何文斌

摘 要：機(jī)關(guān)照片檔案管理工作在機(jī)關(guān)單位的管理工作中屬于不可或缺的一部分，但是在現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)照片管理工作存在著較多的問(wèn)題，間接地影響著機(jī)關(guān)單位整個(gè)管理工作的開(kāi)展。有效的提高機(jī)關(guān)單位檔案工作，一方面可以使管理工作的效率得到提高；另一方面，也可以很好的記錄當(dāng)前的工作，以便后期的工作考核以及調(diào)查工作的展開(kāi)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；照片檔案管理；有效性

照片檔案管理是指以攝影為主要方式來(lái)記錄和反映所屬機(jī)關(guān)工作的內(nèi)容、重要事件、相關(guān)活動(dòng)等等，是記錄和反映工作的重要依據(jù)和憑證。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的跨越式進(jìn)步，機(jī)關(guān)單位的工作、學(xué)習(xí)與各種活動(dòng)中產(chǎn)生的各種照片也逐漸的增多，這就對(duì)機(jī)關(guān)照片的管理提出了新的要求。因此，機(jī)關(guān)照片管理工作的有效性提高，是擺在當(dāng)前機(jī)關(guān)單位管理以及檔案管理人員面前的 緊要任務(wù)之一。

1 現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位照片管理工作中存在的主要問(wèn)題

（一）管理制度不夠健全

現(xiàn)階段，我國(guó)大部分的機(jī)關(guān)單位檔案已經(jīng)建立了相應(yīng)的照片檔案管理制度，但其管理制度依舊存在著較多的問(wèn)題。缺少系統(tǒng)的管理和具體的細(xì)節(jié)實(shí)施要求，包括照片的歸檔時(shí)間、歸檔范圍、保管條件、歸檔要求、利用范圍、權(quán)限設(shè)置等未做出相應(yīng)的規(guī)定。同時(shí)，監(jiān)督部門(mén)在機(jī)關(guān)單位照片檔案管理監(jiān)督方面不足，檔案管理部門(mén)在機(jī)關(guān)照片檔案管理中管理職責(zé)不夠明確，進(jìn)而使得照片檔案管理人員的積極性不足，從而制約照片檔案管理工作展開(kāi)。

（二）照片收集難度較大

在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理中，基本都是對(duì)文字類(lèi)、書(shū)面類(lèi)的檔案資料歸檔管理，因此，長(zhǎng)期以來(lái)，各個(gè)機(jī)關(guān)的檔案的管理人員都普遍對(duì)文字類(lèi)、書(shū)面類(lèi)的檔案資料歸檔管理重視度較高。這也就造成，在現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)檔案管理中，往往忽視對(duì)于照片檔案的管理，反映出當(dāng)前照片檔案管理效率低下的問(wèn)題。因?yàn)槿狈?duì)于照片檔案的重視，也直接的造成了照片收集的難度。同時(shí)，管理人員在照片管理工作中隨意性較大，意識(shí)薄弱。這些都是導(dǎo)致照片檔案收集難度較大，管理難統(tǒng)一的重要原因。

（三）照片整理方法不規(guī)范

照片檔案的管理不同于文書(shū)類(lèi)的檔案，在整理方法方面有著較為特殊的要求。這也就要求檔案管理工作人員對(duì)于其管理辦法進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，能夠規(guī)范的管理。比如，第一，對(duì)于機(jī)關(guān)單位的活動(dòng)所拍攝的照片，要做到時(shí)間、參與人員、事項(xiàng)等的多種分類(lèi)。第二，對(duì)于照片也應(yīng)該進(jìn)行篩選處理，將重要、突出主題與主體、拍攝清楚與美觀等照片篩選并保存歸檔。第三，由于信息安全的不確定性以及電腦操作的失誤等原因，對(duì)于照片檔案應(yīng)備份保存。

（四）保管工作要求不到位

照片檔案包括照片、電子數(shù)據(jù)、底片等多種形式，屬于包含感光材料、電子數(shù)據(jù)等多種特殊載體的檔案。部分機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)缺少保存這一類(lèi)特殊載體檔案的設(shè)備與設(shè)施。不具有恒溫以及恒濕的管理空間。因此，在管理中，基本都是與文書(shū)類(lèi)的機(jī)關(guān)檔案同空間保存，隨著時(shí)間以及外部因素的影響，導(dǎo)致照片檔案毀壞或管理有效性降低。

2 機(jī)關(guān)照片檔案管理工作有效性提升策略探究

（一）完善機(jī)關(guān)照片檔案管理制度

完善機(jī)關(guān)照片檔案管理制度，需要分四步進(jìn)行。

首先，提高照片檔案管理員對(duì)機(jī)關(guān)照片檔案的認(rèn)識(shí)以及重視度，讓管理人員充分的認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)照片檔案管理的重要性，做出系統(tǒng)的規(guī)劃，照片管理人員應(yīng)及時(shí)的了解本機(jī)關(guān)的各類(lèi)活動(dòng)信息，同相關(guān)部門(mén)做好溝通，并及時(shí)對(duì)有價(jià)值的照片做好歸檔保存，有效的提高機(jī)關(guān)照片管理工作。

其次，需要明確管理責(zé)任，將機(jī)關(guān)照片檔案管理的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，并將其納入到年度工作的考核檢查中；在工作人員或其他人員需要相關(guān)照片檔案時(shí)，做好服務(wù)工作，積極的提供所需照片或底片。并嚴(yán)格做好相關(guān)的借閱或查閱記錄和手續(xù)。

再次，需要提高監(jiān)督部門(mén)對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)。通過(guò)不斷的完善機(jī)關(guān)單位照片檔案管理的管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，提高管理意識(shí)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

