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福建省檔案信息化發(fā)展研究報(bào)告

福建省檔案學(xué)會(huì)

為適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的新要求，本文對(duì)福建省檔案信息化發(fā)展進(jìn)行了系統(tǒng)研究，通過(guò)現(xiàn)狀調(diào)查和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)不足，比對(duì)國(guó)內(nèi)外優(yōu)勢(shì)典型，面向未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，從政策、機(jī)制、技術(shù)等維度提出了提升福建省檔案信息化發(fā)展能力的對(duì)策和思路。

檔案 信息化 發(fā)展

信息化正成為人類(lèi)認(rèn)識(shí)世界、改造世界的重要推動(dòng)力。信息資源建設(shè)將成為國(guó)家信息化的核心內(nèi)容。檔案是重要的信息資源。檔案信息化必將成為檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。當(dāng)前是檔案事業(yè)改革發(fā)展的難得機(jī)遇期。福建各級(jí)檔案部門(mén)要以“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的政治責(zé)任感和“時(shí)不待我、只爭(zhēng)朝夕”的緊迫感，積極作為，科學(xué)謀劃，以信息化為引領(lǐng)，推動(dòng)全省檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)超越發(fā)展，建成與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)的全省檔案事業(yè)發(fā)展體系。

1 福建省檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

“十二五”期間，福建省檔案部門(mén)高度重視檔案信息化建設(shè)，立足福建檔案工作實(shí)際，穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)取得階段性成果。

1.1 檔案信息化組織領(lǐng)導(dǎo)

各級(jí)黨委、政府更加重視檔案信息化工作，省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》,7個(gè)設(shè)區(qū)市和部分縣市區(qū)相繼出臺(tái)具體落實(shí)意見(jiàn)，對(duì)全省檔案信息化工作進(jìn)行全面規(guī)劃和安排。財(cái)政投入加大，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)作為專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入各級(jí)財(cái)政預(yù)算，2014年以來(lái)，省政府批準(zhǔn)設(shè)立省檔案館館藏檔案數(shù)字化專(zhuān)項(xiàng)資金近7300萬(wàn)元。

1.2 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

推進(jìn)福建省分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目，建成網(wǎng)絡(luò)版的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。結(jié)合全省各級(jí)國(guó)家綜合檔案館館庫(kù)項(xiàng)目建設(shè)，構(gòu)建了局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)三個(gè)物理隔離的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，全省共有20個(gè)檔案館完成了數(shù)據(jù)機(jī)房和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、18個(gè)檔案館正在建設(shè)中，為加快檔案信息化工作奠定良好基礎(chǔ)。

1.3 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

2012年，省檔案館數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)和應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)工作基本完成。2013年至2014年，部分市縣區(qū)全面完成分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目(二期)建設(shè)和數(shù)字檔案綜合管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。電力、公安、銀行等行業(yè)系統(tǒng)建成全省同業(yè)垂直統(tǒng)一的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。完成福建省電子文件與電子檔案數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)、公共檔案館綜合管理平臺(tái)、檔案查詢利用管理系統(tǒng)、公共檔案信息共享平臺(tái)、福建檔案信息網(wǎng)和檔案實(shí)體安全認(rèn)證智能管理系統(tǒng)等建設(shè);完成福建省分布式檔案網(wǎng)站升級(jí)改版，實(shí)現(xiàn)信息管理一體化、信息處理自動(dòng)化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。

1.4 檔案信息資源建設(shè)

（1）推進(jìn)檔案數(shù)字化。截止2015年底，全省各級(jí)綜合檔案館已數(shù)字化館藏紙質(zhì)檔案122.85萬(wàn)卷，共6992.9萬(wàn)頁(yè)；紙質(zhì)檔案157.9萬(wàn)件，共639.1萬(wàn)頁(yè)；照片檔案26.2萬(wàn)張，錄音、錄像、影片檔案總時(shí)長(zhǎng)2181h，其他檔案數(shù)字化13.1萬(wàn)件。（2）電子檔案接收進(jìn)展順利。省直機(jī)關(guān)共向省檔案館報(bào)送電子檔案目錄519005條；全省各級(jí)綜合檔案館共接收文書(shū)類(lèi)電子檔案92933件，數(shù)碼照片類(lèi)電子檔案97670張。（3）加大檔案信息資源采集。其中，省檔案館采集1825期“福建新聞聯(lián)播”，299期“八閩之子”，備份光盤(pán)1078張。

1.5 檔案信息化管理制度建設(shè)

2011年以來(lái)，先后印發(fā)《福建省檔案數(shù)字化工作安全保密管理規(guī)定》《福建省電子文件證照共享服務(wù)技術(shù)指南（試行)》《福建省電子文件管理暫行辦法》，轉(zhuǎn)發(fā)《關(guān)于推廣應(yīng)用電子證照創(chuàng)新政務(wù)工作模式的實(shí)施意見(jiàn)》《福建省檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則》，公布《福建省國(guó)家檔案館管理辦法》政府規(guī)章，助推福建省檔案信息化和電子證照管理與應(yīng)用工作。

1.6 檔案信息化服務(wù)利用

省檔案館通過(guò)局域網(wǎng)開(kāi)放的案卷級(jí)目錄達(dá)25萬(wàn)條，文件級(jí)目錄68萬(wàn)條，可查閱的數(shù)字化全文超過(guò)33萬(wàn)件。五年來(lái)，省檔案館提供檔案資料127681卷（件）。整合分布式檔案網(wǎng)站系統(tǒng)、公共檔案信息共享平臺(tái)和政府公開(kāi)信息查詢管理系統(tǒng)為福建檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)全省檔案信息和政府公開(kāi)信息“一站式”共享服務(wù)。截止2015年年底，通過(guò)公共檔案信息共享平臺(tái)發(fā)布了開(kāi)放檔案目錄6.6萬(wàn)條；專(zhuān)題檔案44個(gè)專(zhuān)題6.61萬(wàn)條；網(wǎng)上展廳共285個(gè)7449張圖片；視頻檔案166個(gè)專(zhuān)題324個(gè)視頻，共享平臺(tái)訪問(wèn)量達(dá)20萬(wàn)人次。通過(guò)政府公開(kāi)信息查詢管理系統(tǒng)發(fā)布政府公開(kāi)信息5.1萬(wàn)份，查詢?yōu)g覽36.7萬(wàn)人次。全省10家綜合檔案館建立微信公眾號(hào)，實(shí)時(shí)發(fā)布檔案相關(guān)信息，為社會(huì)公眾利用檔案提供便利。

1.7 檔案安全管理工作

（1）強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全。建立市、縣檔案館檔案數(shù)據(jù)在省檔案館的集中備份機(jī)制，全省已有88家市縣級(jí)檔案館數(shù)據(jù)集中備份至省檔案館，福建省檔案館與廣東省檔案館互為檔案數(shù)據(jù)異地備份基地。（2）重視檔案管理系統(tǒng)安全。配備了防火墻、入侵檢測(cè)與防御系統(tǒng)、內(nèi)網(wǎng)安全管理系統(tǒng)、網(wǎng)頁(yè)防篡改、上網(wǎng)行為管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)防病毒系統(tǒng)等安全產(chǎn)品；開(kāi)展檔案信息系統(tǒng)定級(jí)備案、等級(jí)測(cè)評(píng)工作；檔案系統(tǒng)安全工作納入省檔案局檔案執(zhí)法檢查和監(jiān)督指導(dǎo)的內(nèi)容；定期組織檔案信息系統(tǒng)安全應(yīng)急預(yù)案的處置演練。確定檔案門(mén)戶網(wǎng)站安全管理責(zé)任，對(duì)接省網(wǎng)安辦預(yù)警監(jiān)控平臺(tái)，實(shí)時(shí)有效地處置網(wǎng)站安全事件，實(shí)施24h網(wǎng)站安全監(jiān)控。

