張小波，周穎，趙兵，張曉娟

（北京宇航系統(tǒng)工程研究所，北京100076）

Word和Excel在資產(chǎn)標(biāo)識制作中的應(yīng)用

張小波，周穎，趙兵，張曉娟

（北京宇航系統(tǒng)工程研究所，北京100076）

固定資產(chǎn)設(shè)備標(biāo)識打印一般使用專用軟件、專用打印機、專用成卷標(biāo)簽紙，在設(shè)備數(shù)量不多或設(shè)備信息頻繁變更的單位，標(biāo)簽制作是一項非常繁瑣的工作。介紹一種使用通用軟件和通用打印設(shè)備，實現(xiàn)快速制作個性化小標(biāo)簽的解決思路和操作技巧。通過預(yù)先定制好的Word格式的標(biāo)簽?zāi)０逭{(diào)用Excel數(shù)據(jù)源文件，使用郵件合并功能批量生成自動排版的設(shè)備標(biāo)識，使用通用打印設(shè)備快速準(zhǔn)確的完成標(biāo)簽制作。

資產(chǎn)；設(shè)備標(biāo)簽；軟件；應(yīng)用研究

0 前言

北京宇航系統(tǒng)工程研究所的資產(chǎn)標(biāo)簽因帶有LOGO、格式特殊、種類多、批量較小等特點，以往在外協(xié)單位使用打印的方式制作，流程多、周期長，出現(xiàn)遺漏和差錯不容易發(fā)現(xiàn)，特別是在應(yīng)急檢查時工作比較被動。通過對現(xiàn)有的資產(chǎn)標(biāo)簽和通用辦公軟件、打印設(shè)備的研究，提出一種小標(biāo)簽的快速打印制作的應(yīng)用方案。

1 設(shè)備標(biāo)簽的打印需求

1.1 標(biāo)簽打印的要求

（1）可以靈活擴展多種標(biāo)簽格式。例如，北京宇航系統(tǒng)工程研究所的固定資產(chǎn)標(biāo)簽都有統(tǒng)一的格式，另外體積小的資產(chǎn)、涉密資產(chǎn)、存儲介質(zhì)也都有特殊的標(biāo)簽格式。因此，需要有靈活的自定義模板功能。

（2）操作簡單通用化。相對專業(yè)印刷廠，單位自用的標(biāo)簽打印量較小，一般一年幾百張到幾千張，同時也要兼顧特殊情況下一次打印幾百張標(biāo)簽的打印效率，操作過程應(yīng)簡單易懂，最好使用通用的打印機和打印軟件。

（3）滿足排版打印的特殊要求。標(biāo)簽需要帶有帶企業(yè)彩色logo；標(biāo)簽尺寸較小，需要能夠?qū)崿F(xiàn)自動排版，節(jié)約標(biāo)簽紙張。標(biāo)簽紙張需要適應(yīng)一定的高溫，以往的標(biāo)簽紙耐熱性較差，在粘貼到服務(wù)器等發(fā)熱量大的設(shè)備時容易翹邊甚至脫落。

1.2 打印設(shè)備選型

傳統(tǒng)的標(biāo)簽打印一般采用專用的標(biāo)簽打印機和配套標(biāo)簽軟件，成卷打印的方式。如果標(biāo)簽帶有彩色文字和圖片，一般先成卷印刷后套打文字，字體顏色為色帶顏色，這種標(biāo)簽在批量較大的時候效率很高，但是不適合小批量多模板的打印。目前也有可以直接整體打印彩色標(biāo)簽的打印機，例如，演出門票的一體打印等，但價格非常貴。

目前北京宇航系統(tǒng)工程研究所的標(biāo)簽制作采用外協(xié)打印的方式，流程長，工作量大，制作周期長，容易產(chǎn)生差錯。所以基于通用打印設(shè)備，開展了設(shè)備標(biāo)簽打印的應(yīng)用方案研究。

目前市場上彩色打印機主要分為激光、噴墨、熱升華等多種類型，其中是激光打印機和噴墨打印機的使用率都很高，都可以滿足標(biāo)簽打印的基本要求。彩色噴墨打印機精度高、價格低，缺點是長時間不用噴頭容易堵；激光打印機在打印時對紙張加熱明顯，標(biāo)簽紙中的膠容易受熱溢出，對進紙機構(gòu)造成污染。

綜合考慮打印設(shè)備采用通用的普通彩色打印機，噴頭易堵的問題可以通過打印機的自帶的清洗功能解決。另外不干膠標(biāo)簽紙厚度一般是普通紙的2～3倍，在選擇噴墨打印機型號時，也需要考慮紙張厚度的，以免損壞進紙機構(gòu)。

