毛業(yè)博/黑龍江大學信息管理學院

檔案網(wǎng)站作為檔案館對外服務和宣傳的窗口，是開展檔案在線服務工作的主要陣地。本文選取我國部分檔案網(wǎng)站作為考察對象，通過設置評價指標和評估要點，對所選取的檔案網(wǎng)站進行實際訪問與操作，對檔案網(wǎng)站的在線服務功能進行評價和說明。

1 調研對象的選取

考慮到我國不同地區(qū)經濟發(fā)展水平以及文化程度存在差異，為盡可能保證調研結果的全面和客觀，在檔案網(wǎng)站的選擇上，本文按照東部地區(qū)、中部地區(qū)、西部地區(qū)的分類，各選取3個省級檔案館網(wǎng)站和3個省會城市或計劃單列市的檔案館網(wǎng)站，檔案網(wǎng)站選擇結果如下。

東部地區(qū)：福建檔案信息網(wǎng)、上海檔案信息網(wǎng)、天津檔案信息網(wǎng)、沈陽檔案信息網(wǎng)、青島檔案信息網(wǎng)、深圳檔案信息網(wǎng)；中部地區(qū)：內蒙古檔案信息網(wǎng)、湖北檔案信息網(wǎng)、江西檔案信息網(wǎng)、太原檔案信息網(wǎng)、鄭州檔案信息網(wǎng)、長沙檔案信息網(wǎng)；西部地區(qū)：重慶檔案信息網(wǎng)、山西檔案信息網(wǎng)、云南檔案信息網(wǎng)、西寧檔案信息網(wǎng)、成都檔案信息網(wǎng)、貴陽檔案信息網(wǎng)。

2 調研指標的設置

按照“分類別、分層級”的方法構建評價指標體系，以檔案網(wǎng)站信息資源建設情況、檔案網(wǎng)站開展檔案利用服務的方式、檔案網(wǎng)站細節(jié)設計及網(wǎng)站服務效果三個方面作為一級指標，在此基礎上進行細化，衍生出二級指標和三級指標，并注明評估要點。調研評價指標的具體設置如下表。

我國檔案網(wǎng)站在線服務功能評估指標體系框架表

一級指標 二級指標 三級指標 評估要點網(wǎng)頁雙語切換 檔案網(wǎng)站是否設置該項服務功能檔案網(wǎng)站細節(jié)設計及網(wǎng)站服務效果檔案網(wǎng)站細節(jié)設計檔案館相關信息檔案網(wǎng)站是否在線公布開館及閉館時間、聯(lián)系電話、檔案館地址、郵編、交通方式、電子郵箱等信息利用服務效果 網(wǎng)站訪問人數(shù)統(tǒng)計 訪問該網(wǎng)站的具體人數(shù)在線申請檔案復制件 檔案網(wǎng)站是否設置該項服務功能在線銷售檔案紀念品“線上線下”服務情況

3 檔案網(wǎng)站的在線服務功能分析

3.1 檔案網(wǎng)站信息資源建設情況

一是檔案網(wǎng)站在線提供檔案信息資源的載體形式。本文調研的所有檔案網(wǎng)站均能在線提供以文本文件為載體形式的檔案資料，且同時提供文本和圖片檔案的檔案網(wǎng)站共17家，約占94%，但能同時提供文本、照片、音頻及視頻的只有福建檔案信息網(wǎng)等8家檔案網(wǎng)站，占比僅為44%。由此看出，當前各網(wǎng)站所提供的檔案信息資源以文本文件、圖片及照片等資料為主，能同時提供文本文件、照片和音頻視頻的檔案網(wǎng)站占比偏低，而且實際中發(fā)現(xiàn)檔案網(wǎng)站提供的多種類資料質量良莠不齊。

二是檔案網(wǎng)站涵蓋主題內容的豐富程度。主題內容涵蓋政治、經濟、文化、歷史、科教及民生六個方面的網(wǎng)站共11家，占比約為61%，其余的檔案網(wǎng)站大都缺少科教及民生方面的內容；部分檔案網(wǎng)站內容設置失衡，涉及政策宣傳的內容過多，而有關社會民生方面的資料很少。

三是檔案信息資源的加工程度。主要指檔案網(wǎng)站是否在線提供檔案目錄查詢和全文瀏覽閱讀服務，能夠提供目錄查詢的檔案網(wǎng)站共15家，約占83%，但能同時提供目錄查詢與全文閱覽的網(wǎng)站只有青島檔案信息網(wǎng)等5家，占比僅為28%。這在一定程度上說明了當前我國檔案網(wǎng)站的在線目錄查詢服務雖已普及，但可供全文閱讀的檔案偏少，并且可供查詢的檔案資料類型也有待進一步豐富。

