翟姣姣+季云瑞+趙炎炎

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的不斷增加，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足高校對財(cái)務(wù)檔案的新要求，高校財(cái)務(wù)檔案管理在內(nèi)外因素的影響下，走向信息化管理的創(chuàng)新模式。文章論述了高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的特點(diǎn)和必要性，分析了財(cái)務(wù)檔案信息化管理中存在的諸如領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、基礎(chǔ)建設(shè)不到位、管理人員業(yè)務(wù)水平不高等問題，根據(jù)工作實(shí)踐，提出切實(shí)可行的解決對策。

關(guān)鍵詞：高校財(cái)務(wù)檔案 信息化管理 問題 對策

中圖分類號：F230

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）09-253-02

一、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理內(nèi)涵和特征

（一）高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理內(nèi)涵

高校財(cái)務(wù)檔案是在高校教學(xué)、科研、行政管理及后勤服務(wù)等事業(yè)進(jìn)展中，形成的有保存價(jià)值的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)資料，包括日常會(huì)計(jì)核算和其他財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)中積累形成的各類會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)軟件和數(shù)據(jù)庫等紙質(zhì)資料及電子數(shù)據(jù)資料。

高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理是指財(cái)務(wù)部門運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)等手段，收集上述紙質(zhì)檔案及電子資料，并進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)和信息處理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理。財(cái)務(wù)檔案的信息化管理是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的改革和創(chuàng)新，能夠給為需要者提供更好的檔案查詢與借閱服務(wù)。

（二）高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理特征

1.存儲載體多樣性，高度依賴存儲條件和環(huán)境。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理相比，財(cái)務(wù)檔案的信息化管理使檔案存儲內(nèi)容和形式都得到擴(kuò)展，存儲方式和類型變得多樣化，新增加了計(jì)算機(jī)硬盤、磁介質(zhì)、光盤等新型存儲介質(zhì)。新的存儲形式提高了財(cái)務(wù)檔案管理的工作效率，但對存儲條件和環(huán)境有較強(qiáng)的依賴性，須在特定的計(jì)算機(jī)軟件、硬件系統(tǒng)環(huán)境中形成與利用，且這些新型載體，受自身的質(zhì)量、存放環(huán)境、使用期限等因素的影響較大。

2.財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)易破壞性。財(cái)務(wù)檔案的易破壞性主要表現(xiàn)在：一是存儲在硬盤、磁介質(zhì)、光盤等新載體中的電子數(shù)據(jù)很容易被人為破壞，比如被素質(zhì)不高的管理人員或另有所圖的查閱人篡改、破壞財(cái)務(wù)電子信息，使財(cái)務(wù)檔案信息失真。二是自然破壞，由于新型載體本身材質(zhì)容易發(fā)生老化，使得存儲在新型載體上的財(cái)務(wù)檔案會(huì)受到不同程度的破壞。正因?yàn)榇?，國家檔案局的相關(guān)規(guī)定中明確指出，電子檔案至少要一式兩套，一套封存，一套提供查詢借閱使用。

3.財(cái)務(wù)檔案管理的專業(yè)性。高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)主要包括以下內(nèi)容：一是維持學(xué)校正常教學(xué)、科研活動(dòng)的各類支出；二是維持日常行政管理、后勤服務(wù)的支出；三是針對學(xué)生的各項(xiàng)補(bǔ)助、減免性支出；四是上級財(cái)政撥款和學(xué)校的其他各項(xiàng)收入等。隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)檔案日益復(fù)雜，并具有較強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)，必須由財(cái)務(wù)部門的專業(yè)人員收集、整理、裝訂、造冊歸檔，并根據(jù)各高校檔案管理制度的要求在財(cái)務(wù)部門管理保存1至2年后進(jìn)行移交。

二、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的必要性

（一）高校發(fā)展的必然要求

隨著高校整體信息化建設(shè)的加快，財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的推廣與運(yùn)用，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)高校對檔案信息的要求。同時(shí)，近年來高校教育事業(yè)不斷發(fā)展壯大，所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)檔案越來越多，各部門或人員對財(cái)務(wù)檔案的查詢、借調(diào)需求也越來越大，給高校財(cái)務(wù)檔案的管理工作帶來很大壓力。因此，進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理的改革和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的信息化管理勢在必行。

（二）信息化管理的先進(jìn)性要求

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存，需要較多的管理人員和大量的存儲空間，流程繁瑣、要求較高，花費(fèi)大量的人力與物力成本，且借閱檔案手續(xù)復(fù)雜，極為不便。進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的信息化管理后，電子財(cái)務(wù)檔案具有明顯的先進(jìn)性，比如有專門的財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保存，既節(jié)約了大量的人力物力，又增強(qiáng)了財(cái)務(wù)檔案信息的安全性和完整性；還可以隨時(shí)進(jìn)行檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢和電子資料借閱，提供更加快速準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)檔案信息，極大地提升了財(cái)務(wù)檔案管理水平。

三、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，基礎(chǔ)建設(shè)不到位

部分高校領(lǐng)導(dǎo)人對財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視，僅以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)查賬作為檔案管理的工作目標(biāo)，忽視了財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重要性，導(dǎo)致對財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得不到經(jīng)費(fèi)保障。財(cái)務(wù)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、存儲器、服務(wù)器、電子檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)等等，基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)的好壞，直接影響財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低

