胡艷桃

(湖北師范大學 財務(wù)處，湖北 黃石 435002)

電算化條件下會計檔案管理工作問題與對策

胡艷桃

(湖北師范大學 財務(wù)處，湖北 黃石 435002)

會計電算化，是以電子計算機作為現(xiàn)代電子技術(shù)和信息技術(shù)的一般會計實務(wù)應用的主體。隨著會計電算化的普及，大大減輕了會計人員的勞動強度，提高了會計工作的效率，而且使企、事業(yè)單位檔案管理工作更加方便快捷的同時也相對更安全。但由于相關(guān)管理制度不完善，從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)不高，計算機網(wǎng)絡(luò)安全隱患和所使用軟件的通用性較差等會計檔案管理工作可能出現(xiàn)的問題，嚴重阻礙會計電算化向更深層次發(fā)展。本文就電算化環(huán)境下會計檔案管理工作可能出現(xiàn)的問題進行了探討，并針對可能出現(xiàn)的問題，提出了相關(guān)可行的解決對策。

會計電算化；檔案管理；問題；對策

隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展和電子商務(wù)的迅速興起，以計算機為載體的當代信息和電子技術(shù)在會計工作中的廣泛運用，例如報銷，會計和審計工作所需的一些完成會計信息數(shù)據(jù)的分析、統(tǒng)計過程，越來越多地由計算機取代人工來完成。會計電算化是會計發(fā)展和改革的重要組成部分，與傳統(tǒng)手工記錄相比，具有制作報表容易、高度數(shù)據(jù)共享、計算速度快、檢索查詢速度快捷、數(shù)據(jù)分析準確、存儲容量大等特點。

電算化會計檔案管理系統(tǒng)不同于一般的應用軟件，它是會計信息系統(tǒng)與企業(yè)管理、檔案管理的有機結(jié)合?，F(xiàn)代會計電算化檔案系統(tǒng)的實施過程也是企業(yè)管理的理念、財務(wù)管理和檔案管理等方面提煉和改選的過程。但在會計檔案管理的過程中，無可避免的會遭遇到電算化軟件兼容性較差，管理制度不完善，從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)不高，計算機網(wǎng)絡(luò)安全隱患等問題，這些問題將嚴重阻礙會計電算化在中國的進一步發(fā)展。本文就電算化條件下會計檔案管理工作可能出現(xiàn)的問題進行了探究，并針對這些可能出現(xiàn)的問題提出了相關(guān)可行的對策。

一、電算化會計檔案管理的概念和特征

(一)會計電算化檔案管理的概念

會計電算化是指用計算機來處理會計信息和會計數(shù)據(jù)，如會計管理軟件系統(tǒng)中運行的各種文檔程序、會計報表、會計賬簿、記賬憑證以及其他相關(guān)會計資料。電算化會計檔案指的是以計算機作為載體的會計信息和數(shù)據(jù)，如會計管理軟件系統(tǒng)中運行的各種文檔程序、會計報表、會計帳簿、記帳憑證以及其它相關(guān)的會計資料。與原來的手工會計記錄相比，電算化會計記錄必須通過查看計算機軟件系統(tǒng)獲得，這是存儲的獨特形式，會計檔案管理是比較復雜且先進的管理方法，需要繼續(xù)研究。

