◎夏廷獻(xiàn)

怎樣說(shuō)話才得體
——給年輕秘書(shū)工作者的一封信

◎夏廷獻(xiàn)

我剛剛參加工作，是一名新秘書(shū)。到了機(jī)關(guān)工作，領(lǐng)導(dǎo)要求大家說(shuō)話要注意分寸，我就很緊張，不知道哪些話是“犯忌諱”的，該怎么說(shuō)話才算得體？

——一名年輕秘書(shū)工作者的困惑

職場(chǎng)，是人生的又一所大學(xué)。年輕的秘書(shū)工作者們，你們是否也有這樣的困惑？一位好的老師，可以引領(lǐng)大家學(xué)到許多知識(shí)、少走一些彎路。今天，我們請(qǐng)一位老秘書(shū)工作者、秘書(shū)學(xué)專(zhuān)家為大家釋疑解惑。

年輕的秘書(shū)工作者們:

你們好！

無(wú)論你是在什么崗位上，大量的工作都是通過(guò)語(yǔ)言來(lái)完成的。在討論工作、個(gè)人交往等許多方面，一個(gè)人“會(huì)不會(huì)說(shuō)話”直接體現(xiàn)了他的能力和素質(zhì)。一個(gè)人品格的優(yōu)劣，水平的高低，一張嘴就自然流露了出來(lái)。我們工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，更要注意自覺(jué)維護(hù)機(jī)關(guān)形象，用得體的語(yǔ)言展現(xiàn)良好的素質(zhì)。

我在機(jī)關(guān)工作了三十多年，算是個(gè)“過(guò)來(lái)人”。我看到過(guò)許多同志因?yàn)椤暗湉目诔觥倍蠡谀??；诖耍摇巴诳招乃肌钡卣伊诵╆P(guān)于說(shuō)話的“常見(jiàn)病”，希望能對(duì)大家有所幫助。

人云亦云

適時(shí)、清楚、準(zhǔn)確、有分寸地表達(dá)自己的想法，為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，是作為秘書(shū)工作者必須具備的素質(zhì)。不該說(shuō)的時(shí)候說(shuō)，效果不好。該發(fā)表意見(jiàn)的時(shí)候不吭聲或者人云亦云，也是一種失職。

舉個(gè)例子:大學(xué)畢業(yè)生小王剛到機(jī)關(guān)時(shí)，開(kāi)會(huì)從來(lái)不發(fā)言。剛開(kāi)始，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為他是剛來(lái)不了解情況?？蓭讉€(gè)月過(guò)去了，他仍然不發(fā)言，領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議時(shí)指定要他發(fā)言，他才說(shuō)幾句不痛不癢的話。再后來(lái)，雖然主動(dòng)發(fā)言了，但總是人云亦云地附和別人幾句，自己的見(jiàn)解是什么，總是不明確。兩三年下來(lái)，依然故我。久而久之，大家都覺(jué)得他沒(méi)有主見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)也不再征詢(xún)他的意見(jiàn)了。與他同時(shí)進(jìn)機(jī)關(guān)的年輕同志都得到了重用，他卻被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為 “能力不夠”，不敢委以重任。

匯報(bào)情況、開(kāi)會(huì)發(fā)言、同行議事，總要有自己的見(jiàn)解——想法、主張、意見(jiàn)、建議、打算、請(qǐng)求等，否則就起不到交流——讓聽(tīng)者接受、贊成、支持的作用，也就失去了“說(shuō)”的目的和意義。在研究工作時(shí)，要說(shuō)出自己的心里話，怎么想的就怎么說(shuō)，不要人云亦云。作為秘書(shū)工作者，為領(lǐng)導(dǎo)提供建議作參考是題中應(yīng)有之義。領(lǐng)導(dǎo)需要集思廣益，以便全面了解情況，作出正確決策。有些人覺(jué)得少說(shuō)話就是“明哲保身”，這種想法其實(shí)是不負(fù)責(zé)任的。而且，任何有水平、有能力的領(lǐng)導(dǎo)，都不會(huì)欣賞沒(méi)有想法、沒(méi)有主見(jiàn)的人。

自吹自擂

希望得到領(lǐng)導(dǎo)和同事們的肯定和贊譽(yù)，是人之常情。但這個(gè)肯定和贊譽(yù)，應(yīng)該是別人的客觀評(píng)價(jià)，不應(yīng)該是自己吹出來(lái)的。

