李莉虹

中鐵二十三局集團(tuán)第三工程有限公司

施工企業(yè)檔案編研工作的幾點(diǎn)建議

李莉虹

中鐵二十三局集團(tuán)第三工程有限公司

在施工企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理人員應(yīng)注重檔案編研工作的開(kāi)展，注重運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，注重檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能的提升，這對(duì)于施工企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步具有重要的作用，也是企業(yè)檔案管理工作的關(guān)鍵所在。本文主要以做好檔案編研工作的必要性作為切入點(diǎn)，從而提出相關(guān)意見(jiàn)和建議。

施工企業(yè)；檔案編研工作；必要性；建議

0 引言

檔案編研工作是檔案管理工作的重要組成成分，是指將檔案室的相關(guān)文獻(xiàn)和材料作為研究對(duì)象，按照一定的研究方式和編制規(guī)律，對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)和資料進(jìn)行適當(dāng)?shù)氖占?、整理、篩選，并根據(jù)不同性質(zhì)和不同層次進(jìn)行適當(dāng)?shù)募庸?，轉(zhuǎn)化成可以不同形式的出版物，便于相關(guān)單位和個(gè)人有效利用。但是，許多施工單位不注重檔案編研工作的重要性，只重視其中的立卷、查閱等基礎(chǔ)性工作，使得檔案編研工作失去了原有的指導(dǎo)性、專(zhuān)業(yè)性、參考性的作用，對(duì)于實(shí)際工作的開(kāi)展有著或多或少的影響。同時(shí)，在檔案編研工作中，相關(guān)使用設(shè)備相對(duì)落后也嚴(yán)重影響檔案編研工作的開(kāi)展，具有形式化特點(diǎn)。因而研究和分析施工企業(yè)的檔案編研工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步有著積極作用和意義。

1 做好檔案編研工作的必要性

檔案信息作為一種介紹性信息形式，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，不管是個(gè)人在求職、合作、派遣，還是企業(yè)在招標(biāo)、投標(biāo)、合作等方面，都依賴(lài)于檔案的介紹，導(dǎo)致人們對(duì)于檔案信息的需求量越來(lái)越大。對(duì)檔案的信息不僅要求內(nèi)容全面、具體、準(zhǔn)確，而且要求所獲得的檔案信息及時(shí)、合理、科學(xué)。在檔案編研工作中，實(shí)現(xiàn)檔案編研工作的信息化是時(shí)代發(fā)展的必然要求，把檔案編研工作放入現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使檔案信息更加具有共享性、開(kāi)放性、便捷性，有利于滿足企業(yè)對(duì)檔案信息的時(shí)效性需求。在傳統(tǒng)的檔案信息管理工作中，檔案的作用在于儲(chǔ)藏、單向利用、片面管理，使得檔案信息不能有效地發(fā)揮實(shí)用性價(jià)值。而通過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，使得檔案信息更加開(kāi)放，對(duì)促進(jìn)企業(yè)各個(gè)方面的發(fā)展和進(jìn)步具有重要的作用和意義。同時(shí)，這種現(xiàn)代化的檔案信息管理模式擺脫了以往的檔案的儲(chǔ)藏模式，極大地提升了檔案室的地位，促進(jìn)檔案館社會(huì)性功能的發(fā)展，使檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)一步提升。

2 施工企業(yè)編研工作所存在的問(wèn)題

在施工企業(yè)檔案管理中，檔案編研工作人員盡管做了許多的整理工作，但是在檔案管理工作的實(shí)踐中還存在許多問(wèn)題。在檔案管理工作中，許多檔案的編研工作出現(xiàn)千篇一律的現(xiàn)象，過(guò)于集中在制度匯編、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、資料整合等方面，追求所謂的升級(jí)達(dá)標(biāo)、上級(jí)檢查，導(dǎo)致編研的內(nèi)容和選題過(guò)于集中，導(dǎo)致編研的成果缺乏一定的創(chuàng)新性和廣泛性。同時(shí)，在編研的工作中，檔案編研工作過(guò)于形式化，主要趨向于資料的匯總，對(duì)于相關(guān)問(wèn)題并沒(méi)有深入的研討和分析，導(dǎo)致其成果趨向于原始材料的整合和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的堆積，缺乏一定的專(zhuān)業(yè)性和獨(dú)創(chuàng)性，無(wú)法滿足檔案信息需求人員的實(shí)際需求，往往導(dǎo)致檔案信息需求人員還要重新對(duì)相關(guān)的資料加以分析，降低了工作效率。在相關(guān)的編研成果中，其材料的質(zhì)量也比較低，可利用性往往不是很高，這是因?yàn)樵S多施工企業(yè)為了節(jié)省時(shí)間，避免過(guò)多成本消耗在檔案編研工作中，因而所從事的檔案編研工作的人員整體素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能往往不是很高，這就極大地影響檔案編研工作的質(zhì)量和效率，不利于檔案編研工作的長(zhǎng)久發(fā)展和進(jìn)步。

3 施工企業(yè)編研工作的幾點(diǎn)建議

3.1 注重館藏資源的豐富，保障檔案編研有所依據(jù)

