辛林考

摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，管理模式的不斷變化，檔案的管理有了日新月異的變化，計算機在檔案管理中的應(yīng)用將一改傳統(tǒng)管理的種種弊端，延長了檔案保管的年限，大大提高了檔案管理水平及工作效率，并能充分挖掘檔案的潛在價值，使檔案信息資源能盡快地、最大限度地轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，聯(lián)合行動營造出可觀的經(jīng)濟效益和社會效益。有效發(fā)揮了計算機技術(shù)的重要性。

關(guān)鍵詞：計算機信息化；檔案管理；應(yīng)用；重要性

計算機管理系統(tǒng)是現(xiàn)代檔案管理當中最先進的技術(shù)工具之一，計算機處理數(shù)據(jù)所表現(xiàn)出的快捷、錄入準確的特點是傳統(tǒng)無法比擬的，檔案信息輸入計算機中，提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量，同時也便于檔案信息拷貝后記錄的查詢、統(tǒng)計、打印、輸入。統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的需求，從而檔案的信息化的管理的現(xiàn)代化手段必然會成為主要的發(fā)展趨勢。

一、計算機信息化對檔案管理的重要性

1.檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案信息資源的開發(fā)利用工作是一項長期的、緊迫的、艱巨的工作任務(wù)。開發(fā)檔案信息，就是挖掘、加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為利用者服務(wù)。在信息化實踐中，檔案部門是檔案信息資源的主要來源地，建立信息庫、信息網(wǎng)絡(luò)，加快數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化和網(wǎng)絡(luò)化進程，是提高檔案信息能力的主要途徑。2.滿足時代需要。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的不斷提高，社會各界對各種信息的需求量越來越大，質(zhì)量要求越來越高，用戶對信息的需求是準確、及時、簡捷、實用。用戶希望提供的是經(jīng)過加工后的綜合信息，甚至于包含知識增值的產(chǎn)品。檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，從而滿足社會各界的需求。3.增強檔案工作的現(xiàn)代化意識。實現(xiàn)檔案計算機管理應(yīng)先培養(yǎng)計算機意識。21世紀是一個高科技無所不在的新世紀，我們將在高科技的環(huán)境中工作，在高科技的背景下學習和生活，將在高科技的發(fā)展中求生存、謀發(fā)展。所謂計算機意識，筆者認為，是人們在生產(chǎn)、生活中的一種新的思維方式，在這種意識下，人們在時間中首先盡可能地企圖通過應(yīng)用計算機技術(shù)來分析問題、解決問題，使計算機及其技術(shù)成為人們勞動的一種重要甚至是首選的工具或手段。

二、計算機技術(shù)在檔案資源管理中的應(yīng)用

計算機作為高科技的產(chǎn)物，其優(yōu)越性已在許多領(lǐng)域得到了充分的證明：極大的貯存量便是一個突出的特點，一張小小的軟盤便可存儲近70萬個漢字；高速的運算速度使得隨時調(diào)閱其中的任何內(nèi)容都游刃有余；靈敏的識別判斷能力使檢索查閱變得更加方便。從目前計算機所具備的功能來看，利用計算機進行檔案管理至少可以從以下幾個方面顯示其優(yōu)越性：1.提供自動檢索，節(jié)省查閱時間。檔案檢索是計算機最簡單的功能開發(fā)，一方面可以節(jié)約時間，另一方面可以進行多內(nèi)容檢索。比如我校業(yè)務(wù)檔案利用，原來只能根據(jù)時間和姓氏筆劃對案卷逐一調(diào)閱查找，利用計算機檢索，則可根據(jù)利用者提供的時間、案由、姓名、字號、檔號等等進行檢索，查閱者只要知道其中一項或二項內(nèi)容，便可比較迅速地調(diào)閱所需的案卷。2.有利于特殊載體檔案的保管及應(yīng)用。由于照片檔案的特殊性，在過去用傳統(tǒng)手法從事照片檔案的征集、保管、整理、利用工作的過程中，一直存在著某些難題。比如，人們在查閱利用照片檔案時，往往并非按內(nèi)容需要一對一地調(diào)用照片。關(guān)于同一主題、同一事件有時會有很多照片，選用照片除了考慮照片的主題內(nèi)容外，還要考慮照片的藝術(shù)水平、具體畫面，經(jīng)常需要調(diào)用不同的照片以供挑選。這在手工操作條件下就比較麻煩?，F(xiàn)在，運用計算機技術(shù)將照片檔案掃描進計算機或刻入光盤，再復(fù)制相紙照片，以此取代傳統(tǒng)的洗印照片、翻拍，不僅可以保證復(fù)制出的相紙照片畫面質(zhì)量和精度不受影響，而且避免了傳統(tǒng)沖洗過程中感光效果容易產(chǎn)生偏差的麻煩，還能長年不變質(zhì)不褪色，便于調(diào)閱、檢索，十分快捷。3.有利于檔案的保管，延長檔案壽命。由于計算機作為檢索工具，使得查找案卷變逐一查找為單一查找，減少了人與案卷的接觸，從而減緩了化學、物理、生物因素對案卷的侵蝕，延長了案卷的壽命，減少了案卷修復(fù)工作量。如果對案卷內(nèi)容縮微保管，則可在計算機內(nèi)直接打印、調(diào)閱，從根本上避免人與檔案的接觸。

三、應(yīng)用計算機技術(shù)進行檔案管理的發(fā)展策略

1.狠抓源頭管理問題。要實現(xiàn)檔案的計算機管理，就必須加強檔案基礎(chǔ)工作，加強文件管理的質(zhì)量，控制低質(zhì)量的文件產(chǎn)生，要逐步取締不規(guī)范與低質(zhì)量管理軟件。同時，還要強化全民的檔案意識與現(xiàn)代化的管理意識，進而提高檔案人員與文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理水平。2.狠抓文檔分離問題。文檔分離一直以來都是一個難題，必須得到解決才行。采用的方法就是在單位之中推行文檔一體化，克制以往在工作程序和環(huán)節(jié)中的重復(fù)雷同，把檔案和文件作為統(tǒng)一系統(tǒng)的工程。只有這樣，才能加強文件的管理控制，確保檔案質(zhì)量，進而發(fā)揮檔案作用。3.狠抓計算機安全問題。伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案信息進行上網(wǎng)管理確實存在安全和可靠的問題，這些問題如不及得到時解決，必將對檔案的信息化管理產(chǎn)生極大的障礙。因此，必須狠抓計算機安全，采用選購安裝防火墻、殺毒軟件等方式進行防范，確保計算機工作的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。

總之，應(yīng)用計算機技術(shù)在檔案管理中進行應(yīng)用，可以實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，達到深化檢索的目的，大大提高檢索的效率，并且有利于檔案統(tǒng)計工作和目錄中心的建設(shè)。計算機技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著巨大的作用，尤其是給鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理帶來了諸多的便利。為更好的利用計算機技術(shù)在檔案管理上的優(yōu)勢，應(yīng)加大對計算機技術(shù)的推廣，不斷推動檔案管理向著現(xiàn)代化的方向前進。

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