周嵐

摘要：隨著我國進入信息化的時代，電子檔案在社會不同領域都有了一定的發(fā)展和應用，逐漸取代了紙質(zhì)檔案，成為了檔案資料的最大載體。檔案管理工作面臨著從以往的紙質(zhì)檔案向電子檔案過度的考驗，而這種考驗不僅僅是檔案資料載體的改變，也是檔案管理工作方式方法以及對檔案管理工作的重新認識與定位。電子計算機技術在檔案管理中的廣泛運用，檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。因此必須高度重視電子檔案的管理和運用，推動電子檔案管理順利發(fā)展。

關鍵詞：信息時代；電子檔案；管理

隨著改革的深入發(fā)展，檔案數(shù)量的日漸增多，給提供利用、保管帶來很大的困難，也影響了檔案管理的質(zhì)量，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。只有實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能更好地解決新形勢下出現(xiàn)的問題?，F(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。因此要不斷加強學習，掌握管理新的技能。

一、檔案管理信息電子化概述

檔案管理信息的電子化，主要涵蓋了電子表格、電子郵件、電子文檔等。是利用計算機進行文件的檢索和不同級別的處理，從而使檔案轉(zhuǎn)化成計算機軟件的形式供人們使用的過程。電子文檔需要借助現(xiàn)代化辦公設備才能閱讀使用；電子文檔可以直接在計算機等現(xiàn)代辦公設備中進行快速處理、傳送。電子文檔對存在空間的要求相對紙質(zhì)文檔來說要小的很多，但對保存環(huán)境的濕度、磁性等條件有較高要求。同時，電子文檔的共享不再受時間和距離的限制。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢

（一）降低檔案管理人員的工作強度

在紙質(zhì)檔案年代，檔案管理人員的工作強度是較高的。存儲時，要先將紙質(zhì)檔案進行歸類，然后再根據(jù)不同的類型進行存儲。在查找檔案時，必須根據(jù)其自己所編制的索引進行仔細查找，耗時較長而且在歸檔時也需要再次查閱索引進行歸檔。為防止檔案泛黃、蟲蛀、腐爛等情況發(fā)生，還要定期對檔案進行晾曬和通風。電子檔案則減少了這樣的麻煩，檔案管理部門只需要給每份文件編制一個唯一的分類號、檔案號以及相對應的文件，在用戶利用時只要給出文件分類號或是主題號就可以準確地查找，這樣就能夠使檔案管理人員從高強度的勞動中解脫出來，減輕工作壓力、負擔。

（二）提高檔案資源的時效性以及完整性

在知識經(jīng)濟時代的當下，現(xiàn)代網(wǎng)絡系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對內(nèi)容有著嚴重的限制，只能是靜止的文字或者是照片而無法將音頻、視頻記錄下來，資源的完整性受到了較大的限制。電子檔案則沒有這樣的桎梏其能將視頻與音頻等動態(tài)資料一同記錄下來作為檔案資料進行保管，在資源的完整性方面有著較大的優(yōu)勢。

（三）電子檔案的質(zhì)量、歸檔速度與工作效益得到提高

計算機網(wǎng)絡技術的應用，使公文處理和文件歸檔有機地結(jié)合起來，使文檔一體化成為現(xiàn)實，實現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡技術對檔案工作的效益和質(zhì)量的倍增。電子檔案可以正確、高速地檢索，可以借助網(wǎng)絡傳輸技術充分實現(xiàn)資源共享，可以產(chǎn)生圖文、聲像并茂的效果。電子檔案有著極高的流轉(zhuǎn)性，因此其有著較高的歸檔速度，各部門可以通過網(wǎng)絡傳輸來進行檔案資料的歸檔工作，從而提高了歸檔工作的效率。

