蔣娟

從20世紀50年代起，我國檔案界著名學(xué)者吳寶康教授就提出“文檔一體化”、“圖書、情報、檔案一體化”思想，隨著信息時代的到來，圖書檔案一體化是必然趨勢。我院于2011年從成人本科院校晉升為普通本科院校，檔案室一直滯后于學(xué)校的發(fā)展。在2016年黨政工作要點中明確提出圖書館、檔案館和校史館要“三館合一”，我認為“三館合一”有利于檔案館的建設(shè)和發(fā)展。

一、學(xué)院“三館合一”提出緣由

在人類文明進程初期，檔案圖書就是合二為一的，古代的宗廟就是二者的集合體。隨著社會分工細化，圖書從檔案中逐步分化出來，承擔(dān)不同的社會功能，實行不同的管理體制。隨著社會的發(fā)展，信息化社會的到來，這種各自為政的縱向伸展，缺乏橫向聯(lián)系，束縛了自身的發(fā)展，也不適應(yīng)未來社會的需要?？v觀國內(nèi)外，圖書館檔案館合并模式凸顯優(yōu)勢。美國總統(tǒng)圖書館、加拿大圖書館與檔案館合并模式，運行良好。在我國部分高校中也有圖書館檔案館合署辦公，如屬211的江南大學(xué)檔案館圖書館合并辦公，運行也非常暢通健康，可見，圖書館檔案館合并模式可行。

我院在2016年春季開學(xué)的工作要點提出推動圖書館、檔案館、校史館“三館合一”工作，以館藏圖書資源建設(shè)為核心，以檔案信息化建設(shè)為重點，大力加強圖書、檔案數(shù)字信息資源的共建、共享以及三館信息資源數(shù)字化融合服務(wù)的研究和實踐，不斷提高一體化管理水平。學(xué)院要加快檔案館的發(fā)展是有緣由的，是基于我校檔案室底子薄，一直在辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，辦公室是行政部門，對人財物的管理特別嚴，要擴大檔案室規(guī)模非常難。我院檔案室從設(shè)立以來，一直就是一個人，雖然我校在2008年通過了國家科技事業(yè)單位檔案管理國家二級，在2011年成功轉(zhuǎn)制為普通本科院校，但檔案室一直沒有大的發(fā)展，一直是我一個人在檔案室艱難前行。我向領(lǐng)導(dǎo)提出增加檔案室人手，都以機關(guān)部門進人難為由不了了之。

隨著學(xué)院的發(fā)展，產(chǎn)生的檔案數(shù)量增多，檔案的規(guī)范化程度加強，一個人的檔案室不能保證正常的工作開展，因此學(xué)院提出了“三館合一”，檔案館圖書館合并模式，增加檔案室的人手，整合檔案資源。

二、學(xué)院“三館合一”對于檔案館發(fā)展的優(yōu)勢

著名圖書館學(xué)者周文駿認為，圖書、情報、檔案等都是以文獻信息為基礎(chǔ)而形成的產(chǎn)物。圖書館和檔案館收藏的各類文獻都屬于文獻信息學(xué)范疇，都具有信息性，都是重要的信息資源，但因存在概念、內(nèi)容、存在方式、學(xué)科構(gòu)成、館藏利用等方面的差異，導(dǎo)致圖書館與檔案館徹底分離。檔案是社會活動的原始記錄，具有憑證情報價值，可讀性不強。圖書是商品，具有知識性、商業(yè)性和藝術(shù)性，可讀性強。隨著信息時代的到來，檔案館圖書館合并是可行的，檔案館充分利用圖書已有的運行模式、信息技術(shù)和信息意識，可以推進檔案信息資源的利用工作，讓檔案不再是深在閨中，而是為普通老百姓服務(wù)，發(fā)揮檔案價值。

我院提出了“三館合一”，為了盡快加強我院檔案室建設(shè)，我們調(diào)研了重慶、四川所有本科院校，并實地考察了圖書館檔案館合一的學(xué)校。四川師范大學(xué)和宜賓學(xué)院、攀枝花學(xué)院的檔案館合并在圖書館，并且運行良好。我們在今年7月初走訪了這三個檔案館圖書館合并的學(xué)校，結(jié)合我院實際情況，認為三館合一在學(xué)院檔案室發(fā)展階段是具有促進作用的，理由有三：一是圖書館作為教輔單位，學(xué)院在人財物方面的投入較大，圖書館在學(xué)校本科評估中占有非常重要的地位，甚至某些指標具有一票否決的權(quán)利，因此學(xué)校會加大對圖書館人財物的投入，檔案館是圖書館的一個重要組成部分，當(dāng)然也會分得一杯羹；二是圖書館檔案館有共同的業(yè)務(wù)，圖書、檔案數(shù)字信息資源的共建、共享以及信息資源數(shù)字化融合服務(wù)的研究和實踐，有利于開展工作；并且圖書館屬于專業(yè)技術(shù)崗，館員有評職稱的指揮棒指導(dǎo)前行，有自己研究領(lǐng)域，這些都有利于調(diào)動館員積極性；三是檔案館室脫離校辦，避開了校辦的行政業(yè)務(wù)牽扯，有更多的時間精力投入業(yè)務(wù)工作，確保了有足夠的時間投入檔案工作。

