王鋒

摘 要：信息技術(shù)的迅速發(fā)展給人們現(xiàn)今的生活帶來(lái)了巨大的改變，同時(shí)也改變了檔案的管理方式。通過(guò)利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)我們基本上告別了原來(lái)紙質(zhì)化的管理模式，現(xiàn)在的檔案管理多以電和磁為載體進(jìn)行電子式的管理。這一管理模式簡(jiǎn)化了檔案管理的復(fù)雜程度，延長(zhǎng)了檔案的保存時(shí)間，給檔案管理工作帶來(lái)很多的便捷，但是在實(shí)行電子化管理的過(guò)程中也使得許多弊端暴露出來(lái)。為了更好地、快速地進(jìn)行檔案的管理工作，使檔案管理朝著更為科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展，本文針對(duì)電子檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行討論，并提出相應(yīng)的解決措施，旨在更好的指導(dǎo)電子檔案管理工作的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；電子檔案管理；問(wèn)題

引言

新形勢(shì)下也就是在信息社會(huì)來(lái)臨的形勢(shì)下，以及互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)深度影響著我們生活的情況下。在這種情況下我們?nèi)绾芜x擇檔案管理的模式成為檔案管理工作人員所要思考的重點(diǎn)。紙質(zhì)化的檔案管理不易保存，而且查閱資料困難，所占空間較大，增加管理人員的工作負(fù)擔(dān)，所以這一管理方法逐步被電子化的管理方式所取代。電子化的檔案管理是一種非常方便快捷的管理模式。檔案管理人員將所保存的檔案信息全部輸入電腦當(dāng)中，建立相應(yīng)的文檔，將不同的人員信息進(jìn)行分類(lèi)保存，同時(shí)又因?yàn)槠涔芾硎墙柚ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)，所以其檔案信息的保存時(shí)間可以無(wú)限延長(zhǎng)。當(dāng)用戶(hù)想要查閱資料時(shí)可以直接在客戶(hù)端進(jìn)行自主查找，無(wú)需工作人員的幫助。通過(guò)這種管理模式大大降低了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了工作的效率。電子化的管理模式已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的主要方式。但是在實(shí)際操作的過(guò)程當(dāng)中，電子檔案管理方式還存在許多不足，需要進(jìn)一步完善，所以本文就電子檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行討論，并提出有效的解決方法。

1 現(xiàn)今電子文件檔案管理面臨的主要問(wèn)題

1.1 電子文件檔案的真實(shí)性存在風(fēng)險(xiǎn)

電子文件檔案真實(shí)性存在風(fēng)險(xiǎn)的原因主要有以下幾個(gè)方面造成。首先，是由于相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理的工作。任何單位都會(huì)有檔案管理部門(mén)，這是單位中非常重要的部門(mén)，但是現(xiàn)在的單位對(duì)其重視程度不夠，其領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為這一部門(mén)只是負(fù)責(zé)保管相應(yīng)的資料，沒(méi)有對(duì)其給予足夠的重視，這樣的環(huán)境之下也使得檔案管理人員忽視了自己工作的重要性，從而在工作的過(guò)程當(dāng)中消極怠慢，這樣的工作狀態(tài)就容易造成檔案管理上的紕漏。其次，是由電子文件檔案的特點(diǎn)所導(dǎo)致的。電子文件檔案的特點(diǎn)就是將必要的信息以電子的形式進(jìn)行保存，這也使得其保存信息的真實(shí)性缺少必要的考證。電子文件檔案與紙質(zhì)檔案不同，紙質(zhì)檔案上有筆墨的痕跡，我們可以根據(jù)痕跡的新舊來(lái)判斷信息是否被篡改，從而判斷信息的真實(shí)性，但是由于電子文件檔案只是將相關(guān)信息輸入，如果工作人員稍微粗心大意將信息錄入錯(cuò)誤，也不會(huì)在計(jì)算機(jī)上留下任何的痕跡，這樣電子文檔信息的真實(shí)性就無(wú)法得到保證。

1.2 電子文件檔案信息安全問(wèn)題

電子文件檔案是以互聯(lián)網(wǎng)為依托載體而存在的，但是互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性和共享性也使得電子文件的真實(shí)性和安全性得不到保障。為了追求信息的快速傳播，我們往往將許多文件以公開(kāi)的形式進(jìn)行發(fā)布，任何人都可以在其中進(jìn)行信息的瀏覽和查閱，這樣就會(huì)使一些不法分子惡意侵入系統(tǒng)內(nèi)部，竊取重要文件內(nèi)容，對(duì)本單位的信息安全造成威脅。尤其對(duì)于政府部門(mén)而言，如果電子文件保存不當(dāng)，就會(huì)讓黑客有可趁之機(jī)，竊取國(guó)家機(jī)密，給國(guó)家的生命財(cái)產(chǎn)安全造成威脅。同時(shí)由于網(wǎng)絡(luò)信息的公開(kāi)化，使我們對(duì)有關(guān)單位發(fā)布文件的真實(shí)性缺少一定的判斷，使得這些文件很容易被偽造、篡改。所以說(shuō)電子文件檔案信息安全問(wèn)題是進(jìn)行電子檔案管理的關(guān)鍵問(wèn)題。