三、電子檔案管理工作的幾點建議

1.建立健全電子檔案管理模式

管理觀念的創(chuàng)新是檔案管理的靈魂，是時代的要求，只有管理觀念創(chuàng)新，才能有管理創(chuàng)新和服務的創(chuàng)新。要建立健全檔案管理模式，就應保證檔案安全，高效，完整。這就要求我們檔案管理者要與時俱進，樹立新的科學發(fā)展觀和工作態(tài)度，正確的掌握和應用現(xiàn)代科學的理論、技術，方法、在新的領域中探討、創(chuàng)新，讓傳統(tǒng)的人工管理方法與現(xiàn)在的科學信息方法相結(jié)合，改變過去的管理手段和管理水平的落后，運用當今的信息技術，真實的記載檔案所記載的原始性、技術性、真實性。運用現(xiàn)代信息技術來解決檔案管理的原始資料的長期保存和穩(wěn)定?？茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

2.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作的實質(zhì)要求檔案管理人員必須對各類檔案管理的理論和管理方法了然于胸。與此同時，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案專業(yè)與其他相關專業(yè)的滲透和融合，這些相關專業(yè)知識包括自然與人文知識，現(xiàn)代網(wǎng)絡計算機知識等等檔案管理必需的理論知識。相關管理人員必須在完成本職工作的前提下，繼續(xù)系統(tǒng)地學習相關的新檔案知識。特別是當前計算機網(wǎng)絡技術的應用，注重計算機技術和其他相關的網(wǎng)絡信息化技術的學習是全面提高檔案管理的關鍵之一，因此特別注重崗位的培訓和技能的實訓。在可行的前提下可以通過新技術的專題培訓和定期的學習進修，在實踐中逐步形成合理的檔案收集、整合與利用的能力培訓體系。

3.更新檔案管理人員的工作創(chuàng)新觀念

傳統(tǒng)管理的檔案的收集、分類、整理及保管，已不符合當今社會對信息化的需求，這就要求我們檔案工作者，要具有吸納新知識，引進先進的科學理論觀念，具有現(xiàn)代的網(wǎng)絡信息技術，還要遵守檔案信息化的管理法制，檔案服務手段的創(chuàng)新。檔案人員要牢固樹立依靠科學管理和科技進步的觀念，切實改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念，實現(xiàn)檔案被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉(zhuǎn)化為開放式服務，以便更好地適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需求。

4.加強電子檔案管理中的安全意識

由于電子檔案并不存在唯一性，且只讀性也表現(xiàn)一般這就導致了電子檔案容易被盜取和修改，檔案工作者必須要從意識上提高對電子檔案安全性和重要性的認知。尤其對于一些機密檔案和個人信息檔案，這些檔案都存儲在接入網(wǎng)絡的計算機當中，而一旦有病毒侵入網(wǎng)絡則可以輕而易舉地將計算機中的機密檔案進行篡改和復制，從而導致電子檔案的安全性受到極大的威脅。因此對電子檔案進行管理的過程中檔案的安全保障是非常重要的，首先需要加強網(wǎng)絡安全建設，高職院校應當在檔案室和校園網(wǎng)分別設立防火墻，防治病毒入侵并且按時對防火墻進行補丁更新從而確保網(wǎng)絡安全。在存儲方面應當建立單獨的電子檔案保存室或者保存柜，按照不同電子檔案的載體進行保存。

信息化的時代已經(jīng)來臨，檔案管理工作也必將進入電子化發(fā)展的舞臺，以數(shù)字化收集技術為方法，以存檔管理系統(tǒng)為基礎，文件的電子化管理的發(fā)展已經(jīng)成為必然的趨勢。檔案工作的開展不僅僅需要大量的復合型人才，更需要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。唯其如此，才能從根本上推動檔案管理工作的進步，才能促使檔案的資源價值最大化。各部門都應當加大對電子檔案管理工作的重視程度，加強管理力度使得電子檔案管理水平能夠有一個質(zhì)的飛躍。

參考文獻：

[1]檔案管理信息電子化問題研究，神州，2013.05

[2]關于新形勢下檔案管理人員素質(zhì)的幾點思考，青春歲月，2013.17

[3]高校電子文件歸檔管理存在的問題及對策，百色學院學報，2012.12

[4]高職院校檔案管理工作中存在的問題及對策.《太原城市職業(yè)技術學院學報》 2011年07期