陳茜

摘要：事業(yè)單位檔案管理工作信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，是適應(yīng)我國市場經(jīng)濟快速發(fā)展的必然需求。本文分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必然性，指出其中存在的問題及原因，并介紹了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的要點和有效策略，以期能為有關(guān)需要提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；策略

0引言

隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國事業(yè)單位檔案的數(shù)量日益增大，對事業(yè)單位的檔案管理工作也提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，因此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作的必然趨勢。但是，當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在著許多問題，影響到了事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。對此，筆者展開了相關(guān)介紹。

1事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性

我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的必然需求，通過檔案信息化建設(shè)能夠?qū)κ聵I(yè)單位的檔案信息資源進行充分的開發(fā)，提高信息資源的利用率，從而實現(xiàn)政務(wù)公開化、檔案信息傳輸?shù)纳鐣瓦h程化、檔案信息檢索的便利化，使事業(yè)單位的工作效率得到有效的提高，推動事業(yè)單位的改革。

1.1推動事業(yè)單位的信息化建設(shè)，提升事業(yè)單位的公共形象

在事業(yè)單位的發(fā)展過程中必須重視檔案管理工作，檔案管理工作的主要工作對象就是大量的電子信息文件，事業(yè)單位的信息化建設(shè)能夠有效地提高電子信息文件資源的利用效率，實現(xiàn)對電子信息資源的運用和儲存，從而更有效地利用電子信息文件資源，推動事業(yè)單位的信息化建設(shè)。

事業(yè)單位具有社會公益性質(zhì)，推動檔案信息化建設(shè)有利于實現(xiàn)檔案的公開發(fā)布，從而能夠向社會公開發(fā)布與百姓生活息息相關(guān)的檔案文件，方便公眾進行查詢，并進行政務(wù)處理的透明化，推行陽光、透明、公開的政務(wù)處理模式，通過電子政務(wù)來實現(xiàn)信息的公開，樹立良好的事業(yè)單位形象。

1.2挖掘和拓展事業(yè)單位檔案信息的價值

在事業(yè)單位發(fā)展的過程中檔案信息有著十分重要的作用。通過檔案信息化建設(shè)能夠在任意時間、任意地點對所需的檔案信息進行檢索和查詢，有效地提高檔案信息的利用率，對傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的時空沖突進行解決。把檔案“信息庫”變成“思想庫”，服務(wù)單位事業(yè)發(fā)展。

1.3改進傳統(tǒng)的檔案信息管理模式

通過事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案信息管理模式進行改進。改變傳統(tǒng)的人工錄入、紙質(zhì)媒介的檔案管理模式，拓展檔案管理的職能。傳統(tǒng)的檔案管理只能實現(xiàn)檔案信息的運輸和保存，通過檔案信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的管理、存儲和采集。

2事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中的要點

2.1建設(shè)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫

事業(yè)單位要提高管理部門的服務(wù)水平和工作水平，挖掘已有的檔案信息，就必須著力完善數(shù)據(jù)庫，使軟件系統(tǒng)更加實用。

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的前期階段，首先要對已有的資源進行有效的管理，做好相應(yīng)的入庫和錄入工作，使檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)日入檢驗。與此同時，對于一些特殊的檔案資源還要加強其信息化的步伐，例如使用頻率較高的、容易受損的、重要性強的檔案信息。具體分三步實現(xiàn)：第一步，完成當年入庫和當年查詢，使當年的工作檔案能夠進入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。第二步，進一步延長入庫檔案的年限。第三步，全面實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)，將全部檔案資源錄入數(shù)據(jù)庫。

2.2做好電子檔案的入檔和管理工作

很多事業(yè)單位都已經(jīng)實現(xiàn)了電子辦公，產(chǎn)生了大量的電子文件。要對這些電子文件進行入檔，保障電子文件的規(guī)范性、有效性和完整性，對電子文件進行規(guī)范的鑒定、錄入、存儲、入檔等工作。

3當前我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其原因

隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，我國的事業(yè)單位普遍進行了檔案信息化建設(shè)，然而信息化建設(shè)的過程中卻暴露出了一些問題，各單位在檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量與建設(shè)速度方面呈現(xiàn)出較大的差異。