館藏資源的豐富性是檔案編研工作的基礎(chǔ)，是檔案編研工作的重點(diǎn)所在。館藏資源的豐富性除了是歷史自然積累之外，還有賴(lài)于檔案管理人員的不懈努力。這就要求檔案編研人員應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，在檔案管理日常工作的過(guò)程中保持高度的警覺(jué)性，及時(shí)收集和整理相關(guān)的信息，做好預(yù)立卷的準(zhǔn)備工作。在整理相關(guān)的檔案資料時(shí)，應(yīng)該高度重視對(duì)檔案的分類(lèi)、歸檔，保證對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行適時(shí)的復(fù)核、修補(bǔ)。針對(duì)專(zhuān)題性工作活動(dòng)而形成的相關(guān)材料，在活動(dòng)結(jié)束之后應(yīng)該針對(duì)性地收集相關(guān)材料，對(duì)這些材料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，便于在工程竣工的時(shí)候進(jìn)行系統(tǒng)性的檔案信息歸檔。檔案編研工作人員應(yīng)該充分運(yùn)用自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，眼觀六路，耳聽(tīng)八方，在日常工作中注重收集反映本單位的實(shí)際活動(dòng)的文件材料。檔案編研人員應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)立卷制度，做好檔案文件的系統(tǒng)收集工作，便于檔案室可以更好地移交清冊(cè)，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，為檔案編研工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 引入和分析最新行業(yè)的建設(shè)信息

施工質(zhì)量的好壞、施工進(jìn)程的快慢都與信息技術(shù)有著直接的關(guān)系。在建設(shè)施工之前，相關(guān)單位應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，定期組織檔案工作人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，讓其能夠不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的新知識(shí)、新技能，便于提升檔案編研工作的質(zhì)量和效果。為了保證編研工作的有效開(kāi)展，相關(guān)施工單位應(yīng)該注重引入和分析當(dāng)下最新的行業(yè)建設(shè)信息，注重現(xiàn)代化的信息技術(shù)的運(yùn)用，避免以往的固定模式。同時(shí)，施工企業(yè)應(yīng)該注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，捕抓最有實(shí)用價(jià)值的信息，便于企業(yè)的管理層以此作為依據(jù)，進(jìn)行相應(yīng)的決策。可見(jiàn)，提供最新的檔案信息，對(duì)于企業(yè)的相關(guān)工作具有一定的導(dǎo)向性和依據(jù)性，便于各項(xiàng)工作迅速有效地開(kāi)展。

3.3 注重信息技術(shù)在檔案編研工作的運(yùn)用

在檔案編研工作中，相關(guān)檔案編研人員既要注重計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的運(yùn)用，更注重對(duì)這些技術(shù)的掌握。檔案編研工作人員應(yīng)該能夠運(yùn)用電子軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，能夠有效地對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)材料進(jìn)行記錄和保存，能夠快速地對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的維護(hù)，避免計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)黑客攻擊、信息泄露等情況的發(fā)生，才能保證檔案信息的實(shí)用價(jià)值。

在信息化技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，統(tǒng)一的、高度集成的無(wú)紙化辦公系統(tǒng)在得到了廣泛應(yīng)用，為推進(jìn)檔案編研工作向數(shù)字化、信息化方向邁進(jìn)提供了平臺(tái)。要充分依托信息化網(wǎng)絡(luò)的輻射功能、覆蓋功能和信息量大、傳輸快等優(yōu)勢(shì)，利用多媒體技術(shù)，將分散在基層單位、項(xiàng)目部某一專(zhuān)題或內(nèi)容的檔案資料，進(jìn)行收集、加工、編輯組合和深層次研究整合，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確地傳遞，實(shí)現(xiàn)信息的共享。這樣，檔案編研信息與網(wǎng)絡(luò)傳輸有機(jī)結(jié)合，使檔案編

研信息的傳播如虎添翼、質(zhì)量和效率有了顯著提升。同時(shí)，紙質(zhì)材料與磁性材料、感光材料等制成的出版物并存，全類(lèi)型、立體式的編研成果會(huì)更加豐富人們的視野，提高檔案信息的利用率。

3.4 注重提升檔案編研工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能

在檔案編研管理工作中，檔案編研工作人員要保證檔案編研工作的質(zhì)量和效率，應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，提升自身的思想素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，既要注重對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的保存和管理，還要站在歷史和管理的角度上，對(duì)相關(guān)單位的各項(xiàng)工作做好綜合性的把控，便于對(duì)相關(guān)工作提出具有針對(duì)性的意見(jiàn)和建議，促進(jìn)施工企業(yè)的良好發(fā)展。在施工單位的檔案管理工作中，檔案編研工作人員應(yīng)該既要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)的檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐知識(shí)，能夠熟悉運(yùn)用辦公軟件，還要全面掌握本單位的業(yè)務(wù)工作的動(dòng)態(tài)。檔案編研工作人員既要有檔案管理方面的專(zhuān)用知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，還能熟練地掌握計(jì)算機(jī)、工程項(xiàng)目、法律等方面的知識(shí)和技能。如此，才能有效地保障施工單位的工作質(zhì)量和工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

與施工單位的實(shí)際工作相比，檔案編研工作或多或少都存在一定的滯后性特點(diǎn)，要保證檔案編研工作的質(zhì)量和效率，不僅要注重檔案編研工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能的提升，還應(yīng)該注重信息技術(shù)在檔案編研工作中的運(yùn)用和推廣.同時(shí)，還應(yīng)該從檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，注重引入最新的檔案編研成果，不斷調(diào)整以往的檔案編研方式，為施工單位的領(lǐng)導(dǎo)決策提供綜合有效的信息，便于施工單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展和實(shí)施，如此才能保證各項(xiàng)工作的開(kāi)展有理有據(jù)，促進(jìn)施工單位的現(xiàn)代化發(fā)展和進(jìn)步。

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