熊延萍

北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)“八個標(biāo)準(zhǔn)”之一的《綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理規(guī)范》于2016年10月19日由北京市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局正式批準(zhǔn)發(fā)布為北京市地標(biāo)（DB11/T 1357-2016），2017年2月1日起開始施行。為更好地理解和執(zhí)行《綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），現(xiàn)對《規(guī)范》進(jìn)行一些解讀。

一、《規(guī)范》的出臺背景

當(dāng)今社會信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息化浪潮席卷全球，我國信息化建設(shè)的推進(jìn)、電子政務(wù)的應(yīng)用，對檔案和檔案工作產(chǎn)生著巨大影響。近年來，在國家檔案局“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略部署下，北京市各綜合檔案館館藏檔案數(shù)字化工作有步驟推進(jìn)；同時，各綜合檔案館也陸續(xù)接收電子檔案，產(chǎn)生了大量檔案數(shù)字資源?！侗本┦小笆濉睍r期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將建設(shè)區(qū)域性數(shù)字檔案館列入工作目標(biāo)，而《規(guī)范》是區(qū)域性數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的重要內(nèi)容之一。目前，我們正在建設(shè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)，全市檔案數(shù)字資源都將在該系統(tǒng)中運(yùn)行，迫切需要一套檔案數(shù)字資源的管理規(guī)范。

在總結(jié)以往人工管理、系統(tǒng)管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，以數(shù)字檔案館為依托，找規(guī)律、定規(guī)則，研究制定出了一套適用于綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理的規(guī)范，這對北京市綜合檔案館檔案數(shù)字資源的共建共享具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義，又為順利建設(shè)區(qū)域性數(shù)字檔案館提供規(guī)范性支撐，引領(lǐng)全市檔案數(shù)字資源管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向邁進(jìn)。

二、《規(guī)范》的主要內(nèi)容

《規(guī)范》正文共包含8章，分別為總則、整理、建庫、存儲、利用、維護(hù)、傳輸和安全，合計(jì)47條?！兑?guī)范》本著統(tǒng)籌規(guī)劃、集中管理、分權(quán)負(fù)責(zé)、全程監(jiān)管的原則，從綜合檔案館檔案數(shù)字資源的技術(shù)流程、數(shù)據(jù)類型、管理和技術(shù)要求三個維度來分析，實(shí)現(xiàn)對館藏檔案數(shù)字資源全生命周期的規(guī)范化安全管理，對綜合檔案館館藏檔案數(shù)字資源從整理到維護(hù)，以及傳輸和安全等工作提出了技術(shù)要求和管理要求。

（一）總則

本章主要對檔案數(shù)字資源提出了總體要求，包括規(guī)劃、安全保障、制度流程、軟硬件建設(shè)等。

檔案數(shù)字資源管理工作首先應(yīng)確定好總體原則，編制中長期規(guī)劃，且規(guī)劃要與本地區(qū)、本行業(yè)、本單位信息化建設(shè)相適應(yīng)。其次應(yīng)建立安全保障體系、各項(xiàng)制度（包括管理維護(hù)、審批授權(quán)、監(jiān)督檢查、人員管理培訓(xùn)等），確保檔案數(shù)字資源的安全。最后，檔案數(shù)字資源管理需要依靠軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和業(yè)務(wù)系統(tǒng)來開展，故提出了軟硬件選型和建設(shè)的總體要求。

（二）整理

理想情況下，接收進(jìn)館的檔案數(shù)字資源，無論是電子檔案本身，還是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化副本，數(shù)據(jù)格式都應(yīng)該是規(guī)范的，否則，不予接收或重新修正。但現(xiàn)實(shí)工作中，由于多種原因，仍然存在不規(guī)范的館藏檔案數(shù)字資源。例如，北京市檔案館接收的奧運(yùn)專題檔案，由于版權(quán)屬于國際奧委會，形成后不能擅自更改內(nèi)容或形式，只能接收進(jìn)館后，用數(shù)字化副本來規(guī)范；又如，許多單位早期紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本分辨率、展現(xiàn)形式等都不符合現(xiàn)有規(guī)范；因此，本章主要針對現(xiàn)實(shí)中存在著的不規(guī)范的館藏檔案數(shù)字資源的規(guī)范、整理提出具體要求、細(xì)則。

整理檔案數(shù)字資源時應(yīng)先備份，避免整理出現(xiàn)問題時無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。整理應(yīng)在臨時處理庫中進(jìn)行，而不是直接在正式的檔案數(shù)字資源庫中進(jìn)行，避免操作失誤導(dǎo)致正式的檔案數(shù)字資源庫破壞或失效。整理檔案數(shù)字資源不是隨意行為，想改就改，故應(yīng)先履行審批程序。

對于檔案數(shù)字資源的格式、元數(shù)據(jù)、目錄著錄項(xiàng)《規(guī)范》中都提出了具體的要求，其他未提出具體要求的可參考相關(guān)規(guī)定。

