郭一聆

（鄭州市城市管理局，鄭州 450006）

[摘 要]隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，辦公軟件在各個(gè)領(lǐng)域中都得到了廣泛的推廣與應(yīng)用，政府部門(mén)也不例外。Excel是辦公系列軟件office的重要組件之一，在數(shù)據(jù)處理方面具有強(qiáng)大的功能，能夠極大的提升人事資源管理的效率，在企事業(yè)單位中利用Excel軟件能夠有效提高其工作效率，促使企事業(yè)單位發(fā)展?；诖?，本文探討了Excel在人事資源管理中的具體應(yīng)用，旨在促進(jìn)企事業(yè)單位人事資源管理水平的提升。

[關(guān)鍵詞]Excel；人事資源管理；工作效率

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.045

[中圖分類號(hào)]F272.92；F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-00-02

人事資源管理對(duì)任何一個(gè)組織以及企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，都是重要的工作內(nèi)容之一。在企事業(yè)單位運(yùn)行過(guò)程中，人事資源管理發(fā)揮著重要的作用，有效的人事資源管理能夠提高企事業(yè)單位運(yùn)行的工作效率，更好的促進(jìn)企事業(yè)單位發(fā)展。這就需要企事業(yè)單位及時(shí)關(guān)注人才的選拔、任用、培育、留任，對(duì)單位人事資源管理的日常工作內(nèi)容加以擴(kuò)展。而Excel在人事資源管理系統(tǒng)中招聘錄用方面、工資管理方面、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等方面都有著廣泛的運(yùn)用，其能夠完成不同數(shù)據(jù)的處理工作、圖表繪制工作、統(tǒng)計(jì)分析工作與輔助決策操作等工作。基于此，本文分析了Excel在人事資源管理中的具體應(yīng)用案例，以提高企事業(yè)單位人事資源管理的質(zhì)量與水平，使企事業(yè)單位人事資源管理沿著健康的方向持續(xù)發(fā)展。

1 建立人事資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)的迫切現(xiàn)實(shí)

現(xiàn)階段，Microsoft Windows在各個(gè)行業(yè)各個(gè)不同單位中都得到了廣泛的應(yīng)用。在微軟系列辦公軟件中，Excel被廣泛地運(yùn)用于人事資源管理工作中。Excel具有人性化的功能，設(shè)計(jì)功能比較強(qiáng)大。隨著微軟公司特定的連接方式，其能夠?qū)Ω鞣N類型的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行相關(guān)交換，同時(shí)還可以加強(qiáng)早期數(shù)據(jù)庫(kù)版本之間數(shù)據(jù)的交換與傳輸，能夠滿足復(fù)雜環(huán)境下的人事資源動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的收集整理與呈報(bào)工作的相關(guān)需要。但也應(yīng)看到因其使用比較廣泛，在具體的應(yīng)用中可能會(huì)有僅僅使用表面而走進(jìn)數(shù)據(jù)管理的誤區(qū)，因此，相關(guān)人員需要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)管理的本質(zhì)認(rèn)識(shí)，養(yǎng)成正確的數(shù)據(jù)管理習(xí)慣，從而使人事管理工作持續(xù)進(jìn)行同時(shí)可以追溯，進(jìn)而促使管理效率提升。

2 Excel在人事資源管理中的具體應(yīng)用

人事資源管理是一項(xiàng)龐大而瑣碎的工作，具體包括了單位內(nèi)所有職工的年齡、性別、學(xué)歷以及家庭住址等資料，需要人事資源管理工作人員進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)與計(jì)算，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)與整理，充分發(fā)揮人事資源管理的作用，為企事業(yè)單位的工作提供人員后備支持。

在人事資源管理中，線性規(guī)劃在管理工作中的使用比較廣泛，能夠?qū)θ耸沦Y源管理工作發(fā)揮非常積極的作用，其中的重要代表就是Excel的應(yīng)用。利用Excel能夠加強(qiáng)對(duì)員工薪資的計(jì)算與管理以及對(duì)人事資料的分析工作，下面從這兩個(gè)方面進(jìn)行具體分析。

