(重慶財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院 重慶 400000)

高校教學(xué)秘書的管理藝術(shù)

李憶

(重慶財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院重慶400000)

高校教學(xué)秘書是高校的一個(gè)重要崗位，是高校日常管理中的重要一環(huán)，是維護(hù)教學(xué)秩序，穩(wěn)定教學(xué)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。但是有時(shí)高校教學(xué)秘書地位尷尬，由于其工作性質(zhì)的特殊性，雖不是領(lǐng)導(dǎo)崗位但經(jīng)常參與了日常教學(xué)活動(dòng)的組織管理監(jiān)督，收集反饋教學(xué)信息、處理日常事務(wù)等工作內(nèi)容，以保證教學(xué)活動(dòng)可以正常開展。這就不可避免的與高校教師間存在一些矛盾和問題，容易處于領(lǐng)導(dǎo)和教師間感覺兩頭受氣，阻礙了教學(xué)管理工作的開展。本文就主要從高校教學(xué)秘書的角色定位，教學(xué)秘書與教師之間的問題與應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行研究，體現(xiàn)出高校教學(xué)秘書的管理藝術(shù)。

教學(xué)秘書；管理藝術(shù)；高校

現(xiàn)代高等學(xué)校教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理的重要組成部分，可以說教學(xué)秘書工作質(zhì)量的好壞直接影響高校的教學(xué)質(zhì)量。與此同時(shí)現(xiàn)代高校的教學(xué)秘書日常工作十分繁雜，其中既包括溝通協(xié)調(diào)、教學(xué)管理、收集信息并反饋信息的職能，還要具備窗口工作的性質(zhì)，具有服務(wù)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)繁雜、責(zé)任重大的工作特點(diǎn)。由此可見當(dāng)代教學(xué)秘書工作崗位確實(shí)非常重要。但是高校教學(xué)秘書并不是管理崗位，并不具有下達(dá)行政命令的權(quán)利，只能算是高校普通職員。有時(shí)高校秘書行使其本來的工作職責(zé)是常被高校教師誤會(huì)為狐假虎威，拿著雞毛當(dāng)令劍，正常的工作不好開展，如果管理監(jiān)督松懈可能教師滿意了但是領(lǐng)導(dǎo)又會(huì)覺得工作不到位，沒起到應(yīng)有的效果。面對(duì)這種情況高校教學(xué)秘書怎么在有限的空間內(nèi)做好自己的工作，推進(jìn)學(xué)校的教育教學(xué)水平呢？這就要求我們高校教學(xué)秘書找準(zhǔn)自己的定位，有一定的管理藝術(shù)。

一、 高校教學(xué)秘書要明確自己的角色定位

首先高校教學(xué)秘書不是領(lǐng)導(dǎo)的“高級(jí)保姆”，不是領(lǐng)導(dǎo)全天候的傳聲筒，不應(yīng)該只是知道對(duì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)唯命是從，毫無個(gè)性地為領(lǐng)導(dǎo)代辦、代筆、甚至代杯。高校教學(xué)秘書應(yīng)該是一個(gè)專業(yè)素質(zhì)要求很高的技術(shù)崗位，是高校中的多面手。

高校教學(xué)秘書應(yīng)該是師生之間溝通的紐帶，為教師和學(xué)生提供服務(wù)和幫助。也是本學(xué)院和各學(xué)院的聯(lián)絡(luò)員。

高校教學(xué)秘書應(yīng)該是個(gè)大管家，由于教學(xué)文件較多，必須分門別類，按照文件不同屬性、實(shí)際情況等進(jìn)行保存管理，保證在需要的時(shí)候第一時(shí)間準(zhǔn)確地到。

高校教學(xué)秘書應(yīng)該是個(gè)監(jiān)督員，在日常工作中，教學(xué)秘書需要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)常規(guī)工作，對(duì)教學(xué)過程、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，要經(jīng)常檢查學(xué)院上課授課質(zhì)量和課堂效果等。

高校教學(xué)秘書應(yīng)該是策劃學(xué)院的參謀員，籌劃教育講座，專家講堂等知識(shí)傳播活動(dòng)。

高校教學(xué)秘書還應(yīng)該是師生的心理咨詢師，在日常的教育教學(xué)中，大家難免遇到這樣那樣的問題，有時(shí)心理難免產(chǎn)生怨氣，這時(shí)候就要求我們高校教學(xué)秘書能進(jìn)行師生的心理疏導(dǎo)，保證大家在一個(gè)良好和諧的氣氛中工作和生活。

二、 高校教學(xué)秘書要明確自己的工作職責(zé)

首先高校教學(xué)秘書一定要明確自身工作職責(zé)，對(duì)于那些常規(guī)工作要有計(jì)劃。作為高校教學(xué)秘書的工作量是很大的，如果沒有提前制定良好的工作計(jì)劃很容易出現(xiàn)忙亂，這樣就會(huì)影響到整個(gè)工作進(jìn)度，導(dǎo)致工作效率低下，疲于應(yīng)付。因此高校教學(xué)秘書應(yīng)該在開展工作之前就提前做好相關(guān)工作計(jì)劃，或者根據(jù)以前的工作經(jīng)歷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，心中有數(shù)，遇到問題就可以及時(shí)解決，這樣不僅可以提高我們的工作效率，還可以保證學(xué)校的教學(xué)進(jìn)度的穩(wěn)定進(jìn)行。