（三）建庫

存儲、管理檔案數(shù)字資源需要依賴資源庫來開展，本章主要對建設(shè)檔案數(shù)字資源庫提出了具體要求、細(xì)則。

首先應(yīng)整體規(guī)劃建設(shè)資源庫，有效整合不同類別、依托不同操作系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫的異構(gòu)檔案數(shù)字資源，避免缺乏規(guī)劃導(dǎo)致以后異構(gòu)檔案數(shù)字資源進(jìn)庫存在不兼容、不匹配等問題。其次，建議按照不同需求建庫，如臨時庫、正式資源庫、利用庫等，同時建議將結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)從邏輯上分開建設(shè)管理，并兼顧檔案諸如“全宗-目錄-案卷-文件”層級結(jié)構(gòu)等業(yè)務(wù)需求，以及使用相關(guān)的信息技術(shù)手段保證資源庫的平穩(wěn)運(yùn)行，避免資源庫搜索速度慢、擴(kuò)容性差、系統(tǒng)中斷等。另外，還應(yīng)建立檔案數(shù)字資源、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，如采用數(shù)據(jù)庫視圖、索引等來實(shí)現(xiàn)。其他的如參考規(guī)范建庫、考慮擴(kuò)容需求等，《規(guī)范》中也有具體要求。

（四）存儲

建庫后，需將檔案數(shù)字資源存儲起來，以便后續(xù)的利用、維護(hù)等，故本章主要對存儲檔案數(shù)字資源提出了具體要求、細(xì)則。

檔案數(shù)字資源有很多類別，如文本類、圖形類、圖像類、音頻類、視頻類等，建議邏輯上分類別分開存儲（物理上是否分開存儲需根據(jù)存儲硬件的策略和性能分析確定），同理也建議將電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等其他檔案數(shù)字資源邏輯分開存儲，以便管理、備份、恢復(fù)時更靈活、更具針對性。存儲的數(shù)字檔案資源主要目的是長期保存和提供利用，《規(guī)范》中對長期保存和提供利用的檔案數(shù)字資源存儲環(huán)境、介質(zhì)都有不同的要求。另外，長期保存的檔案數(shù)字資源不應(yīng)加密，其安全性可以從管理手段（如授權(quán)、審批等）、存儲設(shè)備（如加強(qiáng)存儲環(huán)境管理、存儲策略優(yōu)化等）上來加強(qiáng)。

（五）利用

本章主要對檔案數(shù)字資源提供利用環(huán)節(jié)提出了具體要求、細(xì)則。

首先對不同利用需求的檔案數(shù)字資源要求相關(guān)人員應(yīng)采用不同技術(shù)手段及時發(fā)布，以保證提供利用的檔案數(shù)字資源的時效性。其次，發(fā)布應(yīng)嚴(yán)格履行審批程序，且只發(fā)布鑒定為開放的檔案數(shù)字資源，避免誤發(fā)、錯發(fā)等；發(fā)布時可根據(jù)利用需求進(jìn)行相關(guān)的格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)處理，提高資源利用的安全性；對發(fā)布的途徑也應(yīng)多元化，如網(wǎng)絡(luò)、抵館現(xiàn)場利用等。再次，為方便群眾快捷利用，因特網(wǎng)利用方式是單位主動發(fā)布的，無需審批程序，其他利用方式，都需履行審批程序；同時還應(yīng)附加版權(quán)標(biāo)識來提高檔案數(shù)字資源利用的安全性。最后，《規(guī)范》中還提出了幾種利用服務(wù)，但不限于這幾種，有條件的單位可以自行增加。

（六）維護(hù)

本章主要對檔案數(shù)字資源的數(shù)據(jù)檢查、格式轉(zhuǎn)化、遷移、統(tǒng)計(jì)和銷毀等日常維護(hù)工作作了具體要求。

首先，對長期保存的檔案數(shù)字資源要求至少每兩年進(jìn)行一次“真實(shí)、完整、可用和安全性”四性檢查，而經(jīng)傳輸、遷移后的檔案數(shù)字資源則應(yīng)及時檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并改正，具體要求按《規(guī)范》執(zhí)行，有條件的單位也可高于《規(guī)范》要求執(zhí)行。其次，長期保存的檔案數(shù)字資源原則上是不允許改動的，但由于相關(guān)政策、技術(shù)發(fā)展、環(huán)境改變等因素導(dǎo)致不得不進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)遷移，《規(guī)范》對何時開展此兩項(xiàng)工作作了詳細(xì)闡述，同時對此兩項(xiàng)工作也提出了具體要求。再次，檔案數(shù)字資源的年度統(tǒng)計(jì)是要求的，其他統(tǒng)計(jì)分析則要求業(yè)務(wù)系統(tǒng)有能力及時實(shí)現(xiàn)。另外，檔案數(shù)字資源的銷毀處置需謹(jǐn)慎按照國標(biāo)規(guī)定執(zhí)行。本章最后一條要求對檔案數(shù)字資源的操作（除檢索和讀取外）應(yīng)有系統(tǒng)日志記錄并至少保存一年，以備安全審計(jì)和處理故障時用。

