封曉霞

摘 要：城建檔案真實(shí)記錄著一個(gè)城市的各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)，反映著這個(gè)城市在各個(gè)發(fā)展階段的客觀狀態(tài)，更是一個(gè)城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要參考依據(jù)，在城市各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)中發(fā)揮著尤為重要的作用。此外，城建檔案管理不僅彰顯著一個(gè)城市城建檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀與水平，更體現(xiàn)著一個(gè)城市的文明程度。因此研究探討如何提升城建檔案管理水平是非常有必要的，有助于城建檔案管理工作更好地為城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理水平；存在問題；提升對(duì)策

每個(gè)城市在其發(fā)展的過程中均有著其特有的背景與特點(diǎn)，只有當(dāng)這些信息被記錄下來才能夠?yàn)槌鞘械奈磥戆l(fā)展提供參考依據(jù)。城建檔案管理工作是否高質(zhì)、高效，直接影響著城建資料的保留與保存，直接影響著城市的發(fā)展與傳承。然而伴隨我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)地區(qū)的城鎮(zhèn)化水平也在不斷提高，這也對(duì)城建檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，因此探討研究可行對(duì)策來綜合提升城建檔案管理水平，不僅僅是為了使其更好地服務(wù)城市建設(shè)發(fā)展，更是新時(shí)代背景下做好城建檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。

1 城建檔案管理工作的重要意義

城建檔案記錄了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過程，是歷史活動(dòng)的真實(shí)寫照和反映，所以具有依據(jù)性，參考性和憑證性。表現(xiàn)在，首先，城建檔案為建設(shè)工程維修、改造、擴(kuò)建，城市的管理，城市規(guī)劃的修訂等方面，提供準(zhǔn)確、重要、系統(tǒng)依據(jù)材料。其次，城建檔案具有掌握歷史資料，查考既往情況，總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，編史修志，創(chuàng)新工作方法，研究城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)的發(fā)展規(guī)律等廣泛的參考作用。最后，城建檔案是未經(jīng)任何人改動(dòng)的原稿本，是原始形態(tài)的記錄，是令人信服的歷史證據(jù)，具有一定的法律效力。所以城建檔案管理工作具有廣泛的社會(huì)作用和價(jià)值。

2 城建檔案管理工作存在的問題

2.1 管理意識(shí)薄弱

近些年來，盡管各地對(duì)于城建檔案管理工作的認(rèn)識(shí)有了大幅度提高，但是還是有一些基層單位對(duì)編制、報(bào)送、利用城建檔案的意識(shí)還很薄弱，普遍存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，片面地認(rèn)為城建檔案的編制不僅麻煩，而且無法給自己帶來政績，缺乏歷史責(zé)任感，沒有充分認(rèn)識(shí)到城建檔案對(duì)于一個(gè)城市發(fā)展的重要促進(jìn)作用。比如在建設(shè)施工的時(shí)候，由于施工任務(wù)多且繁重，建設(shè)施工單位往往將更多精力用于施工進(jìn)度、施工質(zhì)量、以及資金等問題上，對(duì)于檔案工作就選擇性地忽視了，等到工程需要竣工驗(yàn)收的時(shí)候，才會(huì)對(duì)檔案資料進(jìn)行突擊補(bǔ)充，以應(yīng)付竣工驗(yàn)收。這種突擊補(bǔ)充的方式無疑是無法保證工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及成套性的，也會(huì)對(duì)該工程檔案日后的利用產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

2.2 城建檔案管理機(jī)制尚不完善，還沒有形成有效的管理體系

存在著檔案形成單位（建設(shè)單位與施工單位）之間職責(zé)不清，檔案形成單位與城建檔案管理機(jī)構(gòu)之間缺乏溝通與配合，進(jìn)而造成管理渠道和資料運(yùn)行不暢通，資料流向網(wǎng)絡(luò)不健全，不能確保材料完整性等問題，對(duì)城建檔案的收集歸檔質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。

2.3 由于從事城建檔案管理工作人員的不固定，引起從業(yè)人員整體業(yè)務(wù)水平不高

基于檔案管理工作的特殊性，一個(gè)缺乏建設(shè)工程文件歸檔知識(shí)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人是很難適應(yīng)城建檔案管理工作需要的，很容易導(dǎo)致城建檔案歸檔不規(guī)范、歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差等問題，對(duì)城建檔案的歸檔質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，導(dǎo)致許多地方的城建檔案存在空心化、虛擬化現(xiàn)象，這種情況將伴隨城市建設(shè)速度的加快而變得日益嚴(yán)重，讓城建檔案管理工作變得更加乏力。

2.4 對(duì)城建檔案缺乏開發(fā)利用

我們保管城建檔案的最終目的就是為了利用城建檔案為城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)，利用也是城建檔案生命價(jià)值得以再次體現(xiàn)的重要途徑，尤其是在城市建設(shè)如火如荼進(jìn)行的過程中，城建檔案更應(yīng)該發(fā)揮巨大的作用，然而許多地方都沒有一個(gè)健全的、完善的、有關(guān)城建檔案開發(fā)利用的機(jī)制，特別是修史編志、信息編研、借閱利用等方面，還存在諸多不便。對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)更缺乏有效利用。