高校的財(cái)務(wù)檔案管理人員，一般由財(cái)務(wù)人員兼任，非檔案管理專業(yè)出身，本身對檔案管理，尤其是檔案的信息化管理相關(guān)知識了解較少，加上缺乏財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，從而導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平普遍不高。在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)部門的檔案管理員，往往根據(jù)以前的經(jīng)驗(yàn)來處理財(cái)務(wù)檔案，簡單而粗放，忽視或回避財(cái)務(wù)檔案的信息化管理。財(cái)務(wù)部門中既熟悉財(cái)務(wù)工作，又掌握檔案信息化管理的綜合型人才十分匱乏。

（三）財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度不完善

由于我國高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)起步較晚，在實(shí)際工作中，很多高校的財(cái)務(wù)檔案信息化相關(guān)制度還不夠健全，給財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作帶來不少問題和隱患。如何改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化歸檔流程、明確歸檔范圍、規(guī)范檔案網(wǎng)絡(luò)查詢，防范財(cái)務(wù)檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)等等，這些問題都需要相關(guān)制度來保障，亟待財(cái)務(wù)人員進(jìn)行不斷改進(jìn)和探索創(chuàng)新。

（四）財(cái)務(wù)檔案利用率偏低

通過對財(cái)務(wù)檔案歷史數(shù)據(jù)的深入分析，能夠?qū)W(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行全面了解，便于對學(xué)校未來發(fā)展做科學(xué)合理的統(tǒng)籌規(guī)劃。各類財(cái)務(wù)審計(jì)工作、工資及科研經(jīng)費(fèi)信息查詢等都需要大量查閱財(cái)務(wù)檔案，但由于高校財(cái)務(wù)部門的檔案管理人員不多，業(yè)務(wù)水平不高，對財(cái)務(wù)檔案往往只重視前期的管理工作，缺乏進(jìn)一步開發(fā)和利用檔案的意識。不論是實(shí)物檔案，還是電子檔案，一旦歸檔完畢，就只注重檔案的保管和移交工作，不愿意主動(dòng)提高服務(wù)能力，對檔案信息進(jìn)行開發(fā)與利用。

四、提高財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平的對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，充分認(rèn)識財(cái)務(wù)檔（下轉(zhuǎn)第256頁）（上接第253頁）案的信息化管理的重要性，大膽進(jìn)行創(chuàng)新和改革，積極推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)。其次，加大對財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，及時(shí)添加或更新硬件設(shè)備；根據(jù)高校財(cái)務(wù)工作和財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)和要求，科學(xué)選擇財(cái)務(wù)軟件和財(cái)務(wù)檔案管理軟件。只有完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能有效促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化工作健康、有效地進(jìn)行。

（二）成立檔案管理工作組，強(qiáng)化相關(guān)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

高校財(cái)務(wù)檔案檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的高低，對財(cái)務(wù)檔案的信息化管理工作的成效尤為關(guān)鍵，高校財(cái)務(wù)部門要重視并積極培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人才。首先，財(cái)務(wù)部門要成立檔案管理工作小組，建立部門檔案管理體系。在部門內(nèi)部安排一級專職檔案管理員，負(fù)責(zé)全處財(cái)務(wù)檔案的信息化管理；在各科室安排二級兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本科室財(cái)務(wù)檔案收集、整理、立卷和歸檔，專職和兼職檔案管理員分工明確，各司其職。其次，注重對財(cái)務(wù)檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是信息化技術(shù)培訓(xùn)，使之能夠熟悉財(cái)務(wù)檔案信息化工作的基本常識和技能，盡快適應(yīng)財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)和管理工作。

（三）建立健全財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度

為加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理，保證財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門牽頭，相關(guān)部門配合，根據(jù)本校財(cái)務(wù)檔案工作的特點(diǎn)和要求，建立健全相關(guān)管理制度，做到有章可循、規(guī)范管理。比如，財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)使財(cái)務(wù)檔案處于開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，必須要建立起相應(yīng)的檔案安全管理制度、數(shù)據(jù)備份制度。通過相關(guān)制度建設(shè)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任意識，明確檔案管理人員的職責(zé)權(quán)限，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作有序開展。

（四）進(jìn)一步做好財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)與利用

高校財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，為財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)和利用提供了有利條件。高校財(cái)務(wù)管理部門，要充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢，建立專門的財(cái)務(wù)檔案查詢網(wǎng)站，通過授權(quán)管理，為學(xué)校相關(guān)部門和人員提供網(wǎng)上查詢和下載相關(guān)財(cái)務(wù)檔案信息的服務(wù)；開通財(cái)務(wù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)，收集廣大師生對財(cái)務(wù)檔案信息的需求，進(jìn)行財(cái)務(wù)資料專題歸檔，并及時(shí)解決檔案查詢中反饋的各類問題。通過各種信息化管理手段，既讓財(cái)務(wù)檔案得到充分有效的利用，又極大提高了財(cái)務(wù)檔案服務(wù)水平和管理能力。

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（作者單位：昆明醫(yī)科大學(xué) 云南昆明 650500）

（責(zé)編：賈偉）