黃欣欣

（東莞市社會保障局）

摘 要：社會保險檔案是重要的民生檔案，記載的是參保單位和參保人的社會保險信息，屬于社保經(jīng)辦機構(gòu)的關(guān)鍵資料和依據(jù)。社保檔案內(nèi)容豐富，動態(tài)性很強，對其進行分析、評估和信息化管理，是現(xiàn)代化檔案管理的需要，也是社會穩(wěn)定的具體要求。因此，在管理上必須強化措施，這對于社會的和諧穩(wěn)定具有重要意義。做好社會保險檔案管理工作，已成為促進社會和諧穩(wěn)定不可缺或缺的一個重要環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：社保檔案；管理；和諧穩(wěn)定

一、加強社會保險檔案管理的必要性及重要意義

深化社會保險改革的需要就是要求加強社保檔案管理工作。隨著社會保險改革的深化，社保管理責(zé)任人不但要履行社會保障的職責(zé)，還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理。社保檔案管理屬于龐大的社會系統(tǒng)工程，需要完整、準(zhǔn)確每一個人的資料記載，安全有序的社保檔案管理，不僅僅會贏得離退休人員的贊賞，更是社會穩(wěn)定和諧的“穩(wěn)壓計”，社保管理必須與時俱進，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

加強社保檔案管理，是整個社會的需要，是社保業(yè)務(wù)本身的必然要求。每一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理社會保險業(yè)務(wù)時，參保人提供的個人資料、表格等信息，作為最原始的資料永久存入個人檔案，其后要按規(guī)定要求繳納社會保險費、劃撥個人賬戶、計算利息，有時隨著政策的調(diào)整還要對繳費比例、繳費基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進行及時調(diào)整。人才流動是當(dāng)前的大勢所趨，對于流動的人還要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理對于每一個參保人來說非常重要，

因為其關(guān)系到參保人的切身利益。

加強社保檔案管理，首先需要理順社保檔案管理工作機制。依據(jù)《檔案法》，《保密法》、《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等法律法規(guī)，制定社保檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)程，對各類檔案的收集、整理、保管、存檔等規(guī)定了明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。實現(xiàn)社保檔案工作管理有序、有章、安全，避免社保檔案出現(xiàn)不規(guī)范管理混亂的情況發(fā)生。完成的業(yè)務(wù)工作進行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動作用。同時，還可以為決策者提供準(zhǔn)確、全面的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。因此，檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社保工作的前提條件。這就要求為社保檔案事業(yè)的發(fā)展提供人才保障。健全用人機制，通過多種渠道加強培訓(xùn)、考核，形成長期化的培訓(xùn)學(xué)習(xí)制度，不斷加強檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使其管理水平達到要求的資質(zhì)，檔案管理人員要愛崗敬業(yè)、刻苦鉆研業(yè)務(wù)，在工作中要富有主動性和創(chuàng)造性，這樣才能適應(yīng)不斷發(fā)展的社保檔案需要。

二、目前社保檔案管理中存在的問題

1、 社會保障制度不完善。養(yǎng)老社保與福利發(fā)放在不同的部門進行， 最終的保險發(fā)放也由相應(yīng)的政府部門專門負責(zé)， 在這種管理機構(gòu)重疊、復(fù)雜、分散的管理模式，對于參保人來說會遇到這樣或者說那樣的問題。 例如由于管理機構(gòu)過于分劃，公民要對一個公民社會保障的基本情況時，需要跑很多的路，反復(fù)的詢問，給群眾增加了不少的麻煩和不便。

2、檔案管理工作意識薄弱。社保檔案管理意識薄弱是檔案管理工作中突出的問題。由于對社保檔案管理工作的正確認識不足，大多社保經(jīng)辦機構(gòu)把社保檔案管理當(dāng)作可有可無的工作，忽視了對其在資金和領(lǐng)導(dǎo)方面的支持，這就增加了社保檔案管理工作的難度。由于管理措施不到位，檔案管理工作人員對社保檔案管理必要性認識不足，從而嚴(yán)重影響了社保檔案管理的工作效率。