3.1沒有深刻的認識到檔案管理工作的重要意義

事業(yè)單位上下從領(lǐng)導到員工都沒有深刻的認識到大管檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要性。特別是事業(yè)單位的領(lǐng)導沒有深入的了解檔案管理制度，對于檔案信息化建設(shè)的熱情不高，不愿意投入經(jīng)費進行檔案信息化建設(shè)，甚至造成了檔案信息化建設(shè)的擱置，阻礙了事業(yè)單位的信息化建設(shè)的步伐。

3.2缺乏持續(xù)的資金投入保障

要完成事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)就必須配備良好的軟件設(shè)施和硬件設(shè)施，并對這些軟件和硬件設(shè)施進行定期的維護和保養(yǎng)，這就需要一定的資金投入。對于一些事業(yè)單位而言，由于各種原因，不能保障對檔案信息化建設(shè)的資金投入，使檔案信息化建設(shè)成了一紙空文。由于缺少設(shè)備支持，檔案工作人員只能停留在手工階段，阻礙了檔案信息化的建設(shè)步伐，極大的影響了檔案管理工作的效率。

3.3缺少高素質(zhì)的檔案信息化管理人才

由于涉及到網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)，檔案信息化建設(shè)對于檔案管理人員的各方面素質(zhì)提出了更高的要求。當前一些事業(yè)單位的檔案管理人員由于年齡偏大、學習能力不強，難以跟上檔案信息化建設(shè)的步伐，缺乏相應(yīng)的軟件和計算機知識，難以接受信息化技術(shù)的信息，不能夠?qū)I(yè)的運用信息化管理的信息。這也造成了一些事業(yè)單位的信息化管理仍然停留在查找和錄入等基礎(chǔ)層面上，難以進行進一步的深入。

3.4配套應(yīng)用軟件良莠不齊，兼容性差

事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)離不開一定的設(shè)備支持，然而當前我國還沒有開發(fā)出操作簡易、功能全面、能夠適應(yīng)事業(yè)單位檔案信息管理工作需求的應(yīng)用軟件。當前很多事業(yè)單位使用的檔案管理軟件要么功能較少，要么操作煩難，從一定程度上對事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)帶來了不利的影響，成為了事業(yè)單位信息化建設(shè)過程中的軟肋。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件廠商良莠不齊，國家檔案局尚未出臺統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)標準，導致配套的應(yīng)用軟件之間難以兼容。同行業(yè)的事業(yè)單位之間無法搭建起統(tǒng)一的檔案信息化平臺，難以做到互通有無，沒有體現(xiàn)出信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢。

4事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)的有效策略

4.1建立高素質(zhì)的事業(yè)單位信息化管理隊伍

事業(yè)單位要推動信息化的建設(shè)就必須打造一支懂信息技術(shù)、懂檔案、懂管理的信息化管理隊伍。事業(yè)單位要對檔案管理人員進行集中培訓，不斷提高檔案管理人員的信息化知識水平和電腦操作技術(shù)，使其能夠有效地應(yīng)用信息化檔案管理設(shè)備，跟上時代發(fā)展的步伐。與此同時，還要注意提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，包括思想道德水平、學習能力、工作責任心等等。必須保障管理人員的綜合素質(zhì)和工作技能能夠滿足檔案信息化建設(shè)的要求。

4.2加快檔案信息化進程

事業(yè)單位的領(lǐng)導要意識到檔案信息化建設(shè)的重要性。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，基本已經(jīng)普及了電子辦公，工作范圍不斷擴展，檔案的數(shù)量和類別都在不斷增加。這也造成了檔案管理的難度不斷提高。要對數(shù)量繁多的電子文件進行檢索、分類就必須提高檔案管理的信息化。與此同時，在社會發(fā)展的過程中，事業(yè)單位與外界的交流更加活躍，必須打開窗口、面向群眾，加強與群眾的交流，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)事業(yè)單位的工作需要。因此必須加快檔案信息化建設(shè)的進程。

事業(yè)單位的領(lǐng)導要組織相關(guān)人員，制定本單位的檔案管理信息化近期目標和長遠目標，有步驟、有計劃地推動本單位的檔案信息化建設(shè)。

