寇小琴

(呂梁教育學院，山西 呂梁 033000)

【教育管理】

提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

寇小琴

(呂梁教育學院，山西 呂梁 033000)

對檔案實施管理，可以對重要資料以及歷史信息進行有效保護，保證信息資料能夠被完整保存下來，使資料中的價值信息能夠得到合理運用。但目前檔案管理工作還存在著一定的問題，工作開展效果仍然有待提高。本文將以檔案管理問題分析為切入點，對該管理工作科學化水平強化路徑進行深入探究，旨在提高國內檔案管理整體水平，成功帶動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

管理制度；檔案管理；科學化水平；信息資料

國內一直在對檔案管理工作進行著調整與優(yōu)化，檔案信息化管理手段也在不斷推廣之中，管理工作正在朝向良好方向進行著發(fā)展。而強化檔案科學化管理水平，作為現(xiàn)代管理工作中的重要任務之一，也是業(yè)內人士重點關注的內容。但由于該項工作是以原有檔案管理為基礎的，因此想要對管理工作科學化水平進行提升，管理人員首先應對管理工作存在的問題與不足進行明確，以便制定出針對性的管理方案。

一、檔案管理工作存在的問題

(一)重視程度有待提高

雖然社會各界都已經認識到了檔案管理的重要性，但部分單位及地區(qū)還是沒有對檔案管理工作予以足夠重視，往往會將工作精力集中放在單位與地區(qū)發(fā)展與經濟水平提升方面，對于檔案管理工作有所忽略，導致信息資料收集、保存、管理以及其他方面都出現(xiàn)了一定的問題，檔案信息完整性與真實性都沒有達到相應標準。同時由于重視力度不足，管理機構也沒有對用戶真實需求進行深入性分析，使得檔案事業(yè)發(fā)展受到了直接阻礙。

(二)管理制度有待提高

現(xiàn)代社會發(fā)展速度極快，信息資料規(guī)模也處于不斷擴大之中，使得檔案資料內容與規(guī)模都發(fā)生了一定量的變化，而檔案管理制度的改革速度卻相對較多緩慢，檔案管理手段以及管理技術都需進行優(yōu)化。同時雖然信息化技術已經在檔案管理中得到了應用，但信息技術通常較為表面，信息技術的真正優(yōu)勢并沒有在檔案管理中得到有效發(fā)揮，導致信息查詢與管理等行為都存在著諸多不便，檔案存在價值也隨之受到了影響。

(三)檔案利用度有待提高

檔案建立的價值就是為了對各項信息資料進行收集與保存，以便有關人員對其進行使用。但目前多數檔案都主要處于保密狀態(tài)，開放范圍相對較小，檔案整體利用率相對較低，檔案信息具有的作用與價值無法得到真正體現(xiàn)，這無疑是對檔案資源的一種浪費，急需對此進行完善。

二、強化檔案管理工作科學化水平的路徑

(一)確定檔案管理目標

管理人員在對檔案管理工作科學化水平進行強化之前，應通過學習、宣傳等方式，提高自身對于檔案管理工作的重視程度，要真正認識到檔案信息的價值所在。同時應結合檔案管理實際情況，對管理目標進行確定。以強化檔案信息服務水平為目的，制定出有針對性的管理目標[1]。在完成目標制定之后，管理人員需要始終圍繞這一目標，按照時代發(fā)展特點，從大局入手對檔案進行科學化管理，并要對管理重點進行明確，有針對性開展各項優(yōu)化工作，進而切實提升檔案管理水平，為需求者提供更加優(yōu)質的檔案信息。

(二)加大現(xiàn)代化建設力度

管理人員應認識到信息化技術在檔案管理中具有的優(yōu)勢與作用，要改變以往對信息技術運用表面化的問題。應加大對信息技術以及相應管理軟件的研究力度，真正將大數據以及數據庫等技術具有的功能有效挖掘出來，使管理工作能夠真正得到助益，切實對工作開展效率以及開展質量進行強化[2]。同時還應按照檔案管理目標，對檔案數字化管理系統(tǒng)進行建立，逐步帶動現(xiàn)代化建設工作的開展，真正實現(xiàn)高效化數據智能管理模式，有效縮短檔案管理時間，使管理人員能夠有更多的精力、時間投入到檔案工作完善之中，有效促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

