孫萌穎

（信陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院 河南·信陽 464000）

淺析會計電算化背景下的會計檔案管理實施策略

孫萌穎

（信陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院 河南·信陽 464000）

為提高會計電算化背景下會計檔案管理工作效率，剖析了我國會計電算化檔案管理中存在著缺乏認識不到位、安全性不強、管理制度不健全的問題。為此，做好檔案收集以及管理工作、完善檔案管理各項制度、提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，是構(gòu)建會計電算化背景下會計檔案管理的有效路徑。

會計電算化;檔案管理;問題;管理策略

前言

會計檔案是國家檔案中非常重要的組成部分，會計檔案在單位運行中具有十分重要的作用，隨著計算機日漸發(fā)展，會計的檔案管理也呈現(xiàn)出電算化發(fā)展形勢。所謂的會計電算化，實際上就是指存儲憑證、報表以及賬簿等相關(guān)會計數(shù)據(jù)利用網(wǎng)絡(luò)借助來實現(xiàn)打印輸出【1】。轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)會計檔案管理中的核算材料，有效記錄了企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展實際情況，提升會計信息數(shù)據(jù)的時序性以及數(shù)據(jù)方面的平衡性。作為會計信息處理的重要方式，會計電算化利用電子計算機來進行會計信息的處理，會計電算化發(fā)展已經(jīng)成為了會計檔案管理的重要發(fā)展趨勢，對提升會計實際工作效率具有至關(guān)重要的作用。為了能夠更好適應(yīng)會計檔案管理發(fā)展的實際需求，會計電算化管理方式有利于拓展檔案管理的實際工作范圍，同時，會計檔案管理的日漸發(fā)展使對會計電算化具有更高層次的要求，目前仍然存在一些問題沒有解決。會計行業(yè)的日漸發(fā)展使得電算化應(yīng)用呈現(xiàn)出普及化的發(fā)展態(tài)勢。作為以計算機為工具進行的會計信息處理系統(tǒng)，會計電算化實現(xiàn)了自動化的數(shù)據(jù)處理，有利于提升實際的工作效率。為了能夠滿足社會發(fā)展的實際需求，會計電算化對會計發(fā)展史具有至關(guān)重要的作用。會計電算化發(fā)展背景之下的會計檔案管理工作效率不斷提高，但是在發(fā)展中也面臨著更大的發(fā)展難題。本文對會計計算化背景下的會計檔案管理存在的問題作了分析，提出了會計電算化背景下的會計檔案管理實施策略，為提升會計電算化背景下的會計檔案管理工作效率打下了基礎(chǔ)。

一、會計電算化檔案管理中存在的問題

（一）電算化檔案缺乏安全性

電算化的會計檔案管理方式，有利于提升檔案管理實際工作效率，提升資源的共享性。由于檔案管理工作人員以及計算機網(wǎng)絡(luò)等方面的影響使得會計電算化檔案管理方面仍然存在非常多的問題。會計電算化的管理系統(tǒng)大多是以磁性介質(zhì)作為數(shù)據(jù)傳輸?shù)妮d體，實際上具有保管性高、體積小以及質(zhì)量輕等特點，但是實際上利用磁性介質(zhì)來保管的會計數(shù)據(jù)和會計信息安全性并不高，非常容易受到篡改和破壞，實際的控制性存在著非常大的問題。從目前的技術(shù)發(fā)展來看，電子數(shù)據(jù)的非法修改非常的簡單，這就為檔案管理留下巨大的安全隱患。一旦出現(xiàn)會計信息人為性的破壞、修改，那么就會為企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)開展帶來非常大的問題，實際的救過很難預(yù)想。此外，考慮到計算機信息網(wǎng)絡(luò)存在的局限性、會計信息數(shù)據(jù)方面的集中性特點，在某種條件下，一些并沒有經(jīng)過授權(quán)的工作人員也可以接觸到完整數(shù)據(jù)文件，增加了偽造和銷毀重要數(shù)據(jù)的風險。計算機信息網(wǎng)絡(luò)犯罪具有隱蔽性的特點，實際危害性非常強，與傳統(tǒng)的會計檔案管理相比，電算化會計檔案管理的完整性、安全性等方面受到的威脅更大。

