申誠芳

（云南麗江寧蒗縣委組織部）

辦公室為單位中一個重要行政機(jī)構(gòu)，其為單位的行政管理中樞，其工作涉及檔案、文秘、信息、督查等諸多內(nèi)容，擔(dān)負(fù)對單位的執(zhí)行、領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)等諸多只能，主要發(fā)揮著聯(lián)系各方、承上啟下的作用。因此，加強(qiáng)對提高辦公室行政管理工作效率及質(zhì)量的有效措施進(jìn)行深入研究對企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義和價值。

一、辦公室工作重要地位及主要職能

辦公室是單位的行政中樞，其在單位發(fā)展過程中占據(jù)著無可替代的地位，發(fā)揮著重要作用。在單位發(fā)展過程中，行政辦公室工作的重要地位主要體現(xiàn)在以下兩個方面：首先，辦公室工作具有綜合性，它是一個具有綜合性和全面性的行政機(jī)構(gòu)，主要對單位的日常行政文件、接待、管理等工作進(jìn)行管理。單位發(fā)展過程中的小事、大事均是行政辦公室的職責(zé)。因此，辦公室是保證單位能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一個重要紐帶。其次，辦公室是單位形象展示于社會的一個窗口。辦公室工作人員的言行舉止、工作態(tài)度、處事風(fēng)格等均直接影響到單位的整體社會形象。辦公室辦事效率、服務(wù)態(tài)度、管理效率等是外人對單位整體形象進(jìn)行判定的主要標(biāo)準(zhǔn)。新形勢下相應(yīng)做好辦公室行政管理工作，必須首先要正確認(rèn)識辦公室工作在單位發(fā)展過程中的重要地位。

辦公室行政管理工作的職能主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，執(zhí)行上級任務(wù)。辦公室是上級的助手，其必須堅(jiān)定不移地執(zhí)行上級下達(dá)的任務(wù)，并積極組織相關(guān)人員嚴(yán)格實(shí)施相關(guān)計劃。在執(zhí)行任務(wù)的過程中還需做好各部門的溝通協(xié)調(diào)工作，保證辦公室各項(xiàng)工作均能夠有序開展，保證上級下達(dá)的任務(wù)能夠順利完成。其次，對方案的計劃及實(shí)行進(jìn)行參謀。在方案的計劃和實(shí)行過程中，辦公室均發(fā)揮其輔助作用。其輔助作用體現(xiàn)為直接深入工作一線，調(diào)查、了解各個部門對方案的意見和看法，對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行分析、總結(jié)，然后向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，進(jìn)而起到參謀的作用。同時還可根據(jù)自身經(jīng)歷、體會提出建設(shè)性意見，為方案的優(yōu)化提高更多可靠參考依據(jù)。再次，對各部門的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證各項(xiàng)工作均能順利開展。在辦公室行政管理工作中，需對各部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，積極溝通并協(xié)調(diào)各部門開展工作過程中遇到的問題，維持正常的工作秩序，保證各部門工作均能順利開展。采取有效方式，做好聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)上下、維持全局的工作。最后，為后勤工作的有效開展提供保障。辦公室日常工作涉及面廣，內(nèi)容豐富。這些工作的開展實(shí)質(zhì)上就為單位后勤工作地開展提供有效保障。

二、新形勢下做好辦公室行政管理工作的具體措施

（一）加強(qiáng)辦公室設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)配置

辦公室行政管理具有綜合性和繁雜性，在開展管理工作過程中，每項(xiàng)工作均須仔細(xì)完成。在新形勢下開展辦公室行政管理工作首先需要加強(qiáng)辦公室建設(shè)。對辦公室內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理配置并加強(qiáng)科學(xué)管理。辦公室行政管理是每個企事業(yè)單位管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。辦公室同時具備了咨詢、服務(wù)、辦事、管理等諸多職能。在開展管理工作的過程中，內(nèi)部結(jié)構(gòu)配置的合理性直接關(guān)系到辦公室各項(xiàng)功能的發(fā)揮。有效的辦公室行政管理可將工作人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確，促進(jìn)人員得到合理配置，進(jìn)而使工作人員能夠各司其職，各盡其責(zé)。辦公室行政管理須高度重視并積極建立起良好的合作關(guān)系。每個工作人員在執(zhí)行自身工作職責(zé)的同時需積極與其他同事相互合作，進(jìn)行各項(xiàng)工作之間的相互協(xié)調(diào)，促進(jìn)管理工作的整體工作效率和工作質(zhì)量得到有效提升。此外，辦公室還需具備一套具有科學(xué)性和實(shí)效性的管理制度。通過制度來規(guī)范各項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，保證各項(xiàng)管理工作地開展均能有章可循，有據(jù)可依，進(jìn)而保證工作效率和質(zhì)量。

