李鴿伶

（浙江省腫瘤醫(yī)院 杭州 310022）

浙江省醫(yī)院院報檔案編研工作探索與體會

李鴿伶

（浙江省腫瘤醫(yī)院 杭州 310022）

就醫(yī)院院報檔案編研工作，筆者總結(jié)了選題選材要精確、加工編研要精準(zhǔn)、總纂審核要精細(xì)、排版設(shè)計要精美的主要做法，分析了在編研工作存在的檔案收集、資料內(nèi)容錯誤率、編研方法、編審營銷、排版設(shè)計美化等五個方面短板，并提出了進(jìn)一步提高樹立編研觀念的高度、拓展選題選材的廣度、提高編研人員水平的厚度、確保編研成果的深度、擴(kuò)大編研作品知名度的五點建議。

編研 醫(yī)院院報 短板 新途徑

G273

A

2017-07-24

2015年以來，筆者著手收集浙江省各醫(yī)院的院報檔案，并編纂了《十年在路上——2004—2013年浙江省醫(yī)院院報優(yōu)秀作品集萃》（下稱《集萃》）一書，現(xiàn)結(jié)合實際，淺談對浙江省醫(yī)院院報編研工作的幾點體會。

一、《集萃》一書收錄情況

對全省314家醫(yī)院的院報辦報情況進(jìn)行了調(diào)查和研究，調(diào)查結(jié)果顯示，全省醫(yī)院院報刊出時間以每月一期為主，也有部分醫(yī)院雙月刊和季刊。版式基本為四開四版，目前越來越多的醫(yī)院刊出對開四版或者四開八版。印數(shù)從500份至6.2萬份不等。全省醫(yī)院院報文章質(zhì)量日益提高，部分院報作品還獲得國家級新聞、圖片獎；欄目設(shè)置豐富多元化，各醫(yī)院均有自己特色欄目；版面設(shè)計風(fēng)格獨特，不少醫(yī)院購買專業(yè)排版軟件“個性化定制”院報;新聞策劃能力日趨成熟，辦報整體水平明顯提高，一些優(yōu)秀院報可與專業(yè)媒體相媲美。

2004—2013年間，浙江省衛(wèi)生行政主管部門組織對醫(yī)院院報評比，參評單位從40多家擴(kuò)大到近百家，辦院報的醫(yī)療衛(wèi)生單位達(dá)到了200家以上，全省各醫(yī)療衛(wèi)生單位先后選送了2000多篇參評作品。我們對這些獲獎作品進(jìn)行遴選，選用其中的337個優(yōu)秀作品，包括優(yōu)秀版面44個、圖片53幅、消息78篇、言論56篇、通訊50篇及院報展示56家編輯樣本，由浙江科學(xué)技術(shù)出版社公開出版發(fā)行，并邀請國家級衛(wèi)生健康新聞報道的專家對部分獲獎作品進(jìn)行點評。

二、院報檔案編研工作的具體做法

1.注重編研選題選材的精確。（1）充分調(diào)研。通過意見表、電子郵件、QQ群設(shè)置調(diào)查表等方式開展調(diào)研，結(jié)果顯示，由于醫(yī)院新聞寫作有一定的專業(yè)性和個性化，市場上有關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生新聞寫作方面題材的書籍甚少，各醫(yī)院需要一本來自醫(yī)院并契合醫(yī)院宣傳工作的工具書。（2）結(jié)合實際。找準(zhǔn)檔案信息與需求的結(jié)合點。根據(jù)大家的建議選擇貼近醫(yī)院宣傳工作，立足為院報人使用的原則進(jìn)行選題，并結(jié)合筆者工作的實踐和積累，最后確定將浙江省醫(yī)院院報評比出來的10年好版面、好新聞等優(yōu)秀作品進(jìn)行匯編。（3）劃定框架。依據(jù)客觀需要和檔案材料的具體情況，擬制選題框架，確定序、院報10年發(fā)展情況、好版面作品、好新聞作品、全省院報展示、歷年獲獎名單、后記等主要章節(jié)；按從嚴(yán)原則選材，根據(jù)匯編質(zhì)量要求，對所有優(yōu)秀作品進(jìn)行通讀后遴選，確定不入選作品原則、文章節(jié)錄和刪減標(biāo)準(zhǔn)、加工格式規(guī)范等。