（七）傳輸

檔案數(shù)字資源的遷移、利用、存儲備份等工作都涉及數(shù)據(jù)傳輸工作，故本章對在線、離線傳輸作了具體要求。

（八）安全

安全是檔案數(shù)字資源管理的根本目的，貫穿整個檔案數(shù)字資源管理工作，故本章主要從檔案數(shù)字資源所依托的軟硬件系統(tǒng)、應(yīng)急響應(yīng)工作、安全審計(jì)工作作了具體要求。

三、《規(guī)范》釋疑

（一）《規(guī)范》的適用范圍是什么？

本《規(guī)范》適用于除涉密檔案數(shù)字資源之外的北京市綜合檔案館館藏檔案數(shù)字資源的全流程綜合管理。

（二）《規(guī)范》中第5.5條是如何定出的？第5.5條具體內(nèi)容如下：

5.5檔案數(shù)字資源格式應(yīng)符合如下要求：

a）文本類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括PDF、OFD格式等；

b）數(shù)據(jù)類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括DBF、XLS、XLSX格式等；

c）圖形類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括SVG、DWF、DWG及其他原始生成的矢量圖格式等；

d）圖像類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括JPEG、TIFF格式等；

e）音頻類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括WAV、MP3格式等；

f）視頻類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括MPEG、AVI、MXF格式等。

本條款主要規(guī)定了各類別檔案數(shù)字資源的格式要求，主要根據(jù)（GB/T 18894《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、（京檔發(fā)[2009]1號）《北京市檔案館電子文件接收辦法》以及北京市綜合檔案館實(shí)際數(shù)據(jù)格式現(xiàn)狀，并結(jié)合國家檔案局和評審專家的反饋意見修改完善而最終定出本條款內(nèi)容。

（三）《規(guī)范》中第6.6條的“未來至少2年”、第9.2條的“至少每兩年”、第9.8條的“至少保存1年”、第11.2條的“至少每兩年”、第11.3條的“至少每兩年”是如何定出的？

這些條款里面所有的數(shù)值（如“保存1年、每兩年”等）均為北京市檔案館實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)累積，加之平時業(yè)務(wù)指導(dǎo)了解的信息綜合而定的最低值，有條件的單位可以提高要求、標(biāo)準(zhǔn)。

（四）《規(guī)范》中第7.7條“檔案數(shù)字資源數(shù)據(jù)量占存儲空間的80%時，應(yīng)及時擴(kuò)容”是如何定出的？

一是結(jié)合業(yè)界經(jīng)驗(yàn)，需要預(yù)留10%-20%存儲空間用于存儲內(nèi)部raid等算法計(jì)算、存儲遠(yuǎn)程復(fù)制、外部虛擬化、仲裁、數(shù)據(jù)交換等存儲高級功能。二是如存儲空間使用超過總?cè)萘?0%之多，考慮業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)增長，此時再進(jìn)行擴(kuò)容可能時間上來不及（考慮擴(kuò)容項(xiàng)目周期），很可能會導(dǎo)致業(yè)務(wù)暫停，甚至存儲爆滿、數(shù)據(jù)丟失。三是市檔案館在實(shí)際工作中已遇到兩次此類情況：兩個檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的存儲空間在使用至82%、88%時，系統(tǒng)響應(yīng)時間延長約2～3倍，當(dāng)時只能暫停相關(guān)檔案業(yè)務(wù)，進(jìn)行應(yīng)急處理，擴(kuò)容存儲空間、清理數(shù)據(jù)、重新規(guī)劃存儲策略后，系統(tǒng)響應(yīng)時間恢復(fù)至原本速度。

綜合以上經(jīng)驗(yàn)，如存儲空間使用超過80%，存儲的讀寫性能（尤其是寫性能）下降明顯，為確保數(shù)據(jù)安全，業(yè)務(wù)順暢，故定出此條款內(nèi)容。

（五）《規(guī)范》如何開展實(shí)施？

北京數(shù)字檔案館系統(tǒng)將于2017年試運(yùn)行，屆時此《規(guī)范》將用于北京數(shù)字檔案館系統(tǒng)檔案數(shù)字資源的管理工作。同時，將本標(biāo)準(zhǔn)的貫徹工作落實(shí)到日常的監(jiān)督指導(dǎo)工作中，將其作為檔案業(yè)務(wù)的日常性、基礎(chǔ)性工作加以持續(xù)推動。在今后數(shù)字檔案館建設(shè)運(yùn)行和日常實(shí)踐工作中，積累經(jīng)驗(yàn)，不斷修訂、完善此標(biāo)準(zhǔn)或補(bǔ)充相關(guān)系列規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。