“金九銀十”，國(guó)內(nèi)會(huì)展相繼進(jìn)入黃金季。由北向南大型會(huì)展活動(dòng)精彩紛呈，應(yīng)接不暇。云起而霧生，風(fēng)起而云涌，一項(xiàng)成功的會(huì)展活動(dòng)背后往往離不開(kāi)一個(gè)默默耕耘的提供服務(wù)保障的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)。

中國(guó)會(huì)展：現(xiàn)在舉辦的大型會(huì)展活動(dòng)有哪些新的特點(diǎn)？

楊世明：當(dāng)下的大型會(huì)展活動(dòng)主要有五個(gè)特點(diǎn)：

第一，綜合性強(qiáng)。當(dāng)下的大型展會(huì)大都選擇較為前沿的行業(yè)，并綜合各行業(yè)的大型企業(yè)和單位參展，力求打造能夠直觀體現(xiàn)展會(huì)主題和行業(yè)精髓的大型展會(huì)。

第二，集聚性強(qiáng)。為了保證展會(huì)的展覽效果，參展單位必須有資質(zhì)、產(chǎn)品能夠吸引觀眾，相應(yīng)的我們也會(huì)邀請(qǐng)一些政府嘉賓和專(zhuān)業(yè)觀眾，打造互動(dòng)性強(qiáng)的大型展會(huì)。

第三，產(chǎn)業(yè)帶動(dòng)力強(qiáng)。大型展會(huì)不僅需要藝術(shù)性的展覽效果，更需要深層次的經(jīng)濟(jì)效益，帶動(dòng)相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

第四，商業(yè)宣傳性強(qiáng)。大型展會(huì)既為外地展商提供了跨區(qū)域的宣傳和合作機(jī)會(huì)，也為本地展商創(chuàng)造商貿(mào)效益，宣傳效果明顯。

第五，風(fēng)險(xiǎn)性高。大型展會(huì)因其規(guī)模較大，在管理服務(wù)上也會(huì)遇到諸多困難，免不了有突發(fā)事件和各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)。這就要求主、承辦單位提前考慮計(jì)劃各項(xiàng)工作，并設(shè)立突發(fā)事件應(yīng)急工作組，降低展會(huì)的風(fēng)險(xiǎn)，保證各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

鄭路逸：這兩年匯展集團(tuán)服務(wù)的大型會(huì)展活動(dòng)有兩個(gè)明顯的特點(diǎn)：

第一，企業(yè)自行辦會(huì)辦展越來(lái)越多。比起以往大企業(yè)更多參加主辦方的會(huì)展活動(dòng)來(lái)說(shuō)，企業(yè)自行辦會(huì)的好處多多。既避免了與同行對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)，又能將產(chǎn)品服務(wù)放在最好的位置展出，沒(méi)有后顧之憂。

第二，很多外企會(huì)展活動(dòng)越來(lái)越接地氣。不少外資的主辦方最近進(jìn)入中國(guó)的時(shí)候都已經(jīng)知道微信，不少高管都嘗試使用微信，更多地和中國(guó)員工、客戶(hù)交流。同時(shí)他們也非常重視活動(dòng)的體驗(yàn)，知道要用他們嘴中的redwallet（紅包）讓現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的氛圍high起來(lái)，中國(guó)客戶(hù)的體驗(yàn)越來(lái)越成為活動(dòng)的中心。

中國(guó)會(huì)展：當(dāng)下會(huì)展的新特點(diǎn)對(duì)展會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)提出了哪些新的要求？

楊世明：大型會(huì)展活動(dòng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的要求相對(duì)較高，現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)不僅要做到全面系統(tǒng)，還要應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件的發(fā)生。這就要求對(duì)展會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)要做到以下幾點(diǎn)：

第一，各項(xiàng)服務(wù)分工明確，問(wèn)責(zé)到人。第二，綜合協(xié)調(diào)展區(qū)管理，及時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度。第三，提前安排接待工作，證件、車(chē)輛統(tǒng)一管理。第四，現(xiàn)場(chǎng)安保防護(hù)嚴(yán)格，應(yīng)對(duì)各類(lèi)突發(fā)事件的發(fā)生。第五，后勤保障全面細(xì)致，物資供給和管理準(zhǔn)確及時(shí)。

孟海軍：我認(rèn)為“萬(wàn)變不離其宗”，無(wú)論展會(huì)推出什么樣的特色、亮點(diǎn)，其目的都是為了提高參展企業(yè)及專(zhuān)業(yè)觀眾的滿意度，換句話說(shuō)就是讓客戶(hù)有更好的參與展會(huì)的體驗(yàn)。我們可以嘗試多種形式增強(qiáng)客戶(hù)的體驗(yàn)，比如展會(huì)推出新主題、新產(chǎn)品，從展出內(nèi)容出發(fā)，創(chuàng)造特色及亮點(diǎn)。在商務(wù)對(duì)接型展會(huì)一對(duì)一的邀約洽談環(huán)節(jié)，利用微信、微博、直播等方式將線上與線下相結(jié)合，從細(xì)節(jié)品質(zhì)層面和迎合時(shí)代發(fā)展層面增強(qiáng)客戶(hù)的體驗(yàn)。