我省檔案信息化發(fā)展雖然進(jìn)步較為明顯，但也存在一些比較突出的問(wèn)題體現(xiàn)在：一是檔案信息化發(fā)展不平衡，區(qū)域和城鄉(xiāng)之間差距明顯；二是較多單位檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱；三是檔案信息資源體系不夠完善；四是檔案信息開(kāi)放與共享程度不高；五是檔案干部隊(duì)伍信息素養(yǎng)亟待提高。

2 國(guó)內(nèi)外檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀及對(duì)比分析

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)外關(guān)于檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐探索、理論研究非?；钴S，在制度構(gòu)建、標(biāo)準(zhǔn)制定、運(yùn)轉(zhuǎn)模式等方面的研究取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。

2.1 國(guó)內(nèi)方面

2.1.1 檔案信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃先行。海南、江蘇、四川、上海等多個(gè)省市檔案局均制定本省檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)或檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要，力爭(zhēng)在檔案發(fā)展中取得先機(jī)。

2.1.2 檔案數(shù)字化工作快速推進(jìn)。除了涉密檔案外，各地區(qū)都把檔案數(shù)字化作為本地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要內(nèi)容，提出了明確目標(biāo)。檔案數(shù)字化工作實(shí)行外包服務(wù)已成首選。

2.1.3 普遍重視電子檔案接收問(wèn)題。國(guó)家和部分省市相繼出臺(tái)了電子文件和電子檔案的歸檔與管理的有關(guān)規(guī)定，多數(shù)省市檔案館已頒布《文書(shū)檔案電子版接收規(guī)范》，開(kāi)展相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)規(guī)范管理。

2.1.4 數(shù)字檔案館（室）建設(shè)成為主要抓手。一些地方依照國(guó)家《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，在推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)方面已經(jīng)先行一步，對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了嘗試，并積累一定經(jīng)驗(yàn)。青島市檔案館在全國(guó)率先建成第一個(gè)數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源“數(shù)字化”、檔案實(shí)體“虛擬化”、檔案管理系統(tǒng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案利用知識(shí)化等為標(biāo)志的檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

2.2 國(guó)際方面

2.2.1 數(shù)字檔案館研究方面。國(guó)外制定了大量數(shù)字檔案館建設(shè)和有關(guān)電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，成為國(guó)際數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的框架與基礎(chǔ)。在美國(guó)、英國(guó)、法國(guó)、澳大利亞等西方發(fā)達(dá)國(guó)家，數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)用十分普遍，采用信息化手段管理電子檔案已成為共識(shí)并在行業(yè)領(lǐng)域普及。同時(shí)，他們更傾向于建設(shè)向公眾開(kāi)放的、查詢利用方便的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

2.2.2 檔案信息資源建設(shè)方面。在“社會(huì)記憶觀”“大檔案觀”理念影響下，國(guó)外檔案信息資源內(nèi)容涉及人類(lèi)生活的方方面面。各檔案館非常重視地域特色和人物（家族）特色檔案或某一方面專(zhuān)門(mén)檔案的征集，形成獨(dú)具特色的館藏。檔案信息資源由原有的單主體開(kāi)發(fā)模式向社會(huì)化方式轉(zhuǎn)變，有眾多的志愿者參與檔案各種業(yè)務(wù)，包括對(duì)館藏檔案或檔案工作有濃厚興趣、有某種專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)、擁有某類(lèi)檔案的公民，高校、科研院所、教育部門(mén)、圖書(shū)館、博物館、數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)商等組織機(jī)構(gòu)的非檔案專(zhuān)業(yè)人員都能參與檔案管理，對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)和編研，檔案工作人員扮演“輔導(dǎo)員型的檔案工作者”的角色。

2.2.3 數(shù)字檔案館的利用方面。國(guó)外大多檔案館都向公民提供數(shù)字檔案服務(wù)。美國(guó)國(guó)家檔案館從2010年至2014年的利用率逐年增加，擁有上百萬(wàn)訪問(wèn)量。相比，我國(guó)一些數(shù)字檔案資源利用率不高。主要原因：一是檔案利用方面思想還沒(méi)有完全解放。受傳統(tǒng)“檔案”認(rèn)知的影響，大多數(shù)檔案館只是提供數(shù)字檔案給政府部門(mén)內(nèi)部使用。二是宣傳工作還不夠充分。即便提供數(shù)字檔案給“特定”人員利用，其實(shí)際訪問(wèn)量也不高。同時(shí)，應(yīng)用社交媒體創(chuàng)新檔案服務(wù)成為國(guó)際潮流。我國(guó)各級(jí)檔案部門(mén)也積極開(kāi)展檔案服務(wù)手段、方式的創(chuàng)新工作。

3 檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)

以檔案利用需求為引領(lǐng)，以信息化新技術(shù)為手段，兩者的深度融合構(gòu)成了檔案信息化的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。

3.1 法制化方向

檔案管理的目的是利用，社會(huì)化利用的前提之一是檔案信息具有法律證據(jù)作用。信息化條件下，加快賦予電子文件或者電子檔案法律證據(jù)地位是大勢(shì)所趨；同時(shí)，檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)電子和網(wǎng)絡(luò)兩個(gè)基本要素，必然產(chǎn)生信息安全問(wèn)題。法制化趨勢(shì)要求檔案信息化建設(shè)既要符合國(guó)家記憶、國(guó)家證據(jù)以及信息科學(xué)發(fā)展的要求，亦要秉承安全原則，在加強(qiáng)監(jiān)督以及運(yùn)營(yíng)管理的要求下，實(shí)現(xiàn)社會(huì)服務(wù)和法制規(guī)范的統(tǒng)一。

3.2 人性化方向

利用先進(jìn)的信息技術(shù)為民眾利用檔案信息提供方便。搭建可靠技術(shù)平臺(tái)，廣泛接收各領(lǐng)域全門(mén)類(lèi)多層級(jí)的電子檔案數(shù)據(jù)，是服務(wù)的基礎(chǔ)。利用高效邏輯分析技術(shù)，想民眾之所想，減少操作環(huán)節(jié)，快速檢索和定位信息，以聲音、圖像、視頻等多媒體方式展示各類(lèi)信息。根據(jù)個(gè)人的偏好和興趣以及歷史檢索行為構(gòu)建個(gè)人的信息管理空間，提供延伸、拓展的人性化信息服務(wù)途徑，讓更多人享受到更快、更便捷的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，滿足民眾及社會(huì)發(fā)展的信息需求。

3.3 智慧化方向

智慧檔案館是智慧城市背景下檔案館發(fā)展的高級(jí)形態(tài)。結(jié)合云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等最新技術(shù)，全面推進(jìn)檔案館信息化建設(shè)，豐富檔案館藏資源信息，共享館際IT 基礎(chǔ)設(shè)施和館際信息，建立全面感知的一站式服務(wù)，應(yīng)用“智慧因子”轉(zhuǎn)化檔案信息為知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的移動(dòng)式主動(dòng)推送服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員之間及其與利用者之間的業(yè)務(wù)協(xié)同和服務(wù)交互。

