羅敏　胡翔

摘要：現(xiàn)在的時代，是信息化大數(shù)據(jù)的時代，是資源共享的時代?，F(xiàn)代化的檔案管理也是如此，傳統(tǒng)的用檔案盒貼標簽后裝紙質文檔逐一分年分類分柜存貯的方式早已落伍，取而代之的是通過計算機軟件建立相應的檔案索引目錄，用硬盤存貯備份紙質檔案的電子掃描件并設置與索引目錄關聯(lián)的方式，其中又以用多媒體觸摸查詢系統(tǒng)來分年分類存貯并索引查找電子檔案的應用更為直觀，這一方式妥善保證了文檔的完整性，節(jié)約了紙張，方便快捷查找，提高了電臺檔案管理員的辦事效率，這一方式的利用現(xiàn)正逐漸被電臺現(xiàn)代化檔案管理所應用。

關鍵詞：電子檔案；存貯；索引；快捷查找；信息發(fā)布系統(tǒng)；檔案管理

中圖分類號： TP311 文獻標志碼： A 文章編號：1009-3044（2017）05-0201-03

Abstract： Now， is becoming an information based society the era of big data， is the age of sharing resources. The same is true of the archives management modernization， the traditional file box label installed paper documents one by one year after the classification of tank storage way already moss-grown， instead it is through the computer software to establish the corresponding file index catalog， hard disk storage backup paper files by using electronic scanning and set the associated with the index directory， and to touch with multimedia storage and query system to points in classification indexing more intuitive for the application of electronic file， this way properly to ensure the integrity of the document， save paper， convenient search， improved the efficiency of the radio archivist， the use of this approach is now gradually be radio modern archives management application.

Key words： Electronic File； Storage； Index； Quickly Find； Information Publishing System； File Management

1 前言

筆者所在單位屬兩地辦公，以往臺辦公室檔案管理員對單位各部門的檔案主要以傳統(tǒng)的用檔案盒貼標簽后裝紙質文檔逐一分年分類分柜兩地存貯，早些年的不常用的檔案放在異地，近年的常用的檔案放在本地，但偶爾又要查找早些年的檔案，這樣單位的檔案管理員又要坐車到外地的檔案室查閱，浪費大量時間和精力，辦事效率也得不到提高，這種落后的不直觀的檔案查閱方式帶來的是檔案信息查閱不及時，浪費大量紙張、時間和人力，有時檔案紙張遺失，損壞，也導致檔案信息的不完整性，這種檔案管理方式的弊端迫切要求筆者所在單位必須改革電臺檔案資料存貯并索引的方式，而用計算機從內網(wǎng)控制多媒體觸摸查詢系統(tǒng)來分年分類存貯并索引查找電子檔案的應用正好能滿足筆者所在單位的需求。

2 多媒體觸摸查詢系統(tǒng)簡介

2.1 觸摸屏查詢系統(tǒng)應用

觸摸屏查詢系統(tǒng)是集先進的觸摸屏、工控、計算機等技術于一體，可實現(xiàn)公眾信息查詢，配以指紋儀、掃描儀、讀卡器、微型打印機等外設，可實現(xiàn)指紋考勤、 刷卡、打印等特定需求。觸摸屏查詢系統(tǒng)通過先進的多媒體制作工具，將文字，圖像，動畫、高清晰視頻，音頻，電子文件，Internet 信息等多媒體資料多種信息進行整合應用，用國際最先進的觸摸技術，集成手寫功能及計算機網(wǎng)絡技術，以多媒體觸摸屏方式交互查詢，使用方便、快捷，形象生動。讓用戶能夠在短時間內查到自己所需的資料，它觸摸精確度高，反應靈敏，結合液晶顯示器優(yōu)異的超大顯功能，生動地一體地展現(xiàn)給公眾，帶給觀眾最大的視覺沖擊和前所未有的觸摸感覺。

2.2 觸摸屏特點

觸摸屏查詢系統(tǒng)采用全新進口工業(yè)級液晶屏，全五金+型材外框設計，工業(yè)級烤漆工藝；超寬視角，高對比度、高亮度、高分辨率，畫面色彩的層次感強，體現(xiàn)圖像細節(jié)；16.7M 色彩，色彩顯示準確、豐富、逼真，響應時間短，畫面無拖影；節(jié)能環(huán)保能耗低、發(fā)熱量低，適合于長時間連續(xù)工作；采用靈敏度高，速度快，精度高以及超高透光率的紅外觸摸屏；觸摸屏防塵，防靜電，防眩光，防干擾及耐磨設計，支持多點觸摸；結構設計適合壁掛式、桌面支架方式安裝。

2.3 觸摸屏查詢系統(tǒng)基本參數(shù)

