包吉蕾

摘 要：檔案整理工作本質(zhì)就是按照一定的原則與方式，將一些相對(duì)零散的信息或者文件歸檔，并且使之具有系統(tǒng)性與聯(lián)系性，便于保管與利用。因此，檔案管理工作必須要遵循一定的原則。隨著社會(huì)發(fā)展，檔案的地位不斷提高。優(yōu)化檔案整理成為當(dāng)前的重點(diǎn)之一。因此，必須要對(duì)檔案管理工作的原則加以明確。筆者結(jié)合檔案整理工作的基本原則，對(duì)我單位的檔案整理的相關(guān)內(nèi)容加以分析，希望能夠?yàn)槲覇挝粰n案整理工作的優(yōu)化提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案整理；基本原則

通常來說，檔案在未整理前都具有零散性、無規(guī)律性，而檔案整理的最終目的，就是將其依靠一定的規(guī)律串聯(lián)，為后續(xù)的保管與利用提供便捷性。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案也逐漸多元化。無論是事業(yè)單位，還是企業(yè)單位，都會(huì)隨著自身的發(fā)展形成一些資料，而這些資料對(duì)于某些決策與日后的發(fā)展都具有十分重要的作用。因此，必須要加強(qiáng)管理。為了保證對(duì)檔案整理工作的有效性，必須要按照一定的原則來實(shí)施。明確檔案整理工作的原則，也就成為當(dāng)前檔案管理的主要任務(wù)之一。

一、檔案整理原則的內(nèi)涵

根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，其基本原則為：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用”。隨著近年來，檔案的重要性加強(qiáng)，這不僅成為了檔案整理的原則，又成為了檔案工作的一大特點(diǎn)。而在實(shí)踐中，人們逐漸將這個(gè)原則深化與擴(kuò)展。當(dāng)前，部分學(xué)者也認(rèn)為，檔案整理工作的原則，可以概述為：以原有檔案整理為基礎(chǔ)，并且保持其中具有的歷史性與聯(lián)系性，更好地實(shí)現(xiàn)其管理與利用。從這兩個(gè)原則來看，其基本原則包含了三點(diǎn)：第一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理；第二，確保檔案的完整與安全；第三，便于檔案的利用與保存。我單位根據(jù)檔案整理工作的基本原則，制定了對(duì)應(yīng)的檔案保管期限表。將不同部門的檔案管理時(shí)限化。根據(jù)檔案的具體內(nèi)容，其時(shí)限也會(huì)存在一定的差異。由此可見，檔案整理工作也需要具體到對(duì)應(yīng)的單位和部門，方可制定對(duì)應(yīng)的策略，以保證其運(yùn)用效果。

二、檔案整理工作的原則解析

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理

該項(xiàng)原則是我國檔案工作的組織原則與管理體制。在國家的發(fā)展中，其實(shí)際上行是由不同的主體所組成，每個(gè)主體的責(zé)任與義務(wù)不同，其發(fā)展歷史也會(huì)存在差異，自然，形成的檔案也有明顯的區(qū)別。國家檔案實(shí)際上囊括了各個(gè)領(lǐng)域的檔案，因此，其不可能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。再者，就單位而言，不同的部門檔案也會(huì)存在差異，在管理上自然要加以區(qū)分。就如同我單位，將檔案管理根據(jù)部門加以劃分，可以分為黨支部、辦公室、業(yè)務(wù)科、防雷管理科四個(gè)主體。每個(gè)主體的檔案特點(diǎn)不同，在整理上也會(huì)存在差異。分級(jí)管理能夠有效地提高管理效率，促進(jìn)檔案整理工作的發(fā)展。

（二）確保檔案的完整與安全

該項(xiàng)原則是檔案工作的基本要求，也是保證檔案工作順利進(jìn)行與合理運(yùn)用的基礎(chǔ)。通常來說，在確保檔案的完整時(shí)，需要從兩個(gè)方面表述，第一，確保檔案數(shù)量的齊全，也就是檔案中所包含的資料不可缺少或者遺漏；第二，在質(zhì)量上確保檔案的完整，不可存在人為的分割或者零亂的堆砌。而在維護(hù)檔案安全時(shí)，也需要從兩個(gè)方面表述，第一，檔案的保密措施。部分檔案對(duì)于單位或者企業(yè)而言，具有十分重要的作用，如果泄露，將會(huì)直接影響單位的發(fā)展；第二，檔案的壽命延長。盡量降低人為因素的檔案破壞，使得其使用價(jià)值最大化，使用年限最長化。就檔案的壽命而言，在我單位的檔案管理中，針對(duì)不同部門的不同文件都將其壽命具體化，其以永久、30年、10年作為界限，來對(duì)其檔案管理進(jìn)行引導(dǎo)。

（三）便于檔案的利用與保存

該項(xiàng)原則實(shí)際上就是檔案工作開展的出發(fā)點(diǎn)與根本目的，也是檢驗(yàn)檔案工作效果的主要標(biāo)準(zhǔn)。在我單位的檔案保管期限表中，明顯可以看出，對(duì)于一些利用價(jià)值較高或者具有較長使用時(shí)限的材料，其保管的期限也會(huì)相對(duì)較長。例如，在黨支部的黨支部年度工作總結(jié)、計(jì)劃、干部任免、換屆選舉材料，會(huì)議記錄等文件保存時(shí)，其要求年限是永久。這類型文件會(huì)影響單位的發(fā)展方向與具體運(yùn)行，價(jià)值較高。自然需要長久保存。

三、結(jié)束語

檔案是一個(gè)主體發(fā)展的記錄，會(huì)因?yàn)橹黧w的不同而產(chǎn)生內(nèi)容的差異。我單位作為氣象局，其中很多資料對(duì)于區(qū)域發(fā)展都具有十分重要的作用。因此，在檔案整理與保存上，更加要注重其安全性與完備性，避免因?yàn)槟承┦鹿十a(chǎn)生糾紛而缺乏對(duì)應(yīng)的檔案支撐，使得單位利益受損。明確檔案整理工作的基本原則是檔案整理理工作開展的必要前提，能夠有效地提高管理人員的積極性與責(zé)任心，從而使得檔案整理工作得到優(yōu)化。

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