4 福建省檔案信息化面臨的發(fā)展機(jī)遇

4.1 國(guó)內(nèi)外檔案信息化發(fā)展新環(huán)境帶來(lái)新機(jī)遇

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（以下簡(jiǎn)稱《綱要》）提出，從國(guó)際上看，開(kāi)放政府和信息技術(shù)發(fā)展將檔案推到政府治理和公共服務(wù)的重要位置。電子政務(wù)建設(shè)極大推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)了電子檔案的形成、管理；云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給信息安全、隱私保護(hù)和數(shù)字記憶留存帶來(lái)挑戰(zhàn)。從國(guó)內(nèi)看，“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局、國(guó)家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的推進(jìn)，深刻影響檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式；檔案日益成為國(guó)家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源；檔案工作領(lǐng)域更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、需求更加多樣，地位和作用越來(lái)越重要?！毒V要》給福建省加快推進(jìn)檔案信息化工作帶來(lái)了新機(jī)遇。

4.2 福建省更加重視檔案信息化建設(shè)

《福建省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》提出加快檔案信息資源建設(shè)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)納入各單位信息化建設(shè)和各地區(qū)智慧城市建設(shè)規(guī)劃，探索檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)與電子檔案的整合模式，實(shí)現(xiàn)不同格式數(shù)據(jù)的同平臺(tái)有效利用，推進(jìn)福建省分布式公共檔案信息共享平臺(tái)建設(shè)等規(guī)劃。此外，《福建省檔案信息資源服務(wù)與共享管理辦法》、《福建省公路建設(shè)項(xiàng)目文件數(shù)據(jù)化管理規(guī)范》等地方行政法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的編制為檔案信息的服務(wù)與共享、組織機(jī)構(gòu)文件數(shù)據(jù)化管理和應(yīng)用提供了規(guī)范和指南，也給福建省檔案信息化工作帶來(lái)了新機(jī)遇。

5 福建省檔案信息化面臨的挑戰(zhàn)

5.1 建立原生性電子檔案憑證保障體系方面

建立原生性電子檔案憑證保障體系，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理，是檔案資源價(jià)值得以充分發(fā)揮的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前福建省絕大多數(shù)領(lǐng)域還未建立起原生性電子檔案憑證價(jià)值保障體系，電子檔案的法律地位目前尚未得到承認(rèn)。

5.2 建立文件過(guò)程控制規(guī)范體系方面

文件過(guò)程管理代表國(guó)際文件管理的先進(jìn)理念。文件過(guò)程管理需要建立一系列規(guī)范體系，包括元數(shù)據(jù)、封裝，以及管理平臺(tái)的系統(tǒng)功能需求。目前，福建省絕大多數(shù)領(lǐng)域還未建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

5.3 建立統(tǒng)一的檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)方面

福建省缺乏統(tǒng)一的檔案管理軟件建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，各地區(qū)檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致形成的數(shù)字檔案格式不一致，阻礙全省檔案資源的整合利用。地區(qū)發(fā)展不平衡也增加了推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的執(zhí)行難度。

5.4 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息共享平臺(tái)的安全問(wèn)題

一是外部人員（黑客）非法入侵導(dǎo)致安全性問(wèn)題。據(jù)權(quán)威部門(mén)統(tǒng)計(jì)，在外部人員入侵網(wǎng)絡(luò)的案例中，近25%來(lái)自于系統(tǒng)實(shí)施方有意留下的后門(mén)或者植入木馬，以達(dá)到自己的目的。二是內(nèi)部人員的違規(guī)操作或人為失誤導(dǎo)致系統(tǒng)安全性問(wèn)題。三是資金投入不足，導(dǎo)致硬件設(shè)備不穩(wěn)定產(chǎn)生的問(wèn)題，給儲(chǔ)存的檔案信息資源帶來(lái)安全隱患。

5.5 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面

與國(guó)內(nèi)先進(jìn)省份相比，福建省檔案信息化資金投入相對(duì)較少，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)落后，部分檔案館信息化管理設(shè)備配備和性能受限，既有的信息共享平臺(tái)水平不高，也面臨后期維護(hù)困難的問(wèn)題。

5.6 復(fù)合型人才培養(yǎng)方面

新形勢(shì)下，檔案管理工作人員不僅需要扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也需要熟悉互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，才能滿足檔案管理需求。培養(yǎng)多層次、復(fù)合型、一專(zhuān)多能、一專(zhuān)多才的適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的人才是個(gè)亟需解決的問(wèn)題。

6 檔案信息化的新型關(guān)鍵技術(shù)

新型技術(shù)應(yīng)用是福建省檔案信息化發(fā)展的重要技術(shù)支撐，要重點(diǎn)開(kāi)展以下幾個(gè)方面研究。

6.1 電子簽章技術(shù)

電子簽章在文件相應(yīng)位置蓋章時(shí)，系統(tǒng)能夠識(shí)別簽名者的實(shí)體印章，并在相應(yīng)蓋章部位為電子文件附上電子印章。這種技術(shù)能夠通過(guò)識(shí)別實(shí)體印章確認(rèn)蓋章人身份，防止代簽現(xiàn)象的發(fā)生。

6.2 檔案信息隱私保護(hù)的新技術(shù)

傳統(tǒng)的受限或自由訪問(wèn)情況下的隱私保護(hù)技術(shù)無(wú)法適應(yīng)新要求。基于訪問(wèn)策略的檔案信息訪問(wèn)控制能夠確保信息資源利用請(qǐng)求是經(jīng)過(guò)正確授權(quán)的；基于知識(shí)的信息匿名保護(hù)和隱私推理防范技術(shù)能夠切斷語(yǔ)義關(guān)系，從而確保信息發(fā)布者隱匿檔案信息不被搜索者推導(dǎo)而發(fā)現(xiàn)。

6.3 檔案數(shù)字資源整合方案

不同區(qū)域之間文檔格式和存儲(chǔ)介質(zhì)的不兼容是檔案資源整合共享中的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。Digital Vellum檔案數(shù)字資源整合方案采用云技術(shù)，整合不同來(lái)源、不同格式、不同歷史時(shí)期的數(shù)字檔案，為檔案資源存儲(chǔ)提供足夠空間，有利于向用戶高效提供快捷、便利的服務(wù)。

6.4 射線識(shí)別技術(shù)（RFID）

射線識(shí)別技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中應(yīng)用的關(guān)鍵技術(shù)。它通過(guò)采用無(wú)線射頻方式，無(wú)需借助機(jī)械或光學(xué)接觸，自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象然后獲取所需數(shù)據(jù)，從而“感知”實(shí)物檔案生存環(huán)境。

6.5 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

檔案資源信息加工或者轉(zhuǎn)化為知識(shí)，離不開(kāi)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)通過(guò)數(shù)據(jù)建模對(duì)海量數(shù)據(jù)的整理與分析，幫助檔案管理人員查找數(shù)據(jù)分布的關(guān)聯(lián)性，探索客戶行為規(guī)律，提出管理優(yōu)化或調(diào)整服務(wù)內(nèi)容和方式的建議意見(jiàn)。

7 福建省檔案信息化建設(shè)目標(biāo)

按照《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》的精神，對(duì)照我省檔案信息化現(xiàn)狀，當(dāng)前和今后一段時(shí)期，福建省檔案信息化建設(shè)目標(biāo)主要是：

