孫玉磊

摘 要：近年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)取得了較快的發(fā)展，并在各行各業(yè)中進(jìn)行廣泛應(yīng)用。信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，催生了電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案工作帶來(lái)了顛覆式的革命。在電子檔案管理工作中，不僅有效的避免了傳統(tǒng)檔案管理工作中的一些弊端，而且檔案管理工作效率和工作質(zhì)量大幅度提升，為檔案資源的有效利用起到了積極的促進(jìn)作用。文中分析了電子檔案管理工作的優(yōu)缺點(diǎn)，并進(jìn)一步對(duì)強(qiáng)化電子檔案管理工作的策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；優(yōu)點(diǎn)；弊端；管理規(guī)范；安全

一直以來(lái)我國(guó)檔案載體都是以紙質(zhì)為主，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案出現(xiàn)，硬盤(pán)、光盤(pán)及磁性介質(zhì)成為電子檔案的載體，這也使檔案信息依托于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了有效存儲(chǔ)，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的傳送和處理。電子檔案管理以其便捷性和高效性的特點(diǎn)獲得人們的青睞，使人們獲取檔案信息更加便利、快捷?？梢哉f(shuō)電子檔案的出現(xiàn)，為檔案信息資源的有效利用創(chuàng)造了良好的條件。

1 電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)分析

（一）電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

在電子檔案管理工作中，無(wú)紙化辦公作為其最顯著的特點(diǎn)，這在一定程度上降低對(duì)于紙質(zhì)文件的使用數(shù)量，實(shí)現(xiàn)了資源的節(jié)約。而且電子檔案數(shù)字存儲(chǔ)形式，有效的節(jié)約了存儲(chǔ)空間。電子檔案在檔案信息歸檔、存儲(chǔ)和查詢(xún)等方面都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效的提高了檔案管理工作的效率，檔案信息查詢(xún)更具便利性和時(shí)效性，為檔案信息的傳遞和共享奠定了良好的基礎(chǔ)。電子檔案能夠向使用者提供拷貝，使用者能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案信息查詢(xún)，不僅方便快捷，而且辦事效率全面提升。電子檔案在使用過(guò)程中還可以利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸，打破了時(shí)空的限制。日常檔案信息查詢(xún)時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵字就能夠找到自己所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

（二）電子檔案管理的弊端

電子檔案存儲(chǔ)過(guò)程中，信息載體存在老化和變質(zhì)的情況，使存儲(chǔ)的檔案信息無(wú)法讀取。因此需要重視電子檔案信息的備份工作，并充分的利用云技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效保護(hù)。在電子檔案管理工作中，由于具體操作程序較為復(fù)雜，這就對(duì)檔案管理人員的技能和素質(zhì)提出了更高的要求。因此在電子檔案管理工作中，需要重視檔案管理人員的日常技術(shù)和素質(zhì)的培訓(xùn)，以此來(lái)提高電子檔案信息的真實(shí)性和可靠性。另外，電子檔案信息一直面臨著嚴(yán)重的安全問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性特點(diǎn)，電子檔案信息在面臨黑客攻擊和病毒的侵襲，電子檔案在數(shù)據(jù)傳輸和共享過(guò)程中檔案信息安全受到較大的威脅，因此需要加快提升電子檔案信息安全技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息的有效保護(hù)。

2 強(qiáng)化電子檔案管理的措施

（一）制定科學(xué)合理的電子檔案管理規(guī)范

科學(xué)合理的電子檔案管理規(guī)范是解決當(dāng)下電子檔案管理問(wèn)題的關(guān)鍵。電子檔案的突出特點(diǎn)是信息含量大，信息分類(lèi)清晰而明確，所以在電子檔案管理規(guī)范的制定過(guò)程中一定要將管理工作細(xì)化到每個(gè)環(huán)節(jié)，不論是檔案的建立與處理，還是檔案的保管與更新都要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，從而能夠有效避免客戶(hù)信息的丟失或者信息錄入錯(cuò)誤以及惡意篡改客戶(hù)信息，進(jìn)而保證電子檔案的真實(shí)性。通過(guò)建立健全電子檔案管理規(guī)范，有效地對(duì)檔案管理的相關(guān)工作人員的工作行為進(jìn)行約束，對(duì)檔案管理部門(mén)的職能進(jìn)行有效限制，從而為電子檔案管理工作營(yíng)造一個(gè)良好的環(huán)境。此外，為了能夠?yàn)闄n案原件提供更好的保護(hù)，要優(yōu)化電子計(jì)算機(jī)以保證軟件的兼容性，要完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗(yàn)收方式以保證文件安全，要制定嚴(yán)密的密集電子文件的特殊管理規(guī)定，這樣能夠柜檔案文件的原始性和真實(shí)性以及安全性進(jìn)行三維保障。