（二）缺乏電算化檔案管理的認知

電算化會計檔案管理工作過程中，電算化管理方式主要就是借助計算機來實現(xiàn)檔案信息的采集、檔案信息的分析以及檔案信息的歸檔等相關(guān)工作。實際上，很多工作單位的檔案管理工作人員自身并不具備計算機實際運用能力，對于電算化的檔案管理缺乏足夠的認知、理解，因此，在進行會計資料的實際備份過程中，備份工作水平無法達到要求，有的則完全無法勝任備份以及文檔檢查的工作。由于會計信息資料備份不及時而造成巨大的損失，信息數(shù)據(jù)丟失或者是被破壞的風險非常大，電算化系統(tǒng)的實際運行受到了巨大的影響。在進行電算化檔案信息管理過程中，需要對會計電算化管理做好系統(tǒng)安全性的維護工作，但是很多單位實際上并沒有專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理工作人員，大多是的檔案管理工作人員都是短期培訓(xùn)后上崗工作，實際上并不具備系統(tǒng)維護以及管理能力，會計電算化的檔案管理需求無法滿足。

（三）管理制度方面存在著不健全

信息技術(shù)的飛速發(fā)展促使電算化會計檔案管理得到了非常大的發(fā)展，非常多的事業(yè)單位開始引進使用，從目前會計電算化檔案管理來看，存在著管理制度不健全的問題，大部分的檔案管理工作部門仍然沿用過去的檔案管理條例來進行電算化的檔案管理，管理條例缺乏針對性，實際的操作過程中容易出現(xiàn)問題。從電算化會計檔案管理工作人員角度來看，大部分工作人員來自于財務(wù)部門，缺乏專業(yè)性，因此實際的電子檔案管理缺乏連貫性，實際的電子檔案歸檔工作呈現(xiàn)出簡單化的發(fā)展傾向，并不能夠適應(yīng)會計檔案管理的實際需求。由于備份制度、保管制度的缺乏使得會計電算化檔案信息管理缺乏真實性、完整性。從目前企業(yè)電算化會計檔案管理工作來看，雖然明確要求每天都需要進行數(shù)據(jù)備份，但是實際工作中并沒有完全按照要求進行，一旦計算機等出現(xiàn)故障，數(shù)據(jù)信息無法進行補救，流失非常嚴重。在進行電算化會計檔案管理工作過程中，一部分工作人員將會計信息數(shù)據(jù)保存在U盤或者光盤之中，這就使得數(shù)據(jù)很容易被篡改，無法有效識別數(shù)據(jù)的原貌，造成了數(shù)據(jù)失真，實際的會計檔案信息管理工作受到了巨大的影響。

三、會計電算化背景下的會計檔案管理實施策略

（一）做好檔案收集以及管理工作

財務(wù)工作部門在實際的工作過程中需要保存相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)，并且需要做好備份工作，避免出現(xiàn)由于計算機硬件損壞而造成會計電算化系統(tǒng)運行故障。會計管理工作人員需要做好相關(guān)的備份工作，同時還需要搜集計算機軟件方面的資料。考慮到電算化會計檔案管理存儲大多采用光盤或者是磁性介質(zhì)的方式，考慮到信息載體自身特性，信息檔案管理需要進行多分準確，采取AB備份方式來進行數(shù)據(jù)本分，并且還需要對檔案形成的時間、操作人員具體信息等進行明確的標準，并且需要將備份數(shù)據(jù)放置在不同的地方。在檔案存放地點選擇過程中，需要避免選擇與磁場位置過近的位置，同時還需要注意防塵和防潮相關(guān)工作。如果需要采用磁性介質(zhì)的方式來進行保存，那么就需要進行定期性的檢查以及復(fù)制工作，避免出現(xiàn)由于磁性介質(zhì)受干擾受損而造成會計檔案信息方面材料丟失。此外，還需要注意到電算化的會計檔案與財務(wù)軟件需要保持版本的一致性，避免出現(xiàn)由于軟件版本不兼容而造成會計數(shù)據(jù)信息完整性影響。考慮到計算機相關(guān)程序，需要設(shè)定密碼口令，提升系統(tǒng)安全性和防護性，同時還需要定期進行補丁維護工作，防治出現(xiàn)由于計算機安全、網(wǎng)絡(luò)安全等造成會計信息數(shù)據(jù)方面的材料丟失或者篡改。