一是加快推進(jìn)、全面完成全省分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)；二是建立全省統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)（軟件）標(biāo)準(zhǔn)；三是加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的投入；四是培養(yǎng)適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的復(fù)合型檔案工作人才；五是出臺(tái)相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為推進(jìn)檔案信息化提供制度性保障；六是開(kāi)展電子檔案移交工作，逐步實(shí)現(xiàn)立檔單位電子檔案或紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本同步向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交；七是探索檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)與電子檔案的整合模式，實(shí)現(xiàn)不同格式數(shù)據(jù)的同平臺(tái)有效利用；八是加快檔案信息資源建設(shè)，推動(dòng)檔案信息資源建設(shè)納入各單位信息化建設(shè)和各地區(qū)智慧城市建設(shè)規(guī)劃。

8 福建省檔案信息化建設(shè)思路

要緊盯目標(biāo)，堅(jiān)持穩(wěn)健與快速相結(jié)合的方針，推進(jìn)福建省檔案信息化建設(shè)發(fā)展。為此，必須重視以下幾方面工作：

8.1 完善環(huán)境保障

完善環(huán)境保障包括人們思想觀念的轉(zhuǎn)變、檔案事業(yè)管理體制和機(jī)制的理順，以及構(gòu)建納入機(jī)制和相關(guān)社會(huì)服務(wù)體系的健全完善等。

一要轉(zhuǎn)變思想觀念。不斷深化認(rèn)識(shí)是有效推動(dòng)全省檔案信息化發(fā)展的前提，推動(dòng)福建省檔案信息化水平的提升，需要建立在對(duì)全省經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)及其信息化環(huán)境正確認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上。

（1）加深對(duì)“檔案是資產(chǎn)”的認(rèn)識(shí)。檔案作為人類(lèi)社會(huì)的原始?xì)v史記錄，不僅是人類(lèi)社會(huì)的寶貴資源，也是社會(huì)的重要資產(chǎn)。機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位從事各項(xiàng)職能活動(dòng)都會(huì)同時(shí)形成兩種“產(chǎn)品”，一是“物質(zhì)產(chǎn)品或服務(wù)”，另一就是記錄和反映這些活動(dòng)的“精神文化產(chǎn)品”，即檔案資產(chǎn)。檔案既然是資產(chǎn)，資產(chǎn)責(zé)任主體就有責(zé)任和義務(wù)管理好并使其世代傳承。

（2）加深對(duì)“沒(méi)有信息化就沒(méi)有現(xiàn)代化”的認(rèn)識(shí)。計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的融合與應(yīng)用，從根本上改變了信息的產(chǎn)生、處理、傳輸、存儲(chǔ)的方式。這種改變推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)社會(huì)結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式以及人們生活方式的徹底變革，也從根本上推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展與變革。檔案信息化成為新時(shí)期檔案工作的核心任務(wù)，是推動(dòng)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的必然選擇，更是推動(dòng)檔案信息資源面向社會(huì)實(shí)現(xiàn)共享的必由之路。

二要理順管理體制和機(jī)制。檔案事業(yè)管理體制和機(jī)制科學(xué)與否，關(guān)系檔案事業(yè)中各個(gè)要素能否得到合理配置、各方力量能否得到有效激發(fā)的關(guān)鍵因素。必須明確福建省各級(jí)人民政府和各單位內(nèi)部的檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、信息部門(mén)、效能監(jiān)督部門(mén)之間的分工與協(xié)作關(guān)系。

（1）檔案部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案信息的生成和歸檔工作，并接收具有保存價(jià)值的檔案信息，為各機(jī)關(guān)和公眾提供檔案信息服務(wù)。

（2）各業(yè)務(wù)部門(mén)接受檔案部門(mén)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并負(fù)責(zé)按統(tǒng)一要求向檔案部門(mén)歸檔。

（3）信息部門(mén)按照檔案部門(mén)提出的需求和標(biāo)準(zhǔn)，為檔案部門(mén)提供開(kāi)展檔案信息化所需要的信息設(shè)施和信息技術(shù)支撐。

（4）效能監(jiān)督部門(mén)對(duì)檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、信息部門(mén)檔案信息化工作進(jìn)行考核和審計(jì)。

（5）必要時(shí)，組建跨部門(mén)的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，協(xié)調(diào)和處理檔案和檔案信息化管理領(lǐng)域中的各機(jī)構(gòu)的關(guān)系和重大問(wèn)題。

（6）對(duì)于企業(yè)，所在地的檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的引導(dǎo)。

三要建立同步納入機(jī)制。能否科學(xué)統(tǒng)籌和構(gòu)建檔案信息化發(fā)展體系，事關(guān)檔案信息化事業(yè)的成敗。從信息資源的歸屬和安全角度來(lái)看，信息化工作中產(chǎn)生的信息資源如果沒(méi)有統(tǒng)一歸集，終將散失在各級(jí)、各單位的存儲(chǔ)介質(zhì)中，造成信息失存、失控和失密。而檔案信息資源的統(tǒng)一歸集管理，正是檔案管理部門(mén)的重要職能，也是檔案信息化的重點(diǎn)任務(wù)。將檔案信息化事業(yè)同步納入全省信息化戰(zhàn)略，勢(shì)在必行。

（1）在制定全省信息化發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃各類(lèi)具體信息化建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案信息化的需求，充分征求和采納檔案部門(mén)的意見(jiàn)。

（2）將檔案部門(mén)負(fù)責(zé)同志納入全省信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員名單。

（3）將檔案信息化專(zhuān)家納入各信息化項(xiàng)目建設(shè)的顧問(wèn)或咨詢專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)，在項(xiàng)目論證、評(píng)審鑒定時(shí)充分聽(tīng)取檔案信息化專(zhuān)家意見(jiàn)。

（4）將檔案信息化項(xiàng)目建設(shè)的人財(cái)物保障納入全省信息化戰(zhàn)略的保障內(nèi)容。

四要培育和完善社會(huì)服務(wù)體系。單靠檔案行政管理部門(mén)并不能完全勝任檔案信息化的所有工作，檔案信息化工作需要多方社會(huì)力量的參與。

（1）出臺(tái)政策吸引社會(huì)力量參與檔案信息化工作。鼓勵(lì)檔案管理系統(tǒng)軟硬件提供商、信息安全服務(wù)商、高等院校、科研機(jī)構(gòu)、咨詢機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)等各類(lèi)服務(wù)組織，投身檔案信息化事業(yè)，承擔(dān)部分重復(fù)性、技術(shù)性或智力性工作的外包業(yè)務(wù)。

（2）制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范服務(wù)過(guò)程和服務(wù)方法。隨著信息化事業(yè)的推進(jìn)，要逐步提高信息化行業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)向高質(zhì)量、高效率、低成本方向良性發(fā)展。

8.2 加強(qiáng)保障條件建設(shè)

檔案信息化建設(shè)所需的保障條件包括硬件設(shè)施和部分應(yīng)用軟件。

一是完善網(wǎng)絡(luò)條件。繼續(xù)推動(dòng)全省機(jī)關(guān)政務(wù)網(wǎng)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)省、市、縣、鄉(xiāng)、村政務(wù)網(wǎng)全面覆蓋；不斷擴(kuò)大全省機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)橫向互聯(lián)和縱向貫通；加快推進(jìn)政務(wù)網(wǎng)和內(nèi)部工作網(wǎng)絡(luò)與檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的接入工作，為檔案信息資源的統(tǒng)一歸集提供基本條件。提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保滿足不斷提高的安全、速率和帶寬要求。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行管理，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)7×24h安全、可用和暢通。

