2、F3輸入1、2數(shù)值，接著選中“E2：F3”數(shù)組向下填充到原始數(shù)據(jù)的末行，使得數(shù)據(jù)和E列、F列輸入的數(shù)值錯開排列。選中E2：F11，按下F5點(diǎn)擊“定位條件”，定位條件選擇“空值”（圖2）。

這樣E2：F11的所有空白單元格都會被選中，點(diǎn)擊“開始→插入→單元格→插入工作表行”，Excel就會在每行的間隔插入空行了，最后將E、F輔助列刪除即可（圖3）。

上述方法是添加插入空白行，如果要插入空白列，同上先在原始數(shù)據(jù)最后一行輸入輔助數(shù)據(jù)，比如本例是A12→D12，依次輸入1、2、3、4，E12→H2輸入1.1、2.1、3.1、4.1（圖4）。

點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→排序和篩選→自定義排序”，在打開的排序窗口中點(diǎn)擊“選項(xiàng)→按行排序”，主要關(guān)鍵字選擇“行12”（即自定義的輔助行），排序依據(jù)為“數(shù)值”，排序的方式選擇為“升序”（圖5）。

這樣完成數(shù)據(jù)的排序后就會自動在每列之間添加一個空白列，按提示將輔助行刪除即可（圖6）。

通過上述操作可以看到，空白行列的添加主要是借助添加輔助行、列的方法實(shí)現(xiàn)，對于行的添加是通過在原始數(shù)據(jù)的列尾添加錯開輔助數(shù)據(jù)，然后通過排序?qū)崿F(xiàn)，如果要插入多行則錯開相應(yīng)行數(shù)據(jù)即可?？瞻琢袆t在原始數(shù)據(jù)的行尾添加對應(yīng)列數(shù)的輔助行數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)。大家可以根據(jù)自己的數(shù)據(jù)實(shí)際情況完成空白行列的添加。

一步到位 VBA腳本快速實(shí)現(xiàn)行列添加

上述增加輔助行列的方法雖然操作簡單，但是對于很多追求效率的朋友來說，還是略顯繁瑣。對于這類朋友，還可以借助VBA腳本實(shí)現(xiàn)空白行列的一鍵添加。

要在上述示例中插入空白列，點(diǎn)擊“開發(fā)工具→VB→插入→模塊”，在打開的窗口中將下列代碼粘貼到空白處，這樣保存后就會添加一個名為“插入空白列”的宏腳本（圖7）：

Sub 插入空白列（）

For i = 1 To 3

Cells（1， 2 * i）.Select

Selection.EntireColumn.Insert

Next i

End Sub

代碼解釋：

For i = 1 To 3 ：本例表示只插入3列空白列，具體數(shù)值請根據(jù)自己的實(shí)際數(shù)據(jù)選擇。

Cells（1， 2 * i）.Select：表示在第一行，2*i列處插入空白列進(jìn)行間隔

S e l e c t i o n . E n t i r e C o l u m n . I n s e r t：EntireColumn表示插入的是列，如果是插入行則使用EntireRow代碼。

保存后返回原始數(shù)據(jù)窗口，點(diǎn)擊“開發(fā)工具→宏→插入空白列→執(zhí)行”，執(zhí)行這個宏后就會在原來的列之間插入一個空白列了（圖8）。

如果是插入空白行，輸入下列的代碼即可：

Sub 插入空白行（）

For i = 1 To 10 ，表示插入10個空行

Cells（2 * i， 1）.Select

Selection.EntireRow.Insert ，表示插入的是空行

Next i

End Sub