摘 要：本文主要以石油化工工程項(xiàng)目為例，分析了石化工程項(xiàng)目中采購(gòu)文檔的重要性，并介紹了為了針對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中采購(gòu)文檔存在的問(wèn)題，LPEC采用的各種策略。

關(guān)鍵詞：石油化工工程項(xiàng)目；采購(gòu)；文檔管理

為促進(jìn)工程技術(shù)的發(fā)展及在國(guó)際上承擔(dān)業(yè)務(wù)，國(guó)內(nèi)各工程公司不斷的借鑒歐美發(fā)達(dá)國(guó)家先進(jìn)的工程管理辦法，項(xiàng)目管理的分工及專(zhuān)業(yè)化也在不斷的深化，同時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目重要的一環(huán)文檔管理也提出了專(zhuān)業(yè)化要求，各工程公司也在培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的文檔管理人員。文檔管理不僅伴隨著項(xiàng)目的始終階段，并且是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的重要管理手段之一，目前國(guó)內(nèi)各工程公司的項(xiàng)目管理手冊(cè)中及實(shí)施規(guī)劃中，都有專(zhuān)門(mén)的篇章描述文檔管理的內(nèi)容，并在實(shí)施過(guò)程中有專(zhuān)人執(zhí)行及監(jiān)督。

而在EPC項(xiàng)目中的費(fèi)用權(quán)重會(huì)占到65%-75%采購(gòu)，文檔管理更是重中之重，尤其是招標(biāo)過(guò)程中采購(gòu)文檔的管理及保存更是提高到了法律法規(guī)的高度，招標(biāo)過(guò)程中的采購(gòu)文檔更是項(xiàng)目結(jié)束后審查的重要一環(huán)。

石油化工工程的采購(gòu)文檔管理的特殊性，促使各石化工程公司在不斷的借鑒國(guó)外的先進(jìn)管理方式的同時(shí)，也根據(jù)國(guó)內(nèi)由圖書(shū)管理發(fā)展而來(lái)信息管理技術(shù)采取了更細(xì)致的電子化文檔管理要求，如LPEC正在采用的采購(gòu)集成管理系統(tǒng)軟件及DOCUMENTUM軟件。

1 工程項(xiàng)目中采購(gòu)文檔的管理方法

石油化工工程項(xiàng)目的采購(gòu)文檔主要有采購(gòu)文檔結(jié)構(gòu)和文件編號(hào)、項(xiàng)目采購(gòu)策劃階段、項(xiàng)目采購(gòu)實(shí)施過(guò)程、采購(gòu)收尾過(guò)程所形成的書(shū)面資料（包括相應(yīng)的.pdf、.doc、.xls等電子文檔）。

1.1 采購(gòu)文檔的編號(hào)管理

在石油化工項(xiàng)目中采購(gòu)管理文件的編碼結(jié)構(gòu)與項(xiàng)目管理文件的編碼結(jié)構(gòu)相同，文件編制人使用的文件編號(hào)格式按照規(guī)定執(zhí)行，項(xiàng)目采購(gòu)文件編號(hào)及縮寫(xiě)代碼也是由專(zhuān)門(mén)的文件規(guī)定。不僅文件的編號(hào)有統(tǒng)一規(guī)定，同一個(gè)文件的不同版本也有專(zhuān)門(mén)的要求。

以青海鹽湖化工項(xiàng)目為例，其采購(gòu)文件編號(hào)如下：

427091-0000-PRVA-CCT-0001

1）項(xiàng)目名稱(chēng)代碼，如427091代表青海鹽湖

2）裝置代碼，如0000

3）采買(mǎi)物資類(lèi)別代碼，如PRVA

4）采買(mǎi)階段代碼，如CCT代表合同；

5）流水號(hào)，如0001代表第一份合同

1.2 采購(gòu)文檔的電子化

隨著由圖書(shū)管理發(fā)展而來(lái)信息管理技術(shù)的發(fā)展，以前的紙質(zhì)文件為載體的文檔管理方式也發(fā)生了重要變化，信息化后電子文檔管理及查詢(xún)更加方便、快捷。