二是配置和更新必備硬件。加大政策支持，積極籌措資金，配置必要的機(jī)房、計(jì)算機(jī)設(shè)備、輸出設(shè)備等硬件設(shè)施。更換或升級(jí)部分不能適應(yīng)新要求的老舊設(shè)備，定制或者研發(fā)特定要求的設(shè)備設(shè)施。

三是單獨(dú)規(guī)劃特定的基礎(chǔ)設(shè)施。針對(duì)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施，如檔案數(shù)字化加工常用的各類(lèi)掃描儀、照相機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等，需要進(jìn)行單獨(dú)考慮和規(guī)劃。設(shè)備投入使用前，嚴(yán)格安全檢查或進(jìn)行相應(yīng)改造；加強(qiáng)使用全過(guò)程的安全管理，防止失密或泄密事件發(fā)生。

四是推廣檔案信息管理系統(tǒng)全覆蓋與應(yīng)用。檔案部門(mén)只有率先實(shí)現(xiàn)信息化管理，全省檔案信息化才有成為可能的條件。當(dāng)前，要加快推進(jìn)電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行，建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，大規(guī)模開(kāi)發(fā)用戶的訪問(wèn)服務(wù)管理系統(tǒng)，配置大型、高速、便于擴(kuò)充的規(guī)模型集群系統(tǒng)，以及高可靠性的信息安全存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)等。

8.3 推進(jìn)規(guī)范建設(shè)工作

省檔案行政管理部門(mén)應(yīng)積極組織貫徹落實(shí)國(guó)家檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章，結(jié)合福建省情和檔案信息化發(fā)展實(shí)際，加快制定與檔案信息化工作相關(guān)的法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度指南及其實(shí)施細(xì)則等規(guī)范性文件。

8.3.1 健全法規(guī)政策

檔案信息化也是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)發(fā)展的工作。電子化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的工作內(nèi)容和方法本身也是不斷發(fā)展和變化的過(guò)程，這個(gè)發(fā)展和變化的過(guò)程必然產(chǎn)生許多新的問(wèn)題，一些重大問(wèn)題需要上升到法律法規(guī)的層面進(jìn)行調(diào)整和規(guī)范。

（1）電子文件的憑證作用。電子文件是檔案信息化后檔案管理的根本對(duì)象，其憑證作用涉及權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的重大問(wèn)題，也涉及到檔案信息化工作的價(jià)值問(wèn)題，迫切需要進(jìn)行調(diào)整和規(guī)范。一方面“電子文件”這個(gè)名稱在不同規(guī)范性文件里說(shuō)法各異，有的稱之為數(shù)據(jù)電文，有的稱之為電子公文，有的稱之為電子數(shù)據(jù)，有的稱之為數(shù)據(jù)信息或信息數(shù)據(jù)等等，沒(méi)有進(jìn)行頂層規(guī)范和統(tǒng)一。隨著對(duì)“電子文件”認(rèn)識(shí)的加深，有必要規(guī)范早期出現(xiàn)的各種稱呼。另一方面，我國(guó)《電子簽名法》雖然對(duì)電子簽名的效力進(jìn)行了確認(rèn)，在具體的法律訴訟中，國(guó)內(nèi)法官也采信了諸如手機(jī)短信、微信聊天記錄等一些電子文件的證據(jù)作用，但還沒(méi)有系統(tǒng)、全面和直接闡述電文文件憑證作用的法律或法律條款。

（2）電子文件開(kāi)放原則和內(nèi)容。中辦、國(guó)辦《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)》（中辦發(fā)〔2004〕34號(hào)）對(duì)開(kāi)發(fā)信息資源的戰(zhàn)略意義和政策導(dǎo)向做了深入闡述。福建省在推進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中應(yīng)高度重視電子文件這一數(shù)量龐大且具有獨(dú)特價(jià)值的戰(zhàn)略資源，將其納入開(kāi)發(fā)利用的總體戰(zhàn)略，積極實(shí)施推進(jìn)。但是，電子文件不當(dāng)開(kāi)放的風(fēng)險(xiǎn)也十分突出，這種風(fēng)險(xiǎn)不僅會(huì)導(dǎo)致電子文件自身的損失，而且會(huì)造成歷史文化、政治、經(jīng)濟(jì)、軍事安全等方面的連帶損失，造成社會(huì)公眾的間接損失。應(yīng)將電子文件開(kāi)放原則和內(nèi)容納入全省風(fēng)險(xiǎn)管理框架，也就是說(shuō)，將確定電子文件開(kāi)放原則與內(nèi)容視為“全省安全體系中的關(guān)鍵要素”，從全省戰(zhàn)略層面予以高度重視，從戰(zhàn)術(shù)層面對(duì)電子文件的開(kāi)放界定其原則和內(nèi)容。

（3）支持和引導(dǎo)的政策。檔案信息化這項(xiàng)新事業(yè)的定位和發(fā)展途徑，都離不開(kāi)政策的引導(dǎo)和支持。當(dāng)前，迫切需要將檔案信息化作為信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要內(nèi)容，納入省委省政府、行業(yè)、地方信息化之中，納入相關(guān)地方和行業(yè)信息化發(fā)展的戰(zhàn)略行動(dòng)中，并制定與信息社會(huì)發(fā)展要求相適應(yīng)的檔案信息化規(guī)劃和攻關(guān)計(jì)劃。檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)推動(dòng)并牽頭促成這種政策引導(dǎo)，但絕不是檔案部門(mén)“單打獨(dú)斗”或關(guān)起門(mén)來(lái)推進(jìn)檔案信息化事業(yè)。

8.3.2 制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

檔案信息化過(guò)程中遭遇的各種操作規(guī)程問(wèn)題，需要通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)解決，并通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范普及優(yōu)秀的檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)一管理方法，減少低水平重復(fù)，促進(jìn)信息共享和交流。

（1）盡早構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系。信息技術(shù)日新月異，早期的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范逐漸不能適應(yīng)技術(shù)和管理的新態(tài)勢(shì)，技術(shù)發(fā)展也不斷產(chǎn)生新的標(biāo)準(zhǔn)需求。應(yīng)當(dāng)全面梳理文件和檔案管理領(lǐng)域現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的基本情況，厘清哪些標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)失效，哪些標(biāo)準(zhǔn)需要修訂或完善，哪些標(biāo)準(zhǔn)需要加快制定以填補(bǔ)空白。實(shí)際操作中，優(yōu)先考慮急需的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如電子文件存儲(chǔ)格式的標(biāo)準(zhǔn)、電子文件永久保存的管理規(guī)范、電子文件全程管理（一體化管理）標(biāo)準(zhǔn)等。在標(biāo)準(zhǔn)搭建的過(guò)程，要認(rèn)真考慮各種標(biāo)準(zhǔn)的一致性和協(xié)調(diào)性，科學(xué)部署，有序推進(jìn)。

（2）考慮國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制定過(guò)程較長(zhǎng)，建議近期出臺(tái)福建省檔案信息化工作指南或?qū)嵤┮庖?jiàn)，出臺(tái)電子文件相關(guān)規(guī)范制度，逐步提升全省電子文件管理工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性。

（3）積極采納和借鑒國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)際檔案理事會(huì)提出的ISO15489標(biāo)準(zhǔn)已成為多數(shù)國(guó)家的共識(shí)，采納國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)與否成為一個(gè)國(guó)家文件管理水平高低的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)之一。福建省也應(yīng)該全面貫徹落實(shí)ISO15489標(biāo)準(zhǔn)，并據(jù)此細(xì)化相關(guān)規(guī)范，并完善和改進(jìn)我省標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)福建標(biāo)準(zhǔn)上升為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)全省檔案信息化工作和文件管理水平再上新高度。

