邢曉玲

【摘要】現(xiàn)代化綜合性醫(yī)院的發(fā)展，與醫(yī)療設備的投入有很大關系，而醫(yī)療設備的日常使用、保養(yǎng)和維護都需要以設備檔案作為指導和依據(jù)。因此，加強醫(yī)療設備檔案管理工作，對提升綜合性醫(yī)院的醫(yī)療服務水平，提高醫(yī)院綜合運營效益具有關鍵作用。基于此，本文對醫(yī)療設備檔案管理相關問題進行探討，并提出幾點措施及對策，希望對改進、提高綜合性醫(yī)院設備管理水平有所裨益。

【關鍵詞】綜合性醫(yī)院設備檔案；管理；問題；對策

醫(yī)療設備的先進程度是衡量綜合性醫(yī)院現(xiàn)代化水平的重要指標，如何做好醫(yī)療設備儀器的購置、維護與管理是醫(yī)院管理工作的重點，而要想管理好、維護好醫(yī)院醫(yī)療設備，就必須重視對設備檔案的管理工作。因此，如何促進綜合性醫(yī)院醫(yī)療設備檔案的管理，增強設備檔案管理人員的意識，改進并有效地解決醫(yī)院設備檔案管理存在的不足，挖掘并利用設備檔案資源，充分發(fā)揮設備檔案在醫(yī)院管理中的作用，正是本文所探討的內(nèi)容。

一、綜合性醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)療設備檔案管理的部門歸屬不明。醫(yī)療設備檔案的管理涉及多個部門。如作者所在的醫(yī)院，是三級甲等醫(yī)院，目前正在使用的中大型醫(yī)療設備有1350臺，其中2015年購置中大型醫(yī)療設備50臺，2016年1至10月購置38臺。形成的設備檔案1264卷，其中萬元以下335卷，1-5萬元436卷，5-20萬元265卷，20萬元以上228卷。這些醫(yī)療設備前期的采購以及日常維護、保養(yǎng)屬于醫(yī)療設備科，具體使用則是由使用科室進行操作，設備檔案管理部門則負責檔案的采集、照管和調(diào)用。但在實際的醫(yī)療設備檔案管理過程中，各部門之間未明確分清職責，工作不協(xié)調(diào)，重點是未明確醫(yī)療設備檔案管理權限的歸屬，沒有一個具體的部門來統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、負責檔案的管理工作。在實際檔案管理過程中，往往出現(xiàn)以下情形：管理科室僅僅關注設備的考察、議價和采購；使用科室僅僅關注設備的安裝、調(diào)試和驗收，而對于醫(yī)療設備相關資料的采集、保管則予以選擇性忽視，從而未能形成完整的設備檔案。

（二）醫(yī)療設備檔案管理制度不健全。目前綜合性醫(yī)院醫(yī)療設備檔案的管理工作重視不夠，相當一部分醫(yī)院未認識到醫(yī)療設備檔案管理工作的重要性，導致設備檔案管理活動混亂無序，缺乏一定的系統(tǒng)性和科學性，普遍未建立規(guī)范的、有效的規(guī)章制度，重視文書檔案或人事檔案的管理，形成管理規(guī)范，忽視了對醫(yī)療設備檔案的管理，相關部門的職責分工不明確，互相推諉，醫(yī)院管理部門缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段，難以協(xié)調(diào)三者的關系，造成醫(yī)療設備檔案管理混亂，不能及時、有效地提供給維修人員使用，不能很好地服務于臨床、醫(yī)技科室，甚至造成檔案遺失的現(xiàn)象。比如未建立完整適用的醫(yī)療設備檔案管理系統(tǒng)，設備檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，未能充分發(fā)揮設備檔案的作用和深入挖掘設備檔案的深層價值等。2015年筆者所在的醫(yī)院新購進一臺高新設備，因檔案管理員未按要求登記借閱，造成購置合同遺失，給醫(yī)院帶來難以挽回的損失。因此應充分重視醫(yī)療設備檔案的規(guī)范管理，醫(yī)療設備檔案管理作為一項經(jīng)常性、系統(tǒng)性的工作，是醫(yī)院醫(yī)療設備穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的重要技術支持和保障。

