杜雨萱

摘要：人事檔案管理是組織人事部門(mén)核實(shí)年齡、工資和學(xué)歷，考察任用干部，落實(shí)政策，辦理離退休手續(xù)的重要依據(jù)，同時(shí)也是人事工作的重要組成部分，是一個(gè)人工作和學(xué)習(xí)的歷史縮影。因此，人事檔案管理是否規(guī)范不僅會(huì)影響組織上的各項(xiàng)決策，也關(guān)系到個(gè)人的切身利益。目前，有些單位在人事檔案管理上還存在諸多問(wèn)題，結(jié)合自己在工作中的新的體會(huì)，簡(jiǎn)要談一下人事檔案管理中需要注意的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；規(guī)范化

1.導(dǎo)語(yǔ)

檔案工作涉及到社會(huì)的各個(gè)方面、各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)時(shí)期。搜集、整理、保存檔案的目的是為了對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想。檔案是前人和今天的我們留給自己和后代的寶貴精神財(cái)富。檔案是由一張張紙、一本本書(shū)、一張張光盤(pán)、一件件實(shí)物構(gòu)成的，是沒(méi)有生命的，但是它們承載的歷史，記敘的事件是一個(gè)個(gè)鮮活的人經(jīng)歷過(guò)的，是有生命的。人事檔案管理是組織人事部門(mén)核實(shí)年齡、工資和學(xué)歷，考察任用干部，落實(shí)政策，辦理離退休手續(xù)的重要依據(jù)，同時(shí)也是人事工作的重要組成部分，是一個(gè)人工作和學(xué)習(xí)的歷史縮影。人事檔案可以為個(gè)人求職就業(yè)，組織人事部門(mén)求才提供大量真實(shí)、豐富、有效的信息，因此管理好人事檔案，對(duì)人事任免、錄用有著重要的作用。

2.人事檔案的重要性

2.1 人事檔案是領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用的重要依據(jù)。近年來(lái)，國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位對(duì)人事檔案的重視程度越來(lái)越高，在選拔、任用、培養(yǎng)、接收人員前，都要先查閱個(gè)人檔案。這了解考察人員的重要途徑，也增加用人單位對(duì)擬接收人員的信任度。

2.2 人事檔案是最有效、有力的憑證。在人員加入中國(guó)共產(chǎn)黨及其他民主黨派時(shí)，審核人事檔案是考察人員落實(shí)黨的政策、歷史是否清白的有效措施，同時(shí)也為個(gè)人確定和澄清有關(guān)問(wèn)題提供了有力的憑證。

2.3 人事檔案是最準(zhǔn)確的信息庫(kù)和重要?dú)v史材料的來(lái)源。人事檔案的信息可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的信息和參考，同時(shí)具有很高的史料價(jià)值。在現(xiàn)階段和今后一個(gè)很長(zhǎng)的歷史時(shí)期內(nèi)，人事檔案無(wú)論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。

3.人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

3.1 缺乏檔案管理的先進(jìn)設(shè)備和對(duì)辦公自動(dòng)化的更新改造。目前的人事檔案管理在人員較多的單位一般是采用微機(jī)和軟件的管理辦法，在管理相對(duì)薄弱的單位，甚至還采用老式的存放和管理方法，在網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的今天，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適用于發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后主要原因?yàn)椋阂皇枪芾韺宇I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有投入足夠的財(cái)力物力。二是有點(diǎn)單位雖然采購(gòu)了部分先進(jìn)的設(shè)備，但是由于檔案管理人員操作不熟練，沒(méi)有做到物盡其用。

3.2 檔案管理人員意識(shí)淡薄。有些檔案管理人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，沒(méi)有引起對(duì)檔案管理工作的高度重視，在檔案管理工作中缺乏責(zé)任感、職業(yè)道德、奉獻(xiàn)的精神和認(rèn)真的工作態(tài)度，有的還欠缺專業(yè)扎實(shí)的檔案管理理論，對(duì)檔案管理的重要性人事不夠。

3.3 檔案管理制度化水平低，管理不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：一是入檔材料收集不規(guī)范。在收集入檔材料的過(guò)程中，沒(méi)有嚴(yán)格的流程和制度，有的材料想交就交，不想交就不交，致使有些制度形同虛設(shè)。二是檔案整理不規(guī)范。沒(méi)有嚴(yán)格按照卷內(nèi)文件目錄的順序進(jìn)行排序，或者卷內(nèi)目錄與實(shí)際檔案不相符，資料不全的現(xiàn)象很常見(jiàn)。三是檔案利用不規(guī)范。在檔案借出查閱的過(guò)程中，有時(shí)借出的檔案沒(méi)有按期歸還，

4、人事檔案科學(xué)化管理措施

人事檔案工作必須要有科學(xué)的管理方法，才能保持工作的高質(zhì)量。隨著形勢(shì)的發(fā)展，人事檔案管理工作要求也隨之發(fā)生變化，檔案工作必須緊跟干部工作的要求，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。

4.1 做到檔案材料收集、歸檔的規(guī)范化。要實(shí)現(xiàn)干部檔案管理的高質(zhì)量，必須要及時(shí)的收集和補(bǔ)充檔案材料。在2015年開(kāi)始開(kāi)展的領(lǐng)導(dǎo)干部檔案材料集中審核中，凸顯出很多檔案材料存在的問(wèn)題，如入檔材料不規(guī)范、有些工資審批等重要材料缺失、出生信息等不一致，鑒于以上問(wèn)題，對(duì)于收集到的材料，要第一時(shí)間鑒別是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，是否符合進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)于不符合要求的檔案材料要及時(shí)退回，限期整改再進(jìn)行歸檔，對(duì)于不屬于歸檔范圍的材料，要及時(shí)退給有關(guān)單位，做到檔案材料的不積壓、不丟失、不破損。

4.2改進(jìn)檔案的查閱方法。目前通常采用的干部人事檔案的檢索方法是“四角編碼”法 和“筆形編號(hào)”法，這兩種方法均有一定的優(yōu)缺點(diǎn)，有點(diǎn)是科學(xué)準(zhǔn)確，但是缺點(diǎn)是繁瑣，難記憶，工作效率不高。為了提高工作效率，建議可以采取英文字母的順序號(hào)進(jìn)行排列，一方面便于記憶和查找，另一方面大大提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)在，要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)等設(shè)備，將檔案目錄完整有序的存在電腦上，使查檔人員通過(guò)檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)，就可以在不接觸紙質(zhì)檔案的情況快捷地查詢到需要的信息，提高查詢速度，在一定程度上保護(hù)了原件，有利于干部人事檔案的保密。

4.3分類管理。國(guó)家公務(wù)員、事業(yè)單位人員的檔案由組織人事部門(mén)建立并管理，改變過(guò)去一個(gè)單位的檔案由組織部門(mén)、本單位和人才交流中心等多個(gè)單位共同管理的混亂狀態(tài)；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門(mén)所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。

4.4充分利用現(xiàn)代化的管理手段。檔案管理人員要及時(shí)進(jìn)行知識(shí)更新，不斷掌握現(xiàn)代化的檔案管理理論和新技術(shù)的運(yùn)用，與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新、加大投入，建立數(shù)字化檔案和多媒體檔案，并進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

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