（4）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的宣傳貫徹。加大新標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的宣傳教育力度，提高標(biāo)準(zhǔn)推廣和實(shí)施的效果。

8.4 提升檔案信息資源管理水平

檔案信息化的任務(wù)之一就是把檔案作為一種資源，結(jié)合新技術(shù)新手段，對(duì)檔案進(jìn)行加工、分析和整理，挖掘檔案價(jià)值，服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

8.4.1 創(chuàng)建和擴(kuò)大資源

檔案信息資源通過(guò)信息化手段，成為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別和處理的數(shù)字檔案信息資源。檔案信息資源是檔案信息化的立身之本。在技術(shù)手段不斷更新的背景下，資源本身的重要性更為彰顯。檔案管理部門(mén)應(yīng)抓住機(jī)遇，千方百計(jì)擴(kuò)大檔案信息資源。

（1）融入業(yè)務(wù)職能歸集檔案資源。從檔案管理角度來(lái)說(shuō)，資源來(lái)自于業(yè)務(wù)職能，什么樣的業(yè)務(wù)職能產(chǎn)生什么內(nèi)容的檔案資源。要深入梳理各級(jí)政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體業(yè)務(wù)流程，發(fā)現(xiàn)信息資源產(chǎn)生點(diǎn)，確定信息資源管控點(diǎn)，依據(jù)內(nèi)容，采用價(jià)值判斷方法，完善這些文件或電子文件信息資源的收集歸檔范圍，結(jié)合信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)顆粒歸倉(cāng)、應(yīng)歸盡歸。

（2）加大監(jiān)控力度歸集檔案資源。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，要賦予檔案管理部門(mén)全程監(jiān)控各業(yè)務(wù)職能產(chǎn)生的電子文件的權(quán)限和職能。這也符合電子文件全生命周期管理理論。檔案部門(mén)全程監(jiān)控電子文件管理也符合業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基本精神，在這種全程監(jiān)督下，克服政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體或有關(guān)單位政出多門(mén)、職能分割、過(guò)程失范的弊病，使之具有整體性、統(tǒng)一性，促進(jìn)信息透明化、行政高效化。而監(jiān)控過(guò)程，既是文件或電子文件質(zhì)量與效率的管理過(guò)程，也是文件或電子文件等信息資源歸集的過(guò)程。

（3）加快存量檔案數(shù)字化工作。存量檔案數(shù)字化后，形成內(nèi)容相同的數(shù)字形式的檔案信息資源，可以實(shí)現(xiàn)快速檢索、異地傳輸、遠(yuǎn)程利用，大大提高檔案信息的易用性；也可以減少檔案利用時(shí)對(duì)原件的物理接觸，有利于檔案原件的保護(hù)；同時(shí)，數(shù)字化后的檔案信息資源，可以匯集存儲(chǔ)、跨庫(kù)檢索和綜合開(kāi)發(fā)，滿足更廣闊的資源整合和資源共享需求。

（4）注重全格式數(shù)據(jù)信息收集。檔案原文信息可能包含文本、圖像、數(shù)據(jù)、聲頻、視頻等多種媒體格式，應(yīng)采取措施，確保各類(lèi)格式的檔案原文或原生電子文件統(tǒng)一歸集，提高檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量。

（5）有計(jì)劃地建立全省電子文件中心。將我省各級(jí)政府機(jī)關(guān)的內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和履職政務(wù)數(shù)據(jù)全部歸集到一個(gè)數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，具有永久保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)進(jìn)行集中管理。這對(duì)于提高信息化時(shí)代全省對(duì)內(nèi)的資源控制力與對(duì)外的綜合競(jìng)爭(zhēng)力都具有十分重要的意義，也為日后建立或接入國(guó)家電子文件中心提前做好準(zhǔn)備。

8.4.2 實(shí)施高效資源管理

檔案信息資源創(chuàng)建后，需對(duì)其實(shí)施有效管理。

（1）改變檔案管理方式。信息化條件的檔案管理的主要對(duì)象，是海量產(chǎn)生的電子文件。依靠傳統(tǒng)的分類(lèi)、著錄、整理的方法處理電子文件，無(wú)法適應(yīng)信息化要求。海量的電子文件，單靠人力手工永遠(yuǎn)也無(wú)法完成處理。對(duì)此，必須依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)，在電子文件管理平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、著錄、整理、統(tǒng)計(jì)、查詢檢索等業(yè)務(wù)的自動(dòng)化高效和精準(zhǔn)處理。而傳統(tǒng)檔案的編研、分析、展覽、價(jià)值傳播等工作，可以借助計(jì)算機(jī)語(yǔ)義網(wǎng)技術(shù)、泛在學(xué)習(xí)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘和大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，推進(jìn)檔案管理泛在智能化，實(shí)現(xiàn)我省檔案管理質(zhì)的飛躍。

（2）構(gòu)建新型檔案管理方法。強(qiáng)化傳統(tǒng)的好做法，引入新的管理方法。第一，要強(qiáng)化集中統(tǒng)一管理原則。但有別于傳統(tǒng)方式下的集中統(tǒng)一管理，在檔案信息化事業(yè)中，強(qiáng)化集中統(tǒng)一管理是從對(duì)檔案（管理對(duì)象）的集中統(tǒng)一管理擴(kuò)展到檔案信息管理過(guò)程（文件全生命周期）的統(tǒng)一管理，同時(shí)，檔案信息管理也要從部門(mén)機(jī)構(gòu)層面的集中管理擴(kuò)展到全省甚至國(guó)家層面的集中管理。第二，要強(qiáng)調(diào)檔案部門(mén)在檔案信息集中統(tǒng)一管理過(guò)程中的全程監(jiān)管作用和職能。在傳統(tǒng)方式下，檔案部門(mén)居于文件或檔案管理流程的后端，是最終永久保管文件的專(zhuān)業(yè)部門(mén)。但信息化條件下，保障檔案信息或電子文件真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的許多要素都貫穿于文件管理的各個(gè)階段，應(yīng)由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)全過(guò)程的監(jiān)督管理，提前控制文件管理質(zhì)量，克服分段式、分散式管理弊端。第三，試點(diǎn)建立檔案信息審計(jì)制度。推動(dòng)將檔案信息的管理作為我省政府機(jī)關(guān)績(jī)效的評(píng)估指標(biāo)之一，納入職能部門(mén)審計(jì)項(xiàng)目之中，納入領(lǐng)導(dǎo)人員離任審計(jì)內(nèi)容，促進(jìn)政務(wù)數(shù)據(jù)部門(mén)提高管理水平，更好地使用檔案信息等公共資源。

（3）加快“雙套制”向“單套制”的過(guò)渡。電子文件保存“雙套制”或“雙軌制”是過(guò)渡時(shí)期的權(quán)宜之計(jì)，無(wú)法全面應(yīng)對(duì)電子文件的運(yùn)行和保管。第一，音視頻、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體等類(lèi)型的文件無(wú)法打印，第二，一些電子文件被打印后，因脫離其計(jì)算機(jī)系統(tǒng)而損失證據(jù)效力，第三，“雙套制”大大增加管理成本，也耗費(fèi)紙質(zhì)資源。福建省應(yīng)克服對(duì)“雙套制”的依賴，加快縮短“雙套制”過(guò)渡時(shí)間，盡早實(shí)現(xiàn)“單套制”管理。

