凌穗環(huán)

（肇慶市工業(yè)貿(mào)易學(xué)校 肇慶 526060）

大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案優(yōu)化管理路徑探討

凌穗環(huán)

（肇慶市工業(yè)貿(mào)易學(xué)校 肇慶 526060）

大數(shù)據(jù)技術(shù)很大程度上促進(jìn)了檔案發(fā)展利用，給學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也對(duì)其檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。學(xué)校檔案管理工作必須主動(dòng)適應(yīng)檔案管理的新形勢(shì)。本文首先探討了大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案管理發(fā)展動(dòng)向，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案管理面臨挑戰(zhàn)與存在問(wèn)題的分析，最后提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案管理優(yōu)化的路徑。

大數(shù)據(jù) 學(xué)校檔案 管理 優(yōu)化 數(shù)據(jù)信息

大數(shù)據(jù)時(shí)代已然到來(lái)，大數(shù)據(jù)背景下，當(dāng)前各行各業(yè)認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)應(yīng)用的重要性與迫切性。大數(shù)據(jù)也帶來(lái)了學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，當(dāng)前云存儲(chǔ)、云計(jì)算等技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日漸深入。大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用將會(huì)為學(xué)校檔案管理帶來(lái)新的活力，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式的發(fā)展與延伸?；谛@管理而言，從大量的學(xué)校檔案中挖掘出的大數(shù)據(jù)更利于學(xué)校管理部門掌握學(xué)生各方面情況，基于數(shù)據(jù)展開全面分析并做出決策，使學(xué)校檔案管理從以往的關(guān)注檔案實(shí)體向檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)移。因此，探究大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案優(yōu)化管理的路徑，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案管理發(fā)展動(dòng)向

大數(shù)據(jù)的特征除了數(shù)據(jù)上的“大”，更在于其數(shù)據(jù)處理速度的快速以及強(qiáng)大的數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘能力，其具備信息海量（volume）、數(shù)據(jù)類型多（variety）、價(jià)值（value）以及高速、時(shí)效性強(qiáng)（velocity）四個(gè)方面的基本特征。而就學(xué)校檔案管理來(lái)看，學(xué)校檔案管理經(jīng)過(guò)多年累積，其檔案數(shù)量與種類日漸豐富，無(wú)紙化、電子化檔案不斷增加檔案體量。大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)校檔案管理發(fā)展也有了以下幾點(diǎn)動(dòng)向：首先，學(xué)?；虣n案管理迎來(lái)了數(shù)字化與信息化發(fā)展，檔案在體量上發(fā)生了根本性變化。如今教育資源以海量的形式不斷發(fā)展，學(xué)校檔案資源正處在爆發(fā)式增長(zhǎng)的階段，傳統(tǒng)單一的檔案結(jié)構(gòu)逐漸發(fā)展成包括圖片、網(wǎng)頁(yè)、視頻以及課件等電子化數(shù)據(jù)，這也給檔案管理工作提出了新要求。而大數(shù)據(jù)技術(shù)則為管理優(yōu)化帶來(lái)了新的機(jī)遇。其次，利用大數(shù)據(jù)，學(xué)校檔案的服務(wù)功能也能夠得到更深層次挖掘。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了檔案共享，其能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供集成檢索服務(wù)、一站式集成服務(wù)等，滿足更多層次與范圍的使用需求。[1]506例如借助一站式集成服務(wù)，將不同信息源利用數(shù)字化技術(shù)排列出來(lái)，如查閱比對(duì)不同學(xué)校的學(xué)生考試合格率，使教師從客觀到主觀都有一個(gè)全面認(rèn)識(shí)，為日后教改工作打下基礎(chǔ)。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的另一重要價(jià)值在于深入挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，利用云計(jì)算等技術(shù)，可在多元與海量的檔案數(shù)據(jù)中獲取有價(jià)值的信息，更利于學(xué)校教學(xué)管理的完善與創(chuàng)新。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)為檔案管理工作提供了更為豐富的形式與手段，當(dāng)前學(xué)校信息用戶對(duì)檔案的需求日漸增多，越來(lái)越多的需求也給檔案管理工作提出了更高要求。不難發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代也給學(xué)校檔案管理帶來(lái)了諸多挑戰(zhàn)。

