孫波+朱麗

（天津市市區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心河西部 天津 300201）

一、 電子文件的特征

電子文件在某些特征上與紙質(zhì)文件有很大的區(qū)別。要管理好電子文件就必須了解其的特征。綜合國內(nèi)外對此問題的研究，電子文件的主要特征可概括為：

1、 電子文件的數(shù)字化信息技術(shù)是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，人們在計(jì)算機(jī)屏幕上看到由文字、圖形等構(gòu)成的電子形態(tài)只不過是電子文件的某種輸出形式而已。而在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是存儲(chǔ)等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在的。

計(jì)算機(jī)錄入漢字的方法有多種，首先是輸入時(shí)對漢字進(jìn)行計(jì)算機(jī)的外碼轉(zhuǎn)換?？梢杂脻h語拼音等外碼錄入漢字。計(jì)算機(jī)接收了其個(gè)別漢字外碼之后，接著把外碼代表的漢字用計(jì)算機(jī)內(nèi)碼記錄下來。計(jì)算機(jī)內(nèi)碼是以16位二進(jìn)制數(shù)字表示的。計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行文件信息的存儲(chǔ)、傳輸?shù)忍幚砭褪菍@些內(nèi)碼的處理。只有當(dāng)需要將文件輸出時(shí)，才將其漢字內(nèi)碼所對應(yīng)的字形點(diǎn)陣。也就是字模，以及眾多字模按格式組成文章在屏幕或打印機(jī)上輸出。

在計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的支持下，文件信息數(shù)據(jù)還可以包括聲音、影像等多種形式。

電子文件從一個(gè)載體復(fù)制到另一個(gè)載體，實(shí)質(zhì)上是在計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行信號(hào)的傳輸處理。只要技術(shù)方法得當(dāng)，就可以完全恢復(fù)到與原信號(hào)一樣。

2、 電子文件的形成和各種處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下完成的，離開計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子文件既看不見也摸不著。其對設(shè)備依賴性主要體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。

電子文件的運(yùn)作、管理是建立在一套標(biāo)準(zhǔn)化體系之上的，其嚴(yán)格程度和對系統(tǒng)性的要求，均遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系。建立和熟悉電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系，是保證電子文件妥善歸檔的重要前提。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們對信息的處理標(biāo)準(zhǔn)化問題解決得好一些，但對記錄載體的交換問題仍然很多。出于安全保密上的考慮還常常通過特殊的軟、硬設(shè)備人為地進(jìn)行復(fù)雜而獨(dú)特的編碼加密或信息拆分處理，使需要保密的電子文件只能在特定的環(huán)境下被讀取。計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，對于需要長期歸檔保存的電子文件來說，設(shè)備依賴性造成的問題會(huì)更加嚴(yán)重。

3、 電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面。一是數(shù)字編碼記錄于載體上肉眼無法分辨，例如一張容量可達(dá)600MB-4000MB的光盤，刻寫激光斑點(diǎn)的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息。即使在高倍顯微鏡下可以看見光盤上的記錄痕跡，也不可能讀懂那些小點(diǎn)表示的是什么。另外，載體上的數(shù)字信息往往進(jìn)行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設(shè)備，如果不解壓解密也是不能讀取其內(nèi)容的。以上種種因素均決定了電子文件載體的非直讀性。

4、 文件的物理結(jié)構(gòu)是指其信息存儲(chǔ)于載體上的位置及分布情況，紙質(zhì)文件的信息物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是一致的，而且是直觀的。電子文件的信息物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的，同一份電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不要載體上連續(xù)存放，甚至可以存放在不同載體上，而不影響其正常地顯示輸出。在電子文件信息的處理過程中，其物理結(jié)構(gòu)經(jīng)常發(fā)生變化，而其邏輯結(jié)構(gòu)卻可以保持不變。電子文件的邏輯結(jié)構(gòu)通常也是需要專門的信息予以描述，當(dāng)然這些信息可能是隱含的，無特殊需要而不顯示出來。正是由于這種原因，電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)之間關(guān)系是很復(fù)雜的。在電子文件歸檔時(shí)，如何保持其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜關(guān)系，是保證電子文件不被坡壞而必須注意的關(guān)鍵問題之一。

