河北省中醫(yī)院 曹瑛

基于云計算的會計信息化在中小企業(yè)中的應(yīng)用
——以鴻順捷電子公司為例

河北省中醫(yī)院 曹瑛

本文概述了會計信息化及云計算的有關(guān)概念，以鴻順捷電子公司為例，分析中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)的總體需求，從選擇云服務(wù)商、試用產(chǎn)品、簽訂服務(wù)協(xié)議、售后服務(wù)等方面，分析云計算會計信息化在鴻順捷電子公司的應(yīng)用，取得了降低云計算的會計信息化建設(shè)成本、提高財務(wù)部門工作效率、優(yōu)化財會業(yè)務(wù)流程、提升財務(wù)分析和決策支持能力四個方面的效果。最后，從政府、云服務(wù)商、中小企業(yè)三個方面分別提出對策建議，以期推廣云計算會計信息化的應(yīng)用，推動中小企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

云計算 會計信息化 會計信息系統(tǒng)

一、引言

20世紀(jì)前期，傳統(tǒng)的財務(wù)會計電算化不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，國內(nèi)會計軟件逐步轉(zhuǎn)變?yōu)獒槍ζ髽I(yè)管理的會計信息系統(tǒng)，“會計信息化”是從會計信息系統(tǒng)衍生而來的。許多專家學(xué)者，都給出了會計信息化的定義。謝詩芬教授提出，會計信息化主要是采取計算機、網(wǎng)絡(luò)和通訊等信息技術(shù)，重構(gòu)傳統(tǒng)的會計模式，通過廣泛利用和深入挖掘會計信息資源，建立財務(wù)會計與信息技術(shù)緊密融合的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)，提高會計信息優(yōu)化資源配置的重要作用。因此，會計信息化是以現(xiàn)代信息技術(shù)為載體，以優(yōu)化配置會計信息資源為過程，以構(gòu)建新型會計信息系統(tǒng)為目的，從而提高會計信息管理企業(yè)經(jīng)濟的作用，會計信息同其他業(yè)務(wù)信息相互銜接，實現(xiàn)財會信息一體化。

云計算是以分布式、并行和網(wǎng)格計算為基礎(chǔ)，發(fā)展的信息商業(yè)計算模式。其采取互聯(lián)網(wǎng)提供實時的、虛擬的、可擴展的資源，是對互聯(lián)網(wǎng)、遠程基礎(chǔ)設(shè)施和使用終端的一種抽象。一般來講，云計算是服務(wù)商利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向客戶提供軟硬件服務(wù)獲得利潤的商業(yè)模式，其優(yōu)勢是客戶按月支付租金，不用安裝硬件設(shè)施，也不用花費大量人力、物力和財力維護軟硬件。數(shù)據(jù)信息儲存在遠程服務(wù)器，可靠性比較高。本文以鴻順捷電子公司為例，分析中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)的總體需求，以期推廣云計算會計信息化的應(yīng)用，推動中小企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

二、基于云計算的會計信息化在中小企業(yè)中的運用

（一）鴻順捷電子公司基本情況深圳市鴻順捷電子有限公司（簡稱鴻順捷電子公司）2009年在深圳成立，是一家主要生產(chǎn)條形碼、射頻識別等自動識別技術(shù)產(chǎn)品的小型高新技術(shù)企業(yè)。經(jīng)過多年的發(fā)展，公司經(jīng)營規(guī)模逐步擴大，利潤水平逐步提高，當(dāng)前己在廣州和上海成立2家分公司。各分公司既有總公司的業(yè)務(wù)，也有自營業(yè)務(wù)，日常經(jīng)營具有自主權(quán)，但在重大人事安排、產(chǎn)品定價方面，由總公司統(tǒng)一監(jiān)管和考核。鴻順捷電子公司剛成立時，業(yè)務(wù)較為簡單，員工比較少，采用代賬會計，可是公司業(yè)務(wù)逐步壯大，代賬服務(wù)不能滿足公司發(fā)展的需要，鴻順捷電子公司購買了用友財務(wù)軟件，聘用專職會計人員，可以說是單機版的會計電算化。隨后，鴻順捷電子公司業(yè)務(wù)規(guī)模迅速擴張，在廣州和上海先后設(shè)立分公司。由于距離較遠，鴻順捷電子公司不能及時了解廣州上海分公司的財務(wù)狀況，只是審查月底報表開展財務(wù)匯總和分析，所以監(jiān)管分公司的財務(wù)難度較大。目前各分司財務(wù)獨立，存儲在各自公司的數(shù)據(jù)庫，相互之間不統(tǒng)一，鴻順捷電子公司需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的會計信息系統(tǒng)。

