彭雪琴

檔案管理工作對(duì)于我國(guó)高職院校來說是十分重要的。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化時(shí)代的來臨，高職院校的檔案管理工作進(jìn)入了新的階段。近年來，高職院校的檔案管理逐步引入了信息化的管理模式，通過信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理。筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行了分析，并給出了一定的建議。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)進(jìn)入了信息化時(shí)代，對(duì)于各行各業(yè)都有了很大的幫助，特別是在高校院校檔案管理當(dāng)中，通過信息化手段的引入，提高了管理水平和質(zhì)量。在信息化的時(shí)代，高職院校的管理要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，進(jìn)一步的深化信息化的水平。本文從高職院校的檔案管理著手，摸索了信息化時(shí)代的管理新途徑。

高職院校檔案管理信息化的必要性

高職院校肩負(fù)著為我國(guó)培養(yǎng)高素質(zhì)技術(shù)人才的重任，所以，不管是對(duì)學(xué)生，亦或是教職人員，必須做好檔案的管理工作，這樣，對(duì)于高職院校的良好運(yùn)轉(zhuǎn)是非常有幫助的。以往，不僅僅是高職院校，我國(guó)的檔案管理工作相對(duì)處于傳統(tǒng)的狀態(tài)，使用紙質(zhì)版的資料管理，不管從管理難度還是保存難度上都比較大，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)和信息化水平的提高，給我國(guó)的檔案管理工作注入的新的活力，以往的紙質(zhì)版文件通過掃描的形式被統(tǒng)一錄入了電腦，同時(shí)，通過數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)，將各類人員的檔案，以及教學(xué)、行政工作中的重要文件和資料進(jìn)行了統(tǒng)一的管理，使檔案管理工作變得更加有條理，查詢起來也更加方便了，這樣就直接提高了高職院校的工作和教學(xué)效率，對(duì)學(xué)校的發(fā)展是有很大的促進(jìn)作用的。高職院校的教學(xué)是我國(guó)教育教學(xué)體系中的重要一環(huán)，對(duì)于院校的發(fā)展來說，引入信息化的檔案管理手段是必要的，也是有效的。

高職院校檔案管理中存在的問題

近年來，隨著信息化水平的提高，我國(guó)的高職院校檔案管理手段有了顯著的提高，但是，信息化手段的普及程度并不高，仍舊存在一些問題需要解決。

高職院校的重視程度還相對(duì)不夠。在高職院校日常的工作當(dāng)中，教學(xué)工作是最為重要的，也是主要的工作，所以說，對(duì)于高職院校而言，校領(lǐng)導(dǎo)和教師將提高教學(xué)水平放到了學(xué)校發(fā)展的重要位置。這種理念和做法是正確的，但是，有很多院校將學(xué)校的力量全部用到了單純的教學(xué)水平的提高和創(chuàng)新上，導(dǎo)致了學(xué)校的管理工作和保障工作陷入了停滯，特別是檔案管理工作，很多院校都沒有給予充分的重視，導(dǎo)致檔案管理工作十分的混亂，很多重要的資料沒有妥善管理而導(dǎo)致了丟失和破壞，這都是非?？上У?。所以說，高職院校應(yīng)當(dāng)給予檔案管理工作充分的重視，這也是提高學(xué)校教學(xué)管理工作的一條重要途徑。

信息化的設(shè)備較為缺乏。以往，我國(guó)的檔案管理工作主要是老套的傳統(tǒng)管理方法，紙質(zhì)版的檔案和資料管理方法存在比較大的缺陷和弊端，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化的管理方法逐步應(yīng)用到了高職院校的檔案管理當(dāng)中，取得了不錯(cuò)的效果。但是，目前在很多院校中，存在有信息化的設(shè)備缺乏的問題，很多檔案管理部門沒有很好地利用管理設(shè)備，只是將一些檔案管理的目錄輸入進(jìn)了數(shù)據(jù)庫，而還有一些部門，壓根就沒有配發(fā)信息化的檔案管理設(shè)備，就更別提使用了，所以說，信息化的檔案管理設(shè)備缺乏是限制檔案管理工作的一個(gè)大問題。

管理人員信息化操作水平有限。有了信息化的管理設(shè)備和管理理念，沒有信息化的檔案管理人才也是不行的，由于我國(guó)高職院校的管理模式所限，相當(dāng)一部分檔案管理人員的專業(yè)水平不夠，甚至有教師兼職做檔案管理工作的情況出現(xiàn)，這就導(dǎo)致了高職院校的檔案管理人員水平有限，特別是一些年齡大的人員，他們很難接受新的信息化管理手段，操作水平十分有限，很難勝任崗位的工作，這對(duì)于學(xué)校的檔案有序管理是十分不利的，所以說，學(xué)校要采取切實(shí)可行的辦法來提高檔案管理人員的專業(yè)水平和素質(zhì)。

信息時(shí)代高職院校檔案管理的新途徑

針對(duì)上述存在的問題，我們要采取切實(shí)可行的辦法來提高高職院校的檔案管理信息化水平，為院校的教學(xué)管理工作注入新的活力。

高職院校要給予充分的重視。首先，高職院校要給予檔案管理工作充分的重視，教學(xué)工作雖然是學(xué)校最為重要的一項(xiàng)工作，但是，也需要管理工作和保障工作的輔助，才能起到最好的教學(xué)效果。所以說，高職院校要把教學(xué)工作和管理工作，特別是檔案管理工作抓好，給予適當(dāng)?shù)馁Y金傾斜，引入先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，同時(shí)，聘請(qǐng)或者培訓(xùn)專業(yè)的人員來負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，保證院校檔案管理工作的有序進(jìn)行。

引入先進(jìn)的信息化設(shè)備和數(shù)據(jù)庫。俗話說：“好馬配好鞍?！币龊眯畔⒒臋n案管理工作，就必須有先進(jìn)的管理設(shè)備和數(shù)據(jù)庫，高職院校要下大力氣，引入先進(jìn)的管理理念和設(shè)備，并建設(shè)完備的信息數(shù)據(jù)庫，將學(xué)校的人員檔案信息和重要的管理、工作文件都導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這樣起到的效果是最佳的，能夠更好的促進(jìn)學(xué)校的檔案管理工作有效進(jìn)行。

提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。高職院校檔案管理人員的信息化素質(zhì)以及能力對(duì)檔案信息化管理的成效有決定作用，當(dāng)前很多高職院校檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)，通常由其他部門人員擔(dān)任這一職責(zé)，不了解檔案管理基本知識(shí)，更不會(huì)管理和開發(fā)檔案。檔案管理人員既要有較高的政治和職業(yè)素養(yǎng)，也要具備較高的專業(yè)能力，還要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和作風(fēng)。因此，檔案管理人員具有較高的專業(yè)性、技能型和知識(shí)性能夠保證檔案信息化建設(shè)。所以，高職院校要加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員，培訓(xùn)他們的計(jì)算機(jī)技能和網(wǎng)絡(luò)技能，促使他們以較高的信息化意識(shí)，不斷增強(qiáng)自身的檔案管理能力。

在信息化時(shí)代到來之際，高職院校的檔案管理工作變得更加便捷和重要。通過信息化手段的管理，將教學(xué)檔案和管理資料進(jìn)行統(tǒng)一的錄入和管理，能夠更好地促進(jìn)學(xué)校工作水平的提高，并為學(xué)校的后續(xù)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。