(二)電算化會計檔案管理的特征

電算化會計檔案管理在安全性、信息性和載體性上，與傳統(tǒng)會計檔案管理相比，是一個革命性的變化，這就需要我們?nèi)娴恼J識會計電算化檔案管理。在安全方面，一是它的社會屬性，與原會計檔案管理不同的是，電算化會計檔案的安全管理是網(wǎng)絡(luò)化的管理，因此更加復雜，難度更大，如果有安全管理出現(xiàn)問題，則會帶來更多的損失。二是它的自然屬性，因為存儲材料易損壞、丟失，所以檔案的防潮、防火、防盜等管理安全問題，都是電算化會計檔案管理的重要組成部分。在信息方面，具有信息資源共享性的特點，會計電算化檔案管理主要以信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，從而實現(xiàn)會計信息的遠程傳輸。在載體性方面，會計電算化實行后，原手工紙質(zhì)的會計報表、憑證和賬薄等會計檔案，大多采用光盤、磁盤等載體來實現(xiàn)保存，或是規(guī)范打印保存，介質(zhì)上進入了信息化管理時代。傳統(tǒng)的會計信息載體以紙張為主，存在查找數(shù)據(jù)難、保管難、占用空間大的不足，電算化檔案存儲方式，信息存儲載體以磁性材料為主，具有數(shù)據(jù)查找便捷、保管易、占用空間小等優(yōu)點，這是原始存儲載體方式不具備的優(yōu)勢。

二、信息時代下，會計檔案管理工作存在的問題

(一)管理制度有待完善

在會計電算化檔案管理中，雖對原有的制度(特別是財務(wù)會計制度)進行一些有效的改進，但仍顯露出許多不合理性。原手工操作下一些管理措施在電算化后已沒有存在的必要。原手工操作的一些管理系統(tǒng)的措施，是通過會計軟件來實現(xiàn)會計電算化以后轉(zhuǎn)移到計算機的。因此，計算機系統(tǒng)的管理制度也由手工條件下的單一人工控制轉(zhuǎn)為人工控制和程序控制。相對應的，會計檔案管理工作也形成了人工控制和程序控制相結(jié)合的特點。會計檔案管理系統(tǒng)是會計電算化管理系統(tǒng)中的一個應用程序，如果程序不正確，以及管理人員對程序運行的依賴性，那么很長一段時間內(nèi)都不會發(fā)現(xiàn)故障，導致錯誤信息的存在。因此，改變檔案管理體制的形式，需要制定新的措施。較弱的會計檔案管理是一個重要的課題，中國已開發(fā)的會計軟件解決方案并不都是系統(tǒng)設(shè)計的需要，為了加強會計檔案管理功能，就應該加強會計檔案管理功能系統(tǒng)。

(二)從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)不高

在中國會計電算化起步較晚，信息化對我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞯闹匾院鸵饬x，都沒有得到充分認識。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，美國會計電算化的普及率超過了90%，但在我國，中小型企業(yè)的普及率連30%都達不到，大中型企業(yè)的普及率也至有60%到80%，并且分布及不平衡，從業(yè)時間較長的會計人員熟悉會計業(yè)務(wù)，但由于軟件知識有限，他們一般只按照財務(wù)軟件的機械固定運行方式，而不能熟練的掌握和使用軟件所提供的各種功能。很多軟件的功能形同虛設(shè)。因為大多數(shù)會計人員對會計檔案管理系統(tǒng)的認識不夠，所以對如何提高企業(yè)檔案管理水平也是束手無策的，不能充分發(fā)揮管理軟件的功能，不僅沒有充分反映由計算機處理的檔案管理工作的優(yōu)勢，相反的還造成對管理系統(tǒng)資源的浪費。

(三)計算機網(wǎng)絡(luò)安全隱患

檔案信息往往是企事業(yè)單位的商業(yè)秘密，在一定程度上決定著企業(yè)的發(fā)展和生存。就如今的軟件公司來講，少有研究數(shù)據(jù)可靠問題和數(shù)據(jù)保密問題的。一般的軟件加密，大多是為了杜絕盜版，對軟件本身進行加密。目前，絕大部分會計電算化軟件數(shù)據(jù)安全性較弱，無法詳細記載操作人員的操作內(nèi)容，無法準確追究責任人的問題。通常這些軟件的容錯能力不強，并且可以供用戶操作的功能也有很多局限性，操作人員心理壓力大，害怕自已的操作稍有失誤就會造成嚴重的后果?，F(xiàn)在許多優(yōu)秀的財務(wù)軟件在系統(tǒng)中進入了一些限制和檢測手段，如用戶權(quán)限設(shè)置、指紋辨認、聲音監(jiān)測和用戶口令等等，但一旦系統(tǒng)癱瘓，或突然斷電，就難以恢復原來的數(shù)據(jù)。