鄭路逸：目前展會(huì)的新趨勢(shì)要求我們作為服務(wù)商給大公司的市場(chǎng)部門(mén)輸出更多甲方思維。以往的參展商變成了主辦方，其專(zhuān)業(yè)性會(huì)受到其部門(mén)人力、經(jīng)驗(yàn)等諸多方面的限制，作為好的服務(wù)商我們就要為他們提供更多站在主辦方角度的思維和經(jīng)驗(yàn)。

同樣針對(duì)國(guó)際企業(yè)的本土化，也要求我們服務(wù)商能提供更好更接地氣的產(chǎn)品給客戶(hù)，同時(shí)又要兼顧中英雙語(yǔ)的需求。確保產(chǎn)品既要突出中國(guó)特色，又要國(guó)際化。

中國(guó)會(huì)展：您在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行時(shí)遇到過(guò)哪些問(wèn)題？如何解決的？

楊世明：在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行中，免不了遇到諸多困難，以今年9月的中阿博覽會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)為例，現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)了證件遺失，部分證件無(wú)法有效使用，普通觀眾檢票入場(chǎng)時(shí)較擁堵的情況。對(duì)此，我們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)設(shè)立了證件辦理區(qū)域，為遺失人員補(bǔ)辦證件，還與現(xiàn)場(chǎng)安檢人員溝通協(xié)調(diào)各類(lèi)證件的使用，保證—人一證，證盡其用。普通觀眾入場(chǎng)可以出示身份證領(lǐng)取入場(chǎng)券，入場(chǎng)券上有二維碼，可直接掃碼入場(chǎng)，并通過(guò)電子票務(wù)系統(tǒng)監(jiān)督記錄入場(chǎng)人員的數(shù)量，在現(xiàn)場(chǎng)我們也安排了工作人員和志愿者進(jìn)行指引和人流疏導(dǎo)。

孟海軍：現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到一些突發(fā)情況，這就需要我們當(dāng)機(jī)立斷迅速作出反應(yīng)。以今年6月服務(wù)的物流展為例，部分國(guó)際參展企業(yè)為確保展臺(tái)搭建的效果和質(zhì)量，未選用成都本地的服務(wù)商，而是選擇了上海及北京地區(qū)長(zhǎng)期合作的服務(wù)商，相關(guān)的設(shè)計(jì)及物料制作也都是在當(dāng)?shù)赝瓿?，后期運(yùn)輸?shù)匠啥歼M(jìn)行組裝搭建。恰逢布展期前全國(guó)大范圍受暴雨影響，其中一家俄羅斯參展企業(yè)，實(shí)際搭建物料運(yùn)送到展館的時(shí)間已經(jīng)是布展期第二天的凌晨，在得知這一情況后，我們現(xiàn)場(chǎng)的運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)第一時(shí)間與參展企業(yè)及企業(yè)委托的搭建商進(jìn)行了溝通，了解了物料運(yùn)輸?shù)那闆r和預(yù)計(jì)進(jìn)館時(shí)間后，及時(shí)與展館、主場(chǎng)服務(wù)商、主場(chǎng)物流及安保公司進(jìn)行了溝通和協(xié)調(diào)，在凌晨非搭建時(shí)間臨時(shí)開(kāi)館，讓搭建物料進(jìn)館，這一整體協(xié)調(diào)工作從物料到達(dá)，到開(kāi)館、進(jìn)館、卸貨等環(huán)節(jié)配合的緊密?chē)?yán)實(shí)，爭(zhēng)取了寶貴時(shí)間，這也使得參展商能夠通過(guò)24小時(shí)不間斷加班，直至開(kāi)展日的早晨七點(diǎn)鐘完成了所有搭建及展臺(tái)布置工作，使展出順利進(jìn)行，為展商挽回了不必要的損失。

鄭路逸：現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生各種問(wèn)題時(shí)，重點(diǎn)應(yīng)該是如何協(xié)助甲方解決燃眉之急，而不是研究這是誰(shuí)的責(zé)任。例如在今年9月初舉辦的華為connect大會(huì)上，現(xiàn)場(chǎng)許多的數(shù)據(jù)收集設(shè)備都由匯展提供服務(wù)，數(shù)量從一開(kāi)始的基礎(chǔ)數(shù)字一路追加，如果作為一個(gè)好的服務(wù)商，沒(méi)有充分的準(zhǔn)備，足夠的投入，當(dāng)需求改變的時(shí)候，可能就是雙手一攤，沒(méi)有解決方案，但是匯展為此做了充足的預(yù)案，按時(shí)保質(zhì)保量的完成了任務(wù)。