我院檔案室是校辦的領(lǐng)導(dǎo)下檔案室，其優(yōu)點有二，第一，在校領(lǐng)導(dǎo)身邊的部門，容易被重視，也容易被燈下黑，就看你如何運作檔案室；第二，檔案室在檔案收集、催收方面，有校辦的一方大印，有利于檔案的催收，收集；同時，校辦行政事務(wù)事無巨細，檔案室的人手經(jīng)常被校辦調(diào)用，影響檔案室的工作。這樣的隸屬關(guān)系證明，我們檔案室并沒有得到較好發(fā)展?！叭^合一”勢在必行，從我們調(diào)研的檔案館納入圖書館的幾所本科院校來看，運作良好，尤其是檔案館的人手增加迅速，經(jīng)費都基本能夠滿足本館檔案的數(shù)字化及日常運作。

三、學(xué)院“三館合一”后如何加強檔案館建設(shè)

諸多因素，我院檔案室一直沒有進人，在今年提出“三館合一”后，學(xué)院的進人計劃立馬給了我們檔案室兩個指標，充實了我們檔案室人手，三個人的檔案室框架基本成型?！叭^合一”后檔案室的建設(shè)非常重要，我以為可以從以下幾個方面著手建設(shè)。

1.加強對檔案館的領(lǐng)導(dǎo)，參與圖書館的話語權(quán)。檔案館圖書館的合并，不僅僅是機構(gòu)的精簡，大家在一套班子的領(lǐng)導(dǎo)下各干各的，沒有業(yè)務(wù)交叉，而是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和管理，將圖書館檔案館的人財物納入統(tǒng)一的規(guī)劃之中。

圖書館、檔案館在一起合署辦公，圖書館一般都是三、四十人，甚至更多，檔案館一般就三、五人，檔案館的館長要參與到圖書館的核心領(lǐng)導(dǎo)層，要有話語權(quán)，這樣檔案館才能在圖書館這個大家庭有一席之地，在人財物方面才能分得一杯羹，否則檔案館沒有人財物的強有力支撐，檔案館的建設(shè)會舉步維艱。

2.運行模式分析。共享共建是圖書館檔案館合并的初衷，要加強檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)。將圖書檔案資料制定檢索、分編，統(tǒng)一訪問標識和索引，建立統(tǒng)一的檢索平臺，滿足廣大師生科研需要。高?？刹捎们迦A同方RFID圖書檔案管理系統(tǒng)提高管理效率。在檔案圖書信息系統(tǒng)未統(tǒng)一前，老師要申報一個課題，一般先在圖書館網(wǎng)頁的CNKI、維普查閱文獻資料，然后再到檔案館室查閱相關(guān)檔案資料，老師覺得這樣檢索查閱資料很麻煩，甚至有些脫節(jié)，如果建立圖書檔案一體化服務(wù)平臺，圖書檔案雙重服務(wù)就為老師們提供了智力支持，大大提高了利用效率和工作效率。

當(dāng)前，本科院校學(xué)位論文電子版和紙質(zhì)版基本是分離的，電子版由圖書館接收，但學(xué)位論文屬于學(xué)生檔案范疇，由檔案館負責(zé)接收管理，如果檔案館圖書館合并辦公，利用圖書館的數(shù)字化建設(shè)成果，聯(lián)合教務(wù)處、研究生院建成論文在線歸檔管理系統(tǒng)、電子文件自動在線歸檔系統(tǒng)、電子檔案在線發(fā)布查詢系統(tǒng)等檢索平臺，可以方便廣大師生查閱。

3.檔案圖書服務(wù)對象區(qū)別對待。

雖然檔案館與圖書館的作用都是為廣大師生服務(wù)，為社會提供服務(wù)，但在具體的服務(wù)對象上卻有所區(qū)別。圖書館是面向全校師生，面向全社會，任何一個公民只要辦理圖書證、相關(guān)手續(xù)或者交納一定費用，即可獲得相應(yīng)的信息服務(wù)。檔案館的服務(wù)是有限制的服務(wù)，因為檔案涉及保密問題，因此對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體及個人服務(wù)權(quán)限不同，哪些檔案哪些人可以查閱要區(qū)別對待，“特定的內(nèi)容對特定的人開放”這種服務(wù)層次的區(qū)分，并不是取決于交納費用的多少，而在于不同服務(wù)對象所具有的涉及秘密文件的權(quán)限不同。

（作者單位：重慶第二師范學(xué)院檔案室）