2.1 利用Excel加強(qiáng)對(duì)員工的薪資管理

在人事資源管理中的重要工作內(nèi)容就是薪資的管理，這會(huì)直接影響到工作人員的工作熱情，是對(duì)職工階段工作時(shí)間內(nèi)的工作情況的總結(jié)與回報(bào)，對(duì)工作人員具有重要的激勵(lì)作用，也是企事業(yè)單位留住人才的重要途徑之一。利用Excel能夠有效地對(duì)員工的工作時(shí)間、加班情況與工作回饋等進(jìn)行一定的統(tǒng)計(jì)，其包括員工個(gè)人所得稅的代繳情況、員工帶薪假的天數(shù)、員工月度的工資表等，并能對(duì)員工的工資條進(jìn)行批量制作，同時(shí)能對(duì)公司為員工繳納的“五險(xiǎn)一金”情況進(jìn)行有效展示。企事業(yè)單位在進(jìn)行人事資源管理工作中，需要根據(jù)員工的實(shí)際收入情況繳納相關(guān)的個(gè)人所得稅，并為員工繳納“五險(xiǎn)一金”等相關(guān)的款項(xiàng)，而這些款項(xiàng)的計(jì)算是一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)工程。利用Excel能夠進(jìn)行有效地將表格中相關(guān)函數(shù)進(jìn)行快速計(jì)算，不管數(shù)據(jù)有多么龐大，只要輸入正確的計(jì)算公式就能進(jìn)行正確的計(jì)算，且得出的數(shù)據(jù)比人工計(jì)算的要精準(zhǔn)，誤差率小。

2.2 利用Excel加強(qiáng)對(duì)人事資源數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)分析工作

在進(jìn)行人事資源管理中的另一項(xiàng)重要工作就是對(duì)人事資源信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)員工的入職日期、家庭住址以及學(xué)歷背景等進(jìn)行相關(guān)統(tǒng)計(jì)，掌握員工的一些基本情況，及時(shí)對(duì)空缺的工作崗位在網(wǎng)站上向社會(huì)發(fā)布招聘啟事，同時(shí)對(duì)一些離職員工做好善后工作，這些都需要加強(qiáng)對(duì)員工信息的整理與分析。利用Excel對(duì)員工信息進(jìn)行分析能夠發(fā)揮強(qiáng)大的作用，例如根據(jù)員工的身份證號(hào)，通過(guò)DATE函數(shù)能夠提取出員工的具體生日，從而得出員工的年齡，利用IF函數(shù)能夠有效得出員工的男女性別，從而獲得員工年齡與性別的重要資料。在對(duì)員工信息的掌握方面，工作人員需要根據(jù)不同年齡段的員工，統(tǒng)計(jì)出其具體的學(xué)歷情況，此時(shí)人事資源管理的工作人員可以利用Excel中的統(tǒng)計(jì)函數(shù)，針對(duì)各個(gè)年齡層次的員工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，具體包括大于50歲以上的員工，40歲到50歲之間的員工，以及30歲到40歲之間的員工，還有30歲以下的青年員工人數(shù)，根據(jù)單位人事統(tǒng)計(jì)的具體要求對(duì)人事資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

對(duì)員工的學(xué)歷情況可以利用Excel中的數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行分析，根據(jù)人事信息表格，在不同的學(xué)歷條件下建立相關(guān)的數(shù)據(jù)透視表，能夠直接獲得員工的學(xué)歷情況，一目了然，效果明顯，極大的提升了工作效率，工作人員在進(jìn)行操作時(shí)，把相關(guān)的學(xué)歷字詞拖拽到列標(biāo)簽與數(shù)值項(xiàng)目中，其中，行標(biāo)簽為員工所在的工作部門(mén)，計(jì)數(shù)項(xiàng)是數(shù)值，在列標(biāo)簽與數(shù)值設(shè)置好后就生成了數(shù)據(jù)透視表，其能直接反應(yīng)員工的學(xué)歷情況，工作人員在短時(shí)間內(nèi)通過(guò)數(shù)據(jù)透視表，能夠?qū)T工的學(xué)歷情況進(jìn)行快速的獲取，體現(xiàn)了Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力。