其次高校教學(xué)秘書有時(shí)會(huì)有一些臨時(shí)工作要處理。對(duì)于這些臨時(shí)工作要有條理、及時(shí)處理，比如說臨時(shí)調(diào)課、發(fā)布各種通知等，都需要教學(xué)秘書在日常工作中積累相關(guān)知識(shí)，了解學(xué)校的基本情況以及學(xué)生的基本信息和輔導(dǎo)員的通訊方式等等，才能做到遇事不慌不忙，有條不紊。

最后高校教學(xué)秘書按照管理制度進(jìn)行工作，要學(xué)會(huì)說不。作為高校教學(xué)秘書，必須按照學(xué)校規(guī)章制度來來執(zhí)行工作，這樣才能更有說服力，省去了解釋的時(shí)間，也可以減少意見糾紛，對(duì)待公事有正確的態(tài)度一碗水端平才能提高威信，增加工作的效率。同時(shí)高校教學(xué)秘書并不是大家的服務(wù)員要學(xué)會(huì)利用制度保護(hù)自己，避免深陷繁雜事務(wù)中。屬于自己工作服務(wù)的范圍，要認(rèn)真地去完成，范圍之外的就要學(xué)會(huì)說不。舉個(gè)例子，你正在處理一些重要的工作，突然有老師要請(qǐng)你代替監(jiān)考，或者幫忙搬運(yùn)卷子書籍等，這些看似助人為樂的小事，合起來卻會(huì)占據(jù)不少時(shí)間，無謂的消耗人的精力，降低自己的工作效率，有時(shí)甚至?xí)⒄`學(xué)校的急事、大事、要事。所以我們說高校教學(xué)秘書要學(xué)會(huì)利用學(xué)校的管理制度，藝術(shù)地處理好這些事。

三、 高校教學(xué)秘書要處理好與教師間的關(guān)系

首先高校教學(xué)秘書要建立制度化的溝通途徑來緩解教學(xué)秘書與教師之間可能存在的問題。我們說的建立制度化的溝通途徑就是要改善教學(xué)秘書與教師之間溝通不暢問題的關(guān)鍵內(nèi)容。舉個(gè)例如，我們可以建議學(xué)校定期或者不定期開展教學(xué)秘書與教師溝通座談會(huì)，讓教學(xué)秘書與教師可以開展充分而深入的交流，通過有效的溝通渠道來充分發(fā)揮教學(xué)秘書的連接作用。

其次高校教學(xué)秘書要注意提升自己的工作聲望和威信。長時(shí)間以來教學(xué)秘書一直都處于教學(xué)活動(dòng)中的下游位置，使得其在高校職業(yè)發(fā)展的各各方面都處于不利地位，仿佛邊緣人一般讓人感覺不受重視。這就導(dǎo)致了我們的高校教學(xué)秘書在與教師交流溝通與工作中都往往都處于弱勢位置。因此，要改善教學(xué)秘書與教師之間存在的問題就需要從根源上提升教學(xué)秘書的工作聲望，讓教學(xué)秘書與教師之間可以處于平等的工作地位。

最后我們高校教學(xué)秘書要學(xué)會(huì)語言的藝術(shù)，有時(shí)候要換位思考。其實(shí)讓高校教學(xué)秘書與教師之間存在眾多問題的主要原因之一就是兩者對(duì)相互的工作職責(zé)與內(nèi)容都不甚了解。因此高校教學(xué)秘書首先自己要學(xué)會(huì)換位思考，同時(shí)盡量建立一種崗位體驗(yàn)制度，讓我們的教師與教學(xué)秘書可以更加深刻的了解相互的工作內(nèi)容。進(jìn)而讓高校教師也能夠在了解教學(xué)工作的同時(shí)，認(rèn)識(shí)到我們教學(xué)秘書工作的困難，進(jìn)而站在對(duì)方角度來考慮問題，這有利于緩解教師與教學(xué)秘書之間存在的誤解，再加上我們高校教學(xué)秘書在工作和日常溝通時(shí)，多注意語言的藝術(shù)自然就能將潛在的矛盾消滅在萌芽之中。

[1]林珊.教學(xué)秘書與教師之間的問題與應(yīng)對(duì)策略探析[J]，教育現(xiàn)代化，2016

[2]黃若茜.教學(xué)秘書角色意識(shí)論[J].溫州大學(xué)學(xué)報(bào).2000

[3]譚哲麗.高校教務(wù)員工作的實(shí)踐與思考[J].廣東工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2005(S1)

李憶(1987.9-)，女，漢族，山東人，重慶財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院會(huì)計(jì)系教學(xué)秘書，本科學(xué)士，重慶財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院。

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