老萬

Q：最近要周期性地收集和更新每個人的信息，目前只能采用比較原始的方法，就是群發(fā)電子郵件信息，搜集每個人的電子表格，然后手工填到一個電子表格中。這種做法實在是太低效了，還有什么更好的辦法嗎？

A：最好的方法當(dāng)然是利用在線編輯的方式，對這個電子文檔信息進(jìn)行共同的編輯。好在現(xiàn)在無論是微軟的辦公軟件還是國內(nèi)金山的辦公軟件，都有協(xié)同辦公的功能。如果用戶使用的是其他辦公軟件的話，還可以使用騰訊最新推出的TIM客戶端，通過它也可以在線進(jìn)行編輯操作。

也可以將這個表格文件共享在局域網(wǎng)里面，用戶填寫完成以后主動上傳到服務(wù)器里面。

將單調(diào)的數(shù)據(jù)加上圖像信息

Q：在處理表格文件的時候，經(jīng)常由于看到大量的數(shù)據(jù)而使人感覺頭疼眼花，由于這些數(shù)據(jù)過于單調(diào)，所以有的時候還容易弄錯。那么能不能將圖形和數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合呢？

A：首先在Excel里面選中要處理的數(shù)據(jù)列表，點擊“開始”標(biāo)簽中的“條件格式”按鈕。接著在彈出的菜單里面選擇“新建規(guī)則”按鈕，然后在彈出的對話框里面選擇“基于各自值設(shè)置所有單元格的格式”。最后在“格式樣式”列表中選擇“數(shù)據(jù)條”，點擊“確定”按鈕就可以了。

使用定位符號完整對齊上下文

Q：平時在編輯文檔的時候，為了使上下文的內(nèi)容更加整齊，我們往往會不停地按鍵盤中的空格鍵，可是有的時候明明看著已經(jīng)對齊了，打印出來發(fā)現(xiàn)還是沒有對齊。那么有沒有更加可靠的方法來對齊上下文呢？

A：首先選中文檔中的所有內(nèi)容，接著按鍵盤上的Tab鍵，從而使文檔編輯更加方便。接下來在編輯軟件的標(biāo)尺欄里面點擊鼠標(biāo)右鍵，從而設(shè)置一個對齊符號。這里需要多少對齊部分，就設(shè)置多少個對齊符號。設(shè)置完成以后將鼠標(biāo)移動到每一行沒對齊的句子前面，一個一個地按Tab鍵，就會使所有的內(nèi)容成功地對齊了。

打印成虛擬文件的時候出錯

Q：微軟最新的操作系統(tǒng)里面自帶了一個虛擬打印機(jī)的功能，這樣就可以非常方便地將一些文件轉(zhuǎn)換成PDF文件。以前我在使用這個功能的時候都好好的，可是不知道最近為什么這個功能老是出錯而無法使用？

A：用戶無論是進(jìn)行真實的打印操作還是虛擬的打印操作，都和操作系統(tǒng)里面的打印服務(wù)相關(guān)，所以首先需要看看這個服務(wù)是否開啟。按快捷鍵“Win+R”打開“運行”框，輸入“Services.msc”后回車啟動系統(tǒng)服務(wù)管理器。接下來找到一個名為“Print Spooler”的服務(wù)，在屬性窗口中將該服務(wù)啟動類型設(shè)置為“自動”即可。

Word 2010搜索特定詞就死機(jī)

Q：我使用的辦公軟件是Wo rd 2010，通過它搜索一些特殊詞匯的時候，就會出現(xiàn)軟件假死甚至死機(jī)等情況。不知道這個問題是如何造成的，通過什么方法可以解決?。?/p>

A：Word 2010這個版本出現(xiàn)這樣的問題已經(jīng)很多次了，直到現(xiàn)在微軟也沒有給出一個比較官方的說明。估計還是因為軟件存在一定的缺陷而造成的，所以現(xiàn)在只能建議用戶升級到其他版本的Word來解決這個問題。