8.4.3 創(chuàng)新資源服務(wù)方式

通過(guò)信息化手段，提升檔案管理水平，其目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，促進(jìn)檔案信息資源的價(jià)值轉(zhuǎn)化，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

（1）開(kāi)展多元化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。第一，完善檔案信息服務(wù)平臺(tái)功能。應(yīng)全面具備檢索、復(fù)制、下載、咨詢和開(kāi)放利用服務(wù)等基本功能，以滿足公眾的基本信息需求。第二，提高查詢速率，優(yōu)化平臺(tái)構(gòu)架和技術(shù)參數(shù)，考慮足夠的并發(fā)帶寬，提升公眾的使用的良好感受。第三，擴(kuò)展信息開(kāi)放內(nèi)容。轉(zhuǎn)變“保密前提下的開(kāi)放”觀念，在涉及公眾切身利益方面的檔案信息，基于“開(kāi)放前提下保密”的理念，不斷挖掘和擴(kuò)大檔案信息的開(kāi)放程度，簡(jiǎn)化審批手續(xù)，還公眾知情權(quán)，避免把“鮮檔案”管理成“死檔案”。第四，試行實(shí)時(shí)咨詢方式，通過(guò)檔案信息服務(wù)平臺(tái)積極開(kāi)展與用戶實(shí)時(shí)互動(dòng)交流，解決公眾在檔案業(yè)務(wù)上的實(shí)際問(wèn)題。第五，加快利用網(wǎng)絡(luò)社交媒體。積極推動(dòng)社交媒體的運(yùn)用，吸引最廣泛的民眾參與檔案信息服務(wù)工作，提高檔案信息服務(wù)的號(hào)召力和影響力。

（2）開(kāi)展專(zhuān)屬定制服務(wù)。第一，依據(jù)客戶需求，按照客戶課題或者內(nèi)容偏好，組織檔案管理專(zhuān)家，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)和泛在智能技術(shù)，專(zhuān)題、專(zhuān)門(mén)、專(zhuān)項(xiàng)開(kāi)展深度編研，實(shí)現(xiàn)高端知識(shí)專(zhuān)屬服務(wù)。第二，逐步培育和擴(kuò)大客戶群體，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)大眾化高端化兼有。條件成熟時(shí)，按市場(chǎng)機(jī)制，引入社會(huì)力量，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

（3）開(kāi)展定向咨政服務(wù)。有針對(duì)性地開(kāi)展人大提案、政協(xié)建議的分析調(diào)研工作，發(fā)現(xiàn)基層百姓需要解決的迫切議題、當(dāng)前社會(huì)治理熱點(diǎn)提議，挖掘檔案信息，提出決策輔助、資政參政服務(wù)。

（4）開(kāi)展文化傳播服務(wù)。積極開(kāi)展內(nèi)容豐富多彩的檔案文化宣傳活動(dòng)，挑選極具檔案味的題材，舉辦3D檔案網(wǎng)上展廳、專(zhuān)題文化展、對(duì)外交流展、電子出版物等等，形成對(duì)社會(huì)公眾的視覺(jué)沖擊和心理沖擊。吸引廣大民眾像在圖書(shū)館、科技廳、電影院過(guò)雙休日一樣，雙休日到檔案館發(fā)現(xiàn)歷史、發(fā)現(xiàn)文化、發(fā)現(xiàn)與自身密切相關(guān)的信息。

8.5 規(guī)范應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

只有構(gòu)建檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，才能履行信息化條件下檔案管理的職能。從技術(shù)角度來(lái)說(shuō)，主要包括應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施和維護(hù)，從管理角度來(lái)說(shuō)，主要是控制好系統(tǒng)功能和推廣應(yīng)用等。

（1）制定和完善福建省檔案管理系統(tǒng)通用功能需求標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家已經(jīng)出臺(tái)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和《電子文件管理系統(tǒng)通用功能需求》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。福建省要貫徹落實(shí)這些標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)應(yīng)結(jié)合管理實(shí)際，提出不低于此標(biāo)準(zhǔn)的全省檔案管理系統(tǒng)通用功能需求標(biāo)準(zhǔn)。

（2）禁止采購(gòu)不合格或未經(jīng)測(cè)評(píng)認(rèn)證的檔案管理系統(tǒng)。從管理和審計(jì)角度，加強(qiáng)檢測(cè)和監(jiān)測(cè)，嚴(yán)要求、高標(biāo)準(zhǔn)搭建檔案管理系統(tǒng)。

（3）遵循模塊設(shè)計(jì)、分層實(shí)現(xiàn)，循序漸進(jìn)原則，推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)建設(shè)。第一，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)與政府機(jī)關(guān)各職能管理系統(tǒng)相銜接，確保檔案部門(mén)能實(shí)時(shí)對(duì)各業(yè)務(wù)職能部門(mén)產(chǎn)生的電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳輸。第二，留有一定的預(yù)留接口，能夠適應(yīng)政府機(jī)構(gòu)調(diào)整、職能變化后有關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接入。第三，要依據(jù)國(guó)家和福建省檔案信息化建設(shè)的規(guī)定、規(guī)范設(shè)計(jì)檔案信息系統(tǒng)的軟件。第四，要具備適應(yīng)多種文件存儲(chǔ)格式、適應(yīng)復(fù)雜權(quán)限控制、滿足電子文件全過(guò)程監(jiān)控和綜合利用的需要。

（4）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的災(zāi)難恢復(fù)與備份管理。為防止系統(tǒng)故障或操作失誤或意外災(zāi)害造成檔案信息丟失，應(yīng)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行容災(zāi)備份，采取合適的備份方式，并實(shí)現(xiàn)異地備份，加強(qiáng)系統(tǒng)常態(tài)化實(shí)體巡檢和技術(shù)巡檢，確保重要檔案信息安全。

8.6 完善安全管理體系建設(shè)

檔案管理部門(mén)要聯(lián)合相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，從技術(shù)和管理兩個(gè)方向的四個(gè)要素，共同構(gòu)建嚴(yán)格的安全制度，切實(shí)維護(hù)檔案實(shí)體和檔案信息安全。

8.6.1 提高管理安全水平

要從頂層制定統(tǒng)一的檔案實(shí)體和檔案信息的安全管理方案，包括規(guī)劃、預(yù)案、應(yīng)急措施、檢查手段和懲處等方面。其次，要逐層逐級(jí)貫徹落實(shí)安全方案，明確操作規(guī)程和職責(zé)分明且相對(duì)獨(dú)立的崗位責(zé)任，明確不越權(quán)管理常態(tài)和越權(quán)限制條件；定期開(kāi)展預(yù)案演練和應(yīng)急處置演練，積累經(jīng)驗(yàn)，提高快速反應(yīng)能力，防患于未然。