1.3 打印軟件選型

計劃使用Word，Excel等辦公軟件，進行標(biāo)簽的制作，優(yōu)點是一般使用人對軟件都很熟悉，可以充分利用模板定制和排版功能，以前沒有用過的功能可以快速上手。Word郵件合并功能，可以從Excel中讀取信息批量打印。

1.4 打印紙張選型

針對噴墨、激光等不同類型的打印機，一般需要有對應(yīng)類型的不干膠標(biāo)簽紙，如果匹配錯誤，可能導(dǎo)致打印著色差、易掉色等問題?？紤]到標(biāo)簽的粘性和耐熱性，目前應(yīng)用較多的有類似薄塑料的PVC紙，綜合性能較好的PET紙。目前國外廠家的材質(zhì)的性能較好。一般廠家提供標(biāo)準(zhǔn)的A4幅面，可進一步提供各種規(guī)格的帶圓角的空白小標(biāo)簽。

2 標(biāo)簽制作的解決方案

2.1 標(biāo)簽制作的總體方案

總體思路采用通用的噴墨打印機，模板和打印軟件用Office軟件，打印紙采用A4幅面。首先定義Excel格式的數(shù)據(jù)源模板，以及Word格式的標(biāo)簽?zāi)０?，并按字段把Excel的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)到Word模板中。在需要打印標(biāo)簽時，編輯標(biāo)簽信息（關(guān)聯(lián)狀態(tài)），利用Word的郵件合并功能批量生成標(biāo)簽文件，排版成合適的幅面后打印輸出。流程如圖1所示。

2.2 方案分析

使用Word的郵件合并功能關(guān)聯(lián)Excel數(shù)據(jù)，可以比較容易的實現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和批量生成標(biāo)簽文件，標(biāo)簽打印的總體流程還是比較容易走通的，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，實際應(yīng)用的關(guān)鍵問題是如何快速的實現(xiàn)標(biāo)簽文件的打印，Word郵件合并默認(rèn)生成標(biāo)簽的是用分節(jié)符分開的，一張紙打印一個標(biāo)簽，因此需要解決打印后的優(yōu)化排版工作。

2.2.1 需要確定打印模板的頁面設(shè)置

經(jīng)過多次驗證，我們小標(biāo)簽?zāi)０宓捻撁嬖O(shè)置按A4紙張定義，雖然標(biāo)簽文件占模板很小一部分，看起來比較奇怪，使用郵件合并打印后，打印后的文件繼承模板頁面設(shè)置、標(biāo)簽版式的設(shè)置信息，有可能相對簡單的實現(xiàn)標(biāo)簽的逐行排版。因此我們將小標(biāo)簽的模板幅面定義成與打印紙一致。

2.2.2 需要簡化標(biāo)簽文件的排版工作

郵件合并后，采用替換分節(jié)符的方式，打破標(biāo)簽文件一頁一個的限制，實現(xiàn)一行一個標(biāo)簽文件，還有可能進一步實現(xiàn)一行多個標(biāo)簽的自動排版。主要技術(shù)方式有3種，經(jīng)過驗證，各自優(yōu)缺點如下：

（1）使用分欄＋連續(xù)的分節(jié)符，并調(diào)整分欄間距。缺點是分欄精度差，不容易操作。

（2）在單個標(biāo)簽外定義表格虛框占位，并整體設(shè)定表格的版式。該方式帶需虛框的表格，表格間隙調(diào)整和拆分困難。

（3）定義文本框尺寸和版式，標(biāo)簽表格是嵌入到文本框中的。該方式是調(diào)整文本框版式后，Word可以比較完美的直接實現(xiàn)自動排版，使用者不需要考慮排版問題。

因此，標(biāo)簽文件模板的頁面設(shè)置采用A4幅面，標(biāo)簽文件定義為文本框內(nèi)嵌表格的方式，通過調(diào)整頁面設(shè)置、文本框大小、文本框版式和對齊方式等參數(shù)，實現(xiàn)打印后標(biāo)簽文件的自動排版工作。

2.3 定制模板文件

需要預(yù)先定義的模板文件包括Excel數(shù)據(jù)源文件和Word標(biāo)簽?zāi)０逦募蓚€文件，然后在Word模板文件中定義數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

2.3.1 定制Excel數(shù)據(jù)源文件

Excel數(shù)據(jù)源文件，是指包含需要打印標(biāo)簽的設(shè)備信息的Excel文件。定制Excel格式的數(shù)據(jù)源文件比較簡單，確定規(guī)范統(tǒng)一格式的Excel設(shè)備信息文件。