就檔案網(wǎng)站信息資源建設情況來看，較為有亮點的當屬青島檔案信息網(wǎng)。第一，該網(wǎng)站不僅能夠提供文本、圖片以及音頻視頻等常規(guī)檔案資料，而且能夠將檔案資料通過電子雜志、網(wǎng)上展廳等途徑呈現(xiàn)給用戶，此舉既貼合了互聯(lián)網(wǎng)時代社會公眾搜索和瀏覽信息的方式，又達到了向社會傳播檔案信息的效果。第二，該網(wǎng)站能夠將檔案資料按照政治、經濟、文化、歷史等專題進行劃分，并通過“青島史學”“青島人物”“青島風情”等特色專題進行展示，增強用戶的體驗性。第三，該網(wǎng)站設置了“青島數(shù)字檔案館”，不僅提供檔案在線查詢和全文閱讀服務，還設置部分檔案掃描件的下載功能，極大地方便了需要利用檔案進行史學研究的專家學者。

3.2 檔案網(wǎng)站開展檔案利用服務的方式

一是檔案在線服務的途徑。能夠提供網(wǎng)上預約查檔、網(wǎng)上留言以及設置檔案館APP服務的只有福建檔案信息網(wǎng)等3家檔案網(wǎng)站，占比僅為17%，而能夠同時提供網(wǎng)上展覽、網(wǎng)上預約查檔、網(wǎng)上留言、網(wǎng)上咨詢服務及設置公眾在線交流平臺、館長信箱、檔案館APP的檔案網(wǎng)站數(shù)為零。大多數(shù)網(wǎng)站僅提供一個或多個服務項目，且這些服務項目大都集中于網(wǎng)上預約查檔、網(wǎng)上留言、網(wǎng)上咨詢等，而能提供公眾交流（論壇）、檔案館APP應用、互動多媒體技術等服務功能的網(wǎng)站較少。

二是檔案網(wǎng)站對外聯(lián)系狀況。設置國內各省檔案網(wǎng)站鏈接的共有17家網(wǎng)站，占比約94%，設置國外檔案網(wǎng)站鏈接的共有11家網(wǎng)站，占比約61%，而同時設置國內各省檔案網(wǎng)站鏈接、省內其他機關網(wǎng)站鏈接、國外檔案網(wǎng)站鏈接以及其他非政府機構網(wǎng)站鏈接的只有湖北檔案信息網(wǎng)等8家網(wǎng)站，占比僅為44%。

就檔案網(wǎng)站開展利用服務的情況來看，具有代表性的應屬湖北檔案信息網(wǎng)。該網(wǎng)站在網(wǎng)頁右上方醒目位置設置了掌上檔案APP和官方微信，用戶只需用手機掃描二維碼就可以進行關注，簡便易行。湖北檔案信息網(wǎng)的官方微信會經常推送一些關于湖北歷史的檔案資料以及一些與社會公眾相關的檔案知識，并設置掌上檔案功能便于公眾查閱利用檔案。在收集社會公眾的意見和建議方面，湖北檔案信息網(wǎng)設置了“公眾參與”平臺，開放了在線咨詢與投訴窗口，方便社會公眾及時反饋意見與建議；在檔案在線展覽方面，開設了網(wǎng)上展廳，將展覽內容以“電子書”的形式呈現(xiàn)給公眾，此舉頗受用戶好評。

3.3 檔案網(wǎng)站細節(jié)設計及網(wǎng)站服務效果

一是檔案網(wǎng)站是否設置中英雙語切換的功能。設置中英雙語切換功能的只有內蒙古檔案信息網(wǎng)等6家檔案網(wǎng)站，占比僅為33%，并且大多只有首頁或一級導航能夠實現(xiàn)中英雙語切換，其余頁面只有中文顯示。這在一定程度上說明當前我國檔案網(wǎng)站的中英雙語切換功能設置不夠完善，沒有能夠覆蓋檔案網(wǎng)站全部鏈接和頁面。不過，依然有一些較有亮點的檔案網(wǎng)站，如內蒙古檔案信息網(wǎng)和福建檔案信息網(wǎng)。內蒙古檔案信息網(wǎng)設置了中文、英文及蒙古文三種語言切換，凸顯了民族特色，為少數(shù)民族用戶帶來便利；福建檔案信息網(wǎng)在設置中英文切換的基礎上，考慮本地區(qū)常住臺灣同胞較多和對臺貿易較為頻繁的實際狀況，設置了切換繁體字的功能，為臺灣同胞訪問網(wǎng)站查詢資料提供便利。

二是檔案網(wǎng)站是否注明檔案館的相關信息。提供檔案館開閉館時間、聯(lián)系電話、地址、郵編以及電子郵箱的網(wǎng)站共13家，占比約為72%，而能夠提供檔案館交通方式的檔案網(wǎng)站只有青島檔案信息網(wǎng)等5家，占比僅為28%。在檔案網(wǎng)站的訪問中發(fā)現(xiàn)，很多檔案網(wǎng)站并沒有單獨列出“到館交通方式”，有些檔案館雖然列出這一項，但提供的信息不全面，起不到方便利用者的作用。

三是檔案網(wǎng)站是否在線提供檔案編研成果。本文調研的18家檔案網(wǎng)站均提供檔案編研成果，且各檔案網(wǎng)站在線提供的檔案編研成果均以文字及圖片形式為主，不同的是一些綜合水平較高的檔案網(wǎng)站提供的檔案編研成果數(shù)量較多、內容豐富，如天津檔案信息網(wǎng)和福建檔案信息網(wǎng)，能夠提供音頻及視頻資料或利用虛擬現(xiàn)實技術設置網(wǎng)上展廳。但有些檔案網(wǎng)站的情況則不盡如人意，其提供的檔案編研成果流于形式，甚至主題混亂、濫竽充數(shù)。

