劉瑜

摘 要：近年來(lái)，在我國(guó)的事業(yè)單位中檔案的數(shù)量和內(nèi)容逐漸擴(kuò)大，因此對(duì)檔案管理的要求提高，需要針對(duì)事業(yè)單位中檔案管理的模式進(jìn)行有效地改革。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，為了提高我國(guó)事業(yè)單位中檔案管理的質(zhì)量與效率，應(yīng)開(kāi)展與完善檔案管理的信息化模式。目前，在我國(guó)的事業(yè)單位中開(kāi)展檔案管理的信息化模式存在一定的問(wèn)題與不足，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量較低。針對(duì)這一現(xiàn)象，本文進(jìn)行分析與總結(jié)，論述在我國(guó)事業(yè)單位中開(kāi)展檔案管理的信息化模式存在的問(wèn)題與不足，并提出針對(duì)性的方案。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；問(wèn)題；信息化模式；方案

事業(yè)單位屬于保證我國(guó)教育、醫(yī)療、經(jīng)濟(jì)等重要公共領(lǐng)域正常發(fā)展的系統(tǒng)，對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有非常重要的作用。事業(yè)單位的檔案管理是維持公共服務(wù)系統(tǒng)正常的重要環(huán)節(jié)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，為了提高我國(guó)事業(yè)單位中檔案管理的質(zhì)量與效率，應(yīng)開(kāi)展與完善檔案管理的信息化模式[1]。開(kāi)展檔案管理的信息化模式可為保障檔案的有效性和完整性奠定基礎(chǔ)，為各類檔案資料的整理、分類、提取、搜集與查詢提供便利，提高相關(guān)管理者的辦事效率與質(zhì)量事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)支出與存儲(chǔ)空間[2]。

一、在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的信息化中存在的問(wèn)題

1.事業(yè)單位檔案信息的開(kāi)發(fā)與安全防范不足

近年來(lái)，在我國(guó)事業(yè)單位的檔案信息中充分開(kāi)發(fā)的數(shù)量較低，存在嚴(yán)重的重復(fù)信息問(wèn)題，信息的質(zhì)量較低，無(wú)法滿足實(shí)際的需求。另一方面，在我國(guó)的事業(yè)單位的檔案信息化管理中安全防范不足，缺少防范意識(shí)與合理地保障措施[3]。在事業(yè)單位的信息化檔案中存在一部分的國(guó)家機(jī)密資料，而事業(yè)單位在管理過(guò)程中沒(méi)有嚴(yán)格開(kāi)展公開(kāi)信息的審核管理工作，日常工作中沒(méi)有建立風(fēng)險(xiǎn)防范規(guī)程，可能會(huì)造成我國(guó)相關(guān)機(jī)密信息的泄露。

2.事業(yè)單位檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)不足與檔案信息化檢索的效率不足

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的職業(yè)選取觀念發(fā)生一段的改變，大多數(shù)人們傾向于富有活力的企業(yè)，而在事業(yè)單位的檔案管理中工作相對(duì)單一重復(fù)，缺乏競(jìng)爭(zhēng)性與活力，導(dǎo)致管理者的職業(yè)素養(yǎng)不足。檔案管理者大多數(shù)沒(méi)有管理經(jīng)驗(yàn)，換崗現(xiàn)象較為普遍，不利于事業(yè)單位的檔案信息化整理的正常開(kāi)展，降低檔案管理的效率，易于發(fā)生管理失誤問(wèn)題[4]。另一方面，在我國(guó)的事業(yè)單位中實(shí)施檔案信息化檢索的效率不足，檢索設(shè)備沒(méi)有根據(jù)實(shí)際工作需求合理地配置。

二、在我國(guó)事業(yè)單位中檔案管理信息化的問(wèn)題的解決方案

1.制定完善化的檔案管理制度

由于我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的特殊性，既需要一段程度上的開(kāi)發(fā)性，又需保證相關(guān)信息的保密性，因此針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)制定完善化的檔案管理制度。檔案管理制度不但應(yīng)符合我國(guó)法律規(guī)范的內(nèi)容，而且應(yīng)結(jié)合各事業(yè)單位的實(shí)際工作出發(fā)，針對(duì)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)制定合理地規(guī)程，同時(shí)應(yīng)根據(jù)各單位的發(fā)展?fàn)顩r確立短期與長(zhǎng)期的發(fā)展目標(biāo)與方向，保證檔案管理信息化工作的有效運(yùn)行[5]。

2.加強(qiáng)我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化管理的監(jiān)督機(jī)制

為了提高事業(yè)單位檔案信息化管理工作的積極性與責(zé)任意識(shí)，應(yīng)加強(qiáng)我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化管理的監(jiān)督機(jī)制建設(shè)，提高監(jiān)督管理的力度，確保檔案信息化管理工作合法開(kāi)展，增強(qiáng)管理者的工作效率。檔案信息化管理的監(jiān)督機(jī)制應(yīng)包含事業(yè)單位內(nèi)的監(jiān)督和其他部門(mén)的監(jiān)督兩方面，保證監(jiān)督的有效性。

3.增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)與技能

由于在事業(yè)單位檔案信息化管理中大多數(shù)的工作需借助計(jì)算機(jī)開(kāi)展，因此檔案管理者除具備事業(yè)單位檔案常規(guī)管理知識(shí)之外，還需具備信息化管理知識(shí)和技能，所以為了保證檔案信息化管理的高質(zhì)量和高效率，應(yīng)增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)與技能。對(duì)原有的工作者應(yīng)組織新型檔案管理模式系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)管理者的綜合職業(yè)素養(yǎng)與信息化技能水平。

4.構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系

為了提高我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化管理的效率，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系。檔案信息化管理的網(wǎng)站是查詢檢索信息服務(wù)的主要模式，其不但能夠方便信息的傳遞，而且便于信息的管理。在網(wǎng)站的建設(shè)中應(yīng)保證其不斷升級(jí)完善，以便于滿足時(shí)代發(fā)展的需要。另外，在日常管理工作中可借助掃描儀將信息進(jìn)行完整的復(fù)制，并儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，減少管理的費(fèi)用。同時(shí)，還可構(gòu)建檔案全文與目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的管理與分類[6]。在檔案信息化管理中，需同傳統(tǒng)管理模式結(jié)合，彌補(bǔ)信息化管理的弱項(xiàng)，增強(qiáng)管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂峰.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].蘭臺(tái)世界，2016（15）：57-58.

[2]姜柏春.事業(yè)單位檔案管理人員的檔案管理意識(shí)培養(yǎng)對(duì)策探討[J].中外交流，2016（28）：127.

[3]劉俊.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及其創(chuàng)新措施分析[J].新聞研究導(dǎo)刊，2016，7（16）：382-383.

[4]張洪冰，王秋菊.基于新形勢(shì)下如何改革事業(yè)單位檔案管理制度[J].卷宗，2016，6（6）：203.

[5]許莉莉.探究事業(yè)單位檔案信息化管理的推動(dòng)思路及舉措[J].黑龍江科技信息，2016（8）：173-173.

[6]劉建陽(yáng).事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)施策略探討[J].小作家選刊，2016，（29）：222.