（二）鴻順捷電子公司會計信息系統(tǒng)總體需求開展會計信息化前，鴻順捷電子公司需要協(xié)同服務(wù)商對公司的需求開展調(diào)研分析；開展會計信息化時，應(yīng)依據(jù)需求進行安排，保正會計信息系統(tǒng)滿足公司的需要。針對鴻順捷電子公司的實際需要，對現(xiàn)階段的需求情況進行了匯總：（1）統(tǒng)一核算的需要。鴻順捷電子公司及其2家分公司的核算方法、核算制度以及基礎(chǔ)資料還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，特別是下屬2家分公司代賬會計自己設(shè)置科目，給匯總財會報表、來往對賬、財會監(jiān)管造成了不便。所以，新會計信息系統(tǒng)應(yīng)將下屬2家分公司的財會信息存儲到總公司的數(shù)據(jù)庫中，設(shè)立財會處理平臺，統(tǒng)一規(guī)范財務(wù)制度，由總公司控制所有的基礎(chǔ)資料。（2）統(tǒng)一資金管理的需要。資金是企業(yè)發(fā)展的血液，資金管理是企業(yè)運轉(zhuǎn)的中樞，資金管理處于企業(yè)管控的核心，所以，鴻順捷電子公司要建立統(tǒng)一的資金管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)資金信息的公開透明，實時了解流向、總量、結(jié)構(gòu)、效益以及風(fēng)險等。（3）統(tǒng)一財務(wù)業(yè)務(wù)的需要。財務(wù)信息來源于具體業(yè)務(wù)又高于具體業(yè)務(wù)，既可以隨時反映業(yè)務(wù)的具體變化，又可以對業(yè)務(wù)監(jiān)管決策提供支撐。會計信息化突出優(yōu)勢是隨時反映企業(yè)人財物的變化狀況，監(jiān)督經(jīng)濟業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)情況，整合有關(guān)部門的業(yè)務(wù)信息，達到信息共享的效果，從而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層科學(xué)決策提供參考，增加企業(yè)發(fā)展的效益。（4）統(tǒng)一財務(wù)分析的需要。鴻順捷電子公司與2家下屬分公司應(yīng)建立財務(wù)報表自動生成系統(tǒng)，引入彎沉財會信息分析系統(tǒng)，為企業(yè)管理層科學(xué)決策提供信息支撐。

（三）云計算會計信息化在鴻順捷電子公司的應(yīng)用

（1）選擇云服務(wù)商。通過分析鴻順捷電子公司的需求，結(jié)合云計算與傳統(tǒng)模式的對比分析，鴻順捷電子公司管理層商定利用云計算技術(shù)建立會計信息化。選擇適合的云服務(wù)商，考慮到鴻順捷電子公司第一次開展云計算下的會計信息化建設(shè)，所以，選擇云服務(wù)商時要考慮以下幾點：一是云服務(wù)商的經(jīng)營規(guī)模及從事的行業(yè)。首先，了解云服務(wù)商運營規(guī)模、顧客數(shù)量，這些都與云服務(wù)商實力和質(zhì)量正相關(guān)。其次，了解云服務(wù)商從事的行業(yè)領(lǐng)域，選擇長時間從事財會軟件的云服務(wù)商，更有利于產(chǎn)品功能的專業(yè)服務(wù)。二是云服務(wù)商咨詢水平。云服務(wù)商咨詢?nèi)藛T應(yīng)分析客戶需求后，提出科學(xué)合理的會計信息化建設(shè)方案，專業(yè)的咨詢?nèi)藛T能夠幫助客戶學(xué)則有效的會計信息系統(tǒng)，避免在建設(shè)過程中走彎路。三是云產(chǎn)品的質(zhì)量和價格。云服務(wù)商會計產(chǎn)品首先要保證質(zhì)量，不但快速平穩(wěn)運轉(zhuǎn)，還應(yīng)適應(yīng)客戶的財會流程，能夠提高流程效率，健全財會系統(tǒng)構(gòu)架。對于產(chǎn)品價格，由于云計算客戶大多為中小企業(yè)，財務(wù)預(yù)算有限，所以還要看會計產(chǎn)品的性價比。四是云會計信息是否安全。大多數(shù)企業(yè)選擇云計算最關(guān)心的是安全問題，這涉及到財務(wù)信息是否泄漏，因此，要了解云服務(wù)商采用的安全管理機制，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)信息泄漏。五是與其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的兼容性。規(guī)劃會計信息系統(tǒng)時應(yīng)了解其擴展性，是否與其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)兼容，有效實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部財會業(yè)務(wù)一體化，如果企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，可以直接升為ERP系統(tǒng)。綜合考慮以上五點，鴻順捷電子公司選擇了SaaS模式，篩選對國內(nèi)的云服務(wù)商，最后選定金蝶友商網(wǎng)，采用“在線會計+進銷存”系統(tǒng)。