3、基礎(chǔ)設(shè)施和管理手段滯后。社保經(jīng)辦機構(gòu)缺乏社保業(yè)務(wù)檔案管理專用軟件，以及服務(wù)器、高速掃描儀、縮微機等專業(yè)化設(shè)備。隨著社會保障覆蓋面的逐步擴大，參保人數(shù)日益增多，社會保險業(yè)務(wù)量和檔案數(shù)量與日俱增，所承擔(dān)的安全有序管理社保檔案的職責(zé)也日漸沉重。很多社保經(jīng)辦機構(gòu)對社保業(yè)務(wù)檔案的整理、歸檔、維護、后期調(diào)閱均以手工操作為主，勞動強度大，手工檢索速度慢，效率低下，查找資料費力，開展數(shù)據(jù)統(tǒng)計更為艱難，嚴(yán)重影響了工作的進展。

4、管理人員專業(yè)知識有待提高。現(xiàn)有社保檔案管理人員大多沒有檔案管理相關(guān)專業(yè)學(xué)歷，缺乏檔案管理技能，需要進一步加強社會保險業(yè)務(wù)知識、檔案管理專業(yè)知識以及計算機操作技能等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

三、加強社保檔案管理的建議

1、健全制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機制。依據(jù)《檔案法》、《保密法》等法規(guī)政策，制訂社保檔案分類大綱和保管期限。對各類檔案制訂出相應(yīng)的管理制度，構(gòu)建完整的制度體系，做到有章可循、照章辦事、依法建檔。檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要規(guī)范程序，既符合工作進程，又符合檔案管理要求。日常工作中形成的材料、報表、臺賬、圖表、會計賬簿等文件及時立卷歸檔，統(tǒng)一管理，實現(xiàn)社會保險檔案的規(guī)范管理。

2、利用先進的計算機信息管理技術(shù)，推進社保檔案管理信息化、規(guī)范化。將以前管理的紙質(zhì)檔案資料及后續(xù)工作中產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案資料，按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》的檔案目錄重新編排、整理裝訂，歸入檔案室專用密集架，錄入計算機檔案管理信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理。

3、強化對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。做好對檔案管理人員培訓(xùn)教育是做好檔案管理的基礎(chǔ)，實行崗位培訓(xùn)、檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，邀請檔案部門業(yè)務(wù)骨干授課和現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)等培訓(xùn)措施，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)和現(xiàn)代化管理水平。

4、“軟”與“硬”結(jié)合，實現(xiàn)社保檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。必要的信息軟件，電腦耗材的配置完善，是確保檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代化形勢需要的前提?？朔Y金緊張的困難，配置先進的微機設(shè)備做好檔案室。同時，要著力進行檔案管理的軟件開發(fā)、升級。使其軟件功能滿足檔案管理的需要：檔案的自動快速編目及檔案信息的自動檢索；可以實現(xiàn)對檔案資料的快速統(tǒng)計。如對檔案的分類統(tǒng)計、綜合數(shù)字統(tǒng)計、相關(guān)信息資料統(tǒng)計等，可以進行檔案借閱的自動化管理，以便對借用者的情況、借用時間、歸還時間等進行全面掌握，并實現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)。

5、組織領(lǐng)導(dǎo)到位。該局把檔案工作擺在重要議事日程，納入年度工作計劃。指定一名分管領(lǐng)導(dǎo)，確定了專職檔案管理人員，進一步加大檔案管理力度。

6、完善落實制度。嚴(yán)格按照相關(guān)的社會保險經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法等規(guī)章制度。抓好基礎(chǔ)建設(shè)，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，完善各項規(guī)章制度，明確檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、移交、統(tǒng)計等崗位職責(zé)、工作目標(biāo)和要求，確保檔案管理工作從材料形成、收集整理到編目、歸檔、入庫、利用等每一道程序、每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。

結(jié)束語：

檔案規(guī)范管理是確保社會穩(wěn)定和諧的關(guān)鍵。做好了檔案管理工作，就會給社會穩(wěn)定帶來正面能量，加強檔案規(guī)范化管理，有利于更好地促進學(xué)校各項工作管理的規(guī)范化，有利于提高工作效率和質(zhì)量，有利于維護學(xué)校檔案的完整與安全，具有十分重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

參考文獻：

[1]加強社保檔案管理促進社會和諧穩(wěn)定_

[2]加強社保檔案管理促進社會和諧穩(wěn)定_呂奎斌

[3]加強社保檔案管理的重要性_陳艷平

[4]加強社保檔案管理的重要性及對策分析_翟麗華

[5]建立社保檔案切實保障民生_周強