8.6.2 提高環(huán)境安全水平

從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全和防范自熱環(huán)境破壞兩個(gè)方面開(kāi)展工作。在確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全與信息傳輸通道安全方面，第一，要明確什么內(nèi)容范圍的檔案信息可以在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)或社交媒體上公開(kāi)，什么內(nèi)容范圍的檔案信息可以在內(nèi)部辦公局域網(wǎng)上運(yùn)行。第二，對(duì)于不同的功能應(yīng)用，需要在技術(shù)上采取不同層次的安全技術(shù)，如遠(yuǎn)程訪問(wèn)安全技術(shù)、傳輸層安全機(jī)制和應(yīng)用層安全機(jī)制，或者進(jìn)行多種安全機(jī)制的綜合運(yùn)用，采用身份認(rèn)證、數(shù)字簽名、加密技術(shù)、統(tǒng)一權(quán)限控制、防病毒等技術(shù)手段，防范人為破壞或病毒感染。自熱環(huán)境破壞方面，要提高風(fēng)險(xiǎn)防患意識(shí)。我省各地均有自身獨(dú)特的自然環(huán)境，沿海和山區(qū)的自然災(zāi)害發(fā)生也呈現(xiàn)一定的規(guī)律性。各地區(qū)各部門(mén)和單位要結(jié)合本地區(qū)特點(diǎn)，做好防御性工作，雷區(qū)加強(qiáng)防雷，山區(qū)加強(qiáng)防山洪、泥石流、山體滑坡等地質(zhì)災(zāi)害和防潮措施，沿海做好防臺(tái)風(fēng)海嘯工作，震區(qū)加強(qiáng)防震演練和應(yīng)急管理。

8.6.3 提高檔案工作人員的安全工作水平和能力

對(duì)相關(guān)檔案工作人員進(jìn)行有效的安全教育和管理，是維護(hù)檔案信息安全的重要手段之一。首先，要制定清晰的安全操作規(guī)程，以此規(guī)范和約束檔案作業(yè)人員行為，提高其安全操作能力。其次，加強(qiáng)培訓(xùn)提高檔案工作人員的安全意識(shí)和管理技能，促進(jìn)檔案工作人員理解并自覺(jué)遵照操作規(guī)程進(jìn)行規(guī)范化作業(yè)，掌握文件安全管理的方法，甚至引導(dǎo)工作人員激發(fā)主動(dòng)性，發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)檔案信息安全管理方法。再次，加強(qiáng)外包人員的安全管理。檔案信息化過(guò)程中，社會(huì)力量參了一些重復(fù)性勞動(dòng)、技術(shù)性工作和智力性工作的外包任務(wù)，但業(yè)務(wù)外包不等于不管。任何外包性質(zhì)的工作都必須在檔案管理部門(mén)的控制之下，防止檔案信息被人為竊取，保障檔案信息安全。

8.6.4 提高數(shù)據(jù)安全水平

數(shù)據(jù)安全是維護(hù)檔案信息安全微觀層面的首要技術(shù)要素。第一，為減少甚至杜絕因?yàn)橄到y(tǒng)漏洞造成文件的損失，要選用質(zhì)量過(guò)硬的符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和我省標(biāo)準(zhǔn)的軟硬件系統(tǒng)設(shè)備和存儲(chǔ)載體。第二，采取標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)。系統(tǒng)差異性造成文件格式不兼容，導(dǎo)致電子文件不可讀，是檔案信息化發(fā)展的一個(gè)攻關(guān)難題。當(dāng)前，福建省要優(yōu)先使用XML文件格式或PDF文件格式保存電子文件。第三，開(kāi)展備份工作。備份可以應(yīng)對(duì)系統(tǒng)崩潰、天災(zāi)人禍、誤刪除操作等風(fēng)險(xiǎn)。備份硬件時(shí)，只需備份關(guān)鍵硬件；備份軟件和信息時(shí)，需要全部備份，以便系統(tǒng)崩潰之后快速還原。第四，開(kāi)展電子文件遷移。若電子文件系統(tǒng)改變或者電子文件不能采用標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)時(shí)，把電子文件從原有系統(tǒng)向新的保存或管理系統(tǒng)復(fù)制，維護(hù)檔案信息安全。

8.7 重視高端人才培養(yǎng)

檔案信息化事業(yè)所涉及的專(zhuān)業(yè)知識(shí)正在快速更新。檔案信息化事業(yè)不僅需要既懂信息化技術(shù)又懂檔案專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才，也需要更為專(zhuān)業(yè)的檔案人才、技術(shù)人才、管理人才。福建省要加快建立以管理型人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點(diǎn)、高科技專(zhuān)門(mén)人才為骨干的檔案隊(duì)伍體系，滿足檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

8.7.1 加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)

擴(kuò)大視野，立足全國(guó)甚至國(guó)際，引入符合檔案信息化各專(zhuān)業(yè)需求的高層次人才，進(jìn)入檔案管理部門(mén)任職或者高校任教，推動(dòng)福建省檔案信息化建設(shè)事業(yè)或者為我省檔案信息化事業(yè)培育先進(jìn)人才。加快高端人才內(nèi)部培養(yǎng)，有計(jì)劃地發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、儲(chǔ)備一批專(zhuān)業(yè)型、技術(shù)性強(qiáng)的高端人才后備梯隊(duì)，提升現(xiàn)有檔案隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，促進(jìn)全省檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施。

8.7.2 加強(qiáng)教材體系建設(shè)

進(jìn)一步促進(jìn)教材建設(shè)，提高檔案管理人員和工作人員編寫(xiě)教材的積極性，編印更多符合信息化未來(lái)發(fā)展方向的教材、對(duì)當(dāng)前工作比較有指導(dǎo)意義的實(shí)務(wù)教材。同時(shí)，引導(dǎo)管理人員、高校機(jī)構(gòu)和社會(huì)力量加強(qiáng)協(xié)同合作，鼓勵(lì)與省內(nèi)外高校、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位中有檔案專(zhuān)長(zhǎng)的專(zhuān)家進(jìn)行合作，利用多方資源提高教材總體質(zhì)量。

8.7.3 深化在職實(shí)訓(xùn)教育

堅(jiān)持在實(shí)踐中鍛煉和培養(yǎng)人，積極搭建多種多樣的人才培養(yǎng)平臺(tái)。一是開(kāi)展同業(yè)交流，拓寬橫向視野，吸取同行智慧和經(jīng)驗(yàn)做法，實(shí)現(xiàn)共同提高。二是組織專(zhuān)題研討，細(xì)分論題，開(kāi)展深入研究和分析，攻克急需解決的難題。三是開(kāi)展對(duì)臺(tái)交流，發(fā)揮地緣優(yōu)勢(shì)和文化優(yōu)勢(shì)，積極借鑒和學(xué)習(xí)臺(tái)灣地區(qū)先進(jìn)理念和做法。四是堅(jiān)持項(xiàng)目帶動(dòng)，部署一批專(zhuān)門(mén)項(xiàng)目，指派相關(guān)部門(mén)或單位推動(dòng)項(xiàng)目落地，通過(guò)項(xiàng)目建設(shè)，培養(yǎng)和促進(jìn)人才成長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目和人才雙豐收。

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1．雷乃明，福建省檔案學(xué)會(huì)理事長(zhǎng)、福建省檔案局法制處處長(zhǎng)，課題組組長(zhǎng)。

2．石家標(biāo)，福建省檔案學(xué)會(huì)理事、國(guó)網(wǎng)福建省電力有限公司文檔處處長(zhǎng)，課題組副組長(zhǎng)。

3．林凱旋，福建省檔案學(xué)會(huì)理事、福建省公安廳辦公室綜合檔案室主任。

4．周?chē)?guó)偉，福建省檔案學(xué)會(huì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)福州片區(qū)專(zhuān)業(yè)委員會(huì)會(huì)長(zhǎng)、華閩通達(dá)信息技術(shù)有限公司總經(jīng)理。

5．梁偉燦，福建省檔案學(xué)會(huì)秘書(shū)處副秘書(shū)長(zhǎng)、福建省檔案局主任科員。