姚慧芝

摘 要：EPC總承包工程，含義為業(yè)主委托工程的施工單位，按照合同中規(guī)定的款項，開展工程的初步探究設(shè)計，中期的施工承建還有施工用料的整合，以及工程收尾階段的測試檢驗環(huán)節(jié)，即整體工程的各個步驟。EPC總承包工程的建設(shè)管理模式比傳統(tǒng)建設(shè)模式更有市場竟?fàn)巸?yōu)勢。本文介紹了總包工程的檔案管理特點、作用及難度，探討了做好EPC總包工程項目的檔案管理工作的方法，指出了做好總包工程檔案管理工作應(yīng)注意的問題。

關(guān)鍵詞：工程項目；EPC總承包；檔案管理

檔案的建立與整理在整個工程中是重要的組成部分。在工程開展之初，工程的各項工作的統(tǒng)籌規(guī)劃方針，還有運營管理理念，甚至詳盡到人員招募計劃和安排計劃，都要詳細(xì)的記錄在檔案之中。系統(tǒng)且連續(xù)的建立合理的檔案機制，有利于工程的各項工作有序合理地開展下去。而在施工過程中，施工日志、資金流動、分項目承包、材料采購和使用情況，等等，都是整個工程的文字報告信息，檔案中要都有記載。這樣做既方便查找相關(guān)文件，也讓工程各階段的工作開展有所依據(jù)。

一、總承包商負(fù)有的工程項目檔案管理職責(zé)

工程的檔案管理人員需要精挑細(xì)選，遴選出既具備強烈的責(zé)任心，又有豐富檔案管理經(jīng)驗的管理人員。在檔案紀(jì)錄的過程中，工程承包的責(zé)任人要經(jīng)常審查檔案，查漏補缺，確定所記錄的信息善全而且沒有偏差。這也是國家政策下工程項目檔案管理的基本要求。否則從檔案的角度來講，任何一點細(xì)小的偏差都會對工程的進(jìn)場產(chǎn)生重大的影響。施工單位要用于承擔(dān)著一份至關(guān)重要的責(zé)任，精心整理，查漏補缺，詳盡的記錄施工過程中各個部門的進(jìn)展情況。等工程完工之后在裝訂成冊，交給業(yè)主檢查。

（一）對分包商檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督職責(zé)

1）在工程開工之前就建立完善的檔案管理機制，做到未雨綢繆。檔案的撰寫和管理要嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)章進(jìn)行，嚴(yán)禁個人不負(fù)責(zé)任的記錄，更不能隨意編寫和更改。

2）檔案的編寫過程要與工程的進(jìn)展情況同步，做到工程進(jìn)展和檔案工作統(tǒng)一步調(diào)，并且嚴(yán)格把關(guān)，統(tǒng)一調(diào)配，符合標(biāo)準(zhǔn)。

3）施工單位負(fù)責(zé)人也要對檔案管理起到監(jiān)督作用。每個施工單位負(fù)責(zé)人都要認(rèn)清檔案管理工作的重要性，切不可掉以輕心。要根據(jù)工程進(jìn)度，經(jīng)常檢查檔案的編寫和分類，并對檔案管理人員開展考核工作，設(shè)立獎罰機制，提高他們的積極性，同時也能確保檔案管理的準(zhǔn)確性。

（二）檔案的歸集、整理、裝訂存檔及向企業(yè)檔案管理部門移交職責(zé)

1）工程開始階段就要明確檔案管理人員的責(zé)任，從前期籌劃，到羨慕動工，工程的進(jìn)行，運營管理，原料采購，項目審核，都要一一記錄在冊。在工程結(jié)尾階段，驗收工程也要做詳盡的記錄。方能裝訂成冊，交給業(yè)主指定的檔案部門。