3 運(yùn)用Excel加強(qiáng)人事資源管理工作中的心理方面

隨著習(xí)近平領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)國(guó)家政府單位廉政建設(shè)等的實(shí)施，目前企事業(yè)單位面臨著重大的發(fā)展機(jī)遇，需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整以響應(yīng)國(guó)家和黨的相關(guān)政策，因此，企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)日常的工作建設(shè)、提高工作效率，保持與人民群眾的密切聯(lián)系，這就對(duì)工作人員提出了更高的工作要求，需要工作人員具有更強(qiáng)的工作能力與心理承受能力。所以企事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)關(guān)注工作人員的心理健康狀況與工作壓力情況，利用Excel能夠?qū)ぷ魅藛T的心理健康狀況進(jìn)行有效分析。

企事業(yè)單位在運(yùn)行過(guò)程中應(yīng)堅(jiān)持以人為本的理念，及時(shí)關(guān)注工作人員的心理素質(zhì)與心理健康狀況，使用科學(xué)的工具加強(qiáng)工作人員的心理輔導(dǎo)，使工作人員保持較高的工作積極性，從而促使其工作效率的提升，使單位的工作績(jī)效得到提升，使組織的整體效能得到充分發(fā)揮。關(guān)于工作人員的心理素質(zhì)方面，相關(guān)人員首先可以使用《癥狀自評(píng)量表》對(duì)工作人員的心理狀況進(jìn)行了解與調(diào)查，得到分析數(shù)據(jù)后再利用Excel對(duì)工作人員的心理問(wèn)題進(jìn)行全面分析，進(jìn)而提出相應(yīng)的解決措施。

為了確保數(shù)據(jù)的科學(xué)性，相關(guān)人員應(yīng)加強(qiáng)調(diào)查數(shù)據(jù)的完整有效性，先確定總分，再利用總分對(duì)具體的心理狀況進(jìn)行匯總和分析，進(jìn)而利用Excel得出具體的急性柱狀圖，根據(jù)急性柱狀圖中的相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)職工心理問(wèn)題產(chǎn)生的具體原因進(jìn)行分析與了解。不同的因子分別代表了不同的原因，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)不同的因子進(jìn)行具體分析，進(jìn)而掌握職工的心理狀況，再想出不同的解決方案，進(jìn)而有效解決工作人員的心理問(wèn)題。人事資源管理組織，首先應(yīng)對(duì)陽(yáng)性項(xiàng)目進(jìn)行仔細(xì)檢查與篩選，當(dāng)工作人員總體分?jǐn)?shù)大于160分，同時(shí)工作人員陽(yáng)性項(xiàng)目的數(shù)量大于43分時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)陽(yáng)性項(xiàng)目進(jìn)行下一步的篩選工作；當(dāng)工作人員總體分?jǐn)?shù)大于200分，說(shuō)明其心理有一定的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行心理輔導(dǎo)；而當(dāng)工作人員總體分?jǐn)?shù)大于250分時(shí)，說(shuō)明其已經(jīng)有了嚴(yán)重的心理問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行心理方面的治療。

4 結(jié) 語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的普及與電腦的廣泛使用，辦公軟件在企事業(yè)單位中也得到了應(yīng)用，其中，Excel基于其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，對(duì)企事業(yè)單位人事管理方面能夠發(fā)揮巨大的作用，極大的提升了人事資源管理的效率，提升了工作人員的工作熱情與工作積極性，同時(shí)還能對(duì)工作人員的心理狀況進(jìn)行有效分析。在事業(yè)單位人事資源管理中運(yùn)用能夠極大的提升相關(guān)人員的工作效率，促使企事業(yè)單位工作順利進(jìn)行。

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