首先，海量數(shù)據(jù)應(yīng)用與儲(chǔ)存使得學(xué)校檔案數(shù)據(jù)處理面臨更大挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)背景下，用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)的要求是全面、即時(shí)、隨機(jī)的，因此這要求學(xué)校檔案館需結(jié)合用戶需求提供全面、即時(shí)、交互的信息，只有構(gòu)建起高效的數(shù)據(jù)分析與檢索系統(tǒng)，才可以滿足數(shù)據(jù)處理要求，檔案管理人員需要及時(shí)響應(yīng)學(xué)生管理、教學(xué)以及科研中所生成的動(dòng)態(tài)信息，并做到及時(shí)獲取。同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的價(jià)值要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于介質(zhì)價(jià)值，傳統(tǒng)歸檔范圍已經(jīng)不適用，學(xué)校檔案室可利用大數(shù)據(jù)特征，將各方面數(shù)據(jù)信息納入歸檔范圍，這對(duì)學(xué)校檔案的歸檔范圍與保管期限提出了一定挑戰(zhàn)。

其次，互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展也影響了檔案的加工方式，新時(shí)期學(xué)校檔案加工業(yè)迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)學(xué)校檔案加工通常為人工識(shí)別方式展開。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息增長(zhǎng)迅速，靠傳統(tǒng)人工已難以滿足要求。因此學(xué)校必須要?jiǎng)?chuàng)新信息加工處理技術(shù)與方法，唯有如此才能夠?qū)Ａ俊⒍嘣臋n案信息實(shí)施快速處理，其對(duì)于提升學(xué)校檔案數(shù)據(jù)使用便捷性有著重要意義。

此外，大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)校檔案管理也面臨著檔案服務(wù)方式上的新挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理中，檔案資源、用戶數(shù)據(jù)等挖掘要求不高，對(duì)關(guān)系洞察、趨勢(shì)預(yù)測(cè)等的關(guān)注度也有待提升。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理服務(wù)工作有了很大的變化，大數(shù)據(jù)要求學(xué)校檔案管理由供給導(dǎo)向轉(zhuǎn)變?yōu)樾枨髮?dǎo)向，檔案服務(wù)需滿足各個(gè)部門對(duì)檔案信息的不同需求，通過(guò)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、集成、分析以及語(yǔ)義處理等各種方法，最大程度滿足用戶需求；通過(guò)對(duì)海量數(shù)據(jù)的分析以及數(shù)據(jù)模型的構(gòu)建，找出其內(nèi)在聯(lián)系，使檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)資源，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)與智能服務(wù)功能的提升。[2]86

三、大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案工作存在的問(wèn)題

近年來(lái)，隨著學(xué)校檔案管理事業(yè)的整體推進(jìn)，以及檔案現(xiàn)代化工程的加速實(shí)施，學(xué)校檔案管理工作得到了長(zhǎng)足進(jìn)步，檔案信息化工作也迎來(lái)了高速發(fā)展。但總體來(lái)看，當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作由于受諸多因素影響，仍然存在著諸多不足，面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案工作所提出的新要求，學(xué)校檔案工作問(wèn)題更趨凸顯。具體來(lái)講主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.管理理念落后。檔案管理理念直接決定著管理質(zhì)量。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作完善不只是檔案電子化或者檔案系統(tǒng)建設(shè)，更重要在于管理思想的更新與轉(zhuǎn)變。如上文所提及，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)學(xué)校檔案服務(wù)提出了新的要求，其需要學(xué)校利用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)提升檔案收集與轉(zhuǎn)化效率，加快信息流轉(zhuǎn)與更新速度。而傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理思想顯然無(wú)法滿足這一要求，許多學(xué)校管理者對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)認(rèn)知，仍然停留在傳統(tǒng)理念與方法上，缺乏創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新實(shí)踐；部分檔案管理人員工作中過(guò)于強(qiáng)調(diào)檔案的私密性，忽視檔案管理服務(wù)功能的全面發(fā)揮；一些管理者理念陳舊，對(duì)新的管理理念與模式較為排斥，無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理需求，難以體現(xiàn)檔案工作科學(xué)性與時(shí)效性。[3]27

2.軟硬件投入不足。大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案工作提出了新要求，學(xué)校檔案管理工作發(fā)展也需要現(xiàn)代化軟硬件設(shè)施做支撐。但當(dāng)前部分學(xué)校由于受辦學(xué)層次以及經(jīng)費(fèi)等諸多因素影響，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)投入不足，現(xiàn)代信息化軟硬件設(shè)備缺乏，大數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用受到諸多阻礙。并且當(dāng)前學(xué)校檔案媒介多以紙質(zhì)化為主，在以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)管理模式的前提之下，必然需要學(xué)校投入大量管理資源，在查閱、獲取以及應(yīng)用等各方面缺乏機(jī)動(dòng)性，面臨著管理效率低下等問(wèn)題；部分應(yīng)用軟件存在標(biāo)準(zhǔn)化低、功能單一、共享性差以及數(shù)據(jù)不完善等問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案媒介顯然已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期管理需求，亟待學(xué)校加大軟硬件設(shè)施投入，做好檔案管理基礎(chǔ)。