（三）設備檔案管理人員專業(yè)培訓未完善。醫(yī)院對設備檔案重視不足，認為設備檔案是一項無關緊要的工作，常常由設備維修人員或其他行政管理人員兼任設備檔案管理員，甚至沒有經(jīng)過專門的檔案管理培訓，更不可能選擇檔案專業(yè)技術人員來擔任設備檔案管理員。由于缺乏專業(yè)的檔案管理技能與知識，對檔案管理的具體內(nèi)容不了解、不熟悉，導致出現(xiàn)檔案文件保管分散、檔案資料采集不完整等問題。同時，由于部分資料散布于使用科室或基層維修人員手中，收集起來比較困難，個別情況下還會出現(xiàn)資料殘缺丟失的問題。此外，部分醫(yī)院未制定完善的借閱制度，檔案的借閱和歸還手續(xù)不規(guī)范，加之檔案管理人員更換頻繁，移交手續(xù)不清，對于一些久借未歸檔的資料未能及時進行催還，最終導致設備檔案的永久遺失。

二、提升醫(yī)療設備檔案管理水平的途徑

（一）提高醫(yī)療設備檔案管理意識。首先必須從院領導到具體管理人員都要從思想上認識到醫(yī)療設備檔案管理的重要性以及必需性。對于綜合性醫(yī)院來說，醫(yī)療設備是醫(yī)院現(xiàn)代化水平的體現(xiàn)，更是保障其長期經(jīng)營以及今后發(fā)展的重要因素。認識到設備檔案的重要性才能最大程度提高設備的使用效率，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理水平。在醫(yī)療設備的日常使用中，設備檔案可以提供或記錄設備各方面的信息，為醫(yī)院管理層制定相關決策提供可靠依據(jù)，提高采購活動的科學性、有效性，防止貴重儀器的閑置浪費，實現(xiàn)醫(yī)療資源的科學配置。醫(yī)療設備從最初的論證、議價、采購，到設備的調(diào)試、使用、維修，再到最后的淘汰、更換，需要經(jīng)歷一個周期性的過程，整個過程與設備檔案的管理密不可分。因此，作為醫(yī)院的管理者，應該把設備檔案的管理列為醫(yī)院的重點工作之一。

（二）明確醫(yī)療設備檔案收集的內(nèi)容。要做好設備檔案的收集工作，保證檔案內(nèi)容的完整性，首先要明確需要收集的內(nèi)容，一般來說醫(yī)療設備檔案內(nèi)容主要源自兩個方面：一是采購過程中產(chǎn)生的文件。二是使用過程中形成的各種資料。因此完整的醫(yī)療設備檔案內(nèi)容也應包括兩大方面：一是院務會議上討論同意采購立項的會議紀要，以及采購過程中簽定的具有法律依據(jù)的合同書；與設備配套的相關證件、說明書、手冊等。二是設備使用期間形成的一些記錄性資料，包括使用記錄、維護記錄、合格證、設備使用的效益分析等，這些都可以為后續(xù)的售后服務、維修活動以及日后購買設備提供有效的參考和依據(jù)。其中，對于合同書的收集主要是為了保證各項合同條款的有效性，防止醫(yī)院的合法權益遭到侵害；對于設備說明的收集則是為后續(xù)的檢測和維護提供原始的技術資料支持，從而維護設備的安全、穩(wěn)定運行。當醫(yī)療設備進入報廢環(huán)節(jié)時，需要根據(jù)設備檔案中記錄的資料來進行報廢審核，以評估設備的真實價值，確保資產(chǎn)的合理報廢，杜絕資產(chǎn)的流失和浪費。由此可見，醫(yī)療設備檔案與醫(yī)院的各項管理活動息息相關，日常收集過程中應注意把醫(yī)療設備在論證立項采購、安裝監(jiān)測檢查、故障維修、日常維護以及審核報廢等過程中產(chǎn)生的相關檔案資料及時、準確地收集到設備檔案中。