（2）產(chǎn)品的試用。SaaS模式信息系統(tǒng)的優(yōu)點是采用瀏覽器進行操作，不用安裝軟件和硬件設(shè)備。金蝶友商網(wǎng)提供一個月不計費試用期，鴻順捷電子公司著重考察金蝶在線會計和進銷存的數(shù)據(jù)信息訪問效率、操作界面設(shè)計是否合理、系統(tǒng)服務(wù)是否穩(wěn)定性以及服務(wù)商應(yīng)對用戶投訴反應(yīng)情況。同時，金蝶對鴻順捷電子公司財會人員開展培訓(xùn)，操作界面提供了免費操作視頻進行學(xué)習(xí)，讓財會人員熟悉操作系統(tǒng)過程，從而更快地運用云計算的財會信息系統(tǒng)。

（3）完善功能。鴻順捷電子公司根據(jù)試用產(chǎn)品體驗情況，結(jié)合業(yè)務(wù)需要，橫向和縱向擴展云服務(wù)商的產(chǎn)品功能。隨著鴻順捷電子公司快速發(fā)展，業(yè)務(wù)逐步變化，為滿足信息化需求，公司和云服務(wù)商緊密聯(lián)系，適時增刪功能模塊，根據(jù)反饋的建議，促使云服務(wù)商改進升級信息系統(tǒng)。通過試用體驗，鴻順捷電子公司充分利用“在線會計”的基礎(chǔ)上，引入了“在線進銷存”系統(tǒng)，搭建了公司的ERP系統(tǒng)。

（4）簽訂服務(wù)協(xié)議。完善產(chǎn)品功能后，鴻順捷電子公司應(yīng)與金蝶友商網(wǎng)簽訂合同，明確雙方權(quán)責(zé)利，規(guī)定服務(wù)內(nèi)容、計費辦法、隱私性、安全性、違約責(zé)任等條款。服務(wù)商一般承諾產(chǎn)品會合理改造用戶的處理流程和效果，假如未達到預(yù)定效果，可以依據(jù)合同進行賠償。

（5）售后服務(wù)。對鴻順捷電子公司而言，實施云計算會計信息化時，可能遇到許多問題需要服務(wù)商解決，所以，選擇服務(wù)商要重點考慮售后服務(wù)情況，比如系統(tǒng)維護及升級情況等。假如發(fā)現(xiàn)有關(guān)問題，科技史向服務(wù)商反映，讓服務(wù)商及時解決有關(guān)問題，不斷完善和升級會計信息化系統(tǒng)，即可以節(jié)省公司開支，也為服務(wù)商獲得較好的評價，建立良好的合作關(guān)系，實現(xiàn)“雙贏”目標(biāo)。

（四）基于云計算的會計信息化在鴻順捷電子公司的應(yīng)用效果

（1）降低了云計算的會計信息化建設(shè)成本。傳統(tǒng)會計電算化模式下，經(jīng)營企業(yè)需購買會計軟硬件及專業(yè)服務(wù)，所以，企業(yè)投資需付軟件、硬件與服務(wù)費用，而對會計信息化建設(shè)沒有這些成本，而且改進業(yè)務(wù)流程節(jié)省的人力成本也沒有考慮在內(nèi)。本文以3年作為建設(shè)周期，分析云計算模式的成本費用，如表1所示。

表1 傳統(tǒng)模式與云計算模式與顯性成本比對單位:元

表2 表1傳統(tǒng)模式與云計算模式與顯性成本比對

由以上信息可以得出，鴻順捷電子公司選擇云計算的會計信息化比選擇傳統(tǒng)會計信息化，節(jié)省了很大的顯性和隱性費用。隨著云計算技術(shù)的不斷成熟完善，將會大大增強產(chǎn)品性能和減少租賃費用，而傳統(tǒng)模式計算機建設(shè)省級維護成本將逐年增加，兩者的成本差距越來越大。