元素?fù)?jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。對于紙質(zhì)文件來說，元數(shù)據(jù)往往直接體現(xiàn)在其形態(tài)上，如一份印好的文件，紙上的文字、圖形排列及格式等。電子文件的這種元數(shù)據(jù)必須特意附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌。此外，紙質(zhì)文件由于在傳遞和處理過程中離不開行政部門的實(shí)際往來和人工辦理各種手續(xù)，由其生成和運(yùn)作的背景信息也就自然地記錄在文件上了。電子文件的運(yùn)作往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，操作者互不見面，體現(xiàn)行政背景關(guān)系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供或補(bǔ)充這些元數(shù)據(jù)或背景信息，就可能給電子文件的運(yùn)作和歸檔帶來問題。

5、 電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，甚至可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化。同樣，還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接收者。在一些對保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)的不同設(shè)備上，只是在需要時(shí)臨時(shí)把文件裝配起來。這些情況，不僅造成電子文件與載體的分離性，也使長期處于共享計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境的使用者淡漠了對電子文件存儲(chǔ)于哪臺(tái)計(jì)算機(jī)、哪個(gè)載體以及什么位置的關(guān)系。這個(gè)特征給電子文件的保管帶來許多新的問題，處理不好，會(huì)直接影響其真實(shí)性、完整性和可靠性。

二、 電子文件生命周期理論

文件生命周期理論是檔案學(xué)的基本理論。上個(gè)世紀(jì)40年代初， 在美國出現(xiàn)了文件生命周期理論。1950年8月，英國羅吉爾。艾利斯教授在第一屆國際檔案大會(huì)上正式提出了文件生命劃分的“三階段理論”（即文件的現(xiàn)行、休眠或暫時(shí)保存、銷毀或永久保存），標(biāo)志著文件生命周期理論的誕生。此后，經(jīng)過歐美國家的一些檔案學(xué)者的進(jìn)一步探索，在20世紀(jì)80年代中后期得到定型，并為國際檔案界所接受。自20世紀(jì)90年代中后期開始，電子文件開始大量涌現(xiàn)。由于電子文件具有與紙質(zhì)文件許多不同的特點(diǎn)，于是檔案學(xué)界在文件生命周期理論的基礎(chǔ)上，又提出電子文件生命周期理論、文件連續(xù)性理論來支持電子文件管理。

文件生命周期理論的基本內(nèi)容可以概括為：文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)整體運(yùn)動(dòng)過程；文件的整體運(yùn)動(dòng)過程由于文件價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干階段；不同階段的文件與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間存在的對應(yīng)關(guān)系。生命周期理論立足于文件及檔案本身的價(jià)值及其價(jià)值形態(tài)的變化規(guī)律，并根據(jù)不同價(jià)值的不同實(shí)現(xiàn)規(guī)律指導(dǎo)特定階段的管理活動(dòng)的理論觀點(diǎn)，為解決電子文件管理的原始性、真實(shí)性、完整性；電子文件的收集、歸檔；電子文件的原始性保證、真實(shí)性保證、完整性保證；電子文件的開發(fā)利用；紙質(zhì)文件和電子文件并列運(yùn)行的過渡期進(jìn)行管理等一系列問題提供了思路。

正是基于對文件生命周期理論的認(rèn)識(shí)和理解，我單位開始研究面向?qū)嶋H的信息化管理系統(tǒng)，通過數(shù)年的努力，初步建立起了一套基本符合檔案工作規(guī)范、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及基本原則且適應(yīng)電子化時(shí)代的文件管理體系。該體系包括電子文件運(yùn)行系統(tǒng)，電子文件歸檔系統(tǒng)，紙質(zhì)文件與電子文件雙套管理系統(tǒng)。涵蓋了文件的生成、收集、保管、利用等各個(gè)階段，緊密連接，互相保證，互相依據(jù)，保證了電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性的要求。