1.3 采購(gòu)文檔的保密管理方案

為保護(hù)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中帶密級(jí)的文件，LPEC專(zhuān)門(mén)編制了14A306《內(nèi)部保密事項(xiàng)管理規(guī) 定》執(zhí)行，同時(shí)對(duì)不帶密級(jí)的采購(gòu)文件應(yīng)按其在項(xiàng)目中的受控情況分為受控文件和非受控文件。根據(jù)需要對(duì)不同級(jí)別的員工采取不同的權(quán)限。

2 采購(gòu)文檔管理存在的不足及解決辦法

在LPEC的每個(gè)涉及到采購(gòu)的項(xiàng)目都設(shè)置有專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)文檔管理人員，但是由于有時(shí)采購(gòu)文檔管理人員缺乏采購(gòu)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)采購(gòu)管理也屬于高風(fēng)險(xiǎn)管理，各項(xiàng)目必須獨(dú)立存放文檔便于查詢(xún)及審計(jì)，這也需要各項(xiàng)目有獨(dú)特的項(xiàng)目管理模式，LPEC為此專(zhuān)門(mén)編制了《項(xiàng)目采購(gòu)文檔管理規(guī)定》，以此文件為基準(zhǔn)，各項(xiàng)目又編制了符合項(xiàng)目需求的《XX項(xiàng)目采購(gòu)文檔管理規(guī)定》。同時(shí)又采取了采購(gòu)合同負(fù)責(zé)制，將采購(gòu)合同分配到每個(gè)采購(gòu)工程師，每種需要采買(mǎi)的物資管理任務(wù)從一而終，采取采購(gòu)文檔與采買(mǎi)工程師交叉管理的方式。

為了使電子文檔的信息規(guī)范化，LPEC專(zhuān)門(mén)編制了《采購(gòu)文檔管理及控制規(guī)定》、《采購(gòu)文檔驗(yàn)收及收存規(guī)定》、《采購(gòu)文檔矩陣化管理規(guī)定》等一系列文件，對(duì)存檔文件的格式、方式都做了詳細(xì)規(guī)定。同時(shí)LPEC又采用了雙重化電子信息化的采購(gòu)文檔管理要求，從接收到請(qǐng)購(gòu)單開(kāi)始，到最后的結(jié)算文件信息全部不僅保存在采購(gòu)集成管理系統(tǒng)里面，同時(shí)也保存在DOCUMENTUM軟件里面，雙份存檔，避免服務(wù)器出現(xiàn)問(wèn)題造成的信息丟失，這樣使文檔管理的更科學(xué)化，也使文檔管理的周期性得到了加強(qiáng)。

3 結(jié)論

采購(gòu)文檔管理在項(xiàng)目管理中雖然是細(xì)致繁瑣的，但又及其重要， LPEC經(jīng)過(guò)二十多年的石油化工工程項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)，針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的采購(gòu)文檔管理存在的問(wèn)題，逐一不僅通過(guò)制度化、規(guī)范化來(lái)解決，而且還結(jié)合不斷發(fā)展的信息管理技術(shù)，通過(guò)集思廣益，運(yùn)用創(chuàng)造性思維，把復(fù)雜繁瑣的采購(gòu)文檔管理工作變得簡(jiǎn)單化、規(guī)范化和模板化。使得采購(gòu)文檔管理不僅保持在項(xiàng)目運(yùn)行平臺(tái)上，也方便了文檔的查閱及檢索，使得采購(gòu)文檔管理能夠有效的服務(wù)于石油化工工程項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)文檔管理的意義。

作者簡(jiǎn)介

黃曉萍（1968-），女，河南洛陽(yáng)人，專(zhuān)科。