（2）提高了財務(wù)部門工作效率。云計算的在線會計代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式后，鴻順捷電子公司解決了部分會計核算的問題，大大提升了會計核算效率。制訂了核算制度文件，統(tǒng)一規(guī)定了核算辦法、設(shè)置會計科目、往來單位代碼，減少了公司間對賬發(fā)生的糾紛。統(tǒng)一了財會報表格式，規(guī)定財會報表樣式，明確的規(guī)定了分公司上報總公司財務(wù)報表的時間。另外，總公司財務(wù)部隨時可以瀏覽分公司的賬套，核對分公司賬目，有效方便監(jiān)控分公司的財務(wù)，發(fā)現(xiàn)問題能夠及時協(xié)調(diào)整改。總公司減少了派財務(wù)人員到分公司審計的次數(shù)，每年減少了10000多元的出差費用。

（3）優(yōu)化了財會業(yè)務(wù)流程。利用在線會計和進銷存系統(tǒng)，鴻順捷電子公司建立了ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)整體信息化，強化了財務(wù)和業(yè)務(wù)信息一體化，優(yōu)化了企業(yè)管理程序，提高了財會管理效率。比如采購管理，鴻順捷電子公司可以按照系統(tǒng)總要求及時掌握銷售訂單和庫存信息，算出采購原料的數(shù)量和種類，向采購人員發(fā)送采購訂單，大大提升了采購效率。比如庫存管理，按照訂單和出貨信息，系統(tǒng)清晰顯示庫存產(chǎn)品，使采購和銷售人員隨時查看庫存情況，合理安排銷售和采購業(yè)務(wù)。企業(yè)庫管員根據(jù)進出貨信息，強化庫存管理。比如銷售管理，銷售員能夠在線訪問客戶數(shù)據(jù)，利用預(yù)測銷售機會、潛在客戶管理、查詢產(chǎn)品價格等功能，及時找到商機和銷售機會，提高交易成功率。

（4）提升了財務(wù)分析和決策支持能力。鴻順捷電子公司除利用財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)外，還可以深度挖掘相關(guān)信息。利用云計算下的會計信息系統(tǒng)將零碎的財務(wù)、業(yè)務(wù)信息集中到數(shù)據(jù)庫中，利用財會管理分析系統(tǒng)獲取敏感或重要的信息，及時了解公司經(jīng)營情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出有效的措施加以整改。同時，鴻順捷電子公司按照總公司預(yù)算，根據(jù)各部門和各分公司考核目標(biāo)，制定責(zé)任考核表，分析執(zhí)行中存在的差異，存在的原因，并提出有效的辦法，及時調(diào)整公司運營管理措施。

三、基于云計算的中小企業(yè)會計信息化發(fā)展建議

（一）政府要打造優(yōu)良的環(huán)境

（1）制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及法規(guī)。政府應(yīng)深入調(diào)研國內(nèi)云計算市場，全面掌握云計算服務(wù)商提供的技術(shù)服務(wù)及收費標(biāo)準(zhǔn)，了解企業(yè)對云計算的認識程度，廣泛征求意見制定云計算的會計信息化標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)云計算的發(fā)展變化不斷完善標(biāo)準(zhǔn)。要積極學(xué)習(xí)國外先進的云計算標(biāo)準(zhǔn)，推動建立國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)。目前云計算在國內(nèi)還是新興產(chǎn)業(yè)，有關(guān)規(guī)章制度不夠完善，需要加快規(guī)范市場秩序。比如在云計算數(shù)據(jù)安全方面，政府要完善云計算安全等級制度，建立云計算安全體系。

（2）加強監(jiān)管云服務(wù)商。實施云計算會計信息化后，企業(yè)財務(wù)信息都存儲在云服務(wù)商，政府嚴(yán)格監(jiān)管云服務(wù)商，有利于保證數(shù)據(jù)信息的安全。要建立資質(zhì)審查制度，嚴(yán)格審查云服務(wù)商資質(zhì)，保證云服務(wù)商技術(shù)的安全。定期復(fù)查已獲資質(zhì)的云服務(wù)商，發(fā)現(xiàn)問題及時叫停，整改達標(biāo)后方可運營。要引入第三方監(jiān)管制度，實時監(jiān)控云服務(wù)商，設(shè)立意見反饋部門，及時聽取用戶意見建議。

（3）建設(shè)國內(nèi)自主云計算平臺。當(dāng)前，我國企業(yè)會計信息化水平與國外發(fā)達國家還存在不少差距，政府需要加大云計算會計信息化投入力度，改善云計算發(fā)展環(huán)境，推動普及企業(yè)云計算會計信息化建設(shè)，使國內(nèi)企業(yè)共享信息化成果。所以，推動云計算建設(shè)發(fā)展，政府需要統(tǒng)籌規(guī)劃，整合資源，集聚資金、人才、技術(shù)，建設(shè)發(fā)展云計算平臺。從而降低時間成本，減少云計算開發(fā)風(fēng)險。政府也可以成立產(chǎn)業(yè)基金，對計算開發(fā)商進行補貼，指導(dǎo)云計算市場有序的發(fā)展。