1.3 電子檔案管理的范圍不夠明確，檔案管理存在漏洞

電子檔案管理過(guò)程中另一個(gè)顯著的問(wèn)題就是管理的范圍不夠明確，以及在管理的過(guò)程當(dāng)中容易出現(xiàn)各種漏洞。首先，電子檔案管理的范圍不夠明確。電子檔案是將信息網(wǎng)絡(luò)化、虛擬化，雖然在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，我們可以將相應(yīng)的重要信息進(jìn)行備份保存，但是計(jì)算機(jī)無(wú)法自動(dòng)識(shí)別所要管理的范圍，也無(wú)法就其內(nèi)容進(jìn)行針對(duì)性的保存。其次就是在管理的過(guò)程中各種問(wèn)題的出現(xiàn)。由于電子信息的管理是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性直接影響著電子信息的保存。如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行更新就會(huì)使得保存的信息受到影響?；蛘呤寝k公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的癱瘓也會(huì)直接造成保存信息的丟失，給單位造成不可挽回的損失。

2 優(yōu)化電子檔案管理的有效對(duì)策

2.1 規(guī)范電子文件真實(shí)安全性的操作，并制定合理的工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

針對(duì)電子文件真實(shí)性的問(wèn)題，首先做好各方面的防范措施。為了避免在信息管理的過(guò)程中出現(xiàn)紕漏，工作人員在進(jìn)行信息接收的過(guò)程當(dāng)中就應(yīng)該將信息進(jìn)行分類(lèi)整理，同時(shí)針對(duì)重要的信息一定要進(jìn)行備份，防止由于系統(tǒng)原因而導(dǎo)致相關(guān)信息的丟失。同時(shí)管理人員進(jìn)行文件的核對(duì)和歸檔時(shí)一定要按照相關(guān)的操作流程進(jìn)行核對(duì)歸檔，避免由于主觀疏漏而造成文件的誤差。其次，在進(jìn)行文件管理的過(guò)程當(dāng)中要加強(qiáng)監(jiān)管力度的投入。為了將管理過(guò)程中的失誤降到最低，就必須加強(qiáng)對(duì)電子文件管理的監(jiān)管，對(duì)管理人員歸檔的文件進(jìn)行抽查，或者是對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行定期的檢查，對(duì)檢查結(jié)果要就行登記保存，確保文件的真實(shí)性。最后，相關(guān)部門(mén)要制定合理的工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?？梢酝ㄟ^(guò)邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行針對(duì)性的設(shè)計(jì)，幫助單位建立一個(gè)合理的管理標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)這一標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施可以降低操作失誤，提高電子文件檔案管理的工作效率。

2.2 使用數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的軟件，將各類(lèi)信息嚴(yán)格歸類(lèi)記錄

為了避免檔案信息在輸送和接收時(shí)出現(xiàn)誤差，電子文件管理部門(mén)應(yīng)該安裝統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件。通過(guò)安裝統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件可以很好的保障信息的真實(shí)性，同時(shí)也大大提高了文件信息傳輸?shù)乃俣龋岣吖ぷ餍?。管理人員進(jìn)行文件管理的同時(shí)要注意將各類(lèi)文件進(jìn)行分類(lèi)歸檔，這樣不僅有利于管理，也方便日后檔案信息的查閱。

2.3 加強(qiáng)電子檔案的整理，建立健全電子檔案管理制度

管理工作的進(jìn)行需要制度的約束，所以為了加強(qiáng)電子檔案的整理，必須建立健全電子檔案管理制度。管理部門(mén)要針對(duì)電子檔案管理的特點(diǎn)以及管理部門(mén)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理措施，旨在更好的指導(dǎo)工作人員進(jìn)行電子文件檔案的管理。

2.4 提高工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

雖然電子文件檔案的管理工作是以計(jì)算機(jī)為主要載體的，但是在這一過(guò)程當(dāng)中管理人員也發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，為了更好的開(kāi)展電子文件檔案的管理工作，工作人員必須對(duì)自己提出更高的工作要求，在管理的過(guò)程當(dāng)中要嚴(yán)格要求自己，避免工作失誤，確保電子文件檔案的安全性。單位本身也要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平及實(shí)際操作應(yīng)用能力。

3 結(jié)語(yǔ)

電子文件檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)在檔案管理的主流模式，所以盡可能降低電子文件管理過(guò)程中的失誤對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展具有重要的意義。隨著信息網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)的不斷演進(jìn)，在進(jìn)行電子文件檔案管理的過(guò)程當(dāng)中還會(huì)出現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題，這就需要管理人員審時(shí)度勢(shì)，嚴(yán)格要求自己，盡可能的降低管理失誤，保障文件的真實(shí)性，從而促進(jìn)電子檔案管理的不斷發(fā)展。

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