定制標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)源文件關(guān)鍵最關(guān)鍵的一點，保證正確的標(biāo)題格式。Excel文件的第一行，相當(dāng)于數(shù)據(jù)的標(biāo)題行，不要在第一行寫文件標(biāo)題，標(biāo)題字段最好不要有空格，順序沒有關(guān)系。從Excel文件的內(nèi)容區(qū)看，最基本要求是不能有空行，當(dāng)年然更不能有合并單元格，需要刪除無用的空行。

2.3.2 定制Word模板文件

Word格式的標(biāo)簽文件定制是實現(xiàn)自動排版最關(guān)鍵的步驟，包括標(biāo)簽文件的頁面設(shè)置，標(biāo)簽外觀和尺寸，標(biāo)簽整體的對齊方式和版式。

（1）標(biāo)簽文件的頁面設(shè)置，首先采用與標(biāo)簽紙一致的A4幅面，頁面邊距可以根據(jù)標(biāo)簽大小調(diào)整，實現(xiàn)排版優(yōu)化。

（2）單個標(biāo)簽的外觀一般使用表格和文本框繪制，并調(diào)整準(zhǔn)確尺寸。首先用表格繪制準(zhǔn)確尺寸的標(biāo)簽?zāi)０?，包括框線設(shè)置、文本、企業(yè)logo等；然后定制對應(yīng)的文本框，尺寸比標(biāo)簽表格尺寸略大，主要目的是方便排版和調(diào)整標(biāo)簽之間的行列間距，可將文本框線條顏色定義為透明，方便裁剪標(biāo)簽；最后，將表格模板嵌入到文本框中。

（3）標(biāo)簽文件的對齊方式和版式設(shè)置也非常重要，主要目的通過調(diào)整文本框的版式和對齊方式，實現(xiàn)標(biāo)簽打印的排版優(yōu)化。選中標(biāo)簽文本框，點鼠標(biāo)右鍵，設(shè)置文本框格式→版式，選擇嵌入型；右下角“高級”設(shè)置中，文字環(huán)繞的版式，也是選擇嵌入型。這樣設(shè)置后，如果水平方向位置足夠，文本框標(biāo)簽會向自動右側(cè)方向排，如果水平空間不夠則會自動換行。

最后，根據(jù)標(biāo)簽文件的頁面設(shè)置，文本框的尺寸，對打印頁面設(shè)置進行聯(lián)合調(diào)整，以獲得最合理的頁面邊距和文本框尺寸。

2.3.3 關(guān)聯(lián)模板和數(shù)據(jù)源

Excel數(shù)據(jù)源模板和Word格式的模板定義好后，將Excel數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)到模板中。

（1）關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)源文件，通過下拉菜單郵件-選擇收件人-使用現(xiàn)有列表，選擇已經(jīng)定義好的Excel數(shù)據(jù)源文件以及對應(yīng)的Sheet。如果有多個不同大?。ǜ袷剑┑臉?biāo)簽，建議數(shù)據(jù)源使用一個同Excel文件的多個Sheet，標(biāo)簽?zāi)０逦募譃槎鄠€Word文件，可減少模板數(shù)量。

（2）在標(biāo)簽文件中關(guān)聯(lián)Excel對應(yīng)的數(shù)據(jù)sheet。在關(guān)聯(lián)好數(shù)據(jù)表后，使用“插入合并域”的功能，關(guān)聯(lián)該數(shù)據(jù)標(biāo)的屬性字段。標(biāo)簽?zāi)０逦募猩铣霈F(xiàn)類似的《資產(chǎn)編號》的字符，這實際是Word自動定義的域。字體與定義的一致，可以復(fù)制域文本轉(zhuǎn)移到其他位置，也可以使用預(yù)覽功能顯示最終結(jié)果的樣式。

Word標(biāo)簽?zāi)０逵涗浀氖菙?shù)據(jù)源文件的絕對路徑，無法記錄相對路徑，因此應(yīng)在先把使用目錄規(guī)劃好，再定義關(guān)聯(lián)關(guān)系，不要隨便換目錄。否則在使用時數(shù)據(jù)源文件即使在同一目錄，Word也找不到，還需要再次重新關(guān)聯(lián)。

2.4 標(biāo)簽生成打印

定制好Word標(biāo)簽?zāi)０搴虴xcel標(biāo)簽數(shù)據(jù)源，可使用模擬數(shù)據(jù)進行標(biāo)簽生成和打印排版等功能測試，調(diào)試完成之后固化模板。

圖1 標(biāo)簽打印工作流程

2.4.1 填寫Excel數(shù)據(jù)源文件

打開Excel格式的標(biāo)簽數(shù)據(jù)源，按格式逐行填寫（或粘貼）標(biāo)簽的信息，參考圖2標(biāo)簽數(shù)據(jù)源文件示例。