（二）云服務(wù)商要提供一流的服務(wù)

（1）強化安全防護措施。云計算安全問題源于兩個方面：一是黑客惡意攻擊破壞，二是服務(wù)商信息越權(quán)使用，所以云服務(wù)商加強安全防控，需要制定對外對內(nèi)防控措施。在對外防控方面，應(yīng)做好數(shù)據(jù)加密和存儲工作，防止外來黑客攻擊數(shù)據(jù)庫，即使遇到攻擊也要做好備份，保證云服務(wù)的穩(wěn)定性。在對內(nèi)防控方面，采用分級權(quán)限管理方式，預(yù)防服務(wù)商“偷窺”客戶數(shù)據(jù)信息，一般將維護人員設(shè)定兩級，一級是普通維護人員，負責(zé)服務(wù)器正常運轉(zhuǎn)，但是沒有機房門禁權(quán)限;一級是核心工作人員，能偶登錄機房主機，需要遵守操作流程，嚴(yán)格監(jiān)控云計算的設(shè)備運轉(zhuǎn)。

（2）健全云計算功能。伴隨中小企業(yè)快速的發(fā)展，日常財務(wù)管理的需求越來越高，對財務(wù)預(yù)算、決策支撐的需求愈加強烈。所以，服務(wù)商要提升云計算技術(shù)能力，開發(fā)在線會計功能，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。服務(wù)商還要提供個性化服務(wù)，讓中小企業(yè)客戶根據(jù)需求隨時調(diào)整服務(wù)功能。云服務(wù)商還要針對不同公司的需求提供咨詢服務(wù)，從而更好地服務(wù)企業(yè)財會業(yè)務(wù)。

（三）中小企業(yè)要強化自身建設(shè)一是轉(zhuǎn)變思想觀念，搶抓發(fā)展機遇。由于中小企業(yè)大多面臨信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱、技術(shù)人才匾乏、資金不足等問題，加之市場競爭劇烈、信息化業(yè)務(wù)流程亟需改進等，都倒逼中小企業(yè)加快會計信息化建設(shè)，所以，中小企業(yè)要轉(zhuǎn)變思想觀念，搶抓發(fā)展機遇，完善企業(yè)信息反饋制度，提升企業(yè)經(jīng)營效率。隨著云計算的發(fā)展，改變了信息化需付出的大量成本，云計算已逐步成為中小企業(yè)信息化的主流趨勢，所以，中小企業(yè)管理層要轉(zhuǎn)變思想觀念，認清發(fā)展形勢，搶抓云計算給企業(yè)發(fā)展帶來的機遇。二是選擇適當(dāng)?shù)脑品?wù)商。中小企業(yè)需要規(guī)劃好哪些部分業(yè)務(wù)開展云計算，再具體功能需求，綜合考慮服務(wù)類型、質(zhì)量、價格等因素選擇適當(dāng)?shù)脑品?wù)商。另外，中小企業(yè)與云服務(wù)商簽訂服務(wù)協(xié)議，詳細規(guī)定雙方的權(quán)利責(zé)任，并附云服務(wù)商服務(wù)不達標(biāo)時的賠償標(biāo)準(zhǔn)，從而防范云計算市場的風(fēng)險。三是強化數(shù)據(jù)安全措施。對企業(yè)來講，財會信息都儲存在云服務(wù)商的存儲器中，盡管云服務(wù)商通過數(shù)據(jù)加密、備份等技術(shù),但仍無法保證信息絕對的安全，所以，企業(yè)也要做好數(shù)據(jù)信息備份工作，防止意外原因丟失數(shù)據(jù)信息，造成不必要的損失。四是培育云會計人才。企業(yè)建設(shè)會計信息化，只是云計算會計信息化系統(tǒng)是不夠的，必須擁有合格的人員，適應(yīng)云計算的操作。因此，企業(yè)引入云計算會計信息化系統(tǒng)，也要加強培訓(xùn)財務(wù)工作人員，學(xué)習(xí)有關(guān)云計算財會信息化的知識，能夠熟練操作云計算會計信息化系統(tǒng)，更好地提高企業(yè)經(jīng)營效益。

［1］盧加元：《云計算環(huán)境下會計信息化應(yīng)用風(fēng)險與應(yīng)對策略研究一一基于中小企業(yè)云服務(wù)選擇視角的分析》，《中國注冊會計師》2013年第12期。

［2］呂橙、易艷紅：《云計算在會計信息化建設(shè)中的SWOT分析》，《商業(yè)會計》2013年第7期。

（編輯張芬）