四是檔案網(wǎng)站訪問人數(shù)統(tǒng)計。提供檔案網(wǎng)站訪問人數(shù)的共有11家網(wǎng)站，占比約65%，在這其中省級綜合檔案館的檔案網(wǎng)站訪問頻率較高，普遍都在百萬人次以上，這是由于省級檔案館地處省會城市，社會信息化更為發(fā)達，互聯(lián)網(wǎng)普及度更高，因而其檔案網(wǎng)站訪問人數(shù)相較于其他檔案館的檔案網(wǎng)站來說更高一些。

五是檔案館的“線上線下”服務情況。檔案館采取“線上線下”相融合的服務方式，是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下做好檔案利用服務工作的重要方式。本文所調研的檔案網(wǎng)站無一提供類似服務，并且所提供的在線預約查檔、在線預約到館參觀等其他服務也沒有盡善盡美，仍有很大提升空間。

4 提升我國檔案網(wǎng)站在線服務功能的建議

4.1 重視檔案在線服務工作

國家的重視和社會的關注有利于檔案在線服務工作水平的提升。從國家和政府層面來說，當前我國應進一步加大對檔案工作的投入，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供物質基礎，抓好“頂層設計”，抓緊制定關于檔案在線服務的法律法規(guī)，規(guī)范檔案在線服務工作，保證工作健康發(fā)展。檔案館還要主動走向社會，在社會各領域廣泛宣傳檔案網(wǎng)站以及檔案在線服務工作，引導社會公眾積極利用檔案網(wǎng)站，提高檔案網(wǎng)站的用戶層次與訪問頻率，并多方收集社會公眾對于檔案在線服務工作的意見和建議，不斷增強檔案網(wǎng)站在線服務功能。

4.2 豐富檔案網(wǎng)站信息資源，完善網(wǎng)站檢索功能

如果把檔案網(wǎng)站比喻成商場里的貨架，那么檔案信息資源就是貨架上琳瑯滿目的商品，貨架上的商品越豐富，商場才越能滿足更多的需求，吸引更多的顧客光顧，檔案網(wǎng)站也是如此。只有在豐富多樣的檔案信息資源的支撐下，檔案網(wǎng)站才能更好地發(fā)揮自身的查詢、檢索與展示功能。當前，要充實檔案網(wǎng)站的信息資源，建設系統(tǒng)完整的檔案數(shù)據(jù)庫，加快館藏檔案的數(shù)字化進程，使檔案網(wǎng)站的“血肉”更加堅實。在完善網(wǎng)站檢索功能方面，要加強文獻著錄的精細化，規(guī)范網(wǎng)站檢索系統(tǒng)和檢索語言，提高信息的查全率和查準率。檔案網(wǎng)站還應設有檢索系統(tǒng)的使用幫助及說明或開設在線服務平臺，幫助用戶使用更為有效的檢索方式查詢相關信息，提升用戶體驗[1]。

4.3 健全檔案網(wǎng)站服務項目

檔案網(wǎng)站的建設思路應從單純的“展示型”向“綜合服務型”轉變，要完善檔案網(wǎng)站的頁面設計，加強網(wǎng)站的“人性化”和“互動性”功能，在服務項目的設置上，應從用戶視角出發(fā)，根據(jù)不同類型用戶的需求，提供個性化定制服務[2]；還可借鑒歐美發(fā)達國家檔案在線服務經驗，開設網(wǎng)絡虛擬課堂、在線教育等專業(yè)服務等等，檔案網(wǎng)站還應注重其本身的“便利性”，例如設置調節(jié)字體大小、頁面色彩對比度等功能，以便視力不好的老年人或特殊人群能夠更順利地訪問檔案網(wǎng)站；并設置手機版檔案網(wǎng)站，以適應當前智能手機廣泛普及、手機上網(wǎng)閱讀廣為流行的新趨勢，使得網(wǎng)站的在線服務功能更為細致周到[3]。

5 結束語

隨著互聯(lián)網(wǎng)在社會各領域的廣泛普及和深度應用，我國檔案館也緊跟時代步伐，在檔案網(wǎng)站的建設方面取得了長足進步。但在肯定成績的同時，我們仍需清醒地認識到我國檔案網(wǎng)站在線服務功能方面存在的不足，并且要在今后的工作中加以改進和完善，真正實現(xiàn)檔案網(wǎng)站的全方位服務和便利化服務。

注釋與參考文獻：

[1]呂榜珍.檔案網(wǎng)站服務中存在的問題及對策探析[J].云南檔案,2016(11):57-59.

[2]祝潔.分眾傳播時代的檔案網(wǎng)站信息服務模式創(chuàng)新[J].檔案學通訊,2013(1):87-90.

[3]郝偉斌.社交媒體背景下的檔案網(wǎng)站信息服務研究[J].北京檔案,2015(12):36-37.