辦公室經(jīng)常會(huì)組織幾個(gè)“筆桿子”一起合作完成重要公文的撰寫(xiě)工作。某機(jī)關(guān)辦公室的秘書(shū)小張參與了本單位“五年規(guī)劃”起草組的工作，規(guī)劃的指導(dǎo)思想、目標(biāo)責(zé)任、方法步驟、保障措施等“綱目”是起草組成員多次討論后確定下來(lái)的，小張只承擔(dān)了其中一個(gè)小題目的撰寫(xiě)。材料完成后，小張?jiān)陬I(lǐng)導(dǎo)和其他同事面前到處吹噓自己在研究綱目和具體撰寫(xiě)中如何作出了大貢獻(xiàn)。小張?jiān)耄灰诖蠹矣∠笾?，自己很有思想、?xiě)作能力很強(qiáng)就可以了，沒(méi)想到領(lǐng)導(dǎo)在總結(jié)會(huì)上著力表?yè)P(yáng)了小張。小張?jiān)陬I(lǐng)導(dǎo)的表?yè)P(yáng)聲中，看到起草組其他成員鄙視的目光，如坐針氈……

總結(jié)、匯報(bào)工作必須要講到成績(jī)時(shí)，如實(shí)地講講是應(yīng)該的。但如果自吹自擂、言過(guò)其實(shí)，只吹過(guò)五關(guān)不說(shuō)走麥城，或者把一分功勞說(shuō)成了十分，那你在別人眼里就只是一個(gè)“光說(shuō)不練的假把式”。秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，更應(yīng)該戒驕戒躁。有成績(jī)擺在那里，自己不說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)和同事們也能看得見(jiàn)，沒(méi)有必要到處吹噓。

喧賓奪主

在對(duì)外交往場(chǎng)合，把握“話”的深淺——說(shuō)不說(shuō)，說(shuō)多少，說(shuō)到什么程度才恰到好處，也是一門(mén)學(xué)問(wèn)。作為秘書(shū)工作者，在領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)的情況下不要說(shuō)語(yǔ)氣較重的“硬話”，以免“喧賓奪主”。

某縣政府辦公室秘書(shū)小陳工作能力很強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他也很信任。一年秋天，天氣預(yù)報(bào)說(shuō)寒流要提前到來(lái)，縣里決定盡快完成秋收任務(wù)，防止減產(chǎn)。小陳跟隨一位副縣長(zhǎng)到某鄉(xiāng)督促秋收。到了鄉(xiāng)里，發(fā)現(xiàn)大片成熟的農(nóng)作物還沒(méi)收割，副縣長(zhǎng)就把鄉(xiāng)長(zhǎng)找來(lái)問(wèn)是怎么回事。鄉(xiāng)長(zhǎng)解釋說(shuō)是因?yàn)闄C(jī)械化程度低，外出打工的人又多，所以進(jìn)度就慢了。副縣長(zhǎng)問(wèn)鄉(xiāng)長(zhǎng)打算怎么辦，鄉(xiāng)長(zhǎng)為難地說(shuō):“沒(méi)什么好辦法?！毙￡愐宦?tīng)不高興了，副縣長(zhǎng)還沒(méi)說(shuō)話，他就說(shuō):“沒(méi)辦法也得想辦法，一定要在寒流到來(lái)之前完成任務(wù)！”鄉(xiāng)長(zhǎng)一聽(tīng)就火了，說(shuō):“你算老幾呀，用得著你指手畫(huà)腳?！备笨h長(zhǎng)趕快打圓場(chǎng)，指示鄉(xiāng)長(zhǎng)請(qǐng)求當(dāng)?shù)仄髽I(yè)和駐軍幫忙。事后，副縣長(zhǎng)對(duì)小陳說(shuō)，你用心是好的，但不應(yīng)該那樣對(duì)鄉(xiāng)長(zhǎng)說(shuō)話。回到縣城，辦公室主任問(wèn)副縣長(zhǎng)，小陳表現(xiàn)怎么樣，副縣長(zhǎng)笑笑說(shuō):“這小子有點(diǎn)兒愣?！敝魅温?tīng)到這個(gè)評(píng)價(jià)，覺(jué)得臉上無(wú)光，對(duì)小陳也開(kāi)始留意了起來(lái)。一留意便發(fā)現(xiàn)小陳果真“有點(diǎn)兒愣”——這樣的秘書(shū)不適合在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，于是便把他調(diào)離了。

小陳的問(wèn)題就在于沒(méi)有擺正自己的位置。秘書(shū)陪同領(lǐng)導(dǎo)下基層，應(yīng)該做好參謀助手工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)廣泛了解情況，而不是代替領(lǐng)導(dǎo)下指示，更不能出言不遜。