3 電臺檔案索引并存貯系統(tǒng)設計方案

3.1 筆者所在單位早期檔案索引并存貯的方案

筆者所在單位早期采用Word2003軟件分年分類建立檔案索引目錄；再用掃描儀掃描文檔保存為.jpg 或.pdf格式的圖片；將掃描的圖片插入新建的Word2003文檔中，另存為相應檔案的抬頭名稱以方便索引查找；最后在檔案索引目錄上建立超鏈接指向，指向對應的插入掃描圖片的Word2003文檔中。一般電臺檔案管理員都會用移動硬盤定期備份兩份所有檔案的文件以備災難性恢復。當電臺檔案管理員要查找某年某類的檔案時，首先通過Word2003軟件打開相應年份的檔案索引目錄，找到相應分類，打開Word2003軟件查錄功能搜索關鍵字就能找到相關的檔案索引目錄，用鼠標點選自己要找的那條檔案目錄，就能超鏈接到指向的插入掃描圖片的Word2003文檔，這樣就能了解該檔案的內容同時也可進行在線打印。但這種方法不夠直觀。

3.2 筆者所在單位現(xiàn)在采用的檔案存貯并索引的方案

近年來觸摸屏查詢系統(tǒng)被各行各業(yè)廣泛應用，其功能也十分強大，筆者結合本單位兩地辦公的特點，設計了方便兩地快捷、直觀查閱的檔案存貯并索引的方案。如下圖1：

在本地檔案室，檔案管理員首先在本地檔案服務器1上安裝飛揚綜合檔案管理軟件。接著進行第一步，將紙質檔案清理分年分類再分為相應年份的永久或30年或10年保存期限檔案，30份裝一盒。然后檔案管理員用飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)進行如下操作：第二步，在檔案管理中建好每年的文書、科技、會計、特載檔案等收發(fā)文庫；第三步，先進行文件登記，建好每年的收文庫、發(fā)文庫，再從臺辦公室拷貝出每年的收發(fā)文目錄導入到文件登記中。第四步對每年收發(fā)文進行立卷歸檔，打開已導入的相應年份的檔案目錄，按檔案保存規(guī)定劃分為相應年份的永久或30年或10年保存期限檔案。第五步，根據(jù)立卷歸檔的劃分，將每年的目錄導入第二步中建好的文書、科技、會計、特載檔案等收發(fā)文庫。最后是進行檔案的掛接，打開裝檔案盒，用掃描儀掃描出檔案的圖片，然后在飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)中的所有業(yè)務下，檔案管理中的掃描路徑設置中操作檔案掛接。這些準備完成后，如圖1連接好設備，并按圖1設置各設備IP地址在同一網(wǎng)段。進行如下操作：

在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務器1經(jīng)交換機1遠程訪問控制觸摸屏查詢系統(tǒng)1，在觸摸屏查詢系統(tǒng)1上安裝多媒體觸摸查詢系統(tǒng)服務器軟件，這樣檔案管理員就可以通過多媒體觸摸查詢系統(tǒng)建立角色、用戶及授權，然后進行觸摸互動節(jié)目制作，分年分類建立好檔案的索引目錄和顯示版塊，然后再上傳相應檔案掃描的圖片，設置好觸摸顯示的關聯(lián)。這樣檔案管理員不僅可以遠程訪問觸摸屏查詢系統(tǒng)1上的內容，其授權的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統(tǒng)1這個顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案了。

同樣，在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務器1經(jīng)交換機1，經(jīng)電信專網(wǎng)（內網(wǎng)），經(jīng)異地檔案室的交換機2，遠程訪問控制觸摸屏查詢系統(tǒng)2，進行如上同樣的操作，使得經(jīng)檔案管理員不僅可以遠程訪問觸摸屏查詢系統(tǒng)2上的內容，其授權的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統(tǒng)2這個顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案。

為了數(shù)據(jù)安全，檔案管理員在異地檔案室還安裝了一臺備用的異地檔案服務器2，其上數(shù)據(jù)與本地檔案室服務器1上一樣，都可通過專網(wǎng)相互訪問控制同網(wǎng)段的設備。

4 結束語

筆者通過設計，讓檔案管理員可以通過本地檔案服務器1或異地檔案服務器2，經(jīng)內網(wǎng)訪問控制同網(wǎng)段的觸屏摸查詢系統(tǒng)1或2這兩個顯示終端，并在其上進行對相應的檔案索引目錄和檔案原件掃描圖片間的觸摸互動節(jié)目制作，既分年分類存貯檔案圖片又可以直觀地索引查找想查閱的檔案，這一方式妥善保證了文檔的完整性，節(jié)約了紙張，方便快捷查找，提高了電臺檔案管理員的辦事效率。

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