3 綜合提升城建檔案管理水平的具體對(duì)策

3.1 增強(qiáng)城建檔案管理意識(shí)

城建檔案管理機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理工作的重視程度將直接影響全體成員對(duì)城建檔案管理工作的重視程度，直接影響城建檔案管理工作能否做好，尤其是在各個(gè)城市加速發(fā)展，大力建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層更應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到城建檔案管理工作在城市建設(shè)發(fā)展過程中發(fā)揮的重大作用，從而對(duì)城建檔案管理工作引起充分重視，并積極采取可行措施來提高全體成員的檔案管理意識(shí)，要求機(jī)構(gòu)各部門、各成員必須積極配合，進(jìn)而在內(nèi)部形成一個(gè)良好的氛圍。此外，城建檔案管理部門還可以通過做好城建檔案的宣傳教育工作，以提高全員檔案意識(shí)，消除其重建設(shè)輕檔案，重使用輕管理思想，使全員深刻認(rèn)識(shí)到城建檔案是關(guān)系到人們的正常生產(chǎn)、生活和造福子孫后代的大事，功在當(dāng)代，利在千秋，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)城建檔案工作管理的加強(qiáng)。

3.2 完善城建檔案管理機(jī)制

健全完善的檔案管理機(jī)制是提升城建檔案管理工作水平的根本舉措，同時(shí)也是加強(qiáng)城建檔案管理制度約束力度的重要手段。一是要加強(qiáng)城建檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，依法治檔，形成自上而下的城建檔案管理法律法規(guī)體系；二是要完善內(nèi)部各項(xiàng)制度，建立健全文件材料積累、歸檔、整理以及檔案收集、鑒定、保管、利用等相關(guān)城建檔案管理機(jī)制，并用業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度規(guī)范檔案管理工作，使各項(xiàng)工作做到了有法可依，有章可循，為進(jìn)一步建立健全體制機(jī)制，不斷加強(qiáng)城建檔案管理，促進(jìn)工作健康發(fā)展。為此，我們先后制定了檔案管理工作人員崗位職責(zé)、檔案保密、檔案保管、檔案查閱、檔案鑒定銷毀等制度，對(duì)檔案庫房實(shí)行專人管理；建立和落實(shí)檔案實(shí)體清點(diǎn)制度，每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)登記；對(duì)特別重要珍貴的檔案逐件進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí)，做好記錄，保障各項(xiàng)安全管理措施落實(shí)到位，逐步形成了上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督、單位負(fù)責(zé)人牽頭抓、全體人員負(fù)責(zé)落實(shí)的管理檔案的工作機(jī)制，做到工作有人管、事情有人辦、質(zhì)量有監(jiān)督保障的格局。

3.3 做好城建檔案保密工作

做好保密工作主要從以下幾個(gè)方面著手：一、建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制。成立檔案保密小組，明確各自分工，協(xié)調(diào)配合，相互監(jiān)督，形成上下一盤棋的保密聯(lián)動(dòng)機(jī)制。二、完善培訓(xùn)機(jī)制。組織檔案管理工作人員進(jìn)行保密知識(shí)學(xué)習(xí)，并不定期進(jìn)行檔案保密知識(shí)測(cè)試、開展檔案保密檢查，做到常灌輸，勤提醒，進(jìn)一步提升檔案管理工作人員保密意識(shí)。三、強(qiáng)化保障機(jī)制。加大硬件設(shè)施投入，建立了密級(jí)檔案柜，并要求相關(guān)人員借閱檔案時(shí)必須在閱檔室進(jìn)行，不能直接觸密級(jí)檔案柜，限定了檔案室的人員流動(dòng)范圍，檔案員要定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，從每一細(xì)節(jié)抓起，確保檔案不存在泄密隱患。四、嚴(yán)格分類歸檔機(jī)制。按照檔案歸檔的保密期限，細(xì)致嚴(yán)格的進(jìn)行檔案的歸檔工作，仔細(xì)審查檔案保密期限，按10年、20年、30年三種歸檔期間分門別類進(jìn)行歸檔，保證了檔案的保密性和可利用性。五、做好檔案利用過程中的保密制度，做好檔案的審查工作，做好檔案的解密工作，做好監(jiān)督措施。