2.注重加工編研的精準(zhǔn)。（1）“編”“研”并重。在“編”的同時注重“研”。對全省院報的現(xiàn)狀、成長之路、浙江模式特點、發(fā)展趨勢等進(jìn)行了深入研究，并撰寫相關(guān)研究文章。（2）“名記”點評。特別邀請國家級媒體《健康報》三名主任記者對部分獲獎作品進(jìn)行點評，不但起到了“畫龍點睛”的作用，而且給讀者以啟發(fā)?！都汀烦霭姘l(fā)行后，院報人反饋這是該書的最大亮點。（3）規(guī)范轉(zhuǎn)錄。在轉(zhuǎn)錄時，要事先確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，然后按規(guī)范格式進(jìn)行轉(zhuǎn)錄加工。一是對單位名稱規(guī)范。絕大部分醫(yī)院的作品單位名稱以“我院”來敘述，或用不規(guī)范的簡稱，我們按省衛(wèi)生計生部門規(guī)范名稱進(jìn)行了統(tǒng)一。二是對文章標(biāo)題規(guī)范。一些新聞作品標(biāo)題有主標(biāo)題、引題和副標(biāo)題，但院報原件或者電子稿中沒有進(jìn)行標(biāo)注，或者原件中就有錯誤，對這類文章，我們根據(jù)內(nèi)容確定了主副題。三是對文章正文規(guī)范。對原件中出現(xiàn)的錯、漏、別字、標(biāo)點、數(shù)字、日期等錯誤，在匯編時要進(jìn)行必要的校正，并注意保持原貌。

3.注重編研總纂審核的精細(xì)。（1）任務(wù)分工階段，把好政治關(guān)。成立總纂班子，明確主編、副主編和編委在總纂、分纂中的工作任務(wù)，各司其職。認(rèn)真審查政治觀點，要堅持以黨的方針政策和國家的法律法規(guī)為依據(jù)，凡涉及黨和國家的統(tǒng)戰(zhàn)政策、宗教政策、涉外政策、保密政策等方面內(nèi)容的，要嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)規(guī)定，所表述的事物必須做到觀點準(zhǔn)確、是非分明。（2）通讀書稿階段，把好內(nèi)容關(guān)。對所有原始資料內(nèi)容進(jìn)行核實，確立體例結(jié)構(gòu)，權(quán)衡篇目比重，對總體規(guī)模進(jìn)行控制和語言文字進(jìn)行規(guī)范，處理交叉重復(fù)內(nèi)容，同時增刪資料、核實數(shù)據(jù)、錘煉詞句、安排圖照等，找出書中存在的各種各樣問題。（3）合成完工階段，把好質(zhì)量關(guān)。依托出版社編審的力量，對全書進(jìn)行五次校對、兩次編審。首先對內(nèi)容去粗取精，對資料存真求實、刪繁就簡，對文字、文風(fēng)、行文進(jìn)行修改；其次是站在相關(guān)篇目的高度進(jìn)行宏觀、整體的概括和綜合，把好政治關(guān)、體例關(guān)、文風(fēng)關(guān)。最后，做拼寫檢查，確保沒有語法錯誤、印刷錯誤，并內(nèi)容、結(jié)構(gòu)的完美結(jié)合和完整統(tǒng)一。

4.注重編研排版設(shè)計的精美。報紙版面設(shè)計是編輯思想與設(shè)計藝術(shù)的結(jié)合，藝術(shù)設(shè)計的目的是為了傳達(dá)意念、信息和視覺信息[1]63，因此院報優(yōu)秀作品匯編更要注意排版設(shè)計工作。在設(shè)計中，我們注重文字、顏色和圖片的權(quán)重比例，遵循平衡、對比、重點、比例、統(tǒng)一的設(shè)計原則，使每個版面、每個章節(jié)及整本書協(xié)調(diào)精致，令人愉悅。（1）封面封底簡約大氣。封面封底元素運用不多，沒有鮮艷的色彩和圖片，封面在書名的字體、大小上進(jìn)行調(diào)整，封底只印刷有體現(xiàn)《集萃》主要內(nèi)容的30多個文字，突出了純粹的美感。（2）圖片排版簡潔明了。根據(jù)閱讀者習(xí)慣的視覺流程從左到右的順序習(xí)慣，以及一般畫面中心偏上方為視覺集中點的視覺中心，利用圖片的大小疏密對比、空間虛實對比、圖片大小風(fēng)格上的呼應(yīng)來突出重點，并對圖片進(jìn)行必要的后期處理，達(dá)到較強(qiáng)的視覺沖擊力。（3）注重色彩應(yīng)用效果。版式設(shè)計的色彩處理得好，可以達(dá)到錦上添花的效果。我們在配色應(yīng)用中，封面選用單純的白底，運用黑、米黃、暗紅三種簡潔的色彩，減少多余的色彩表現(xiàn)，使得封面呈現(xiàn)出較高的質(zhì)感。彩色內(nèi)頁是白底印刷上咖啡、黑色字，通過色彩組合變換版面的不同效果，表達(dá)出豐富的文化氣息。（4）文字排版合理恰當(dāng)。充分考慮字體風(fēng)格與版面整體風(fēng)格以及主題內(nèi)容的協(xié)調(diào)性、一致性。全書的標(biāo)題、副標(biāo)題、刊頭、正文、附注、點評等有統(tǒng)一的字體和字號，并注意留白、字體間的搭配組合、字距和行距、對齊方式等呼應(yīng)。（5）紙張選擇富有技巧。封面選用銅版紙覆亞膜燙金膠裝，設(shè)計的勒口更提升了平裝書整體的美感。內(nèi)頁為本白輕型紙，顏色偏黃不刺眼適合閱讀，富有文化氣息。

