鄧琳+張文英

（平高集團檔案館）

摘 要：檔案管理信息化也可以說是一種全新的檔案管理模式，主要是在現(xiàn)代計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上進行建立，最終實現(xiàn)智能化以及規(guī)范化的檔案管理。現(xiàn)階段我國檔案管理信息化建設(shè)仍然存在諸多問題，為在真正意義上實現(xiàn)對檔案資源管理的信息化，必須實現(xiàn)對其中存在問題的有效改善。這不僅對檔案管理工作自身發(fā)展有重要意義，同時對社會以及經(jīng)濟發(fā)展有積極作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；途徑；方法

1 檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)及意義

我國有多部法律法規(guī)對檔案管理工作進行規(guī)范，同時這對檔案管理工作也有一定的指導(dǎo)意義?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》是由我國檔案主管部門頒布，其中主要對檔案信息化建設(shè)主要目標(biāo)以及意義進行明確。首先是實現(xiàn)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，然后借助科學(xué)技術(shù)對檔案管理應(yīng)用軟件進行管理與推廣。電力文件以及電子檔案的管理力度也要不斷加強，保證電子檔案的積累以及利用。為在真正上實現(xiàn)對現(xiàn)全國檔案網(wǎng)絡(luò)信息的建立，必須實現(xiàn)對區(qū)域網(wǎng)絡(luò)的有效規(guī)范與聯(lián)通，最終實現(xiàn)構(gòu)建國家信息網(wǎng)絡(luò)的目標(biāo)。加強檔案信息資源合理配置以及科學(xué)管理是實際進行檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)，這不僅對檔案信息資源實現(xiàn)數(shù)字化與標(biāo)準(zhǔn)化有重要意義，同時還可在一定程度上促使檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化以及系統(tǒng)化。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)以及應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息化管理體系的重要組成部分，同時標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)以及人才隊伍建設(shè)也在上述范圍涵蓋之內(nèi)。我們可以將信息化建設(shè)進行一種形象化的比喻，這也對該項工作的重要程度進行直觀體現(xiàn)。上述因素與檔案資源信息化之間存在不可分割的密切關(guān)系，必須進行科學(xué)的協(xié)作才能在真正意義上進行檔案信息化體系的建設(shè)。也就說在實際進行建設(shè)時必須實現(xiàn)對上述因素的綜合考慮。

2 國內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 館藏檔案存儲的問題

經(jīng)過長期的實踐與發(fā)展，我國檔案管理工作已經(jīng)取得顯著成就，但在實際運行中還是存在諸多問題，這對檔案管理工作的順利進行有極大的阻礙作用。在傳統(tǒng)的檔案信息管理工作中，紙張是檔案儲存的主要形式，磁帶、錄像帶以及部分電子文檔資料只是作為一種輔助介質(zhì)存在于檔案資料管理中。紙質(zhì)文件在實現(xiàn)永久保存以及備份時存在一定的難度，外界環(huán)境會對紙質(zhì)檔案造成嚴重損壞，同時需要對空間進行大量的占用?，F(xiàn)階段處于信息大爆炸時代，信息的不斷增多導(dǎo)致檔案數(shù)量也在不斷增加，在這種環(huán)境與背景之下，倉儲費用以及管理成本也在呈現(xiàn)出不斷增加的趨勢。

2.2 檔案管理模式的問題

現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展與進步，先進的科學(xué)技術(shù)以及信息手段已經(jīng)逐漸實現(xiàn)在生產(chǎn)生活各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，這對人類社會的進步與發(fā)展有極大的促進作用。為在真正意義上實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須實現(xiàn)對科學(xué)技術(shù)合理運用。計算機輔助管理的手動模式是現(xiàn)階段實際進行檔案檔案管理時主要應(yīng)用的模式，其中主要包括檔案的管理、接收以及利用等。這種管理存在極大的不科學(xué)性，不僅不能實現(xiàn)對工作效率的有效提升，同時導(dǎo)致檔案資源的充分利用存在較高難度。

2.3 信息查詢困難的問題

傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足時代的需求與發(fā)展，必須結(jié)合實際情況以及先進的科學(xué)技術(shù)對其進行改革與創(chuàng)新，這是從根本上促使檔案資源實現(xiàn)信息化管理。手工查詢是現(xiàn)階段進行檔案信息檢索的主要辦法，檢索流程從查案件目錄開始，一直到辦理相關(guān)手續(xù)結(jié)束，其中還包括是查閱文件目錄以及通知庫房調(diào)卷等。紙質(zhì)文件在一定程度上加大文件檢索工作的難度。查詢的途徑不夠全、查全率低以及查準(zhǔn)率低問題長期存在于檔案檢索工作中，也沒有得到有效的解決，最終導(dǎo)致文件丟失以及損壞現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3 實現(xiàn)檔案管理信息化的途徑與方法

3.1 配備統(tǒng)一、專業(yè)的管理設(shè)備

將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為信息化信息.就是為了讓檔案信息變成動的、有生命力的資源，要實現(xiàn)這一點，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，必須配備統(tǒng)的管理設(shè)備。實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為檔案管理實信息化提供硬件保障。

3.2 建立科學(xué)的安全管理制度

檔案管理的服務(wù)性決定了檔案館要盡可能多地開發(fā)檔案信息，以便提供利用，以達到檔案信息利用功能的最大化，實現(xiàn)檔案信息資源共享，其核心是建立完善的安全管理制度和針對信息化檔案的一整套嚴格的安全措施，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

3.3 健全與檔案管理信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

檔案信息化建設(shè)的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數(shù)據(jù)庫中的信息。這要求檔案數(shù)據(jù)庫中信息存儲與呈現(xiàn)必須實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，兼顧國際標(biāo)準(zhǔn)，做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，避免檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)、利用率低等問題，為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

3.4 加強高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)和引進

檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，就是開發(fā)利用檔案信息資源，并與檔案管理工作有機整合。檔案信息化建設(shè)是一門專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能，全面了解和自覺執(zhí)行檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)。

4 我國檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向

隨著全球信息化、信息化技術(shù)的發(fā)展，信息的信息化可共享程度要求也越來越高。我國的檔案管理正在向著全面的信息化發(fā)展，所謂的全面信息化不僅僅是讓檔案資料成為電子化文檔，而是要利用網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)讓檔案信息化資料成為可利用、可開發(fā)、可共享的優(yōu)質(zhì)化信息資源。因此在信息化建設(shè)中應(yīng)當(dāng)著重建立規(guī)范的統(tǒng)一的信息化轉(zhuǎn)化、管理、利用的標(biāo)準(zhǔn)，以此便于信息化檔案資料能夠被合理的利用和開發(fā)。檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向是建設(shè)信息化檔案館。所謂的信息化檔案館，不是單指某一個檔案館，而是通過計算機網(wǎng)絡(luò)連接在一起的若干檔案館群體。

參考文獻

[1]單茹.新時期提升檔案管理信息化的有效途徑研究[J].中國市場，2016（41）：191-192.

[2]劉忠華.檔案管理信息化建設(shè)途徑研究[J].華章，2014（2）.