3.技術(shù)應(yīng)用缺乏。就當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作來(lái)看，部分學(xué)校逐步加強(qiáng)信息化管理，強(qiáng)化大數(shù)據(jù)應(yīng)用，一定程度上發(fā)揮了大數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)的作用。但由于檔案管理制度缺乏完善，導(dǎo)致一些檔案資源難以充分發(fā)揮其作用。一些學(xué)校檔案信息化通常只是紙質(zhì)媒介的掃描錄入，電子檔案通常只作為簡(jiǎn)單的查找與備份使用，信息化程度較低；雖然引入相關(guān)管理軟件與技術(shù)，但對(duì)大數(shù)據(jù)理念與手段的應(yīng)用仍顯不足。

4.服務(wù)形式單一。檔案管理工作通常包括數(shù)據(jù)信息收集、資料整理、保管歸納以及應(yīng)用服務(wù)等諸多環(huán)節(jié)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理重心也由收集整理與保存更新為檔案的開發(fā)利用與服務(wù)，檔案功能拓展至更多元領(lǐng)域。而目前許多學(xué)校的檔案管理工作由于利用率較低，服務(wù)形式單一，顯然難以滿足這一需求。大數(shù)據(jù)應(yīng)用目標(biāo)在于充分挖掘數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)功能最大化。而傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理工作過(guò)于重視流轉(zhuǎn)渠道構(gòu)建，管理上僅停留在檔案資源存儲(chǔ)、備份等方面，檔案管理功能單一，大數(shù)據(jù)應(yīng)用也未完全發(fā)揮作用。究其原因在于學(xué)校檔案管理中信息內(nèi)容的收集渠道較為狹窄，服務(wù)單一，檔案資料的潛在價(jià)值并未得到有效激活。[4]215

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案管理優(yōu)化路徑

1.更新管理理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作強(qiáng)調(diào)數(shù)字化，注重互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理所實(shí)現(xiàn)的價(jià)值。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理，更需要具備互聯(lián)網(wǎng)與信息化管理思維，以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)完善檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與效率化。要實(shí)現(xiàn)這一管理目標(biāo)，就必須要樹立起檔案管理大數(shù)據(jù)意識(shí)，唯有以大數(shù)據(jù)意識(shí)為基礎(chǔ)，才能夠提升對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息共享的敏銳嗅覺(jué)。因此，檔案信息管理工作中，需保持對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的高度重視，更新傳統(tǒng)檔案管理理念，構(gòu)建起系統(tǒng)化信息管理模式，打造高效檔案信息共享平臺(tái)，利用數(shù)據(jù)發(fā)掘、語(yǔ)義分析等基礎(chǔ)提升檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用效率，加強(qiáng)對(duì)檔案的深入開發(fā)與利用；其次，對(duì)于學(xué)校檔案工作而言，其檔案需求者不只局限在校園內(nèi)部，更在于社會(huì)公眾，這也是大數(shù)據(jù)賦予學(xué)校檔案管理工作的新任務(wù)。因此學(xué)校需在確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人隱私以及不侵犯國(guó)家機(jī)密的前提之下，提升檔案服務(wù)深度與廣度，構(gòu)建以人為本的學(xué)校檔案服務(wù)理念，提升檔案效度與信度，利用服務(wù)增值獲取更好口碑，突出大數(shù)據(jù)應(yīng)用的內(nèi)在價(jià)值。[5]30