（三）完善醫(yī)療設備檔案管理制度。建立一套科學、完善的規(guī)章制度是醫(yī)療設備檔案工作走向規(guī)范化、法制化的重要基礎。根據(jù)綜合性醫(yī)院的實際工作情況，以《檔案法》等法律法規(guī)為準繩，建立一套適用于本單位工作的醫(yī)療設備檔案制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調(diào)用、借閱等各個環(huán)節(jié)有章可循，使醫(yī)院設備檔案管理步入標準化、制度化的正軌，從而真正挖掘設備檔案的潛在價值，確保醫(yī)療設備的正常使用，提高醫(yī)療設備的使用效率，為醫(yī)院的醫(yī)療、教研工作奠定堅實保障。另外，要從當前的設備保養(yǎng)、維修人員以及檔案管理工作人員中選出一批思想素質(zhì)較高、專業(yè)能力過硬的人員來組建一支專門負責設備檔案管理活動的檔案工作小組，并由醫(yī)院檔案中心進行統(tǒng)籌管理，以充分協(xié)調(diào)醫(yī)院的設備檔案管理工作，并具體負責檔案管理制度的編制和修訂。

（四）加大醫(yī)療設備檔案管理的硬件以及軟件設施投入。要做好設備檔案的管理，提高醫(yī)療設備檔案管理重要性是第一步，同時重視硬件和軟件設施的投入，還應給檔案管理工作提供必要的條件。應按要求嚴格選擇設備檔案管理場所和設備檔案存放的庫房。其次，應配備設備檔案管理的工具，如空調(diào)、密集架（或文件柜）、防磁柜、除濕機、加濕器、溫濕度計、打印機、掃描儀、二氧化碳滅火器等。第三，應引進先進的設備檔案智能化管理系統(tǒng)，促進設備檔案管理的信息化，信息化的基礎硬件設施主要包括網(wǎng)絡設備、服務器、存儲設備、安全設備、檔案數(shù)字化加工設備以及其他支撐設備等，同時做好軟件建設，選擇適用的設備檔案管理軟件，有條件的綜合性醫(yī)院可根據(jù)本院特點來自行研發(fā)一套功能全面、使用方便的設備檔案管理系統(tǒng)，并設置相應的檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時做好檢索設計等配套工作，以滿足醫(yī)院的檔案信息檢索需求。此外，還要增加一套檔案統(tǒng)計分析工具，為檔案管理、數(shù)據(jù)分析提供詳細、準確的統(tǒng)計信息，以更好地為醫(yī)院工作提供便利。

（五）重視醫(yī)療設備檔案管理人員的配備。作為醫(yī)療設備檔案管理的具體執(zhí)行者，檔案管理人員可以選擇檔案專業(yè)畢業(yè)的人員，或是熱愛檔案管理工作，具有檔案管理專業(yè)知識，熟悉檔案工作流程的人員。醫(yī)院應設置醫(yī)療設備檔案專職崗位，負責檔案管理的日常工作。根據(jù)單位的實際情況，規(guī)模較小、設備檔案較少，可設置檔案管理兼職人員，由醫(yī)院檔案中心統(tǒng)一管理，或規(guī)定在某時間段內(nèi)由使用科室具體來負責設備檔案的保管工作，做好檔案的整理、核查工作，然后將信息匯總后移交到設備管理科，經(jīng)管理科室審核無誤后，再送至檔案室進行保存。醫(yī)院的設備檔案管理人員要加強學習意識，積極了解《檔案法》《保密法》等與自身工作密切相關的法律法規(guī)，在頭腦中樹立依法治檔的思想觀念，在工作中嚴格遵守各項法律規(guī)章，切實做好檔案保密工作，加強檔案借閱管理，確保醫(yī)療設備檔案信息的可靠性、真實性，堅決杜絕檔案作假、檔案遺失等問題。

綜上所述，醫(yī)療設備檔案管理是確保醫(yī)院設備儀器得到有效利用的重要手段。為了充分發(fā)揮醫(yī)療設備使用價值，提高醫(yī)院醫(yī)療服務水平，必須加強醫(yī)療設備檔案信息的采集、分析，挖掘設備檔案的深層價值，提高醫(yī)院醫(yī)療設備的管理利用水平，為醫(yī)院實現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

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