（二）完善檔案管理各項制度

為了能夠滿足計算機檔案管理實際需求，相關(guān)檔案管理工作部門需要設(shè)立統(tǒng)一性的檔案管理制度。制度化的會計檔案管理，在內(nèi)容上需要借助明文性的材料來進行檔案管理內(nèi)容的確認，使得檔案管理工作人員在實際工作過程中能夠根據(jù)規(guī)章制度進行工作。會計電算化的發(fā)展環(huán)境促使檔案的信息資料收集制度更加的明確，同時還需要采取定期的拷貝、存儲等方式來保證會計信息數(shù)據(jù)的完整性，借助備份文件來保證會計檔案信息不會受到計算機系統(tǒng)影響。根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)來看，檔案管理工作部門需要結(jié)合自身企業(yè)、自身單位發(fā)展的實際情況，來建立更加貼切的會計檔案管理和保管制度，明確借用手續(xù)方面的制度，完善信息查閱制度，提升檔案信息完整性、安全性。

（三）提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

會計電算化檔案管理工作背景下，會計檔案的管理工作實際上都是由人來完成操作，計算機系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性以及會計檔案信息的安全性、真實性等等，這些與檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)、工作能力等都具有十分密切的關(guān)聯(lián)。企業(yè)管理者需要注重會計檔案信息管理工作人員的培訓(xùn)工作，在上崗前需要對其進行系統(tǒng)化、全面性的技術(shù)培養(yǎng)，并且需要根據(jù)檔案管理工作人員實際工作特點以及管理內(nèi)容等進行類別花的培訓(xùn)方式，同時還需要對檔案管理工作人員進行職業(yè)道德方面的教育，提升檔案管理工作人員的法律相關(guān)意識，保證會計檔案管理工作能夠在電算化環(huán)境下有序、健康的進行，提升檔案管理實際工作效率。

四、結(jié)語

從目前的社會發(fā)展來看，信息技術(shù)的飛速發(fā)展促使電算化會計檔案管理方式日漸普及，同時信息技術(shù)也廣泛的應(yīng)用于會計的檔案管理工作之中。會計電算化檔案管理工作方式適應(yīng)了時代發(fā)展的檔案管理需求，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的會計信息存儲以及核算工作方式，提升會計信息的質(zhì)量，實現(xiàn)自動化的數(shù)據(jù)處理，提升會計檔案信息管理工作效率以及工作水平，對會計信息工作發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。總而言之，企業(yè)管理者需要認識到檔案信息管理工作的重要作用，認識到會計電算化管理中存在的問題，采取更加有效、針對性更強的解決措施，提升會計電算化工作效率，為企業(yè)提供更為優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

[1]吳峰.會計電算化條件下的會計檔案管理實施策略淺析[J].時代金融，2015，(5)：131.

[2]趙秀云.探討如何加強電算化會計檔案管理工作[J].城市建設(shè)理論研究(電子版），2012，(28)：55.

[3]安艷君.淺析會計電算化背景下的檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（7）：207-209.

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責任編輯：王俊奇

審 稿 人：宋 斌

F823

A

1009-8534（2017）03-0017-02

孫萌穎，河南信陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院助教，研究方向：會計、財務(wù)管理。