中國(guó)會(huì)展：如何在管理上未雨綢繆，滿足市場(chǎng)需求？

楊世明：會(huì)展行業(yè)是新興發(fā)展的服務(wù)產(chǎn)業(yè)，市場(chǎng)需求也在逐步加大，這就要求我們從業(yè)人員必須在管理上求新求變，對(duì)此我有以下幾點(diǎn)看法：

首先，提高會(huì)展活動(dòng)整體策劃水平。在未來(lái)的工作中，我們不僅要更新傳統(tǒng)展會(huì)的主題和活動(dòng)策劃，還要選擇更加前沿新興的行業(yè)進(jìn)行新型展會(huì)的策劃。在業(yè)務(wù)規(guī)劃方面，要在大型會(huì)展活動(dòng)和新興行業(yè)展會(huì)上加大資金和人員投入，重點(diǎn)打造有實(shí)力的策劃、設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)。其次，提高延伸服務(wù)的意識(shí)。為參展企業(yè)搭建切實(shí)有效的宣傳合作平臺(tái)，將企業(yè)、采購(gòu)商、政府單位和觀眾集聚在一起，力求達(dá)成能夠?qū)崿F(xiàn)的框架性協(xié)議和合作項(xiàng)目。再次，提高商業(yè)運(yùn)營(yíng)的能力。我們不僅要將外地企業(yè)“引進(jìn)來(lái)”參展，還要“走出去”參與各類(lèi)外地展會(huì)，將自己的產(chǎn)品和服務(wù)帶入其他展會(huì)中去。在與國(guó)內(nèi)外展商、企業(yè)和觀眾的交流中取長(zhǎng)補(bǔ)短，尋求合作。最后，建立健全內(nèi)部管理系統(tǒng)，提高從業(yè)人員綜合素質(zhì)。我們要明確人員分工，專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)的同時(shí)交叉溝通，讓每一位員工對(duì)會(huì)展行業(yè)有一個(gè)總體的認(rèn)知，能夠?qū)⒁豁?xiàng)工作做精的同時(shí)對(duì)其他業(yè)務(wù)也有所了解。

孟海軍：我認(rèn)為滿足市場(chǎng)需求要根據(jù)舉辦展會(huì)所處行業(yè)和展會(huì)自身的特點(diǎn)來(lái)設(shè)計(jì)打造。不能單純?yōu)榱瞬┑酶嗟难矍?，而一味效仿明星助陣、模特走秀等消費(fèi)品類(lèi)展會(huì)的一些宣傳和氛圍營(yíng)造來(lái)制造亮點(diǎn)。而應(yīng)注重對(duì)細(xì)節(jié)服務(wù)的關(guān)注和處理，彰顯展會(huì)有別于其他同類(lèi)展會(huì)的獨(dú)到之處，比如在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置一些免費(fèi)上網(wǎng)區(qū)域，充電設(shè)備。一些結(jié)合展會(huì)主題內(nèi)容的體驗(yàn)區(qū)域，可以讓參與者親身實(shí)踐、體驗(yàn)產(chǎn)品的性能。再或者已經(jīng)有一些展會(huì)通過(guò)利用RFID技術(shù)，記錄到場(chǎng)觀眾的參觀軌跡，區(qū)分觀眾的級(jí)別，統(tǒng)計(jì)參展企業(yè)展臺(tái)的到訪人員等，讓參展企業(yè)在展出中獲得更多有價(jià)值的數(shù)據(jù)，進(jìn)一步增加企業(yè)的參展收益。

鄭路逸：管理的本職是調(diào)動(dòng)人和資源來(lái)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，因此我們做的更多的是讓企業(yè)的所有人達(dá)成共識(shí)，形成共同體，為了我們的使命與愿景奮斗。所以我認(rèn)為在管理上統(tǒng)一思想，隨后投入足夠的人、財(cái)、物是企業(yè)未雨綢繆，滿足市場(chǎng)需求最重要的舉措。

記者手記

有備無(wú)患

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，會(huì)展活動(dòng)高效的服務(wù)保障離不開(kāi)展會(huì)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的未雨綢繆。只有提前了解會(huì)展活動(dòng)的特點(diǎn)，明白了會(huì)展活動(dòng)的相關(guān)要求，制定出相應(yīng)的會(huì)展活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行中做到當(dāng)機(jī)立斷，迅速做出反應(yīng)，把隱患降到最低，才能確保會(huì)展活動(dòng)的順利開(kāi)展。