圖2 標(biāo)簽數(shù)據(jù)源文件示例

2.4.2 生成Word標(biāo)簽文件

（1）打開Word格式的標(biāo)簽?zāi)０逦募?，利用Word郵件合并的功能，自動生成標(biāo)簽文件。選擇下拉菜單“郵件”，“完成并合并”-“編輯單個文檔”。系統(tǒng)根據(jù)關(guān)聯(lián)的Excel數(shù)據(jù)源文件信息，自動新建一個文件名為信函xx的Word文件，包含一組用分節(jié)符隔開的標(biāo)簽文件（圖3～圖7）。

（2）打開標(biāo)簽?zāi)０逦募r，如果數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)正常，會提示“是否運行sql命令”，選“是”。如果沒有出現(xiàn)此提示，需要“使用現(xiàn)有數(shù)據(jù)源”手工關(guān)聯(lián)Excel數(shù)據(jù)源文件對應(yīng)的Sheet。

2.5 標(biāo)簽排版

（1）郵件合并后生成的標(biāo)簽文件中，標(biāo)簽是一個個的分節(jié)符隔開的，一頁只有一個標(biāo)簽，還需要進一步完成標(biāo)簽的排版優(yōu)化。

（2）查找替換文件中的分節(jié)符（^b），將分節(jié)符替換為空。由于預(yù)先設(shè)置好了單個標(biāo)簽文件的頁面邊距、標(biāo)簽對象的對齊方式和版式，標(biāo)簽會自動先橫向排版，滿一行后自動排下一行。

圖3 標(biāo)簽文件外觀示例

圖4 標(biāo)簽文件的版式調(diào)整

圖5 關(guān)聯(lián)標(biāo)簽信息文件

某些設(shè)備由于沒有資產(chǎn)編號，可以在排版完成后刪除標(biāo)簽中多余的行。

3 應(yīng)用效果

經(jīng)過多次實驗，我們找到一種制作設(shè)備標(biāo)簽的可行的簡單方法，設(shè)備標(biāo)簽由外協(xié)制作改為利用現(xiàn)有設(shè)備和軟件自行打印。

（1）操作方便易學(xué)。多種規(guī)格的標(biāo)簽尺寸定制和調(diào)整都很方便。對于一般具備Office基本操作人員來說，只需要新掌握郵件的打印功能的位置、替換分節(jié)符號的方法，很容易上手。

（2）制作周期短。采用了自主打印標(biāo)簽的方式，在設(shè)備領(lǐng)用的同時，可以及時打印設(shè)備標(biāo)簽。明顯縮短了標(biāo)簽周期，有助于優(yōu)化設(shè)備管理流程。

（3）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性提高。模板文件和數(shù)據(jù)源文件關(guān)聯(lián)，不需要重復(fù)錄入，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性大大提高。以往采用Excel文件向Word文件粘貼的方式，可能因串行等原因造成數(shù)據(jù)錯誤，或者少錄入一條數(shù)據(jù)很難發(fā)現(xiàn)。

（4）保證了數(shù)據(jù)安全。設(shè)備和資產(chǎn)信息在一直在單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)，充分保證了數(shù)據(jù)的安全性，避免某些敏感的設(shè)備信息的泄露。

（5）制作費用低。外協(xié)制作應(yīng)采用大量的人工操作，標(biāo)簽的制作成本較高。利用通用的打印設(shè)備，通過數(shù)據(jù)自動關(guān)聯(lián)和自動排版技術(shù)的應(yīng)用，使得設(shè)備、打印耗材和人工費用都得到很好的控制。

4 結(jié)束語

使用Word和Excel相結(jié)合的方式，可以方便地制作設(shè)備標(biāo)簽，實現(xiàn)標(biāo)簽信息的及時更新。標(biāo)簽?zāi)０宥ㄖ旗`活，也可以用于各類資產(chǎn)、人力、檔案等小便簽/便條的批量制作，大大提高工作效率。后續(xù)將繼續(xù)研究利用二維碼控件批量生成二維碼圖片，實現(xiàn)帶二維碼的設(shè)備標(biāo)簽的快速制作。

圖6 關(guān)聯(lián)標(biāo)簽屬性字段

圖7 生成Word格式的標(biāo)簽文件

［1］郭曉莉.“郵件合并”輕松搞定成績通知單——Word2010實用功能[J].信息與電腦（理論版），2015，（1）.

［5］張景川.Excel2010數(shù)據(jù)表與Word2010郵件合并在學(xué)生成績通知單制作中的應(yīng)用[J].山西煤炭管理干部學(xué)院學(xué)報，2015，（2）.

〔編輯 王永洲〕

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10.16621/j.cnki.issn1001-0599.2017.02.04