(四)軟件的通用性較差

電算化軟件公司對行業(yè)單位和特征的會計檔案管理特點考慮不周，大部分是一套軟件使用干不同規(guī)模、不同類型的用戶，使得許多實行會計電算化的單位的檔案管理工作仍然要做大批量的計算機以外的輔助工作。我國電算化會計檔案管理軟件的運用暴露出一些難以克服的缺點，如企業(yè)難以增加自己所需要的功能，系統(tǒng)體積較大，系統(tǒng)初始化工作量較大等等，就電算化會計檔案管理系統(tǒng)看，其財務(wù)報表、會計賬簿各檔案系統(tǒng)之間彼此獨立，不能順利地歸納整理，以實現(xiàn)相關(guān)查詢等功能。

三、電算化條件下會計檔案管理工作的對策

(一)完善管理制度

當前，各企、事業(yè)單位的會計電算化軟件正在不斷完善和普及，然而期間也會出現(xiàn)各種新問題。相關(guān)法律法規(guī)為此作了進一步的完善及補充。國家對會計準則的頒布，是會計規(guī)范化管理的具體工作指南，因此只有利用會計準則才能更好的規(guī)范會計業(yè)務(wù)中的會計檔案管理行為。《會計檔案管理辦法》等此類法規(guī)使得電算化會計條件下的檔案管理工作更加規(guī)范。國家應加強對各企事業(yè)單位的宣傳力度，使企事業(yè)領(lǐng)導及會計人員充分認識到電算化條件下會計檔案管理的使用效益，從而完善會計電算化中會計檔案管理的各種相關(guān)管理制度。會計電算化檔案管理是一套有機的軟件管理系統(tǒng)，除了要保證會計信息的安全、可靠外，還必須要有一套與之相匹配的嚴格的管理制度，我們才能最充分的利用會計電算化信息系統(tǒng)的強大功能，此外，國家應加大對會計電算化下會計檔案管理制度的研究，盡快制定出一整套完善和規(guī)范的參考模板。如計算機系統(tǒng)的操作管理制度，會計電算化檔案管理的內(nèi)控制度，電算化會計信息系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)，以及會計電算化檔案管理崗位責任制度等。為了進一步規(guī)范會計電算化檔案管理工作的制度，讓會計檔案管理工作在會計電算化中有依有據(jù)，國家還應對現(xiàn)有的會計電算化及其檔案信息管理相關(guān)法律法規(guī)作進一步的補充和完善。使電算化檔案管理工作的更加制度化、規(guī)范化。

(二)提高從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)

目前，許多企事業(yè)單位的電算化會計檔案管理人員都只經(jīng)過短期培訓，他們往往只會簡單的使用財務(wù)軟件，對計算機硬件和軟件的知識了解甚少，一旦計算機出現(xiàn)故障或者出現(xiàn)的界面稍有出入就不知所措了。雖然經(jīng)過了廠家對會計軟件的系統(tǒng)培訓，但能迅速熟練操作會計檔案管理的人員還是少數(shù)。一旦出錯，就可能會導致工作常態(tài)系統(tǒng)失效，數(shù)據(jù)丟失，嚴重的還會導致該系統(tǒng)崩潰，很難再次恢復原始數(shù)據(jù)，完全失去了電算化會計的便捷、精準優(yōu)勢。事實上，電算化會計檔案管理工作對管理人員的素質(zhì)要求是較高的，既需要有會計專業(yè)知識還必須熟練掌握對計算機的軟、硬件的操作。為了提高會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，必須加強會計電算化人才的培養(yǎng)，定期組織會計檔案管理人員專業(yè)培訓。

