崔燕妮

摘 要：本文以山西省某縣黨政機(jī)關(guān)為例，從人員數(shù)量、專業(yè)知識(shí)、秘書(shū)隊(duì)伍的執(zhí)行力等方面分析秘書(shū)隊(duì)伍現(xiàn)狀，指出諸如人員配備不足、專業(yè)知識(shí)貧乏、秘書(shū)隊(duì)伍執(zhí)行力較低等幾個(gè)存在的問(wèn)題以及造成秘書(shū)隊(duì)伍出現(xiàn)問(wèn)題的原因，并就如何建設(shè)一支高質(zhì)量的秘書(shū)隊(duì)伍提出具體建議。

關(guān)鍵詞：黨政機(jī)關(guān) 秘書(shū) 隊(duì)伍

采取抽樣調(diào)查的方式，主要對(duì)縣委、縣政府、人大、政協(xié)以及其他幾個(gè)黨政機(jī)關(guān)進(jìn)行了調(diào)查。在分析其現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題基礎(chǔ)上，就如何加強(qiáng)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)提出了自己的建議。

1 現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題

（一）秘書(shū)人員的基本狀況和特點(diǎn)

1.秘書(shū)人員女性化。一般來(lái)說(shuō)，由于受世俗觀念的影響以及長(zhǎng)期以來(lái)黨政領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)配備制度的要求，秘書(shū)隊(duì)伍中男性秘書(shū)往往在數(shù)量上占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，女性秘書(shū)相對(duì)較少。調(diào)查顯示：男性秘書(shū)占70.97%，女性秘書(shū)占29.03%，雖然男性秘書(shū)比女性秘書(shū)多，但是已呈現(xiàn)出秘書(shū)人員女性化的趨勢(shì)。女性具有先天優(yōu)勢(shì)，比如語(yǔ)言能力強(qiáng)，心思縝密，細(xì)致耐心，思維敏捷。這些優(yōu)勢(shì)在收集資料、文字處理、信息傳播、會(huì)務(wù)工作等方面都能夠幫助女性順利完成工作。男性秘書(shū)在這些工作方面一般難以超越女性秘書(shū)。

2.秘書(shū)人員年輕化。調(diào)查結(jié)果顯示，秘書(shū)人員年齡在40歲以下的占總數(shù)的93.10%，41歲至50歲之間的占4.68%，而51歲至60歲之間的僅占2.23%。秘書(shū)人員年輕、有活力、有朝氣，這正是單位所要選擇和看重的。同時(shí)，秘書(shū)這一職業(yè)對(duì)于年輕人的吸引力在于，秘書(shū)職業(yè)為他們提供了一個(gè)成長(zhǎng)的平臺(tái)，最能鍛煉一個(gè)人全方位管理協(xié)調(diào)能力，有較大的升職空間。可以說(shuō)，年輕的秘書(shū)人員是平順縣黨政機(jī)關(guān)秘書(shū)隊(duì)伍的主力軍。

3.秘書(shū)人員的非秘書(shū)專業(yè)傾向。在一些人眼里，秘書(shū)人員應(yīng)該是秘書(shū)專業(yè)出身，即秘書(shū)專業(yè)畢業(yè)。事實(shí)上并非如此。選用秘書(shū)、秘書(shū)人員，并不是非秘書(shū)專業(yè)不可，重要的是是否具有良好的文字運(yùn)用能力、組織協(xié)調(diào)社交能力以及業(yè)務(wù)能力等。

（二）存在的問(wèn)題

1.人員配備不足，秘書(shū)工作量大

黨政機(jī)關(guān)秘書(shū)人員主要通過(guò)事業(yè)單位考試和公務(wù)員考試進(jìn)入工作單位，少部分人員通過(guò)推薦和調(diào)入等方式進(jìn)入?？傮w來(lái)看其選拔任用的方式是正規(guī)合理的。但黨政機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位略有不同，其人員相對(duì)穩(wěn)定。在縣委縣政府這些相對(duì)大一些的機(jī)關(guān)，他們雖有秘書(shū)，但工作量大，仍感人員配備不足帶來(lái)的工作壓力。

2.秘書(shū)專業(yè)知識(shí)貧乏

秘書(shū)人員多以本科學(xué)歷為主，學(xué)歷層次偏低。秘書(shū)隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，很多人認(rèn)為秘書(shū)的工作難度不大，主要是處理日常的事務(wù)性工作，打打電話、發(fā)發(fā)通知，技術(shù)含量不高，不需要什么專業(yè)方面的知識(shí)，認(rèn)為什么人都可以干秘書(shū)工作，不需要培訓(xùn)，直接就可以上崗了。顯然這樣的認(rèn)識(shí)片面的。

3.秘書(shū)隊(duì)伍執(zhí)行力較低

高效的秘書(shū)團(tuán)隊(duì)，應(yīng)具備共同的目標(biāo)、互信的協(xié)作、明確的職責(zé)、較強(qiáng)的執(zhí)行力等條件。明確的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)能激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的工作熱情、活力和創(chuàng)造力，有助于團(tuán)隊(duì)成員設(shè)定個(gè)人目標(biāo)，從而使團(tuán)隊(duì)成員在執(zhí)行計(jì)劃的過(guò)程中始終處于最佳狀態(tài)，并能盡量使實(shí)際進(jìn)度略微領(lǐng)先于目標(biāo)進(jìn)度，進(jìn)而幫助團(tuán)隊(duì)獲得最佳工作績(jī)效只有把具有各種不同素質(zhì)、知識(shí)、能力的成員組合成一個(gè)彼此互補(bǔ)、優(yōu)化的團(tuán)隊(duì)，發(fā)揮每個(gè)人的特長(zhǎng)，使之產(chǎn)生整體搭配的協(xié)同效應(yīng)，才能產(chǎn)生“一加一大于二”的奇妙作用。執(zhí)行力較低是其問(wèn)題之一。