（二）統(tǒng)一電子檔案管理軟件

近年來(lái)我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，有效的推進(jìn)了檔案管理的信息化進(jìn)程。在當(dāng)前電子檔案管理工作中，離不開(kāi)軟件的支持。因此電子檔案管理工作中，需要統(tǒng)一電子檔案管理軟件，及時(shí)對(duì)電子檔案管理軟件進(jìn)行升級(jí)，這樣不同檔案管理系統(tǒng)中檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)有效的共享。要想實(shí)現(xiàn)電子檔案管理軟件的統(tǒng)一，需要政府相關(guān)部門(mén)要積極進(jìn)行引導(dǎo)，加大對(duì)檔案電子化進(jìn)程的監(jiān)督。同時(shí)還要重視檔案管理人員的日常培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，針對(duì)于軟件的升級(jí)要不斷的提升檔案管理人員的技能，從而更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理。在實(shí)際工作中，檔案管理人員還要進(jìn)一步對(duì)不同種類(lèi)的文件和規(guī)程和畫(huà)質(zhì)進(jìn)行規(guī)范，這樣不同電子檔案系統(tǒng)之間能夠?qū)崿F(xiàn)信息有效交流，為檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造良好的條件。

（三）提高電子檔案的保存質(zhì)量

一是物理層面，即對(duì)電子檔案的光盤(pán)和磁盤(pán)等進(jìn)行保存。這些光盤(pán)或者磁盤(pán)是有化學(xué)材料制成的，在不同的溫度和濕度以及磁場(chǎng)中會(huì)發(fā)生不同的化學(xué)變化，例如，高溫下容易變形，強(qiáng)磁場(chǎng)中會(huì)消磁，其結(jié)果都是一樣的，即磁盤(pán)信息無(wú)法讀取。為了提高電子檔案的保存質(zhì)量，要對(duì)其物理環(huán)境進(jìn)行保護(hù)，具體的保護(hù)方法可以參考光盤(pán)或者磁盤(pán)的使用說(shuō)明書(shū)?？茖W(xué)技術(shù)和信息化程度的急速發(fā)展下，光盤(pán)和磁盤(pán)的材料也在發(fā)生變化，所以其所需要的適宜的物理環(huán)境也在變化，保存時(shí)要嚴(yán)格按照相應(yīng)的說(shuō)明書(shū)來(lái)進(jìn)行。

二是信息安全層面，即保護(hù)檔案文件免于黑客和電腦病毒的襲擊?；ヂ?lián)網(wǎng)在將信息在虛擬空間實(shí)現(xiàn)信息互通和共享的同時(shí)，也將大量信息暴露在公共空間，部門(mén)不法分子運(yùn)用高科技手段盜取個(gè)人或者企業(yè)信息以威脅其安全。檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案信息的安全進(jìn)行全力保障，對(duì)檔案系統(tǒng)的文件傳輸技術(shù)和文件傳輸環(huán)境進(jìn)行高度慮化和清潔。

（四）加強(qiáng)電子檔案的安全

通過(guò)建立檔案信息備份和恢復(fù)系統(tǒng)，這是針對(duì)電子檔案安全隱患的重要技術(shù)性措施。同時(shí)還要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，通過(guò)對(duì)用戶(hù)信息驗(yàn)證、訪(fǎng)問(wèn)和調(diào)閱權(quán)限設(shè)置、安裝防毒殺毒軟件、建立防火墻等一系列技術(shù)措施來(lái)有效的防范病毒和黑客對(duì)電子檔案的破壞和威脅。對(duì)于部分重要檔案信息，可以采用雙重歸檔法，即在對(duì)電子檔案信息進(jìn)行保存的同時(shí)，還要將電子文件制成拷貝進(jìn)行存檔案保管，有效的保證重要檔案信息的安全。

3 結(jié)束語(yǔ)

相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，電子檔案管理工作效率有了較大程度的提升，其具有傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。但在當(dāng)前較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案和紙質(zhì)檔案還會(huì)處于共存的局面，因此要處理好電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理工作之間的關(guān)系。并在實(shí)際工作中努力提高電子檔案管理工作水平，更好的發(fā)揮出電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，為檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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