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，技術(shù)更新與發(fā)展速度加快，大數(shù)據(jù)技術(shù)與環(huán)境對(duì)于學(xué)校檔案管理而言，帶來(lái)的不僅是海量數(shù)據(jù)，更是對(duì)數(shù)據(jù)管理處理能力的考驗(yàn)。因此，大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)。首先需完善軟硬件設(shè)施，加大投入力度，注重檔案管理系統(tǒng)軟硬件升級(jí)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)一步豐富檔案內(nèi)容，推動(dòng)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理高規(guī)格、高質(zhì)量發(fā)展，或者可利用外包的方式展開數(shù)字化管理；其次需加強(qiáng)信息安全建設(shè)，構(gòu)建起完善的安全保障體系。例如采用水印技術(shù)、防火墻技術(shù)、信息加密技術(shù)等；強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)用戶訪問(wèn)權(quán)限管理、操作權(quán)限管理等；定期展開對(duì)檔案管理系統(tǒng)安全性能評(píng)估，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行及時(shí)備份。此外，大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案工作也需充分認(rèn)識(shí)到人才的作用，注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，通過(guò)人才引進(jìn)、培養(yǎng)機(jī)制的構(gòu)建，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)過(guò)硬、基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)，擁有創(chuàng)新能力的檔案管理人才隊(duì)伍。

3.推動(dòng)技術(shù)更新?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，對(duì)于檔案管理而言，只有與時(shí)俱進(jìn)才能夠滿足工作發(fā)展需求。因此學(xué)校檔案部門需保持對(duì)新技術(shù)的高敏感度，積極應(yīng)對(duì)，迅速反映，不斷探索應(yīng)用理念與技術(shù)挖掘檔案管理的創(chuàng)新路徑，及時(shí)、選擇性將新技術(shù)應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域。大數(shù)據(jù)技術(shù)擁有數(shù)據(jù)挖掘與集成的強(qiáng)大功能，因此學(xué)校檔案管理者必須深刻認(rèn)識(shí)自身檔案信息資源的價(jià)值，利用整理收集、分析挖掘與加工，構(gòu)建學(xué)校自身檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)；同時(shí)也可引入第三方構(gòu)建學(xué)校檔案信息數(shù)據(jù)云服務(wù)，進(jìn)行對(duì)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的收集與分析，使學(xué)校檔案數(shù)據(jù)資源的潛在價(jià)值得到進(jìn)一步發(fā)揮。此外，目前隨著智慧校園、數(shù)字校園建設(shè)地逐步深入，未來(lái)也會(huì)有更多的技術(shù)融入學(xué)校檔案管理當(dāng)中。[6]100例如應(yīng)用云存儲(chǔ)與云計(jì)算服務(wù)，解決學(xué)校檔案資源信息儲(chǔ)存不足問(wèn)題；利用云構(gòu)架模式，促進(jìn)校際間檔案數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互通；利用移動(dòng)智能終端的普及，拓展用戶訪問(wèn)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)資源的渠道。

4.創(chuàng)新檔案服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的學(xué)校檔案管理工作，不只是簡(jiǎn)單的整理、收集以及保管等管理職能實(shí)現(xiàn)，更應(yīng)當(dāng)是基于大數(shù)據(jù)背景的精準(zhǔn)管理與深入開發(fā)服務(wù)。學(xué)校檔案管理需利用大數(shù)據(jù)及時(shí)、不斷挖掘檔案深層次的價(jià)值，獲取新發(fā)現(xiàn)，推動(dòng)學(xué)校檔案管理由大數(shù)據(jù)向“大服務(wù)”發(fā)展。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)使檔案管理個(gè)性化服務(wù)成為可能，學(xué)校檔案管理部門可結(jié)合用戶傾向預(yù)測(cè)檔案用戶真正需求，為用戶主動(dòng)提供服務(wù)。[7]10其次，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案管理服務(wù)智能化也成為現(xiàn)實(shí)，利用對(duì)數(shù)據(jù)的智能化抓取，可即時(shí)精準(zhǔn)地滿足用戶多元化需求，將有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞給用戶。此外，基于大數(shù)據(jù)便捷性、及時(shí)性等特征，學(xué)校檔案工作需積極向公眾服務(wù)發(fā)展，結(jié)合自身事業(yè)單位開展市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)定，通過(guò)用戶資源數(shù)據(jù)庫(kù)的打造，完善服務(wù)體系，及時(shí)推進(jìn)定時(shí)更新、信息定制等服務(wù)功能，不斷提升檔案提升服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理社會(huì)服務(wù)功能。

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)校檔案管理工作需保持與時(shí)代發(fā)展步伐的一致性，充分認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)對(duì)檔案工作帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，主動(dòng)適應(yīng)變化，把握大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)新檔案管理工作，構(gòu)建起基于大數(shù)據(jù)的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理效率，使檔案管理工作全面達(dá)成服務(wù)于學(xué)校決策以及服務(wù)社會(huì)的效用。

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凌穗環(huán)，肇慶市工業(yè)貿(mào)易學(xué)校檔案館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.11

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2017-02-27