2 造成秘書(shū)隊(duì)伍出現(xiàn)問(wèn)題的原因

1.秘書(shū)人員的任用渠道單一

單位內(nèi)無(wú)論出現(xiàn)哪一方面的問(wèn)題，首先想到的一定是秘書(shū)，因此秘書(shū)人員配備不足所帶來(lái)的各種壓力是始終客觀存在的。選拔、任用渠道單一，再加之一般機(jī)關(guān)秘書(shū)人員是依法履行公職、納入國(guó)家行政編制、由國(guó)家財(cái)政負(fù)擔(dān)工資福利的工作人員，受到工作人員凡進(jìn)必考和單位編制的限制，全縣秘書(shū)隊(duì)伍進(jìn)少出少，人員流動(dòng)不活。

2.對(duì)秘書(shū)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏必要的指導(dǎo)和培訓(xùn)

對(duì)秘書(shū)業(yè)務(wù)培訓(xùn)重視不夠，造成秘書(shū)管理方面的知識(shí)普遍不夠，往往以管理經(jīng)驗(yàn)為主，缺乏運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念來(lái)開(kāi)展日常工作。在管理理念上跟不上新形勢(shì)的發(fā)展形勢(shì)，缺乏分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力，更談不上向科學(xué)化、專業(yè)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化發(fā)展。秘書(shū)人員學(xué)歷層次偏低，素質(zhì)參差不齊，非專業(yè)化等情況，很大程度上降低了工作的質(zhì)量。又缺少入職培訓(xùn)和定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，造成了秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)能力低下。

3.角色分配不合理，待遇不優(yōu)厚，工作熱情不高

作為秘書(shū)人員每天除了要處理日常的事務(wù)性工作外，還要處理突發(fā)事件及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。工作繁雜，然而工資待遇相對(duì)較低。秘書(shū)人員的工作內(nèi)容基本一致，但由于工作人員的編制不同，工資待遇也就不同，干相同的工作待遇卻不相同，極容易產(chǎn)生情緒，造成工作熱情不高，勢(shì)必影響到秘書(shū)工作的開(kāi)展。

3 努力建設(shè)一支高質(zhì)量的秘書(shū)隊(duì)伍

（一）多種渠道擴(kuò)充秘書(shū)隊(duì)伍，不斷減輕工作壓力

現(xiàn)實(shí)中地方單位的確存在著諸多自身難處，比如人員編制上的政策性限制，從而導(dǎo)致秘書(shū)配備不足，但是不妨開(kāi)闊思路、換個(gè)角度，樹(shù)立新時(shí)期選拔秘書(shū)人員的新模式、新觀念。積極適應(yīng)人才競(jìng)爭(zhēng)的形勢(shì)，降低門檻，優(yōu)化環(huán)境，改革黨政機(jī)關(guān)秘書(shū)人員準(zhǔn)入機(jī)制，拓寬和疏通秘書(shū)隊(duì)伍進(jìn)入渠道。一是創(chuàng)新觀念，放寬政策，積極從高等院校選拔綜合素質(zhì)優(yōu)秀的畢業(yè)生進(jìn)入秘書(shū)隊(duì)伍。二是跟班培訓(xùn)?？傊儐我换癁槎鄻踊?，多形式多渠道地選拔秘書(shū)人員，不斷減輕工作壓力。

（二）提高秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

機(jī)關(guān)秘書(shū)，尤其是個(gè)人秘書(shū)，必須與領(lǐng)導(dǎo)高度配合，凡是領(lǐng)導(dǎo)工作所涉及的范圍，秘書(shū)工作也必然要涉及，這就決定了秘書(shū)工作也是一項(xiàng)綜合性的工作。其次，它不分管某一方面的具體業(yè)務(wù)，卻和各職能部門發(fā)生經(jīng)常的聯(lián)系，因此它要綜合處理來(lái)自各部門各方面的信息，要了解各部門、各個(gè)方面的工作情況，要綜合協(xié)調(diào)各部門各方面的關(guān)系，還要處理機(jī)關(guān)的許多行政雜務(wù)，包括一些臨時(shí)性、突發(fā)性而又不屬于哪個(gè)職能部門管的事物。因此，秘書(shū)人員是否具有較高的職業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低，關(guān)系黨和國(guó)家方針政策的正確貫徹及各項(xiàng)事業(yè)的興衰成敗。黨政機(jī)關(guān)對(duì)秘書(shū)人員的文字功底、書(shū)法水平、口頭表達(dá)能力和計(jì)算機(jī)操作運(yùn)用水平有著較高的要求，在日常的工作中要打好基礎(chǔ)功底，努力做一個(gè)多專、多能的合格秘書(shū)。

（三）合理分配角色

一個(gè)高效的秘書(shū)團(tuán)隊(duì)，應(yīng)根據(jù)每位成員的氣質(zhì)（如膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)）和專業(yè)背景（如文科、理科、工科）以及能力結(jié)構(gòu)（如行動(dòng)型、思考型、事務(wù)型）等個(gè)人體質(zhì)分配其在團(tuán)隊(duì)中的角色。在設(shè)置好角色的同時(shí)，還必須對(duì)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行崗位分工，定職定責(zé)。只有職責(zé)明確，才能使團(tuán)隊(duì)成員迅速進(jìn)入角色，將角色的職責(zé)演繹到位，保證工作的落實(shí)和任務(wù)的完成。切實(shí)提高秘書(shū)人員的執(zhí)行力，努力建設(shè)一支高質(zhì)量的秘書(shū)隊(duì)伍。

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