2）做足檔案管理中材料的收集、整理、鑒定和歸檔工作，明確責(zé)任人制度，強化管理人員的守則意識。

3）根據(jù)我國反律法規(guī)，在工程收尾階段結(jié)束后，施工單位要將檔案送到業(yè)主指定的檔案管理部門。

二、總包項目實施過程中做好各階段的檔案管理工作

按照工程的進(jìn)展，檔案管理工作可以從以下幾個方面得到落實。1）工程前期。需要對以下幾個方面統(tǒng)籌規(guī)劃：可行性研究報告及其評估、報批文件、項目選址及其報批文件、設(shè)計任務(wù)書及工程所需的招投標(biāo)合同、招標(biāo)過程中的會議記錄、附加的書函等。2）設(shè)計階段。由工程設(shè)計師整理出來的有關(guān)工程開展情況的所有設(shè)計資料、工程所需原料的計算報告，以及工程成本預(yù)算的詳細(xì)報告。當(dāng)涉及到在設(shè)計中依據(jù)的信函時，也要將附件加到檔案中。3）采購階段。由業(yè)主和施工單位共同確定的原料使用文件、設(shè)備租賃文件、材料報價文件、設(shè)備損耗說明、原料追加或者剩余原料處理的報告，等等。4）施工階段。項目開始動工的報告、審批合同、政府相關(guān)部門的批準(zhǔn)文件、工程進(jìn)行過程中拍攝的照片、各工程的分包計劃及合同、工程實地測繪同設(shè)計時的比較文件、工程變更條款、施工日志以及施工單位履行合同時與業(yè)主進(jìn)行的一切信函性質(zhì)的文件。5）試生產(chǎn)階段。包括試運行計劃書和開停車方案、試車方案及記錄單、性能考核報告、合同目標(biāo)性能考核方案及記錄表等文件。6）工程竣工驗收階段。包括竣工驗收文件、項目竣工驗收報告及會議文件、最終接收證書、履約合格證及相關(guān)文件、工程設(shè)計總結(jié)、工程施工總結(jié)等。

三、加強工程檔案管理工作的過程控制

（一）總包工程的檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行

總包工程的檔案管理工作具有完整性及時性，因此必須采取檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行的措施。在項目初期，檔案部門即應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)，對項目各階段的各種材料，都應(yīng)當(dāng)在其階段工作收尾之前，就歸納入檔案之中。

（二）建立工程總承包文件跟蹤管理網(wǎng)絡(luò)

在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，工程的檔案管理工作也可以借助互聯(lián)網(wǎng)達(dá)到簡約集成的目的。每個工程檔案管理的特點不盡相同，但是互聯(lián)網(wǎng)管理可以將他們統(tǒng)籌規(guī)劃，節(jié)約人力物力。設(shè)置歸檔職責(zé)等管理模塊，自動為檔案管理工作監(jiān)管糾正，并且建立跟隨工程進(jìn)展而不斷變化的動態(tài)管理網(wǎng)絡(luò)。

（三）加強與工程技術(shù)、管理人員的聯(lián)系

檔案管理人員不能一直待在檔案室，這并不能讓他們及時了解到工程的動態(tài)和進(jìn)展。檔案管理人員要走出辦公室，深入工地，多和施工人員溝通，對檔案管理工作也大有裨益。

四、工程總承包檔案管理工作應(yīng)注意的幾個問題

在我國，工程總承包模式是一種新型的工程合作模式，還處在初步探索階段。從以往的幾個應(yīng)用工程總承包模式中，廣大檔案管理人員吸收經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，總結(jié)出以下幾個著重點：

1）檔案管理工作不能離開國家既定的方針，也不能照搬照抄國家的檔案管理策略。針對每個工程的檔案管理工作，要在明確執(zhí)行國家大方向的前提下，系統(tǒng)性的結(jié)合實際，找出適用于本工程的獨具特點的檔案管理機制。

2）工程開展初期，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要積極引導(dǎo)檔案管理人員，盡早把檔案管理工作安排妥當(dāng)，切合工程的開展。

3）要大膽啟用負(fù)責(zé)人的檔案管理新人，同時要多對他們進(jìn)行培訓(xùn)。這樣做既能保持檔案管理工作順利開展，也能推動國家檔案管理機制的嚴(yán)格化、高效化。

4）工程的檔案要統(tǒng)一裝訂成冊，不但檔案整理的方式要正規(guī)高效，還要配備統(tǒng)一的保存工具。檔案建立的過程中就要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，格式要正確，分類要明確，完善檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 葉健.電力工程建設(shè)總承包項目檔案管理的探討與實踐[J].電力勘測設(shè)計，2005，2（4）：123-125.

[2] 唐麗萍.電力工程建設(shè)總承包項目檔案全過程管理[J].電力勘測設(shè)計，2007，2（3）：98-99.