摘 要： 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷完善，檔案管理也開(kāi)始突破傳統(tǒng)的管理模式，逐漸向電子檔案管理的方向發(fā)展。工人文化宮的檔案管理在其發(fā)展過(guò)程中占據(jù)著重要的地位，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)主義精神文明社會(huì)的構(gòu)建有著積極的影響。本文將針對(duì)工人文化宮的傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理進(jìn)行深入的分析，明確電子檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)地位，為工人文化宮的檔案管理實(shí)踐工作提供更多的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：工人文化宮 傳統(tǒng)檔案 電子檔案 檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）03-0041-01

前言

在建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義社會(huì)的過(guò)程中，文化工作是非常重要的組成部分，對(duì)于提升人民群眾的精神文明素質(zhì)有著積極的影響。工人文化宮作為一種公益性的文化事業(yè)單位，在傳播文化的過(guò)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，是構(gòu)建精神文明社會(huì)的重要組織部門，具有一套完整的公共文化體系，對(duì)于我國(guó)文化事業(yè)的建設(shè)方面有一定的促進(jìn)作用。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)對(duì)工人文化宮的檔案管理是非常必要的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為工人文化宮檔案管理的必然趨勢(shì)。

一、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理之間的異同

1.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的聯(lián)系

1.1電子檔案的形成建立在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子化信息資源在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)比較常見(jiàn)，但是，電子化信息資源的使用仍然需要傳統(tǒng)檔案的支持。檔案的信息資源不會(huì)自己進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，而是通過(guò)電子的形式傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，然后在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上作出進(jìn)一步的加工與整理，形成電子檔案在網(wǎng)上使用。

1.2電子檔案進(jìn)一步擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息資源

網(wǎng)絡(luò)的儲(chǔ)存空間非常大，能夠?qū)⒏鞣N類型的檔案資料全部收集在其中，有關(guān)人員隨時(shí)都能夠在網(wǎng)上查閱到自己需要的檔案。而且，利用資源的共享還能夠?qū)崿F(xiàn)互助互利的目標(biāo)，為電子檔案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宮的工作人員還能夠利用電子檔案調(diào)出實(shí)體檔案的所在地，然后進(jìn)行直接獲取，與傳統(tǒng)檔案管理相比節(jié)省了更多的時(shí)間，是電子檔案與傳統(tǒng)檔案的完美結(jié)合[1]。

2.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的區(qū)別主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，分別是歸檔時(shí)限不同、查詢方式不同、保管方式不同。從歸檔時(shí)限的角度來(lái)看，電子檔案可以在文件辦理結(jié)案后進(jìn)行歸檔，也可以在某一特定的時(shí)間周期內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，歸檔后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)接嘘P(guān)管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸類，避免出現(xiàn)檔案遺漏、檔案丟失的情況發(fā)生。從查詢方式的角度來(lái)看，電子檔案只要在條件允許的情況下，就能夠隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行查詢和復(fù)制，方便調(diào)檔。而傳統(tǒng)檔案管理需要根據(jù)記錄進(jìn)行檔案位置的查詢，在查詢的過(guò)程中浪費(fèi)了很多時(shí)間，不利于其他工作的順利進(jìn)行。從保管方式的角度來(lái)看，電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)和存儲(chǔ)載體的方式進(jìn)行保管，在經(jīng)歷多年之后必然會(huì)發(fā)生老化的現(xiàn)象，從而影響了存儲(chǔ)載體中的內(nèi)容。而且，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展非常迅猛，計(jì)算機(jī)更新的速度非常快，在更新的過(guò)程中也不能避免對(duì)電子檔案造成一定的威脅。但是，傳統(tǒng)檔案管理有效的改善了這一問(wèn)題，紙制品的備份更加易于保存，即使重新錄入也不會(huì)因?yàn)闄n案丟失的情況而無(wú)法進(jìn)行[2]。

二、提升工人文化宮電子檔案管理的手段

1.加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集與整理

檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作，為工人文化宮后續(xù)的檔案管理工作提供了更加全面的參考信息，是檔案管理真實(shí)性與準(zhǔn)確性的基本保障。像是工人文化宮的歷史檔案、業(yè)務(wù)檔案的管理都需要建立在檔案資料收集的基礎(chǔ)之上，從而更好的進(jìn)行這些檔案的查閱與利用。而從工人文化宮電子檔案管理的角度來(lái)看，也應(yīng)該將電子文件資料的收集作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，像是收集工人文化宮舉辦活動(dòng)的電子文件資料、收集工人文化宮歷史電子檔案資料等。但是，在進(jìn)行電子文件的收集過(guò)程中，要注意收集方法、收集要求和收集范圍的使用與規(guī)定，與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理中的文件收集還是存在一定的差異性[3]。

2.積極使用現(xiàn)代化的歸檔管理手段

工人文化宮電子文件的歸檔主要就是指對(duì)電子文件的整理，根據(jù)電子文件中的內(nèi)容確定其屬性，之后從存儲(chǔ)器上拷貝或刻錄到存儲(chǔ)載體上，為電子文件的長(zhǎng)期保存提供了便利。工人文化宮電子文件的歸檔方法需要根據(jù)其電子文件的產(chǎn)生條件來(lái)確定，如果工人文化宮有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就可以通過(guò)電子數(shù)據(jù)庫(kù)的形式對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔；如果工人文化宮是以存儲(chǔ)載體的形式對(duì)電子文件進(jìn)行保存，就需要進(jìn)行相應(yīng)的輔助工作與認(rèn)證工作，結(jié)合傳統(tǒng)檔案進(jìn)行電子文件的歸檔。

3.健全電子檔案管理審核制度

健全電子檔案管理審核制度是確保工人文化宮檔案管理質(zhì)量的重要手段，一套完整的電子檔案審核制度能夠?yàn)楣と宋幕瘜m檔案管理的有效性提供基本保障，對(duì)于中國(guó)特色社會(huì)主義社會(huì)的構(gòu)建有一定的幫助。工人文化宮應(yīng)該積極的進(jìn)行電子檔案管理審核制度的完善與創(chuàng)新，定期進(jìn)行工人文化宮的文書部門和檔案部門的檢查與管理，一旦在檢查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題，要按照電子檔案審核制度中的規(guī)程進(jìn)行嚴(yán)格的而處理，確保工人文化宮電子文件資料的完整性與真實(shí)性，全面推動(dòng)工人文化宮檔案管理的規(guī)范化發(fā)展[4]。

結(jié)論

綜上分析可知，工人文化宮的檔案管理相比于一般部門的檔案管理來(lái)說(shuō)具有一定的特殊性，在檔案管理的過(guò)程中涉及到的文件資料比較全面，不僅涉及到對(duì)工人文化宮舉辦活動(dòng)的檔案進(jìn)行管理，還需要對(duì)職工檔案和工會(huì)檔案進(jìn)行管理。打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用電子檔案的方式進(jìn)行檔案管理，對(duì)于提升工人文化宮檔案管理的質(zhì)量和效率方面有很大的幫助，在節(jié)約時(shí)間、空間上也有著積極的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]陳芳.工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理之我見(jiàn)[J].科技風(fēng)，2016，（17）：205.

[2]王莉娜.淺談電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作的區(qū)別[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（05）：119-120.

[3]方芳，李書錦，姚路明.淺論電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異和共性[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011，（02）：138-140.

[4]岳銳.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].黑龍江科技信息，2011，（01）：131.

作者簡(jiǎn)介：童大鵬（1978.2-），男，山東省濟(jì)寧市兗州縣人，本科學(xué)歷，畢業(yè)于濟(jì)寧大學(xué)，現(xiàn)有職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。