三、院報檔案編研工作中存在的短板

1.院報檔案分散不集中收集難。各醫(yī)院院報檔案均分散在全省各醫(yī)院，許多獲獎作品因經(jīng)辦人員的調(diào)換沒有得到很好的保存，這給編研工作帶來了困難。確定專題編研時，先要做大量的準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)工作，將分散在各醫(yī)院的院報集中。在收集過程中，發(fā)現(xiàn)一些醫(yī)院沒有將院報統(tǒng)一納入醫(yī)院的綜合檔案管理中，由于人員變動，許多早期的院報已經(jīng)遺失，有的只有黑白復(fù)印件；有些文字材料沒有保存電子稿。

2.資料內(nèi)容錯誤率高。大部分醫(yī)院由于人員緊張，基本上為院報編校一個人全兼，對一些差錯從組稿到院報刊出根本無法發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致差錯率較高，尤其是醫(yī)療專業(yè)術(shù)語差錯審稿時很難發(fā)現(xiàn)[2]80。主要錯誤有：錯別字，用字不規(guī)范，斤克不統(tǒng)一，地理、醫(yī)學(xué)等常識性錯誤語句等。編委及主編也進(jìn)行交叉校對，但由于知識面等原因，也有不少問題無法全部查找出來。開始院報宣傳工作和開展院報好新聞評比工作起步較早，但在初期，所選送的院報存在起點較低、素質(zhì)參差不齊、實力較弱情況。

3.編研方法傳統(tǒng)單一。筆者雖然此前有過匯編、年鑒、大事記等實踐，擅長傳統(tǒng)意義上的信息整理，但缺乏編寫標(biāo)準(zhǔn)公開出版物的經(jīng)驗，對編審要求、標(biāo)準(zhǔn)及公開出版的流程不了解，給編研工作帶來很多的重復(fù)無效勞動。檔案編研題材雖實用價值較高、體現(xiàn)了行業(yè)特色，卻為傳統(tǒng)的、單一的、原汁原味的鋪陳式的編纂形式，以編為主，研方面較欠缺。雖然我們聘請了專家對部分獲獎作品進(jìn)行點評，但多元化、多層次、社會需求量及成果深度都有待提高。

4.排版設(shè)計美化度不夠。個別版面沒有PDF格式的電子版，掃描件較模糊，甚至個別的是黑白復(fù)印件，影響了整體的效果。少數(shù)圖片像素小且模糊，印刷質(zhì)量不高。排版時因考慮經(jīng)濟(jì)等因素，好的版面和圖片沒有安排大圖片的位置。

5.編審營銷溝通欠佳。主編、副主編、編委來自全省各地不同單位，與排版設(shè)計、編審之間均是單線聯(lián)系，集中探討研究的機(jī)會以及面對面溝通機(jī)會不多，很多細(xì)節(jié)不夠完美。此外，對出版發(fā)行等方面因素考慮不充分，給營銷帶來一定的難度。

四、進(jìn)一步提升編研工作質(zhì)量的粗淺建議

1.不斷提升編研觀念的高度。檔案是繼承和創(chuàng)新并重的一項工作。檔案人員要從開展檔案信息資源、促進(jìn)檔案利用、提高服務(wù)水平的高度來認(rèn)識和主動做好編研工作，克服為達(dá)標(biāo)、為評優(yōu)、為晉升職稱而編研的思想。要多向書本、檔案館專家、前輩學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)掌握本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)、本部門出臺的新政策、新法規(guī)，社會發(fā)展的新觀點、新知識，及時參加各類檔案培訓(xùn)、汲取專業(yè)知識和掌握最新業(yè)界動態(tài)，提高對編研服務(wù)要求的科學(xué)預(yù)測能力。檔案的齊全完整是做好檔案編研工作的前提，要立足于平時、工作在日常、落實在具體，做好編研素材的收集、保管、積累、整理等基礎(chǔ)工作，打下堅實的編研基礎(chǔ)。