3.4 加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)工作

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠多方配合為前提，眾所周知，城市建設(shè)檔案管理工作不僅涉及到城市規(guī)劃建設(shè)部門，而且還要涉及交通運(yùn)輸、水務(wù)、園林、代建、行政執(zhí)法管理等行政管理部門，僅僅依靠城建檔案管理機(jī)構(gòu)開展工作往往寸步難行，惟有借助方方面面的力量，才能有所作為，因此，加強(qiáng)與這些行政管理部門的溝通協(xié)調(diào)是搞好城建檔案收集的重要前提。具體措施如下：一是與規(guī)劃部門協(xié)調(diào)好，在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí)必須簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》，明確建設(shè)單位的責(zé)任和義務(wù)，保證建設(shè)單位從一開始就把城建檔案的收集納入工程建設(shè)管理的重要環(huán)節(jié)。二是建立了城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)主管部門受理工程竣工驗(yàn)收時(shí)，依法查驗(yàn)城建檔案管理機(jī)構(gòu)核發(fā)的《建設(shè)工程城建檔案接收證明書》，并作為辦理建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案的必備手續(xù)的制度，用完備的行政審批程序來保證歸檔。三是城建檔案管理機(jī)構(gòu)要積極主動(dòng)地深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)建設(shè)工程檔案產(chǎn)生的全過程進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，在城建檔案的收集工作中改變那種坐等檔案上門的傳統(tǒng)落后作法，變消極被動(dòng)為積極主動(dòng)，把問題解決在檔案接收進(jìn)館之前。

3.5 重視城建電子文件管理

在城建電子文件（檔案）管理中，信息安全建設(shè)工作是重中之重，是城建電子文件（檔案）管理和各項(xiàng)工作能夠順利進(jìn)行的基本保障。作為城建檔案管理單位，應(yīng)當(dāng)積極探尋有效措施，創(chuàng)新先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用手段，確保城建檔案數(shù)字管理系統(tǒng)安全運(yùn)行。主要可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：一是建立檔案數(shù)據(jù)備份機(jī)制以及災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)在遭到破壞后能夠有效恢復(fù)。比如可以借助云計(jì)算技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)備份到云空間，取用方便，費(fèi)用低廉，而且安全系數(shù)高。二是針對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)庫管理、城建檔案數(shù)字化等各項(xiàng)涉及到檔案信息安全的環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的規(guī)章制度。三是根據(jù)城建檔案內(nèi)容以及利用價(jià)值，將其分為不開放檔案和開放檔案兩種，不開放檔案僅供部門內(nèi)網(wǎng)用戶且具有相關(guān)權(quán)限的人員才能查詢調(diào)用，開放檔案則放入互聯(lián)網(wǎng)供社會(huì)需要人士查詢使用，通過這一途徑來有效保障不開放檔案的信息安全。四是繼續(xù)開展通過應(yīng)用軟件對(duì)文書檔案實(shí)行文件集錄入，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制。

3.6 提升工作人員綜合素質(zhì)

提升城建檔案管理工作人員綜合素質(zhì)主要可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行：首先，加強(qiáng)管理人員的政治思想培訓(xùn)。城建檔案管理工作要求管理人員必須具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，必須具備愛崗敬業(yè)的工作精神和嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，城建檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過開展各類政治思想培訓(xùn)活動(dòng)來提高全員的政治思想覺悟，讓他們將檔案管理這項(xiàng)平凡的工作當(dāng)成一項(xiàng)不平凡的事業(yè)來對(duì)待，將愛黨、愛國、愛城市、愛單位的熱情體現(xiàn)在城建檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)上。只有當(dāng)城建檔案管理人員深深熱愛上這項(xiàng)工作，才會(huì)形成較強(qiáng)的內(nèi)在動(dòng)力，愛崗敬業(yè)，自覺做好城建檔案管理工作。其次，加強(qiáng)城建檔案管理知識(shí)技能培訓(xùn)，使管理人員熟練掌握檔案收集、整理、審核、歸類、存檔等具體工作程序，通過開展各類專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)活動(dòng)或者學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，開拓視野，了解行業(yè)發(fā)展新動(dòng)向，提高專業(yè)技能，經(jīng)常組織員工到周邊城建檔案管理先進(jìn)地區(qū)觀摩學(xué)習(xí)，借鑒他人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷提升工作能力，造就一支與城建發(fā)展水平相適應(yīng)的城建檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。對(duì)城建檔案管理人員加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)。伴隨計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息的載體也逐漸呈現(xiàn)出了多樣化的局面，紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，而電子檔案因其存儲(chǔ)性強(qiáng)、便利化等優(yōu)勢(shì)在檔案管理工作中所占的比例越來越重，在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行常規(guī)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)城建檔案管理人員的電子檔案信息管理能力，更好地滿足城建檔案信息化建設(shè)的需求。

4 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)城建檔案管理，綜合提升城建檔案管理水平對(duì)于一個(gè)城市的建設(shè)與發(fā)展有著極其重要的作用。本文從增強(qiáng)城建檔案管理意識(shí)、完善城建檔案管理機(jī)制、做好城建檔案保密工作、加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)工作、重視城建電子文件管理、提升人員綜合素質(zhì)提出了綜合提升城建檔案管理水平的具體對(duì)策，希望能借此給予相關(guān)人員一定參考借鑒，共同提升城建檔案管理工作水平，讓城建檔案更好地為城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

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