(三)優(yōu)化檔案管理制度

針對檔案管理制度存在的問題，管理人員應在對管理工作進行優(yōu)化時，首先應對現(xiàn)有檔案管理工作制度進行全面性審視，準確分析出各項制度存在的不足之處與問題本質，并對各項規(guī)章制度進行完善；其次，要以提升方案管理科學水平為目標，對各項管理工作細節(jié)進行優(yōu)化，并建立獎懲工作制度，以實際獎勵來對檔案管理人員工作積極性進行激發(fā)，從而在管理人員的積極配合下，探究出理想的管理制度，并能夠在實踐過程中不斷對各項制度進行調整與完善；再次，應對管理監(jiān)督制度科學水平進行提升，要對管理制度的外界環(huán)境影響因素進行明確，并要借助信息技術實現(xiàn)對管理工作的全方位監(jiān)控，保證管理人員工作行為的規(guī)范性；最后，要建立動態(tài)化制度管理制度，應及時按照管理工作發(fā)展變化對制度內容進行調整，保證管理制度的實效性，保障管理工作的高質量[3]。

(四)增強檔案信息利用率

管理人員應認識到檔案信息價值，要對各項檔案資料進行詳細研究與分類，對于保密等級相對較低的檔案，應在保證檔案信息安全的前提下，通過建立設置權限的方式，讓相關人員可以通過權限認證來對檔案進行調閱，使檔案信息的價值能夠被充分挖掘出來。同時對于非保密材料，應適當加大公眾的查看力度，應為公眾提供更多機會，使檔案資料的價值能夠得到體現(xiàn)，同時還應加大現(xiàn)實情況與檔案資料的融合度，應將信息中對社會有益的價值信息挖掘出來，并對其進行合理運用，將價值信息發(fā)揮到最大，使其能夠為社會發(fā)展做出一定的貢獻[4]。

(五)完善檔案管理模式

提升檔案管理工作科學化水平時，不僅要進行上述幾項優(yōu)化舉措，同時還應對檔案管理模式進行完善，應加大信息化管理模式的落實力度。一方面，管理人員需要對現(xiàn)行信息化管理模式進行全面性分析，明確該管理模式存在的不足以及相應影響因素，客觀分析檔案信息管理亂象的發(fā)生原因，對管理工作改進方案進行設計；一方面要加大對信息管理安全性能的關注力度，要對信息系統(tǒng)安全防護措施進行強化，并通過不斷升級防火墻以及殺毒軟件等方式，降低黑客以及網絡病毒的影響，保證檔案信息安全；另一方面，應加大管理人員對于信息技術的操作水平，應保證管理人員各項信息操作的規(guī)范性，確保管理人員能夠按照各項規(guī)范標準對信息管理系統(tǒng)進行使用，有效降低人為因素造成的管理問題，并應不斷對檔案信息備份制度以及建檔制度進行完善。此外，管理人員應保持糾錯態(tài)度，及時對信息化管理模式存在的弊端進行處理，確保檔案信息的安全性，管理人員不應對信息技術過度依賴，應通過紙質檔案與信息檔案并存的方式，對檔案實施“雙保險”管理模式，并要對電子檔案實施多備份，這樣即使一份資源出現(xiàn)問題或出現(xiàn)丟失，也能運用備份來彌補相應的不足，對檔案信息進行有效保護。

社會各界應明確認識到檔案信息的價值與意義，對現(xiàn)代管理工作存在的問題進行深入分析，以提高檔案管理科學化水平為目標，按照各項規(guī)章要求以及單位的實際檔案管理需求，通過確定管理目標、優(yōu)化管理制度、增強信息化建設、提高檔案利用率以及完善管理工作等方式，切實對管理工作中存在的不足之處進行有效解決，真正提升檔案管理水平，保證每一份檔案信息都能得到妥善保管與運用，進而實現(xiàn)規(guī)范化、科學化的現(xiàn)代檔案管理新模式。

[1]鄧丹.關于提高檔案管理科學化水平的路徑選擇的探究[J].經營管理者,2014(26):298.

[2]呂清.分析如何提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].東方企業(yè)文化,2015(21):183.

[3]崔榮星.試析提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].中國高新技術企業(yè),2016(23):35-36.

[4]葉萍.試析提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].教育教學論壇,2015(40):16-17.

2017-04-19

寇小琴(1972-)，女，山西離石人，呂梁教育學院館員，研究方向：圖書館管理。

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1672-2086(2017)02-0051-02