(三)加強軟件和網(wǎng)絡(luò)安全管理。

相對國內(nèi)情況而言，外國企業(yè)電算化會計檔案管理所使用的軟件和網(wǎng)絡(luò)是比較安全的，統(tǒng)一使用由會計行業(yè)協(xié)會制定的會計檔案管理軟件的標準，有的國家甚至直接通過行政手段，規(guī)定統(tǒng)一使用會計檔案管理軟件，使國家的經(jīng)濟管理監(jiān)督部門通過計算機聯(lián)網(wǎng)便可進行會計檔案的管理和檢查，各行業(yè)也可以利用網(wǎng)絡(luò)及時地進行會計檔案存檔等。因此，我國企業(yè)在借鑒國外經(jīng)驗同時，針對我國目前會計檔案管理軟件存在的問題，應盡快制定出一些具體法規(guī)，進一步規(guī)范會計檔案管理軟件的統(tǒng)一使用、管理和維護，大力提高會計檔案管理軟件的應用質(zhì)量。還要針對會計電算化檔案管理工作中的安全隱患進行清除，確保檔案信息系統(tǒng)的安全，繼續(xù)加強會計記錄制度，會計信息的保密和安全。隨著信息時代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)犯罪日益猖狂，國家急需制定并施行網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的法律法規(guī)，加強全社會對網(wǎng)絡(luò)安全的整體掌控，在電算化條件下制定并完善會計檔案管理制度，嚴懲危害網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全的犯罪行為，為計算機信息系統(tǒng)、電算化會計檔案管理系統(tǒng)提供一個良好的社會環(huán)境；加強各信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制，避免惡意行為對會計信息安全性的威脅或過失行為導致的會計檔案信息的丟失。

(四)完善和提高軟件功能，擴大服務(wù)范圍

現(xiàn)行的企事業(yè)單位的電算化會計檔案管理軟件模塊應用功能不夠強大，有些軟件功能的設(shè)計不能滿足對會計檔案信息管理的需要，電算化會計人員經(jīng)常只能重復大量的手工輔助工作。要想真正發(fā)揮信息化的作用，為電算化會計檔案管理服務(wù)，必須科學的評價和分析，加大會計信息管理模塊的功能。力爭與國際會計檔案管理接軌，提高企業(yè)競爭力。另外，根據(jù)企業(yè)自身的特點和需要，會計檔案管理軟件還可加強各種功能模塊，如檔案合并、信息整理等模塊。電算化會計檔案管理是現(xiàn)代化建設(shè)的客觀要求，是會計工作本身的改革和發(fā)展，是時代發(fā)展的必然要求。對于企業(yè)領(lǐng)導者來說，要樹立市場觀念，樹立競爭意識，重視電算化會計檔案管理。使其強大的信息量為企業(yè)發(fā)展和領(lǐng)導決策提供第一手資料。電算化會計檔案管理軟件要符合國家《會計法》和《會計檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定。信息時代下的今天，網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展要求電算化會計檔案管理要適應現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的需要。從而推動中國的電算化會計檔案管理向更深層次的發(fā)展。

四、結(jié)語

自20世紀90年代初期以來.我國會計改革己邁出了穩(wěn)健、有序的步伐，并取得了輝煌成就。新世紀的電算化會計檔案管理是以信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為重點的會計檔案管理新模式。加強電算化會計檔案的管理，已成為如今會計電算化工作的一項長期、復雜、緊迫的任務(wù)，首先應該健全電算化會計檔案管理的法規(guī)法律，其次要加強電算化會計檔案管理，制定嚴密的內(nèi)部管理制度，使電算化會計檔案管理在各級現(xiàn)代化企、事業(yè)單位管理中發(fā)揮更大的作用，提高服務(wù)機構(gòu)的經(jīng)濟效益。

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(責任編輯：王國紅)

2017—01—11

胡艷桃，女，湖北師范大學財務(wù)處。

G270.7

A

2096- 3130(2017)03-0117- 03

10.3969/j.issn.2096-3130.2017.03.025