夏敏納

[摘 要] 辦公自動化管理系統(tǒng)就是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、工作流技術(shù)，知識管理理念等實(shí)現(xiàn)單位管理和日常辦公從傳統(tǒng)的手工模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化的方向轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)整個高校組織內(nèi)的協(xié)同工作的系統(tǒng)。

[關(guān) 鍵 詞] 辦公自動化；協(xié)同辦公；系統(tǒng)功能

[中圖分類號] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）34-0054-01

一、系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

系統(tǒng)設(shè)計(jì)遵循穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性、開放性、安全性原則。

二、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)整體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

網(wǎng)絡(luò)整體規(guī)劃中考慮到如下情況，如果職工在外地出差，可用筆記本通過Internet網(wǎng)絡(luò)，VPN認(rèn)證、防火墻安全進(jìn)入單位內(nèi)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部信息查詢或移動辦公功能；各職能部門及處室用戶通過內(nèi)部局域網(wǎng)，訪問單位內(nèi)部辦公協(xié)同平臺系統(tǒng)。

三、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

總體功能結(jié)構(gòu)包含OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)包括系統(tǒng)接口子系統(tǒng)、基礎(chǔ)服務(wù)子系統(tǒng)、個人辦公子系統(tǒng)、公文管理子系統(tǒng)、公共信息子系統(tǒng)、綜合辦公子系統(tǒng)系統(tǒng)。

（一）系統(tǒng)接口子系統(tǒng)

1.系統(tǒng)支持向上級、向下級和平行接口：數(shù)據(jù)庫、Dll庫、Webservice多種接口方式。

2.支持XML/RSS/JSON多種數(shù)據(jù)格式。

3.與數(shù)字校園平臺接口。提供與學(xué)校數(shù)字校園平臺對接和整合接口，包括單點(diǎn)登錄認(rèn)證接口、信息發(fā)布接口、統(tǒng)一門戶接口、短信平臺接口、與檔案管理系統(tǒng)接口、掃描儀、電子簽章等外接設(shè)備接口。

（二）基礎(chǔ)服務(wù)子系統(tǒng)

1.系統(tǒng)維護(hù)模塊，包括系統(tǒng)注冊、部門設(shè)置、用戶設(shè)置、群組設(shè)置、數(shù)據(jù)庫設(shè)置、角色設(shè)置、權(quán)限設(shè)置等功能。

2.參數(shù)設(shè)置模塊，可以對OA系統(tǒng)中的個人辦公、公文管理、綜合辦公、公共信息、校務(wù)公開、系統(tǒng)接口、基礎(chǔ)服務(wù)七大類別中的各個模塊中相對固定、標(biāo)準(zhǔn)化的值進(jìn)行初始設(shè)置，用戶在錄入信息的時(shí)候可直接選擇，方便用戶輸入數(shù)據(jù)，又避免輸入錯誤，還統(tǒng)一規(guī)范數(shù)據(jù)格式。

3.流程設(shè)置模塊，可以對OA系統(tǒng)中的個人辦公、公文管理、綜合辦公、公共信息、基礎(chǔ)服務(wù)五大類別中的各個模塊中的流程按照用戶實(shí)際流程進(jìn)行配置。

流程設(shè)置處理：增加流程環(huán)節(jié)、刪除流程環(huán)節(jié)、修改流程環(huán)節(jié)設(shè)置。

4.沖突處理模塊，對OA系統(tǒng)中的個人辦公、公文管理、綜合辦公、公共信息、校務(wù)公開、基礎(chǔ)服務(wù)五大類別中的各個模塊中的沖突事件進(jìn)行統(tǒng)一控制，以保證系統(tǒng)的整體性能，當(dāng)一個文檔多用戶同時(shí)操作（修改）時(shí)，由沖突處理模塊協(xié)調(diào)處理。

5.資源管理模塊，該模塊只對系統(tǒng)管理員或程序開發(fā)員開

放，對整個辦公協(xié)同平臺系統(tǒng)中所使用的資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。主要包括圖片資源庫和公共函數(shù)庫。

6.使用說明模塊，包含幫助信息錄入和幫助信息查詢功能。

（三）個人辦公子系統(tǒng)

1.待辦待閱模塊，該模塊是個人待辦工作內(nèi)容的匯總。

2.個人督辦模塊。在待辦事宜模塊中沒有被處理的事宜就成了個人督辦的對象；個人督辦用來管理自己發(fā)出的任務(wù)和信息

是否被別人查閱和處理。

3.個人文件模塊，將與自己相關(guān)的文件信息分類展示在個人文件中。通過個人文件模塊，用戶可以實(shí)時(shí)了解到文件的狀態(tài)，方便以后查詢。

4.辦公郵件模塊，能在Internet網(wǎng)上建立自己的郵件服務(wù)器系統(tǒng)，登錄OA系統(tǒng)后，可捆綁用戶，通過選擇收件人，接收和發(fā)送電子郵件。

5.日程安排模塊，該模塊對個人的近期工作或周期性工作進(jìn)行日程安排，并自動生成日程表，可根據(jù)需要設(shè)置多種提示方式，對外發(fā)布自己的日程安排。

6.個人收藏模塊，保存系統(tǒng)的文件信息，將自己關(guān)心的信息放到個人收藏中，方便以后查詢、增加、刪除、修改自己的文件信息，并對文件信息進(jìn)行分類管理。

7.用戶設(shè)置模塊，通過用戶設(shè)置修改個人資料、密碼。

（四）公文管理子系統(tǒng)

包含收文管理模塊、發(fā)文管理模塊、會議紀(jì)要模塊、學(xué)術(shù)發(fā)文模塊、呈批件模塊、部門收文模塊。

（五）綜合辦公子系統(tǒng)

包括公告通知模塊、會場申請模塊、會議申請模塊、每周會議模塊、信訪管理模塊、接待管理模塊、信息報(bào)送模塊、項(xiàng)目立項(xiàng)模塊、合同審批模塊、采購合同模塊、基建審批模塊、重大變更模塊、測評管理模塊、請假管理模塊。

（六）公共信息

包括政策法規(guī)模塊、規(guī)章制度模塊、單位電話模塊、辦事指南模塊。

四、采用辦公自動化系統(tǒng)的積極影響

（1）優(yōu)化行政管理組織結(jié)構(gòu)。（2）促進(jìn)管理層決策科學(xué)。（3）提高行政管理日常事務(wù)處理效率與質(zhì)量。

基于辦公自動化的協(xié)同辦公系統(tǒng)，由于流程的既定化、執(zhí)行過程的可視化、決策記過的可追溯性，避免了人工操作的失誤與意外，從而提高工作能效。

參考文獻(xiàn)：

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