（二）提高辦公室行政管理工作人員的個人素質(zhì)和整體管理水平

通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，促進(jìn)辦公室行政管理工作人員能夠不斷接受新觀念、新思想，促進(jìn)其能夠及時更新思想，進(jìn)而使工作人員能夠更好地適應(yīng)時代發(fā)展需求，適應(yīng)新形勢下工作要求。首先，組織工作人員進(jìn)行政治理論學(xué)習(xí)。辦公室工作人員需具備較強(qiáng)的辨別是非能力、將理論聯(lián)系實(shí)際能力。因此，工作人員需熟悉并掌握國家基本法則思路、改革政策及方針，同時還需具備堅(jiān)定的政治信念。其次，加強(qiáng)組織辦公室工作人員學(xué)習(xí)法律法規(guī)知識，提升其行政法律意識。辦公室是一個綜合性的部門，該部門工作人員不僅需要不斷提升自身的法律意識，同時還需加強(qiáng)對其他部門進(jìn)行監(jiān)督，督促其嚴(yán)格依法辦事，促進(jìn)企事業(yè)單位的依法行政水平得到全部提升。再次，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，促進(jìn)工作人員的業(yè)務(wù)水平得到不斷提升。隨著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的普及，辦公室工作的開展幾乎全部需要應(yīng)用到計算機(jī)及網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。因此，辦公室工作人員在提高業(yè)務(wù)水平的同時，還需具備良好的辦公自動化系統(tǒng)操作能力，進(jìn)而使工作效率得到有效提升。最后，不斷完善知識結(jié)構(gòu)。辦公室工作較為繁雜，需要應(yīng)用到各種人才。因此，辦公室工作人員需掌握較為全面的知識。工作人員需掌握扎實(shí)的專業(yè)知識，還要掌握公共關(guān)系、行政管理等知識；要掌握科學(xué)文化知識，還要了解相關(guān)政策法規(guī)及政治理論；要了解我國基本國情，又要了解世界格局和國際問題。辦公室行政管理工作需要的是復(fù)合型人才。辦公室還是一個團(tuán)體，各工作人員需相互團(tuán)結(jié)，相互合作，注重團(tuán)結(jié)協(xié)作，形成管理“團(tuán)隊(duì)”。只有這樣才能才能促進(jìn)整個團(tuán)隊(duì)的作用得到充分發(fā)揮，進(jìn)而提高工作效率。

（三）提高服務(wù)意識，加強(qiáng)勤政廉政建設(shè)

辦公室的作用主要體現(xiàn)為貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)決策，及時反饋群眾意見、科學(xué)協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系。因此，在工作過程中，工作人員需具有較高的服務(wù)意識，同時需具備良好的工作心態(tài)。處理事情需耐心仔細(xì)，且全面考慮相關(guān)因素。辦公室工作涉及面較廣，工作內(nèi)容較為繁雜。因此，工作人員需將工作程序進(jìn)行梳理，保證工作質(zhì)量。此外，工作人員還需提高自身的創(chuàng)新意識，與時俱進(jìn)，在開展工作的過程中積極應(yīng)用創(chuàng)新意識，適應(yīng)新形勢發(fā)展需求。辦公室作為一個重要的行政部門，是企事業(yè)單位的“門面”，辦公室工作人員的工作態(tài)度、個人形象、個人作風(fēng)等均直接對企事業(yè)單位的整體形象產(chǎn)生影響。因此需不斷加強(qiáng)勤政廉政建設(shè)，保證辦公室工作人員樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，保證其在工作過程中能夠忠于職守、廉潔自律，樹立良好的個人形象。

三、結(jié)束語

在新形勢下，辦公室行政管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，辦公室是單位開展行政工作的中樞部門，其擔(dān)負(fù)著重大的責(zé)任，工作任務(wù)較為艱巨。因此，必須要正確認(rèn)識辦公室行政管理工作的重要意義和主要職能，積極、主動地去應(yīng)對形式的變化。采取有效措施，促進(jìn)辦公室行政管理工作的效率和質(zhì)量得到不斷提升，促進(jìn)辦公室職能和作用得到充分發(fā)揮。