李新

摘要：在信息技術快速發(fā)展的今天，人們對檔案信息管理的質量要求越來越高，而在信息時代背景下，如何做好檔案管理工作是當下研究的主要問題之一，這就要求檔案管理工作人員必須加強自身對專業(yè)知識的學習，將網絡信息技術應用到檔案管理工作中去，進而提升檔案管理水平，這也符合當下人們對檔案信息的基本要求。本文將結合筆者自身的工作經驗，對在新時代信息網絡背景下，如何做好檔案管理工作進行詳細的探討，以供今后參考使用。

關鍵詞：信息網絡環(huán)境 檔案管理 特點與途徑

所謂的檔案信息化就是指在國家檔案行政管理部門的規(guī)劃管理指導下，將現代信息技術、網絡技術等應用到檔案管理實踐活動中去，實現對檔案信息資源的處理、管理以及開發(fā)和利用等服務項目的過程，它是一個由以檔案實體保管向檔案實體數字信息化服務模式的轉變，是信息網絡技術與傳統(tǒng)檔案管理模式的融合，符合當前我國檔案信息化建設的根本目標。現階段，我國檔案信息化建設是以國家檔案行政管理部門規(guī)劃組織為基礎，通過對現代信息網絡技術的應用，推動檔案信息上網的進程，實現檔案信息資源最優(yōu)化利用。

一、簡述當前在信息網絡環(huán)境下檔案管理的特點

（一）網絡檔案管理過程中注重雙向收集、利用和交流

網絡檔案管理模式在實際的應用過程中具有一定的優(yōu)勢，其主要表現在以下幾個方面。首先用戶在使用過程中可以對查詢材料的完整性進行識別，一旦發(fā)現檔案材料缺失或者存在問題，用戶會主動向相關的檔案管理部分進行上報，而檔案材料形成部分部門也會及時的完善材料，以滿足客戶的需要。其次檔案工作人員也可以利用網絡技術來了解和掌握用戶在使用過程中的需求，進而結合用戶的需求來不斷完善檔案材料內容，同時檔案工作人員也可以通過對用戶意見的分析來制定針對性檔案信息管理措施。

（二）網絡檔案管理對立卷部門和用戶在使用檔案信息資源過程中的協(xié)作性要求較高

在網絡檔案管理以及資源利用過程中，各個相關部門地理位置比較分散，但是網絡技術的應用卻又將這些部門緊緊的聯系在一起，實現了“面對面”交流和辦公，形成了一個網絡化的統(tǒng)一整體?；诖?，各立卷部門在進行信息采集、錄入和維護的過程中，應當加強與相關檔案管理部門和用戶等之間的合作和交流。

（三）網絡檔案管理可以為公眾提供及時的信息查詢服務

所有檔案管理工作的最終目的就是實現利用價值，尤其是在社會經濟快速發(fā)展的今天，人們對信息的要求越來越高，社會對信息的需求量也在不斷的提升，這就要求網絡檔案管理部門應當與檔案信息用戶之間形成良好合作的關系，滿足其對檔案信息的要求。傳統(tǒng)檔案管理模式在實際應用中存在著一定的缺陷，例如在次年6月以前，文書檔案歸檔工作才能完成，從這可以看出整個檔案整理、立卷以及移交的時間周期比較長，且立卷部門的工作量也比較大，而在這期間將無法為用戶提供更加快捷和方便的檔案查閱服務，從而影響了檔案信息有效的利用。網絡檔案管理則不同，它可以實現信息利用和檔案整理工作同步進行的目標，例如用戶在進行檔案查閱時，在檢索入口輸入要查詢的檔案信息關鍵詞，網絡系統(tǒng)就是將有關的全部信息顯示出來。

二、探究在信息網絡環(huán)境下檔案管理的途徑

（一）建立數字檔案館

數字檔案館以現代化信息技術應用為依托，通過數字化手段的應用，實現數字檔案信息的收集和管理，為超大規(guī)模、分布式檔案信息資源數字系統(tǒng)的建立提供了基礎。在數字檔案館建立之前，研究人員對電子檔案館、數字化檔案館以及無墻檔案館等進行了分析和研究，以尋求檔案信息化的發(fā)展方向。其中電子檔案館是以電子媒介承載檔案信息為基礎，它更為注重單個檔案館對檔案信息資源的服務；而無墻檔案館則是通過電子網絡遠程檢索功能，實現對多個檔案館數字化館藏的信息檢索，它在使用過程中更加注重檔案信息的廣泛性，同時網絡傳輸功能在其應用中也具有十分重要的作用。數字化檔案館與兩者都存在著一定的差異，其更加注重館藏的數字化，它在收集檔案信息的過程中，一方面可以是經數字化處理過的傳統(tǒng)檔案信息，另一方面也可以是通過計算機系統(tǒng)處理后形成的檔案，這些也是數字檔案館建設的必要條件。作為一種科技含量高的數字檔案系統(tǒng)—數字檔案館是當前檔案信息組織的基本模式，通過模擬整個技術的應用，實現了館藏檔案數字化的基本目標。另外在接受檔案文件數據的過程中，可以實現文化流轉的自動化管理；利用大數據庫管理技術，實現了不同檔案館數字化館藏的網絡連接。

（二）創(chuàng)建網絡環(huán)境

以服務對象和范圍為參考，可以將檔案網絡化技術建設分為兩個層次，即內網和公眾網。而在信息化檔案建設過程中應當將兩種層次的網絡進行物理隔離，保障其應用過程中的相對獨立性。首先，所謂的內網就是指以支持內部服務的館內網，它的主要工作內容有以下幾點。第一，對采集檔案信息、系統(tǒng)處理完成的檔案信息等進行進一步的組織和存儲；第二，直接想內網用戶發(fā)布有關信息，并未其提供相關的服務，如檢索、演示等；第三，為內部日常辦公提供支持；第四，為政府網和公共網提供一定的檔案信息資源；第五，對網絡、數據信息以及用戶等進行有效的管理。其次，所謂的外網就是指以服務大眾為基礎的公眾網，其工作內容主要包括檔案信息的采集、向互聯網用戶提供服務以及對網絡、數據等進行維護和管理。

三、結語

綜上所述，在我國信息技術快速發(fā)展的今天，如何在檔案管理領域中加以利用是當下檔案管理研究過程中應當思考的問題，而這也符合當下我國信息化建設的基本要求，以檔案網絡建設為依托，實現檔案信息資源工程建設，為檔案信息資源最佳化利用目標的實現打下了堅實的基礎，同時也在一定程度上推動了我國的檔案資源數字化發(fā)展和進步。

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（作者單位：松原市社會保險檔案管理中心）