出言不遜

這里所謂的“出言不遜”，就是指說(shuō)話傲慢不客氣。秘書(shū)絕對(duì)不能擺“二首長(zhǎng)”的架子，說(shuō)話尤其不能頤指氣使。即使是沒(méi)有商量余地的事，說(shuō)話的態(tài)度還是要注意。對(duì)一般非指令性的事務(wù)，更應(yīng)該以商量的口吻表述，不要以生硬的“知會(huì)”語(yǔ)氣“通知”，那樣是難以取得預(yù)期效果的。

某單位領(lǐng)導(dǎo)指示年終進(jìn)行一次為期一周的車(chē)輛安全檢查。辦公室主任讓秘書(shū)小孫把機(jī)關(guān)下屬各單位分管車(chē)輛的同志找來(lái)，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，并根據(jù)實(shí)際情況討論制訂一個(gè)計(jì)劃，然后分步實(shí)施。小孫覺(jué)得這件事是單位主要領(lǐng)導(dǎo)指示要辦的，不會(huì)有什么“阻力”，就沒(méi)有把各單位的負(fù)責(zé)同志找來(lái)協(xié)商，而是自己制訂了一個(gè)計(jì)劃發(fā)了下去。在沒(méi)有征求牽頭部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)的情況下，就把這些部門(mén)的人員列進(jìn)了 “檢查組成員名單”，確定了某日某時(shí)為檢查組成員第一次碰頭會(huì)。

到了某日某時(shí)，牽頭部門(mén)的四名成員只到了兩名。小孫馬上打電話到其中一個(gè)部門(mén)，語(yǔ)氣很“沖”地問(wèn):“你們那個(gè)誰(shuí)誰(shuí)誰(shuí)怎么到現(xiàn)在還不來(lái)開(kāi)會(huì)？”對(duì)方問(wèn):“開(kāi)什么會(huì)？”小孫說(shuō):“開(kāi)檢查組成員會(huì)?！睂?duì)方問(wèn):“誰(shuí)把他列進(jìn)去的？”小孫說(shuō):“我列的，怎么了？”對(duì)方問(wèn):“你征求過(guò)誰(shuí)的意見(jiàn)？”小孫說(shuō):“他不是分管車(chē)輛嗎，還征求什么意見(jiàn)？”對(duì)方說(shuō):“你就這么連個(gè)招呼也不打，就把我們的人拉到檢查組，合適嗎？他現(xiàn)在外地出差，不能參加這個(gè)會(huì)了?！闭f(shuō)完掛了電話。人不齊，碰頭會(huì)沒(méi)有開(kāi)成，這項(xiàng)工作進(jìn)行不下去，小孫只好向辦公室主任匯報(bào)。主任又只好親自出面和各部門(mén)協(xié)調(diào)，重新啟動(dòng)。檢查工作結(jié)束后，辦公室主任把小孫狠批了一頓，說(shuō):“不要以為有領(lǐng)導(dǎo)的指示就可以氣壯如牛，不把其他部門(mén)當(dāng)回事。”小孫只有點(diǎn)頭稱(chēng)是。

類(lèi)似的“常見(jiàn)病”還有很多:隨便打斷別人談話，擾亂人家的思路；注意力不集中，迫使別人再次重復(fù)講過(guò)的話；連珠炮似地發(fā)問(wèn)，讓人難以應(yīng)付；對(duì)別人的提問(wèn)漫不經(jīng)心，讓人感覺(jué)難以交流；輕率地下結(jié)論，借以表現(xiàn)自己內(nèi)行；總是滔滔不絕、只說(shuō)不聽(tīng)地“唱獨(dú)角戲”；不斷地冒出口頭禪，例如張口一串“這個(gè)”“那個(gè)”“對(duì)吧”……

心正則言正，心美則言美。要用美的語(yǔ)言，感染和說(shuō)服交談對(duì)象，達(dá)到同對(duì)方交流的目的。要做到這一點(diǎn)，首先要端正好自己的心態(tài)，尊重他人，以平等、真誠(chéng)、與人為善的態(tài)度說(shuō)話。要言之有據(jù)，不能無(wú)根據(jù)地責(zé)備、批評(píng)、抱怨，更不可說(shuō)教、攻擊，絕不能出口傷人。

最后，祝你們一切順利！

你們的朋友:夏廷獻(xiàn)

（摘自《秘書(shū)工作》）