4.3保障事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的資金投入

事業(yè)單位要進行信息化建設(shè)就必須保障一定的資金投入，配置相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)備，并進行人員的培訓。事業(yè)單位領(lǐng)導要充分認識到檔案信息化建設(shè)的必要性，加強確保對檔案信息化建設(shè)的長期資金投入，對檔案管理技術(shù)所需要的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備進行完善，保障事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效實施。

4.4進一步開展檔案管理應(yīng)用軟件的開發(fā)工作

事業(yè)單位要認真甄別當前市場上的檔案管理應(yīng)用軟件，或者自行開發(fā)檔案管理應(yīng)用軟件，也可以根據(jù)實際需要進行檔案管理應(yīng)用軟件的引進，并對其進行改造，使之更加符合本單位的實際情況。同時行業(yè)管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃本行業(yè)的檔案系統(tǒng)平臺，逐步實現(xiàn)檔案信息互通有無，體現(xiàn)信息化優(yōu)勢。

4.5重視檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)

要實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，就離不開相應(yīng)的硬件設(shè)施的建設(shè)。簡單的“三鐵一柜”已經(jīng)不能滿足新形勢的發(fā)展需要。事業(yè)單位要加大資金投入，配備完善的檔案信息化硬件設(shè)施，打造高效、可靠、便捷的檔案存儲環(huán)境。良好的硬件設(shè)施要能夠?qū)n案資料進行有效的保存，將電子存儲的優(yōu)越性發(fā)揮出來，便于檔案資料的管理。與此同時，為了防止電子文件丟失，在信息存儲和錄入的過程中還要選擇儲量足夠大的備份硬件設(shè)備對所有檔案信息進行備份。

4.6制定本單位的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃

由于每個單位的經(jīng)濟基礎(chǔ)和實際需要有所不同，事業(yè)單位要將本單位的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃制定出來，按部就班的進行檔案信息化建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)的過程中要重視系統(tǒng)的靈活性和可擴展性，滿足長期發(fā)展的需要。為了滿足事業(yè)單位進一步發(fā)展和改革的需要，應(yīng)該將信息化管理的網(wǎng)絡(luò)管理模式構(gòu)建出來，有條件的事業(yè)單位可以建立一個檔案信息網(wǎng)站。

檔案信息網(wǎng)站主要是以網(wǎng)頁的形式，將相應(yīng)的檔案信息服務(wù)提供給相關(guān)人員，從而實現(xiàn)電子文件的查找和咨詢，相關(guān)人員可以通過檔案信息網(wǎng)站對所需要的檔案信息進行查找、瀏覽和下載，從而提高檔案信息資源共享的程度，也可以使事業(yè)單位所有人員都享受到檔案信息化管理的便利，加深其對檔案信息化管理的認識和了解。

4.7保證信息安全

如何保障檔案信息化建設(shè)過程中的檔案安全，是一個非常重要4的問題。在信息化的過程中，檔案信息的風險性主要體現(xiàn)在兩個方面。第一，來自網(wǎng)絡(luò)的風險。由于網(wǎng)絡(luò)的開放性的特點，如果檔案信息系統(tǒng)遭受黑客或病毒的攻擊，則會造成檔案的丟失和泄露。第二，來自硬件方面的風險，主要是由于計算機、硬件等的故障而造成檔案文件丟失和損壞。針對這種情況，首先必須對檔案系統(tǒng)設(shè)置嚴密的防火墻，并加裝其他防病毒軟件，嚴格遵守涉密檔案不上網(wǎng)的規(guī)定。與此同時還要對硬件設(shè)施進行嚴格的管理，做好相應(yīng)的備份，防止由于硬件損壞而造成的檔案損壞。

5結(jié)語

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)不僅能夠提高檔案管理工作效率，降低檔案管理工作人員的工作量，而且能夠提高檔案管理工作的有效性，促進事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位要加強對檔案管理人才隊伍的培養(yǎng)，加大資金投入，完善相關(guān)硬件、軟件設(shè)施，同時還要制定合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，從而確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。