最后，好做相應(yīng)照片的接收以及歸檔；在重要活動(dòng)中，照片檔案管理人員也可提前向拍攝人員提出拍攝要求，更好的做好照片檔案的高質(zhì)量管理。

（二）明確機(jī)關(guān)照片檔案管理人員的管理范圍

明確機(jī)關(guān)照片檔案管理的范圍，是確保機(jī)關(guān)照片檔案完整性的有效途徑之一。一方面，加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位中各類(lèi)照片的收集，提高機(jī)關(guān)照片檔案管理的質(zhì)量的關(guān)鍵。機(jī)關(guān)單位檔案管理人員必須根據(jù)和遵循各單位照片檔案的管理規(guī)定，積極主動(dòng)的做好各個(gè)部門(mén)相關(guān)的照片收集工作。另一方面，各機(jī)關(guān)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理人員以及相關(guān)人員做好培訓(xùn)和教育。通過(guò)定期和不定期的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，有效的提高檔案管理人員及相關(guān)管理人員的管理意識(shí)、管理水平以及管理能力。促使其能夠?qū)⒏黝?lèi)照片按照相應(yīng)的依據(jù)，比如按時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)的主要內(nèi)容、活動(dòng)的主體等多種要素來(lái)進(jìn)行區(qū)分管理，并做好年度整理。更細(xì)節(jié)點(diǎn)來(lái)講，分為本機(jī)關(guān)的重大紀(jì)念活動(dòng)的照片；重要領(lǐng)導(dǎo)人參觀、考察或視察的照片；與外部的重要活動(dòng)；機(jī)關(guān)活動(dòng)或重大成果的照片；工程設(shè)備照片等五個(gè)方面。照片檔案管理人員應(yīng)該將這些與本單位有一定價(jià)值和意義的會(huì)議和活動(dòng)等相關(guān)照片進(jìn)行分類(lèi)與保存，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)照片檔案管理最終目的。

（三）提高機(jī)關(guān)照片檔案管理的質(zhì)量

提高機(jī)關(guān)照片檔案管理的質(zhì)量，最主要的工作即是對(duì)照片篩選，并有目的性、針對(duì)性的進(jìn)行歸檔管理。也就是說(shuō)，機(jī)關(guān)照片檔案管理人員在對(duì)機(jī)關(guān)照片檔案進(jìn)行收集與管理時(shí)按照其本單位的相關(guān)規(guī)章制度的前提下，在已有的照片中，挑選出對(duì)本單位有價(jià)值以意義的照片，將意義和價(jià)值較小或沒(méi)有意義和價(jià)值的照片刪除；將有意義但重復(fù)的照片，應(yīng)對(duì)比挑選出質(zhì)量較好的一張然后歸檔保存；對(duì)具有重要意義和價(jià)值的照片應(yīng)在歸檔時(shí)對(duì)照片的主要內(nèi)容和意義進(jìn)行具體詳細(xì)的介紹和說(shuō)明；機(jī)關(guān)照片檔案管理人員將照片歸檔后應(yīng)對(duì)照片檔案進(jìn)行分類(lèi)并編制統(tǒng)一的檔案目錄。一方面，能夠方面整理。另一方面，也方便查找。

（四）做好機(jī)關(guān)照片檔案管理的安全保護(hù)工作

檔案管理對(duì)于各個(gè)機(jī)關(guān)的日常事務(wù)與工作順利開(kāi)展具有重要的影響，當(dāng)機(jī)關(guān)的檔案丟失、外泄、損壞等時(shí)，不僅可能會(huì)對(duì)其機(jī)關(guān)工作造成影響，也會(huì)對(duì)社會(huì)、國(guó)家以及個(gè)人的財(cái)產(chǎn)、聲譽(yù)、貢獻(xiàn)等等造成不可彌補(bǔ)的損失。因此，機(jī)關(guān)照片檔案管理人員必須做好機(jī)關(guān)照片檔案的安全保護(hù)工作，確保機(jī)關(guān)照片檔案的有效性與完整性。這就要求機(jī)關(guān)照片檔案管理人員應(yīng)對(duì)保存管理機(jī)關(guān)照片檔案的場(chǎng)所進(jìn)行溫度以及濕度等方面的測(cè)量并做出記錄與統(tǒng)計(jì)。定期做好換氣通風(fēng)工作，以及做好每日的溫度與濕度變化。來(lái)保證機(jī)關(guān)照片檔案保存和歸檔管理場(chǎng)所的環(huán)境足夠合適與安全。

在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)還應(yīng)該不斷的完善機(jī)關(guān)照片檔案的管理制度，并加大對(duì)先進(jìn)管理辦法、管理技術(shù)以及管理設(shè)備的引進(jìn)力度。同時(shí)，對(duì)相對(duì)珍貴的照片或者使用頻率較高的照片，要加強(qiáng)管理，必要時(shí)采用復(fù)制的辦法來(lái)合理利用。不斷的解決和克服引起或能夠引起機(jī)關(guān)照片檔案丟失、外泄、損壞等不利因素。進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)照片檔案安全管理與保護(hù)，提升機(jī)關(guān)照片檔案管理的有效性與科學(xué)性。

3 總結(jié)

隨著我國(guó)社會(huì)的飛躍式發(fā)展，現(xiàn)代化、科技化的檔案管理辦法對(duì)其檔案管理工作人員一方面是提供了高效的管理辦法，但同時(shí)也提出了更高的工作要求。由于機(jī)關(guān)照片檔案有著一定的特殊性，要求其管理人員提高重視并不斷完善照片檔案管理規(guī)章制度，進(jìn)一步做好照片的收集、照片檔案的整理與安全保護(hù)工作，不斷的提高機(jī)關(guān)照片檔案的管理質(zhì)量與有效性。

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