2.積極拓展選題選材的廣度。文章寫作時，一般先列好提綱再動筆寫作，而提綱列得再好，缺乏材料寫起來還是十分艱難；反之文章材料豐富，涉及面廣泛，加上恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方法，就能達(dá)到文章廣度的實際效果。一定要注重選題，選題上既要堅持有創(chuàng)意，突出特色，又要注重實用。檔案人員要富有創(chuàng)新精神，將社會需求作為編研選題的首要標(biāo)準(zhǔn)，從本單位的實際出發(fā)，多對實際工作進(jìn)行研究，找準(zhǔn)編研工作與現(xiàn)實工作的結(jié)合點，選擇一些社會需求量大、實用價值高、能體現(xiàn)本行業(yè)特色的題材進(jìn)行編研，使編研工作與現(xiàn)實需要緊密結(jié)合起來，達(dá)到最佳經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

3.努力提高編研人員水平的厚度。學(xué)習(xí)借鑒外地、外單位較成功的編研成果，以拓寬視野，啟發(fā)思路。注重藏用并重的原則，充分利用檔案信息資源[3]77，在深入研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案館藏需求，積極組織和主動參與本單位及本系統(tǒng)的大事記、組織沿革、年鑒、院志、文件匯編、論文專著等編寫，積累工作經(jīng)驗。通過延續(xù)傳統(tǒng)檔案編研的方法步驟，與時俱進(jìn)，采用計算機(jī)編目檢索技術(shù)等現(xiàn)代化方式，利用電子計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代通信科技實施檔案編研工作，借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來提高檔案編研的現(xiàn)代化水平。

4.盡力保證編研成果的深度。檔案編研工作專業(yè)性、技術(shù)性特點，要求檔案編研人員除具備系統(tǒng)扎實的檔案學(xué)基本理論、基本知識和基本技能外，還要有淵博的文化知識，及分析問題解決問題的能力，同時還要掌握一定的計算機(jī)技術(shù)和外文知識，利用現(xiàn)代化檔案檢索工具來吸納中外檔案材料，豐富檔案編研材料，增強(qiáng)編研工作的實效性。此外，加強(qiáng)與作者溝通，及時糾正寫作中存在的錯誤和提高質(zhì)量；加強(qiáng)與編審溝通，針對性地指出需要注意和修改的地方。隨著報業(yè)的發(fā)展，報紙版面語言越來越豐富，它傳達(dá)出編輯對新聞的評價，醫(yī)院院報亦是如此。在處理編研成果的書籍印制設(shè)計上，對封面封底等，要注意色彩、圖片等正確選用，使整個色調(diào)趨于基本一致，在視覺上感到舒適、大方、簡潔、流暢[4]。因此，要加強(qiáng)與排版設(shè)計溝通，使版面更加精美。

5.擴(kuò)大編研作品的知名度。編纂一部浙江省醫(yī)院院報優(yōu)秀作品匯編，是對浙江省醫(yī)院院報十年歷程的一個階段性總結(jié)，是對廣大院報人員辛勤工作的一種肯定。見證全省醫(yī)院院報長足發(fā)展的剪影，可以感受十年中衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展與變革的波瀾壯闊，是很有意義的醫(yī)院文化之旅，這些成果既有一定的理論水平、深度，又面向?qū)嵺`，貼近浙江省醫(yī)院院報宣傳的實際，具有較強(qiáng)的理論和實踐價值。院報檔案作為宣傳衛(wèi)生行業(yè)的特定載體，要充分利用自身優(yōu)勢，借助大眾傳媒，主動將編研成果通過各種形式和渠道輸送出去，大力宣傳編研工作成果，擴(kuò)大編研工作的社會影響。檔案工作的目的是讓大家認(rèn)識檔案，成為活的化石，因此，要讓群眾逐步了解、認(rèn)識，并主動查考、利用編研成果，實現(xiàn)編研工作的社會化，達(dá)到編研信息共享的目的，使編研工作的潛在效益得到廣泛、充分的發(fā)揮。

[1]艾倫·斯旺.英國版式設(shè)計教程[M].匡潔譯.上海人民美術(shù)出版社.2004：63.

[2]李鴿伶，應(yīng)曉燕.淺談?wù)憬♂t(yī)院院報的檔案化管理[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（7）（上）：80-81.

[3]尹曉娜.淺談檔案信息編研工作的意義及對策[J].新西部旬刊,2014（7）:77-77.

[4]http://www.missyuan.net/school/theory_2015/theory_21881.html設(shè)計師必須知道的10個設(shè)計排版技巧。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.18

浙江省康恩貝醫(yī)院管理軟科學(xué)研究項目立項課題。

李鴿伶，浙江省腫瘤醫(yī)院辦公室，檔案副研究館員，本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理。